1、第四章 銷售與收款核算與管理 本章知識要點 銷售與收款子系統(tǒng)的特點與主要設(shè)計目標(biāo)； IT環(huán)境下銷售與收款系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理流程、數(shù)據(jù)流程的 根本要點； 銷售與收款子系統(tǒng)日常處理流程及各單據(jù)之間的數(shù)據(jù)關(guān)系；價格管理與信用管理方法與流程；銷售與收款子系統(tǒng)的常用數(shù)據(jù)文件及其結(jié)構(gòu)、作用和特點；銷售與收款子系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置內(nèi)容及作用、日常業(yè)務(wù)處理、轉(zhuǎn)賬處理以及統(tǒng)計分析；第一節(jié) 銷售與收款核算與管理需求分析主要內(nèi)容 1、 銷售與收款核算概述 2 、 銷售與收款業(yè)務(wù)流程分析 3 、 銷售與收款核算和管理的特點 銷售與收款核算概述不同類型的企業(yè)銷售活動不完全相同，對應(yīng)的會計核算也有區(qū)別。具有典型意義的兩類企業(yè)是工業(yè)企

2、業(yè)和商業(yè)企業(yè)。在此討論的內(nèi)容以工業(yè)企業(yè)為主。涉及以下幾方面的核算：銷售收入的核算銷售費用的核算銷售本錢的核算銷售過程中的稅金的核算應(yīng)收賬款的核算銷售與收款核算概述企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)核算主要涉及以下科目：產(chǎn)品（商品）銷售收入產(chǎn)品（商品）銷售本錢銷售（經(jīng)營）費用產(chǎn)品（商品）銷售稅金及附加應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅應(yīng)收賬款銀行存款等科目。銷售與收款核算概述產(chǎn)品(商品)產(chǎn)品(商品)產(chǎn)品(商品) 產(chǎn)品(商品) 產(chǎn)品(商品) 銷售利潤 =銷售收入 銷售稅金及附加 銷售本錢 銷售費用銷售與收款核算概述銷售業(yè)務(wù)：銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，根據(jù)銷售發(fā)票登記“銷售收入，“應(yīng)交增值稅銷項稅、“銀行存款或“應(yīng)收賬款等賬戶。月末結(jié)轉(zhuǎn)“銷售本

3、錢和“銷售稅金及附加?！颁N售費用一般在費用發(fā)生時登記。銷售收入和銷售本錢科目，應(yīng)按產(chǎn)品品種和規(guī)格設(shè)置明細賬。銷售費用則按費用的類別設(shè)明細賬?！皯?yīng)交稅金應(yīng)交增值稅科目可設(shè)置三欄賬，也可設(shè)置多借多貸的多欄賬。收款業(yè)務(wù)：對于賒銷的情況，可通過“應(yīng)收賬款核算，該科目按購貨單位設(shè)明細賬，待收回貨款時，再從該科目貸方銷賬。并進行客戶償債能力和信用的賬析及壞賬損失的估計。月末結(jié)賬后編制銷售收入、本錢、稅金、費用、利潤匯總表。銷售與收款業(yè)務(wù)流程分析 在銷售和收款系統(tǒng)中產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)大體分為以下幾個根本環(huán)節(jié)銷售報價銷售合同簽訂銷售開票商品發(fā)貨財務(wù)結(jié)算銷售與收款業(yè)務(wù)流程分析 在銷售和收款系統(tǒng)中業(yè)務(wù)同時涉及部門眾多，

4、除客戶外，還包括以下部門：銷售部信用審核部倉儲部發(fā)運部開單部財會部等銷售與收款業(yè)務(wù)流程分析 第二節(jié) IT環(huán)境下銷售與收款子系統(tǒng)的流程分析主要內(nèi)容 1、銷售與收款子系統(tǒng)的目標(biāo) 2 、銷售管理流程 3 、收款流程銷售與收款子系統(tǒng)的目標(biāo)傳統(tǒng)手工的會計系統(tǒng)中，銷售核算需要解決 ：產(chǎn)成品的核算與管理 銷售的核算與管理 利潤的核算與管理銷售與收款子系統(tǒng)的目標(biāo)在IT環(huán)境下 ,銷售與收款子系統(tǒng)的主要目標(biāo)如下幾方面 ：在系統(tǒng)的初始設(shè)置方面完成用戶自定義功能的要求 在信息采集方面，能夠全面、準(zhǔn)確地收集銷售信息的要求在信息記錄、加工和處理方面的要求 在信息傳遞和流程管理方面的要求 在資料管理、風(fēng)險控制方面，實行價格

5、管理與信用管理，防范經(jīng)營風(fēng)險的要求 關(guān)于信息查詢、輸出方面，做到多角度銷售分析，提供銷售決策支持信息的要求關(guān)于與其他會計子系統(tǒng)集成使用方面的要求 銷售管理流程銷售管理流程客戶根本資料的輸入 日常核算的原始數(shù)據(jù)的輸入報價單的輸入 銷售合同的輸入 銷售發(fā)票的輸入 銷售退貨單的輸入 信用和價格檢查 在處理銷售業(yè)務(wù)時，與其他子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)傳輸和調(diào)用 系統(tǒng)根據(jù)生效的銷售合同文件及時更新客戶檔案文件 收款流程收款流程收款單錄入,信息保存到收款單文件根據(jù)收款單文件進行記賬，系統(tǒng)自動生成記賬憑證并將憑證轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng) 錄入收款單數(shù)據(jù)的同時,更新客戶文件信息 將銷售發(fā)票文件和收款單文件（包括預(yù)收款記錄）進行

6、核銷結(jié)算 根據(jù)應(yīng)收賬款情況和企業(yè)所采用的壞賬準(zhǔn)備政策，及時準(zhǔn)確計提壞賬準(zhǔn)備銷售與收款核算和管理的特點 業(yè)務(wù)頻繁，數(shù)據(jù)量大數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性要求高 銷售活動參與者眾多，數(shù)據(jù)的實時性要求高 業(yè)務(wù)內(nèi)容及核算方法比較復(fù)雜，可靠性要求高 信息加工的深度要求較高，應(yīng)具備一定的統(tǒng)計功能，為銷售分析預(yù)測提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 應(yīng)具備資料、檔案管理的特點 同其他子系統(tǒng)聯(lián)系緊密 第三節(jié)銷售與收款子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計 主要內(nèi)容 1、銷售與收款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計 2 、數(shù)據(jù)文件設(shè)計 3 、銷售與收款子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計 銷售與收款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計產(chǎn)品代碼設(shè)計 產(chǎn)品編碼要想詳細反映出各種產(chǎn)品的類別、品種、序號、規(guī)格等情況，

7、建議采用群碼的方式編制： # # # #類別品種規(guī)格序號客戶代碼設(shè)計由于每個企業(yè)客戶數(shù)量不同、地區(qū)分布不同、客戶所處行業(yè)差異，客戶代碼通常采用群碼的編碼方式 # # # # 國家 地區(qū) 行業(yè) 企業(yè)序號數(shù)據(jù)文件設(shè)計客戶檔案文件銷售報價單文件 銷售合同文件 銷售發(fā)票文件 銷售文件 應(yīng)收、預(yù)收賬款文件 收款單文件 客戶檔案文件用于存儲所有客戶的固定信息，以及所欠賬款綜合動態(tài)信息；文件中每個記錄對應(yīng)一個客戶； 根據(jù)此文件可以輸出欠款客戶信息表，客戶信譽信息表，催款單，客戶代碼表，客戶應(yīng)收賬款匯總表等；包含以下若干字段：客戶編碼、客戶名稱、客戶簡碼、行業(yè)類型、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、電話、傳真、E-MAIL地

8、址 、發(fā)貨地址、開戶銀行、銀行賬號、納稅人登記號、注冊資本、償債能力級別、信用級別、信用額度、價格級別、扣率、客戶付款條件、應(yīng)收累計金額、已收累計金額、期初應(yīng)收賬款余額、期末應(yīng)收賬款余額、本期應(yīng)收賬款、本期收回賬款；客戶檔案文件在日常業(yè)務(wù)處理過程中銷售合同、銷售發(fā)票、出庫單、收款單等單據(jù)需要頻繁使用客戶根本信息，可以直接參照客戶檔案文件的相關(guān)記錄生成，保持各類單據(jù)所記載的客戶信息完全一致；“信用級別和“償債能力級別字段，用來動態(tài)反映客戶的信用程度和償債能力，信用政策將運用于編制銷售合同、銷售發(fā)票環(huán)節(jié)，實施信用控制；客戶付款條件：由現(xiàn)金折扣比率和最長的信用期間構(gòu)成。企業(yè)針對當(dāng)前的銷售業(yè)務(wù)，確定客

9、戶在不同期間的付款可以獲取的現(xiàn)金折扣比率及最長的信用期間?？蛻舾犊顥l件運用于銷售管理過程，有利于應(yīng)收款項的催收工作；客戶檔案文件“應(yīng)收累計金額字段是記賬時根據(jù)賒銷業(yè)務(wù)的銷售發(fā)票自動累計得出；“已收累計金額字段內(nèi)容是根據(jù)收款憑證自動累計得出；“期末應(yīng)收賬款余額字段內(nèi)容是根據(jù)“期初應(yīng)收賬款余額+本期應(yīng)收賬款-本期收回賬款計算得出；每筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)動態(tài)更新客戶檔案文件中的本期及累計應(yīng)收或已收款信息，通過查詢客戶檔案可以便捷了解客戶的欠款狀況和信用管理執(zhí)行力度。該文件以“客戶代碼為索引關(guān)鍵字建立索引文件。銷售報價單文件 記錄企業(yè)向客戶提供貨品、規(guī)格、價格、結(jié)算方式等信息 將銷售報價單文件拆分成

10、兩個文件：一個文件用于保存報價單的固定信息；另一個文件用于保存報價單的變動信息 報價單固定信息文件包含下面若干字段： 報價單號、銷售方式、單據(jù)日期、客戶代碼、部門代碼、職員代碼、客戶付款條件；報價單變動信息文件包含下面若干字段： 字段名稱、報價單號、產(chǎn)品代碼、稅率、銷售數(shù)量、銷售報價、銷售金額銷售報價單文件 “客戶付款條件字段：由現(xiàn)金折扣比率和最長的信用期間構(gòu)成。企業(yè)針對當(dāng)前的銷售業(yè)務(wù)，確定客戶在不同期間的付款可以獲取的現(xiàn)金折扣比率及最長的信用期間。現(xiàn)金折扣，是指供給商為了鼓勵用戶歸還貨款而允諾在一定期限內(nèi)給予的規(guī)定的折扣優(yōu)待?！颁N售報價字段：從存貨檔案獲取存貨銷售價格，同時考慮客戶適用折扣率

11、以及批量購置引起的價格折扣因素，系統(tǒng)自動生成銷售報價，如銷售報價=銷售單價客戶適用折扣率批量折扣率?！颁N售金額字段：為含稅金額?！皥髢r單號字段：報價單的固定信息文件和變動信息文件，可以通過此字段進行聯(lián)接，其值是唯一的。文件以“報價單號為索引關(guān)鍵字，建立索引文件。銷售合同文件 該文件用于存儲所有簽署的合同的固定信息，以及合同執(zhí)行過程中的綜合動態(tài)信息；將銷售合同文件拆分成兩個文件：一個文件用于保存銷售訂單的固定信息；另一個文件用于保存銷售訂單的變動信息；銷售合同文件可以參照銷售報價單生成，銷售報價單的信息自動傳遞給銷售合同文件中；文件中每個記錄對應(yīng)一個合同信息；銷售合同文件 銷售合同固定信息文件結(jié)

12、構(gòu)包含下面字段：合同編號、銷售方式、簽訂日期、付款期限、客戶代碼、客戶付款條件、部門代碼、銷售人員代碼、交貨地點、交貨日期、違約責(zé)任；銷售合同變動信息文件結(jié)構(gòu)包含下面字段：合同編號、產(chǎn)品代碼、增值稅率、計量單位、銷售單價、銷售數(shù)量、銷售稅金、合同金額上述兩個文件可以通過“合同編碼進行聯(lián)接；銷售合同文件 “合同金額字段：為含稅金額。根據(jù)此文件可以按合同不同類別、按合同歸屬的部門輸出正在執(zhí)行的合同信息表，歷史合同信息表等。固定信息文件以“合同編碼作為索引關(guān)鍵字建立索引文件；變動信息文件以“合同編碼+“產(chǎn)品代碼作為索引建立索引文件。銷售發(fā)票文件 銷售發(fā)票是在銷售開票過程中用戶所開據(jù)的原始銷售單據(jù)，包

13、括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等。銷售發(fā)票是確認(rèn)和計量銷售收入、應(yīng)交銷售稅金、應(yīng)收賬款的依據(jù)；銷售業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)是以銷售發(fā)票開始的；同一客戶開具的一張銷售發(fā)票可以包含多種存貨的銷售信息，因此，與銷售報價單和銷售合同相對應(yīng)，銷售發(fā)票文件可以拆分成固定信息和變動信息兩個文件；銷售發(fā)票文件 銷售發(fā)票固定信息文件結(jié)構(gòu)包含以下字段：發(fā)票號、合同編號、開票日期、預(yù)計收款時間、銷售方式、計稅方式、結(jié)算方式、結(jié)算號、運輸單號、出庫單號、客戶代碼、客戶付款條件、部門代碼、銷售人員代碼、倉庫代碼、發(fā)貨地址、開戶銀行、銀行賬號、納稅人登記號、制單人、審核標(biāo)志、轉(zhuǎn)賬標(biāo)志、核銷標(biāo)志；銷售發(fā)票變動信息文件結(jié)構(gòu)包含以下字段

14、： 發(fā)票號、產(chǎn)品代碼、計量單位、增值稅率銷售單價、銷售數(shù)量、銷售金額、銷項稅額、代墊運費、收款合計；銷售發(fā)票文件 固定信息文件中每個客戶對應(yīng)一筆銷售業(yè)務(wù)，既每個發(fā)票為一個記錄；變動信息中，每種商品對應(yīng)一個記錄；固定信息文件以“發(fā)票號為關(guān)鍵字建立索引文件；變動信息文件以“發(fā)票號+“產(chǎn)品（商品）代碼作為關(guān)鍵字建立索引文件。兩個文件以“發(fā)票號字段進行聯(lián)接。發(fā)票號：一般由系統(tǒng)自動連續(xù)給出，無需用戶錄入。如在網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)下，多人同時錄入發(fā)票，誰先存盤系統(tǒng)先分配給誰發(fā)票號碼。銷售發(fā)票文件 合同編號：銷售發(fā)票可以參照銷售合同文件生成，記錄銷售合同編號，以便由銷售發(fā)票追溯銷售合同，對銷售合同的執(zhí)行情況進行跟蹤分析

15、；開票日期：即業(yè)務(wù)發(fā)生時間，為平安起見，采用計算機時間；預(yù)計收款時間：適用于賒銷方式，分期付款方式；銷售方式：如直銷、賒銷、預(yù)付貨款、預(yù)付定金、分期付款等。主要供用戶按不同的標(biāo)準(zhǔn)分類統(tǒng)計報表之用；結(jié)算號：若該筆銷售業(yè)務(wù)的結(jié)算方式需通過銀行結(jié)算，這是應(yīng)給出結(jié)算號；運輸單號：有些業(yè)務(wù)是本單位代客戶辦理運輸，這時有運輸單，用戶應(yīng)將運單號錄入；號錄入 銷售發(fā)票文件 出庫單號：銷售發(fā)票記錄出庫單號，以便跟蹤與當(dāng)前發(fā)票相關(guān)的銷售出庫情況；審核標(biāo)志：確認(rèn)銷售發(fā)票生效標(biāo)志，未審核之前的銷售發(fā)票可以任意修改和刪除，審核后的銷售發(fā)票不能再做任何修改；轉(zhuǎn)賬標(biāo)志：用來標(biāo)志該發(fā)票是否已經(jīng)轉(zhuǎn)化成會計憑證，并傳遞到賬務(wù)處理

16、子系統(tǒng)的憑證文件中；核銷標(biāo)志：用來標(biāo)志是否與收款單進行核銷；銷售單價與銷售金額：為含稅銷售單價和銷售金額；代墊運費：這時收款合計為代墊運費+銷售金額；銷售部門及人員：用于業(yè)績考核；銷售文件 銷售文件系統(tǒng)是根據(jù)銷售發(fā)票文件記賬生成的；該文件用來存儲每筆銷售業(yè)務(wù)的詳細數(shù)據(jù)；有關(guān)銷售的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)均可由此數(shù)據(jù)文件加工處理生成；銷售文件結(jié)構(gòu)包含下面若干字段： 產(chǎn)品代碼、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、銷售日期、合同編號、銷售發(fā)票號、客戶代碼、摘要、銷售部門代碼、銷售人員代碼、銷售方式、結(jié)算方式、銷售單價、銷售數(shù)量、銷售收入、銷售稅金、適用稅率、實收金額、銷售本錢、銷售費用、銷售利潤、銷售收入累計、銷售本錢累計、銷

17、售費用累計、銷售稅金累計、銷售利潤累計； 銷售文件 文件中各累計數(shù)據(jù)為從年初至截止到某時點的全年累計數(shù)；該文件以“產(chǎn)品代碼為索引關(guān)鍵字建立索引文件；文件中每一產(chǎn)品對應(yīng)一條記錄，數(shù)據(jù)按月存放；“銷售稅金包含銷項稅額、銷售稅金及附加等與銷售產(chǎn)品相關(guān)的稅費；“銷售費用可根據(jù)賬務(wù)處理子系統(tǒng)的余額文件中“銷售費用余額，按預(yù)先設(shè)定好的分?jǐn)傇瓌t，在銷售商品中分?jǐn)?；?yīng)收、預(yù)收賬款文件 用于存儲每筆賒銷業(yè)務(wù)形成的應(yīng)收賬款及預(yù)收賬款信息；該信息由銷售發(fā)票文件記賬以及銷售發(fā)票文件與收款單文件核銷后生成 ；利用該文件可以生成銷售發(fā)票信息列表、客戶欠款發(fā)票列表、逾期未收款明細表、應(yīng)收賬款賬齡分析表等 ；應(yīng)收、預(yù)收賬款文

18、件結(jié)構(gòu)包含以下字段：客戶代碼、客戶名稱、發(fā)票號、業(yè)務(wù)發(fā)生日期、 結(jié)算單號、摘要、預(yù)計收款時間、應(yīng)收金額、已收金額、應(yīng)收余額、應(yīng)收或預(yù)收標(biāo)識、核銷標(biāo)志；應(yīng)收、預(yù)收賬款文件 “發(fā)票號：為銷售發(fā)票和收款單核銷的關(guān)鍵字，也成為核銷號；“應(yīng)收或預(yù)收標(biāo)識為“0時，為應(yīng)收賬款，既銷售發(fā)票已開出，但貨款未收；為“1時，為預(yù)收賬款，既預(yù)先收了客戶貨款或定金，商品并未發(fā)出，銷售發(fā)票亦未開出；“核銷標(biāo)志的值在核銷對賬中確定；每個客戶的每筆業(yè)務(wù)為一條記錄；收款單文件 用來存儲收款單信息，記錄企業(yè)所收到的客戶款項；每張收款憑證為一個記錄；該文件提供生成應(yīng)收賬款明細賬所需的收款信息，款項性質(zhì)包括應(yīng)收款、預(yù)收款、其他費用等

19、；收款單文件結(jié)構(gòu)包含以下字段：收款單號、收款日期、銷售發(fā)票號、客戶代碼、結(jié)算方式、進賬單號、運輸單號、結(jié)算單號、是否拒付、拒付金額、收款總計、收回貨款、代墊費用、交款單位、審核標(biāo)志、轉(zhuǎn)賬標(biāo)志、核銷標(biāo)志； 收款單文件 收款單號：系統(tǒng)可自動連號管理，編號規(guī)則同發(fā)票號；銷售發(fā)票號：指該收款單收的是哪一發(fā)票上的款項，屬于哪筆銷售業(yè)務(wù)；進賬單號：企業(yè)通過銀行收取款項，銀行將提供進賬單，根據(jù)所獲得的進賬單，將進賬單號記入收款單文件中。系統(tǒng)要求一張進賬單只能收取一張發(fā)票款；客戶代碼、運輸單號、結(jié)算號：在用戶填入發(fā)票號后，系統(tǒng)自動從已錄發(fā)票中調(diào)出上述信息，并填入對應(yīng)字段中；收款單文件 代墊費用：本收款單中的收

20、款總計中有多少是代墊的費用；收回貨款：收回貨款 = 收款總計-代墊費用，系統(tǒng)在錄入上述兩項后自動計算并顯示出來；轉(zhuǎn)賬標(biāo)志：用于標(biāo)志收款單是否已經(jīng)生成收款憑證并轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)的憑證文件中；核銷標(biāo)志：用來標(biāo)志是否與銷售發(fā)票進行核銷；銷售與收款子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計 銷售與收款子系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)設(shè)計 基礎(chǔ)設(shè)置 銷售與收款日常業(yè)務(wù)處理自動轉(zhuǎn)賬 銷售核算及結(jié)賬 統(tǒng)計與分析輸出系統(tǒng)維護 第四節(jié)基礎(chǔ)設(shè)置主要內(nèi)容 基礎(chǔ)設(shè)置也叫系統(tǒng)初始化 系統(tǒng)初始化前的準(zhǔn)備工作 系統(tǒng)初始化 系統(tǒng)初始化前的準(zhǔn)備工作 整理已有的各類檔案，包括客戶檔案、合同檔案、產(chǎn)品資料等，制定合理的客戶、產(chǎn)品編碼規(guī)則。按銷售發(fā)票號的不同，逐筆整理

21、出已有的未核銷的往來業(yè)務(wù)，為初始錄入應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款期初余額作好準(zhǔn)備。制定好銷售發(fā)票及收款單椐的格式和內(nèi)容。整理出銷售過程中的應(yīng)交稅種和稅率，使系統(tǒng)能自動算出相應(yīng)的稅金額和附加費額。在核算銷售利潤時，銷售費用中的間接費用要分?jǐn)偟礁黜棶a(chǎn)品（商品）中去，應(yīng)事先制定出費用分?jǐn)傇瓌t和方式。結(jié)算方式、銷售類型、客戶付款條件、費用工程等內(nèi)容確實定。輸出的各類報表的格式確定。期初余額錄入及年初始化文件結(jié)構(gòu)定義客戶檔案管理銷售產(chǎn)品設(shè)置銷售部門及銷售人員的設(shè)置客戶付款條件設(shè)定往來賬齡區(qū)間結(jié)算方式憑證模板的定義 打印格式定義 其他一些初始設(shè)置系統(tǒng)初始化期初余額錄入首次啟用系統(tǒng)時，在期初必須錄入尚未完成銷售管理全

22、流程的業(yè)務(wù)單據(jù)，以保持會計信息的延續(xù)性，保證系統(tǒng)中每筆業(yè)務(wù)的完整性。期初需要錄入的單據(jù)包括：分期收款或先發(fā)貨后開票銷售模式下已發(fā)貨尚未開具發(fā)票的出庫單；先開發(fā)票后發(fā)貨模式下的已開發(fā)票尚未發(fā)貨的銷售發(fā)票；委托代銷模式下尚未與受托方辦理結(jié)算的出庫單；尚未辦理結(jié)算的銷售發(fā)票和收款單等等。年初始化年初始化：年初始化操作是第一次啟用系統(tǒng)做初試化時以及每會計年度的年初執(zhí)行；執(zhí)行年初始化操作，目的是建立數(shù)據(jù)年庫結(jié)構(gòu)框架，為錄入原始單據(jù)作好數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)準(zhǔn)備；年初余額過賬：如上年使用了本系統(tǒng)，則執(zhí)行年初始化的同時，亦將去年各種期末余額逐筆轉(zhuǎn)至本年年初，即年初余額過賬。文件結(jié)構(gòu)定義 系統(tǒng)的通用性和靈活性將系統(tǒng)所用的

23、文件字段分為兩局部，一局部為系統(tǒng)運行所必須的，為固定字段，另一局部為用戶根據(jù)本單位的實際情況自行定義的，為自定義字段在文件結(jié)構(gòu)定義模塊中，用戶完成各個文件中的用戶自定義字段的定義工作?？蛻魴n案管理客戶檔案記錄往來客戶的根本信息，用于對客戶資料進行管理；客戶檔案將存入客戶檔案文件；將客戶檔案信息分為四大類：客戶根本信息 客戶聯(lián)系信息 客戶信用信息 客戶應(yīng)收款信息 客戶檔案管理銷售產(chǎn)品、銷售部門、人員設(shè)置 在基礎(chǔ)設(shè)置模塊，用戶要完成對銷售產(chǎn)品的編碼規(guī)則的制訂、以及存儲產(chǎn)品的信息的數(shù)據(jù)庫資料文件的錄入工作。這些信息包括產(chǎn)品編碼、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品種類、主要負(fù)責(zé)銷售該產(chǎn)品的銷售部門等 在基礎(chǔ)設(shè)置模塊，用戶

24、要完成對銷售部門及銷售人員的數(shù)據(jù)錄入工作。銷售部門數(shù)據(jù)信息包括銷售部門編碼、部門名稱、主營業(yè)務(wù)等，銷售人員數(shù)據(jù)信息包括人員編碼、人員名稱、所屬部門等?？蛻舾犊顥l件客戶付款條件將決定客戶在某段期間內(nèi)付款所能獲取的現(xiàn)金折扣，同時將決定每筆銷售業(yè)務(wù)的最后付款日期。客戶付款條件用于錄入銷售合同、銷售發(fā)票等環(huán)節(jié) 企業(yè)根據(jù)自身信用政策，設(shè)置客戶的付款條件，可以設(shè)置多個條件，不同客戶適用不同付款條件，同一客戶不同時期也可以采用不同的付款條件。 客戶付款條件設(shè)定往來賬齡區(qū)間 賬齡區(qū)間設(shè)置指由企業(yè)定義應(yīng)收賬款時間間隔。目的是進行賬齡分析時，統(tǒng)計應(yīng)收賬款在不同時間段的余額，統(tǒng)計的結(jié)果是應(yīng)收賬款的余額會歸屬于上述不

25、同的時間段。便于企業(yè)清楚掌握在不同定期間內(nèi)所發(fā)生的應(yīng)收款情況。 設(shè)定往來賬齡區(qū)間 結(jié)算方式企業(yè)銷售貨款的結(jié)算方式主要有：現(xiàn)金、支票、匯兌、銀行匯票、商業(yè)匯票、銀行本票、托收承付和委托收款等。結(jié)算方式用于收款環(huán)節(jié)，不同的結(jié)算方式管理要求不同，如對支票等需要登記支票號以便加強對支票的管理和進行銀行對賬。結(jié)算方式將用于轉(zhuǎn)賬處理中，結(jié)算方式不同，收款信息轉(zhuǎn)化為會計憑證對應(yīng)的會計科目也可能不同。其他一些初始設(shè)置稅種、稅率定義：將銷售所涉及的稅種、稅率輸入到稅率庫中。公式定義：將費用分?jǐn)?、銷售利潤等計算公式按系統(tǒng)給出的一套語言的語法歸則，定義出計算公式。打印格式定義：將輸出的各種賬表的打印格式畫出，并給出

26、取數(shù)公式。憑證模板的定義：根據(jù)各類銷售方式和結(jié)算方式，設(shè)置生成轉(zhuǎn)賬憑證的憑證模板。此項內(nèi)容也可在自動轉(zhuǎn)賬模塊中定義。第五節(jié)銷售與收款業(yè)務(wù)處理 主要內(nèi)容 銷售價格管理 客戶信用管理 日常單據(jù)的錄入 單據(jù)的審核、記賬 往來核銷 壞賬處理 銷售價格管理 包含以下四局部內(nèi)容：設(shè)置價格級別商品價格管理客戶折扣率管理批量折扣率管理綜合價格級別、商品價格、客戶折扣及批量折扣四個因素： 客戶購置某種產(chǎn)品的價格= 商品價格客戶折扣率批量折扣率銷售價格管理將運用于銷售活動的多個環(huán)節(jié)。銷售價格管理 設(shè)置價格級別 對商品價格進行分級管理。價格的分級管理如下表所示：不同的價格級別可以設(shè)定不同價格算法，有關(guān)參數(shù)可以來源于

27、商品檔案，如參考本錢、最新本錢、方案單價等。在設(shè)置客戶檔案時，將根據(jù)客戶的不同特征選擇其適合的價格級別。銷售價格管理 商品價格管理 根據(jù)所設(shè)定的價格級別，確定不同商品不同級別的具體價格。如下表所示：參考本錢：來源于商品檔案。批發(fā)價、零售價和海外價三個欄目來源于價格級別，不同級別的價格可以通過級別設(shè)置中的算法由系統(tǒng)自行計算，也可以由用戶手工維護。銷售價格管理 客戶折扣率管理針對不同客戶給予不同的折扣率?？蛻粽劭勐使芾砣缦卤硭荆翰煌蛻糍徶貌煌a(chǎn)品時可適用于不同的折扣率，客戶折扣率表可以實現(xiàn)三種情形：1、如果客戶為空，則說明所有客戶適用相同的折扣率；2、如果商品為空，則說明所有商品適用相同的折扣

28、率；3、商品與客戶均不為空，說明不同的“客戶+商品適用不同的折扣率。 銷售價格管理 批量折扣率管理 企業(yè)提供批量折扣，鼓勵客戶批量購置。不同商品可適合于不同的批量折扣率，同時不同客戶也可適合于不同的批量折扣率。批量折扣率表如下表所示：如果客戶為空，則說明所有客戶適用相同的折扣率；如果商品為空，則說明所有商品適用相同的折扣率；商品與客戶均不為空，說明不同的“客戶+商品適用不同的折扣率。客戶信用管理 包含以下四局部內(nèi)容：信用控制環(huán)節(jié) 信用額度控制 信用期間管理客戶信用管理信用控制環(huán)節(jié) 用戶可以選擇在銷售活動的一些環(huán)節(jié)實施信用檢查?？梢员贿x用做信用控制的單據(jù)包括：銷售合同、銷售發(fā)票、銷售出庫單；用戶

29、可以同時選擇多個信用控制單據(jù)。則在做相關(guān)業(yè)務(wù)時，系統(tǒng)都將提供信用控制。選擇信用控制的時點：單據(jù)保存、單據(jù)審核。一般而言，只允許選擇一個信用檢查的時點?？蛻粜庞霉芾硇庞妙~度控制 在信用控制環(huán)節(jié)出現(xiàn)超出信用額度事件時，系統(tǒng)提供兩種信用控制方式：一是提示超信用，二是超信用審批。方式一：在業(yè)務(wù)處理過程中，系統(tǒng)將給出超信用提示，但是不控制后續(xù)環(huán)節(jié)的開展。方式二：系統(tǒng)將控制后續(xù)環(huán)節(jié)的開展，等待專人審批，審批通過前方可繼續(xù)后續(xù)處理環(huán)節(jié)。 客戶信用管理信用額度控制 登錄系統(tǒng)時，系統(tǒng)將提供客戶的超信用額度預(yù)警。信用額度預(yù)警單如下表所示：客戶信用管理信用期間管理根據(jù)客戶付款條件所規(guī)定的信用期間，開出銷售發(fā)票后如果

30、信用期間已經(jīng)結(jié)束，而客戶仍然沒有付款結(jié)算，則登錄系統(tǒng)時，系統(tǒng)將提供單據(jù)的信用期間過期預(yù)警。系統(tǒng)生成逾期未收款清單，如下表所示： 日常單據(jù)的錄入銷售報價單的輸入 銷售合同的輸入 銷售發(fā)票的輸入 收款單的輸入 退貨單的輸入 銷售報價單的輸入銷售報價單的輸入“年月日：單據(jù)時間，默認(rèn)值為系統(tǒng)時間報價單號：系統(tǒng)自動給出，連續(xù)且不允許重號。銷售報價單的銷售方式、客戶信息、銷售部門、業(yè)務(wù)員、商品信息等都可以參照基礎(chǔ)設(shè)置中的相關(guān)檔案，從檔案中自動獲取，準(zhǔn)確性和輸入效率。銷售報價 = 銷售單價 * 客戶折扣比率 * 批量折扣率銷售金額 = 銷售數(shù)量銷售報價對于一般企業(yè)而言，對外報價采用含稅價格審核銷售報價單銷售

31、報價單是銷售流程中的可選環(huán)節(jié)，而非必選環(huán)節(jié)。銷售合同的輸入銷售合同的輸入“報價單 ：報價單上的相關(guān)信息都將自動傳遞給銷售合同，商品的銷售單價為含稅單價，即報價單的銷售報價?！澳暝氯眨汉贤炗喨掌?，默認(rèn)值為系統(tǒng)時間，用戶可以修改合同號：系統(tǒng)自動給出，也可由用戶自行編號輸入，連續(xù)且不允許重號。錄入界面中有下拉箭頭的單元，都可以參照基礎(chǔ)設(shè)置中的相關(guān)檔案，從檔案中自動獲取。輸入準(zhǔn)確性和輸入效率，相同數(shù)據(jù)項保持完全一致。如果銷售合同沒有參照報價單，而是由企業(yè)直接錄入，則銷售單價將根據(jù)銷售價格政策自動計算得出。在錄入銷售數(shù)量、銷售單價和稅率后，系統(tǒng)將自動計算含稅金額（即合同金額）、銷售稅金。銷售合同的輸入

32、合同中不同商品對應(yīng)交貨日期和交貨地點不同，則在商品信息欄目增加“交貨地點與“交貨日期兩欄?？蛻粜庞脵z查：在保存或?qū)徍虽N售合同時，系統(tǒng)將執(zhí)行信用檢查，未通過者，立即提示客戶超信用信息或要求專人進行信用審批。不符合信用條件的客戶采用現(xiàn)銷方式。嚴(yán)重者甚至終止合同。符合信用條件的合同：要檢查庫存量，審核過的銷售合同，制造企業(yè)組織生產(chǎn)、商業(yè)企業(yè)組織采購 。不同企業(yè)對于銷售合同的管理方法有差異，銷售合同屬于業(yè)務(wù)流程中的可選環(huán)節(jié)。銷售發(fā)票的輸入銷售發(fā)票的輸入“銷售合同按鈕：銷售合同所記載的信息將自動傳遞給銷售發(fā)票。 “出庫單按鈕：如果企業(yè)采用先發(fā)貨后開票的銷售模式，則銷售發(fā)票可以參照出庫單生成。 “現(xiàn)結(jié)按鈕

33、：開票同時采用現(xiàn)金結(jié)算的業(yè)務(wù)，通過“現(xiàn)結(jié)按鈕調(diào)用收款單，錄入與發(fā)票相關(guān)的收款信息。而對于未執(zhí)行“現(xiàn)結(jié)的銷售發(fā)票或者銷售發(fā)票尚未收款結(jié)算完畢的金額，即為客戶所欠企業(yè)應(yīng)收款。 合同號：參照合同生成的銷售發(fā)票將記錄銷售合同號，跟蹤銷售合同執(zhí)行情況。出庫單號：在執(zhí)行統(tǒng)計分析時，掌握每筆銷售業(yè)務(wù)的出庫情況，了解每筆合同的發(fā)貨情況對于一般企業(yè)而言，銷售發(fā)票是銷售流程的必選環(huán)節(jié)。銷售發(fā)票的輸入付款條件：對于某段期間有現(xiàn)金折扣的付款條件，在收款環(huán)節(jié)將對現(xiàn)金折扣做相應(yīng)處理；若付款延期超過信用期間，系統(tǒng)將自動提供預(yù)警，顯示逾期業(yè)務(wù)單據(jù)信息與逾期天數(shù)。 應(yīng)交增值稅銷項稅的兩種選擇：1、錄入不含稅的銷售收入：銷售金額

34、 = 不含稅銷售收入銷項稅額 = 不含稅銷售收入增值稅率應(yīng)收賬款= 不含稅銷售收入+銷項稅額；2、錄入價稅合一的收款總額：不含稅銷售收入= 收款總額/（1+增值稅率）應(yīng)收賬款 = 含稅的收款總額銷項稅額 = 不含稅銷售收入增值稅率。 收款單的輸入收款單的輸入收款單的輸入主要用于現(xiàn)銷方式以外的銷售業(yè)務(wù)。現(xiàn)銷業(yè)務(wù)，系統(tǒng)可以直接根據(jù)銷售發(fā)票生成收款單。收款單號可由系統(tǒng)連續(xù)分配管理。 錄入的收款單存于收款憑證文件中，其中必須包含“發(fā)票號一欄，以便與銷售發(fā)票文件進行核銷?！颁N售發(fā)票按鈕：賒銷引起，發(fā)票信息將傳遞給收款單，收款單將記錄發(fā)票號，以便分析發(fā)票收款情況、訂單執(zhí)行情況。收款單的輸入收款類型：款項來

35、源于1、賒銷業(yè)務(wù)2、也可能來源于預(yù)收款項3、還可能來源于客戶歸還企業(yè)代墊費用等。收款類型用于記錄企業(yè)款項的原由：1、有利于進行統(tǒng)計分析。2、有利于應(yīng)收款項和收款之間的核銷。尚欠金額：系統(tǒng)根據(jù)客戶的欠款總額和累計還款額，自動計算本次收款后的應(yīng)收余額。退貨單的輸入 單據(jù)的審核為確保票據(jù)輸入的信息正確無誤，加強往來賬戶和商品的管理，防止串戶和分戶現(xiàn)象的發(fā)生，銷售報價單、銷售合同、銷售發(fā)票、收款單、退貨單需經(jīng)過審核過程。沒有審核過的銷售發(fā)票、收款單、退貨單不得記賬。審核包括如下功能操作： 確認(rèn)審核：對當(dāng)前審核的票據(jù)簽字。 取消審核：取消已審核的票據(jù)的審核簽字。 單據(jù)的記賬通過審核的銷售發(fā)票、收款單、退

36、貨單可以記賬。 銷售發(fā)票記賬內(nèi)容包括登記各類賬戶，如登記銷售、發(fā)出商品、應(yīng)收賬款總賬、明細賬等。收款單記賬內(nèi)容為登記應(yīng)收、預(yù)收賬款總賬、明細賬。退貨單記賬為紅字沖減已記賬的銷售發(fā)票文件以及由此銷售發(fā)票記賬產(chǎn)生的相關(guān)賬簿。 單據(jù)的記賬銷售發(fā)票記賬 系統(tǒng)將按預(yù)先設(shè)置的數(shù)據(jù)流程更新銷售文件數(shù)據(jù)、客戶文件數(shù)據(jù)和應(yīng)收賬款文件數(shù)據(jù)。根據(jù)銷售發(fā)票文件數(shù)據(jù)更新銷售文件中的“銷售數(shù)量、“銷售收入、“銷售數(shù)量累計和“銷售收入累計等字段的值。在應(yīng)收賬款文件中建立該發(fā)票記錄（發(fā)票號、日期、客戶代碼、銷售收入、應(yīng)收金額等）。更新客戶文件中該客戶的“本期應(yīng)收賬款、“期末應(yīng)收賬款余額、“應(yīng)收累計金額等字段的值。在銷售發(fā)票文

37、件的“記賬字段填寫記賬人員姓名或記賬標(biāo)識。 單據(jù)的記賬收款單記賬 登記的過程是：到應(yīng)收賬款文件中找到相應(yīng)的發(fā)票記錄，更新其“已收金額，并計算出“應(yīng)收余額字段的值；再更新客戶文件中對客戶的“本期收回貨款、“期末應(yīng)收賬款余額、“已收累計金額等字段的值。在收款單文件中的“記賬“字段填寫記賬人員姓名或記賬標(biāo)識。 單據(jù)的記賬退貨單記賬退貨單記賬為紅字沖減已記賬的銷售發(fā)票文件以及由此銷售發(fā)票記賬產(chǎn)生的相關(guān)賬簿。在退款單文件中的“記賬“字段填寫記賬人員姓名或記賬標(biāo)識。對于未記賬的銷售發(fā)票，如發(fā)生退貨現(xiàn)象（系統(tǒng)根據(jù)銷售發(fā)票的記賬標(biāo)識可以判斷是否記賬），系統(tǒng)只需沖減相應(yīng)的銷售發(fā)票數(shù)據(jù)。在按沖減后的銷售發(fā)票記賬。

38、 往來核銷目的：準(zhǔn)確核算應(yīng)收賬款、加快應(yīng)收賬款的回收，建立收款與應(yīng)收款的對應(yīng)關(guān)系，加強往來款項的管理。 往來核銷具有以下若干功能 ：1、逐筆錄入以前年度未核銷往來賬2、自動核銷3、手工核銷4、查詢應(yīng)收賬款核銷明細賬 5、查詢未達往來賬 往來核銷界面壞賬處理 計提壞賬準(zhǔn)備 設(shè)置壞賬計提方法計提壞賬準(zhǔn)備 壞賬發(fā)生與收回 計提壞賬準(zhǔn)備設(shè)置壞賬計提方法設(shè)定企業(yè)所采用的壞賬計提方法若為應(yīng)收賬款余額百分比法或銷售余額百分比法，則系統(tǒng)要求錄入表頭的數(shù)據(jù)項“計提百分比（%） 如果所選壞賬處理方法為直接核銷法，則不需要錄入任何比例。計提壞賬準(zhǔn)備計提壞賬準(zhǔn)備 系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)所選擇的應(yīng)收賬款計提方法，計算與當(dāng)前應(yīng)收賬

39、款匹配的壞賬準(zhǔn)備余額，并根據(jù)本次計提前已經(jīng)具有的壞賬準(zhǔn)備余額，計算當(dāng)前應(yīng)計提額。以應(yīng)收賬款余額法為例，如下表所示。 其中：應(yīng)收賬款總額、計提比例、計提前的壞賬準(zhǔn)備余額 由系統(tǒng)自動獲??； 系統(tǒng)自動計算：計提后壞賬準(zhǔn)備余額=應(yīng)收賬款總額計提比例； 本次計提=計提后壞賬準(zhǔn)備余額-計提前的壞賬準(zhǔn)備余額 計提壞賬準(zhǔn)備計提壞賬準(zhǔn)備 若為為應(yīng)收賬款賬齡分析法，則計提壞賬準(zhǔn)備結(jié)果如以下圖所示：其中：計提后的壞賬準(zhǔn)備余額=列表中“壞賬準(zhǔn)備額合計；本次計提=計提后壞賬準(zhǔn)備余額-計提前的壞賬準(zhǔn)備余額。 壞賬發(fā)生與收回 系統(tǒng)需存儲記錄那些被確定為壞賬的應(yīng)收款信息，確認(rèn)并記錄壞賬發(fā)生信息如下表所示：已經(jīng)確認(rèn)為壞賬的應(yīng)收

40、款項，如果又被收回，則需要在系統(tǒng)中指定哪張收款單為壞賬收回單，并與已經(jīng)確認(rèn)為壞賬的發(fā)票進行核銷。 第六節(jié)銷售、收款業(yè)務(wù)與財務(wù)的一體化策略 主要內(nèi)容 定義憑證模板 生成記賬憑證定義憑證模板 憑證模板的定義是針對不同的單據(jù)、業(yè)務(wù)特征，定義不同的實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息轉(zhuǎn)化為會計信息之間的規(guī)則。一般只需要在期初定義一次，在銷售業(yè)務(wù)發(fā)生變化的情況下需要調(diào)整規(guī)則。 銷售發(fā)票憑證模板的定義 收款單憑證模板的定義 壞賬準(zhǔn)備計提、發(fā)生、收回的憑證模板定義 銷售發(fā)票憑證模板的定義作銷記賬憑證會計分錄如下：借：現(xiàn)金（或銀行存款、應(yīng)收賬款） 貸：產(chǎn)品銷售收入XX產(chǎn)品 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅銷項稅額 結(jié)轉(zhuǎn)本錢記賬憑證會計分錄如下：借

41、：銷售本錢某產(chǎn)品名貸：產(chǎn)成品（或庫存商品）XX產(chǎn)品結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售稅金及附加的記賬憑證會計分錄如下 ：借：產(chǎn)品銷售稅金及附加某產(chǎn)品名貸：應(yīng)交稅金XX稅 其他應(yīng)付款XX費 銷售發(fā)票憑證模板的定義以作銷憑證為例，IT環(huán)境中，如何實現(xiàn)轉(zhuǎn)賬定義。在系統(tǒng)中預(yù)先定義好銷售發(fā)票對應(yīng)的記賬憑證的借貸規(guī)則。系統(tǒng)將銷售發(fā)票自動轉(zhuǎn)為會計憑證的條件是：根據(jù)企業(yè)核算要求設(shè)置借方科目和貸方科目，借方科目為應(yīng)收賬款或貨幣資金，貸方科目一般為銷售收入和銷售稅金。銷售發(fā)票憑證模板的定義對于銷售收入科目，系統(tǒng)可以提供幾種科目設(shè)置方式 ，假設(shè)某企業(yè)銷售收入按商品設(shè)定明細科目，無輔助核算，則銷售發(fā)票轉(zhuǎn)化為會計憑證時的貸方科目（銷售收入科

42、目）轉(zhuǎn)賬規(guī)則設(shè)置如下表所示：銷售發(fā)票憑證模板的定義對于應(yīng)收或貨幣資金科目 ，首先，系統(tǒng)將根據(jù)銷售發(fā)票的結(jié)算方式而自動選擇其中一種科目。銷售發(fā)票可以分為現(xiàn)結(jié)和賒銷兩種，對于現(xiàn)結(jié)的銷售發(fā)票，根據(jù)結(jié)算方式即可確定其貨幣資金（即借方科目），因此，需要在系統(tǒng)中設(shè)置不同結(jié)算方式對應(yīng)科目，如下表所示。 銷售發(fā)票憑證模板的定義對于賒銷的銷售發(fā)票，需要在系統(tǒng)中設(shè)置應(yīng)收賬款科目，假設(shè)某企業(yè)應(yīng)收賬款按客戶設(shè)定明細科目，無輔助核算，則賒銷的銷售發(fā)票轉(zhuǎn)化為會計憑證時的借方科目（應(yīng)收賬款科目）轉(zhuǎn)賬規(guī)則設(shè)置如下表所示。 收款單憑證模板的定義 收款時的會計分錄：借：現(xiàn)金（或銀行存款）貸：應(yīng)收賬款（預(yù)收賬款等）XX客戶收款單對

43、應(yīng)記賬憑證的借貸規(guī)則將預(yù)制于系統(tǒng)中。需要設(shè)置貨幣資金類科目和應(yīng)收賬款（或預(yù)收款）科目。貨幣資金類科目由收款對應(yīng)的結(jié)算方式而定。收款單轉(zhuǎn)化為會計憑證時，貸方科目需要根據(jù)收款類型而定。如收到款項屬于應(yīng)收款項的收回，則貸方科目為應(yīng)收賬款科目，如收到款項屬于預(yù)收貨款，則貸方科目為預(yù)收貨款。壞賬準(zhǔn)備的憑證模板定義壞賬準(zhǔn)備計提 壞賬準(zhǔn)備計提 借： 管理費用貸： 壞賬準(zhǔn)備 在系統(tǒng)中只需要設(shè)置管理費用科目和壞賬準(zhǔn)備科目。系統(tǒng)將根據(jù)壞賬準(zhǔn)備計提方法所計算的計提金額的正或負(fù)來決定科目方向。 壞賬準(zhǔn)備的憑證模板定義壞賬發(fā)生壞賬發(fā)生時的會計憑證為：借： 壞賬準(zhǔn)備貸： 應(yīng)收賬款壞賬發(fā)生環(huán)節(jié)不需要設(shè)置任何科目。壞賬準(zhǔn)備科

44、目：在壞賬準(zhǔn)備計提環(huán)節(jié)已經(jīng)設(shè)應(yīng)收賬款科目：在銷售發(fā)票轉(zhuǎn)化環(huán)節(jié)已經(jīng)設(shè)置系統(tǒng)將按照預(yù)制的壞賬發(fā)生規(guī)則自動將壞賬發(fā)生信息轉(zhuǎn)化為會計信息。 壞賬準(zhǔn)備的憑證模板定義壞賬收回壞賬收回時的會計憑證為：借：應(yīng)收賬款貸：壞賬準(zhǔn)備借：貨幣資金類科目貸：應(yīng)收賬款所用三個科目在銷售發(fā)票環(huán)節(jié)、壞賬準(zhǔn)備環(huán)節(jié)已經(jīng)設(shè)置，因此，壞賬收回環(huán)節(jié)不需要設(shè)置任何科目系統(tǒng)將按照壞賬發(fā)生規(guī)則自動將壞賬發(fā)生信息轉(zhuǎn)化為會計信息。生成記賬憑證 系統(tǒng)將根據(jù)轉(zhuǎn)賬規(guī)則，運行憑證模板，自動將業(yè)務(wù)單據(jù)上的數(shù)據(jù)傳送給對應(yīng)科目的借貸方，生成完整的記賬憑證。以銷售發(fā)票為例，一筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生后，錄入并審核銷售發(fā)票，在執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成時，系統(tǒng)對銷售發(fā)票的結(jié)算方式進行識

45、別，進而搜索現(xiàn)金結(jié)算方式對應(yīng)科目、商品為“彩電的銷售收入對應(yīng)科目，然后進行將銷售發(fā)票所記載數(shù)據(jù)傳遞給記賬憑證，如下表所示：生成記賬憑證生成記賬憑證的時間點可以由企業(yè)選擇 ，既可實時執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成記賬憑證，也可批量處理，定時操作。為方便用戶的使用，應(yīng)允許用戶選擇自動生成或不生成記賬憑證。銷售與收款子系統(tǒng)在與賬務(wù)處理子系統(tǒng)集成運行時，生成的記賬憑證一般是實時傳送到賬務(wù)處理子系統(tǒng)的。第六節(jié)銷售核算與結(jié)賬 主要內(nèi)容 匯總產(chǎn)品銷售收入 結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售本錢 結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售稅金及附加 計算產(chǎn)品銷售利潤 月末結(jié)賬匯總產(chǎn)品銷售收入對由銷售發(fā)票文件記賬生成的銷售文件數(shù)據(jù)進行匯總，生成按產(chǎn)品為匯總標(biāo)志或按銷售日期為匯總標(biāo)

46、志的產(chǎn)品銷售收入?yún)R總表。 結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售本錢從存貨子系統(tǒng)得到發(fā)出產(chǎn)品的單位本錢。根據(jù)當(dāng)期銷售發(fā)票記錄的銷售數(shù)量，可計算出當(dāng)期應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的銷售本錢，并記入銷售文件相應(yīng)產(chǎn)品的“銷售本錢字段。 當(dāng)期結(jié)轉(zhuǎn)的銷售本錢 = 發(fā)出產(chǎn)品的單位本錢 當(dāng)期銷售數(shù)量 結(jié)轉(zhuǎn)產(chǎn)品銷售稅金及附加期末將：銷售與收款子系統(tǒng)中的銷項稅額、 采購與付款子系統(tǒng)中的進項稅額等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬務(wù)處理子系統(tǒng)，得到本期應(yīng)交納的銷售稅金及附加稅費。再轉(zhuǎn)入銷售與收款系統(tǒng)中，記入銷售文件中的相應(yīng)產(chǎn)品的“銷售稅金字段。 計算產(chǎn)品銷售利潤產(chǎn)品(商品)產(chǎn)品(商品)產(chǎn)品(商品) 產(chǎn)品(商品) 產(chǎn)品(商品) 銷售利潤 =銷售收入 銷售稅金及附加 銷售本錢 銷售費用

47、“產(chǎn)品銷售費用的數(shù)值可根據(jù)賬務(wù)處理子系統(tǒng)的余額文 件中“銷售費用余額，按預(yù)先設(shè)定好的分?jǐn)傇瓌t，在銷 售商品中分?jǐn)倎泶_定。 分?jǐn)偤蟾鳟a(chǎn)品的銷售費用，記入銷售文件中的相應(yīng)產(chǎn)品 的“銷售費用字段。 根據(jù)上述利潤計算公式計算出的銷售利潤，記入銷售文 件中的相應(yīng)產(chǎn)品的“銷售利潤字段。月末結(jié)賬 結(jié)賬是做一些相應(yīng)的期末數(shù)據(jù)處理工作，如將本期的期末余額轉(zhuǎn)為下期的期初余額，并在使用的數(shù)據(jù)文件中記入結(jié)賬標(biāo)識，進行封賬處理。 本期一旦結(jié)賬就不再接收本期的數(shù)據(jù)輸入及本期數(shù)據(jù)的記賬等操作 。結(jié)賬的同時系統(tǒng)在進行必要的備份后清空一些相應(yīng)的字段值，準(zhǔn)備迎接下一期的數(shù)據(jù)。所有的結(jié)賬工作完成后，將進行下一期的業(yè)務(wù)處理。 第八節(jié)

48、統(tǒng)計與分析輸出 主要內(nèi)容 銷售分析銷售合同執(zhí)行情況表銷售利潤匯總表銷售增長分析表 應(yīng)收與收款分析 應(yīng)收賬款賬齡分析表逾期未收款明細表 資金回籠情況表 收款預(yù)測明細表 銷售分析銷售合同執(zhí)行情況表銷售分析銷售利潤匯總表銷售分析銷售增長分析表應(yīng)收與收款分析應(yīng)收賬款賬齡分析表應(yīng)收與收款分析逾期未收款明細表 應(yīng)收與收款分析資金回籠情況表 應(yīng)收與收款分析收款預(yù)測明細表 案例分析案例1 假設(shè)你正審核A銷售公司總公司的下屬ABC分公司。有非?？捎^的年銷售量。在審計中，你發(fā)現(xiàn)收款過程中ABC分公司處理現(xiàn)金收入的過程如下： 直接銷售和貨到付款銷售的收款由出納負(fù)責(zé)，他可以從客戶處或送遞效勞處收到現(xiàn)金。收到現(xiàn)金以后，

49、出納在銷售票據(jù)上蓋上“付訖的戳，在把一份副本歸檔以便日后參考。貨到付款銷售的惟一記錄就是這份銷售票據(jù)的副件，它由出納保管，直到從客戶或送遞效勞那里收到現(xiàn)金。 郵件由信用主管的秘書翻開，匯款單交給信用主管的助理審閱。然后信用主管把匯款單交給出納。在每天存款時，出納把手頭上的支票和現(xiàn)金交給信用主管的助理，該助理負(fù)責(zé)準(zhǔn)備匯款清單，結(jié)算銀行存款，并把存款帶到銀行。信用主管的助理還負(fù)責(zé)把匯款過賬到應(yīng)收賬款分類賬上，并核準(zhǔn)可允許的現(xiàn)金折扣。 你還查實，信用主管從A總公司行政部門那里獲得了沖銷壞賬的批準(zhǔn)權(quán)。在會計年度的年終時，他還保管有最后一個月內(nèi)收到的匯款單。案例分析案例1 要求：1、請描述在處理收款和匯

50、款單的過程中，可能發(fā)生的不法行為。2、你建議采取哪些程序來加強對收款和匯款單的內(nèi)部控制？3、請給出ABC分公司合理的收款系統(tǒng)資料流圖以及收款業(yè)務(wù)按職能部門的描述。4、給出IT環(huán)境下ABC分公司處理現(xiàn)金收入系統(tǒng)作業(yè)步驟和流程圖。案例分析案例1 答案請描述在處理收款和匯款單的過程中，可能發(fā)生的不法行為。如果現(xiàn)金銷售或者貨到付款銷售的銷售票據(jù)沒有編號或者編號管理不善，出納就可以破壞這些銷售票據(jù)，然后把錢裝進自己的口袋。挪用資金的現(xiàn)象可能發(fā)生。這牽扯到收到現(xiàn)金而不做相應(yīng)的分錄，過些時候，當(dāng)另外一筆現(xiàn)金收到時，再對第一筆現(xiàn)金做分錄。最近一筆的收入就被不老實的人持有和使用。在以上描述的問題里，ABC分公司

51、的這四名職員中的任何一人都有可能挪用應(yīng)收賬款的收入。由于信用主管的助理知道哪些壞賬已經(jīng)被認(rèn)為收不回來而被沖銷掉，當(dāng)這些壞賬的匯款收到以后，他就可以挪用這些匯款。案例分析案例1 答案信用部門的人員可以編造并錄入一些實際上沒有提供給客戶的折扣，或者對于折扣日之后收到的匯款編造折扣。通過這些分錄的掩蓋，個人可以將這筆資金據(jù)為己有。通過郵件得到的收入，在被第四名職員（信用主管的助理）處理之前沒有做任何記錄，所以四人中的任何一人都可以抽走現(xiàn)金而不需要任何掩飾。當(dāng)發(fā)現(xiàn)盜用行為以后，也沒有任何記錄可以證明是誰盜用的。信用主管的助理可以添加或者毀壞應(yīng)收賬款分類賬記錄，或偽造明細分類賬試算平衡表，或給出與賬戶記錄不一致的報表等等，以此來掩蓋自己抽走現(xiàn)金的行為。案例分析案例1 答案你建議采取哪些程序來加強對收款和匯款單的內(nèi)部控制？所有銷售票據(jù)應(yīng)該編號，并每日清點銷售票據(jù)的號碼。所有蓋了“付訖戳的銷售票據(jù)應(yīng)該與銀行接收的存款單的副本建立核對。應(yīng)由一名專人，而不是出納或信用部門的職員負(fù)責(zé)核對工作。 應(yīng)該有一名出納員之外的職員或信用部門之外的職員負(fù)責(zé)翻開郵件，并在當(dāng)天準(zhǔn)備三聯(lián)的匯款清單。原始單據(jù)和支票（或現(xiàn)金，若有的話）直接轉(zhuǎn)交給出納；一張匯款清單的副本交給上面提到的負(fù)責(zé)核對工作的職員；一張副本