采購申請及審批流程管理工具表一、適用范圍與應(yīng)用場景本工具表適用于各類企業(yè)（含中小型企業(yè)、集團(tuán)化公司）的日常采購管理需求，覆蓋行政辦公、生產(chǎn)運(yùn)營、IT設(shè)備、市場推廣等多部門采購場景。具體包括但不限于：辦公用品及耗材的常規(guī)采購、生產(chǎn)物料的批量申購、固定資產(chǎn)（如電腦、machinery）的新增采購、服務(wù)類項(xiàng)目（如咨詢、保潔）的外包采購等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程管理，可規(guī)范采購行為、提升審批效率、保證采購合規(guī)性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)采購需求的透明化與責(zé)任追溯，尤其適合需跨部門協(xié)作、多層級審批的企業(yè)場景。二、采購申請及審批全流程操作指南（一）采購申請發(fā)起申請人職責(zé)：由需求部門經(jīng)辦人（如行政專員、生產(chǎn)計(jì)劃員）發(fā)起，登錄企業(yè)采購管理系統(tǒng)或填寫紙質(zhì)《采購申請單》，保證信息完整、真實(shí)。填寫內(nèi)容：需明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)、用途說明、期望交付時(shí)間、資金預(yù)算科目（如“行政辦公費(fèi)”“研發(fā)支出”）等關(guān)鍵信息；若涉及固定資產(chǎn)，需附資產(chǎn)用途說明及使用部門確認(rèn)。提交方式：通過系統(tǒng)提交至部門負(fù)責(zé)人審批，或紙質(zhì)申請單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，流轉(zhuǎn)至采購部。（二）部門初審（必要性及預(yù)算合理性審核）審核人：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部主管）。審核重點(diǎn)：采購必要性：是否為部門運(yùn)營必需，是否存在替代方案（如復(fù)用舊設(shè)備、調(diào)整需求量）；預(yù)算合理性：預(yù)估總價(jià)是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明“超預(yù)算申請”并說明理由；信息準(zhǔn)確性：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與實(shí)際需求匹配。審核結(jié)果：通過則流轉(zhuǎn)至采購部；駁回則需明確原因（如“需求不明確”“預(yù)算不足”），退回申請人修改后重新提交。（三）采購部復(fù)審（采購可行性及供應(yīng)商初步篩選）審核人：采購部專員（或采購經(jīng)理，根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）。審核重點(diǎn)：采購合規(guī)性：是否屬于企業(yè)集中采購目錄，是否需履行招投標(biāo)、詢比價(jià)等程序；規(guī)格參數(shù)：技術(shù)參數(shù)是否合理，是否存在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)替代品以降低成本；供應(yīng)商初步篩選：常規(guī)物品需提供2-3家合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)（如辦公用品可對接固定供應(yīng)商名錄），大額采購啟動詢比價(jià)流程并留存記錄。審核結(jié)果：通過則流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部；駁回則反饋至需求部門（如“參數(shù)不合理”“需補(bǔ)充供應(yīng)商報(bào)價(jià)”）。（四）財(cái)務(wù)部/終審（預(yù)算符合性及金額權(quán)限審批）審核人：財(cái)務(wù)部專員（初審預(yù)算）、財(cái)務(wù)總監(jiān)（復(fù)審預(yù)算）、總經(jīng)理*（終審，根據(jù)采購金額分級授權(quán)）。審核重點(diǎn)：預(yù)算匹配度：申請金額是否與年度預(yù)算一致，超預(yù)算部分是否經(jīng)預(yù)算管理委員會審批；金額權(quán)限：根據(jù)企業(yè)授權(quán)制度（如單筆≤5萬元由部門負(fù)責(zé)人審批，5萬-20萬元由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，≥20萬元由總經(jīng)理審批），確認(rèn)審批層級是否合規(guī)；資金支付計(jì)劃：是否影響企業(yè)現(xiàn)金流，是否需分期支付。審核結(jié)果：通過則確認(rèn)采購指令；駁回則說明原因（如“預(yù)算不足”“超出審批權(quán)限”），退回采購部或需求部門調(diào)整。（五）審批結(jié)果反饋與采購執(zhí)行結(jié)果通知：審批通過后，采購部在1個(gè)工作日內(nèi)通知申請人；駁回則同步反饋駁回原因，申請人整改后重新發(fā)起流程。采購執(zhí)行：采購部根據(jù)審批結(jié)果實(shí)施采購：常規(guī)物品：向固定供應(yīng)商下單，明確交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；大額采購：簽訂采購合同（需法務(wù)部*審核合同條款），跟進(jìn)生產(chǎn)/交付進(jìn)度；服務(wù)類采購：與服務(wù)方明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及付款節(jié)點(diǎn)。進(jìn)度跟蹤：申請人需配合供應(yīng)商對接（如提供場地、確認(rèn)需求），采購部全程跟蹤交付進(jìn)度，保證按時(shí)到貨。（六）驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收環(huán)節(jié)：物品/服務(wù)送達(dá)后，由需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收（大額資產(chǎn)需使用部門簽字確認(rèn)），填寫《采購驗(yàn)收單》，明確數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求。歸檔管理：采購部將《采購申請單》《審批記錄》《供應(yīng)商報(bào)價(jià)單》《采購合同》《驗(yàn)收單》等資料整理存檔（電子檔備份+紙質(zhì)檔歸檔），保存期限不少于2年，便于后續(xù)審計(jì)或查詢。三、采購申請單模板采購申請單申請單號：采購日期：年月日申請部門：需求日期：年月日申請人*：聯(lián)系方式：采購類別：□辦公用品□生產(chǎn)物料□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□其他物品/服務(wù)信息序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量123預(yù)算信息資金預(yù)算科目：預(yù)算金額（元）：是否超預(yù)算：□是□否（如是，超預(yù)算理由：）供應(yīng)商信息（可選）推薦供應(yīng)商名稱：報(bào)價(jià)金額（元）：報(bào)價(jià)有效期至：年月日詢比價(jià)記錄（如需）：□已詢價(jià)□未詢價(jià)（說明原因：）審批流程審批環(huán)節(jié)審批人*職位審批意見審批日期部門初審采購部復(fù)審財(cái)務(wù)部審核終審（如需）備注（特殊要求、緊急程度等）附件清單□報(bào)價(jià)單□技術(shù)參數(shù)□合同草案□其他：申請人簽字：部門負(fù)責(zé)人簽字：采購部簽字：財(cái)務(wù)部簽字：四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）預(yù)算控制與合規(guī)性申請人需在發(fā)起申請前確認(rèn)部門預(yù)算余額，嚴(yán)禁超預(yù)算采購；確需超預(yù)算的，須提前提交《超預(yù)算申請說明》，經(jīng)預(yù)算管理委員會審批通過后方可發(fā)起流程。采購金額達(dá)到企業(yè)招投標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)（如≥10萬元）時(shí)，必須公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)，留存招標(biāo)過程文件（招標(biāo)公告、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告），保證合規(guī)。（二）信息真實(shí)性與完整性物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息需與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購物品無法使用（如“筆記本電腦”需明確“CPU型號、內(nèi)存大小、硬盤容量”）。用途說明需詳細(xì)（如“用于市場部新產(chǎn)品發(fā)布會”），而非模糊表述（如“辦公使用”），便于審批人判斷必要性。（三）審批時(shí)限與溝通效率明確各環(huán)節(jié)審批時(shí)限：部門初審1個(gè)工作日、采購部復(fù)審2個(gè)工作日、財(cái)務(wù)部審核3個(gè)工作日，緊急采購（如生產(chǎn)物料斷供）需標(biāo)注“加急”，審批人需在4小時(shí)內(nèi)反饋。審批駁回時(shí)，審批人需注明具體原因（如“規(guī)格參數(shù)不明確”“需補(bǔ)充3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)”），避免申請人盲目修改。（四）供應(yīng)商管理與風(fēng)險(xiǎn)控制優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商，新供應(yīng)商需經(jīng)采購部資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書、過往合作業(yè)績），評估其供貨能力與質(zhì)量保障體系。大額采購合同需經(jīng)法務(wù)部審核，明確違約責(zé)任、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款條件等條款，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。（五）變更與檔案管理采購需求變更（如數(shù)量增減、規(guī)格調(diào)整）需重新提交《采購申請單》，注明“變更申請”及變更原因，原審批流程失效。所有采購資料需按“一單