外制管理暫行辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織的外制業(yè)務(wù)管理，確保外制產(chǎn)品及服務(wù)符合質(zhì)量要求、交期要求，同時(shí)有效控制成本，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所有涉及外部供應(yīng)商提供產(chǎn)品或服務(wù)的外制業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、零部件加工、成品組裝、外包服務(wù)等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：外制產(chǎn)品及服務(wù)必須滿足本公司/組織規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠，服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。2.合規(guī)合法原則：外制業(yè)務(wù)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的內(nèi)部規(guī)定，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量和交期的前提下，合理控制外制成本，優(yōu)化供應(yīng)商選擇和采購(gòu)策略，提高公司/組織的經(jīng)濟(jì)效益。4.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)共同成長(zhǎng)。二、外制業(yè)務(wù)流程（一）需求評(píng)估1.業(yè)務(wù)部門提出需求：各業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司/組織的生產(chǎn)計(jì)劃、銷售訂單或其他業(yè)務(wù)需求，確定需要外制的產(chǎn)品或服務(wù)內(nèi)容，并填寫《外制需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明需求的規(guī)格、數(shù)量、交期等要求。2.評(píng)估需求合理性：采購(gòu)部門會(huì)同技術(shù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門對(duì)業(yè)務(wù)部門提出的外制需求進(jìn)行評(píng)估，審查需求的合理性、必要性以及與公司/組織現(xiàn)有生產(chǎn)能力和資源的匹配性。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.供應(yīng)商開發(fā)：采購(gòu)部門根據(jù)外制需求，通過(guò)多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于新的外制項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、管理體系、信譽(yù)等方面的情況，確定合格供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評(píng)估與分類：定期對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為需改進(jìn)供應(yīng)商。對(duì)于不同類別的供應(yīng)商，采取不同的管理策略，如A類供應(yīng)商給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策，C類供應(yīng)商則加強(qiáng)監(jiān)督和輔導(dǎo)，如仍無(wú)改進(jìn)則考慮淘汰。3.供應(yīng)商選擇決策：在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、質(zhì)量、交期、服務(wù)等因素，遵循公平、公正、公開的原則，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定最終供應(yīng)商。對(duì)于重大外制項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行集體決策，并記錄決策過(guò)程和結(jié)果。（三）合同簽訂1.合同起草與審核：采購(gòu)部門根據(jù)與供應(yīng)商協(xié)商確定的條款，起草外制合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同起草完成后，應(yīng)提交法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。2.合同簽訂與存檔：經(jīng)審核通過(guò)的合同，由公司/組織法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并負(fù)責(zé)合同的存檔管理，以便后續(xù)查詢和跟蹤。（四）訂單下達(dá)1.訂單生成：采購(gòu)部門根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)外制訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)與合同一致，并明確訂單編號(hào)、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。2.訂單確認(rèn)：供應(yīng)商收到訂單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并回復(fù)采購(gòu)部門。如供應(yīng)商對(duì)訂單有任何疑問(wèn)或異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)部門溝通協(xié)商，雙方達(dá)成一致后再行生產(chǎn)。（五）生產(chǎn)過(guò)程監(jiān)控1.供應(yīng)商定期匯報(bào)：供應(yīng)商應(yīng)定期向采購(gòu)部門匯報(bào)外制產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)掌握生產(chǎn)動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。2.駐廠監(jiān)造（如有需要）：對(duì)于關(guān)鍵外制項(xiàng)目或質(zhì)量要求較高的產(chǎn)品，公司/組織可安排專人駐廠監(jiān)造，監(jiān)督供應(yīng)商的生產(chǎn)過(guò)程，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進(jìn)度符合要求。駐廠監(jiān)造人員應(yīng)定期向公司/組織匯報(bào)監(jiān)造情況，并及時(shí)反饋發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.質(zhì)量檢驗(yàn)與控制：采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，組織質(zhì)量部門對(duì)供應(yīng)商提供的外制產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。檢驗(yàn)方式可包括首件檢驗(yàn)、抽檢、全檢等，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格后方可入庫(kù)或使用。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、返工等。（六）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收：外制產(chǎn)品或服務(wù)完成后，供應(yīng)商應(yīng)通知采購(gòu)部門進(jìn)行驗(yàn)收。采購(gòu)部門組織質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫《外制產(chǎn)品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。驗(yàn)收合格的產(chǎn)品或服務(wù)，方可辦理入庫(kù)或結(jié)算手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新提供，直至驗(yàn)收合格為止。2.付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核相關(guān)憑證和手續(xù)是否齊全，確保付款準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于因質(zhì)量問(wèn)題、交貨延遲等原因?qū)е碌目劭钍马?xiàng)，應(yīng)按照合同約定執(zhí)行，并在付款時(shí)予以扣除。（七）售后服務(wù)1.售后服務(wù)要求：合同應(yīng)明確供應(yīng)商的售后服務(wù)責(zé)任和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量保證期、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持等方面的內(nèi)容。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供及時(shí)、有效的售后服務(wù)，確保外制產(chǎn)品在使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題能夠得到妥善解決。2.售后服務(wù)跟蹤：采購(gòu)部門應(yīng)建立售后服務(wù)跟蹤機(jī)制，及時(shí)收集客戶反饋的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)供應(yīng)商進(jìn)行處理。對(duì)于客戶投訴較多或售后服務(wù)質(zhì)量較差的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如警告、扣罰貨款、暫停合作等，督促其改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入管理1.供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購(gòu)部門對(duì)潛在供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書、稅務(wù)登記證等資質(zhì)文件進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格。2.實(shí)地考察評(píng)估：對(duì)通過(guò)資質(zhì)審核的潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施、人員素質(zhì)、管理水平、質(zhì)量控制能力等方面的情況，填寫《供應(yīng)商實(shí)地考察報(bào)告》。實(shí)地考察合格的供應(yīng)商，方可納入公司/組織的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）供應(yīng)商日常管理1.供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)：采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，及時(shí)傳達(dá)公司/組織的需求和要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和存在的問(wèn)題，共同協(xié)商解決辦法，促進(jìn)雙方合作順利開展。2.供應(yīng)商培訓(xùn)與輔導(dǎo)：根據(jù)供應(yīng)商的實(shí)際情況，采購(gòu)部門可組織相關(guān)培訓(xùn)，幫助供應(yīng)商提高質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)效率、成本控制能力等。對(duì)于管理水平較低或存在問(wèn)題較多的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)安排專人進(jìn)行輔導(dǎo)，協(xié)助其改進(jìn)管理，提升績(jī)效。3.供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。采購(gòu)部門根據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并采取相應(yīng)的激勵(lì)和約束措施，如給予優(yōu)秀供應(yīng)商獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)績(jī)效較差的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰等。（三）供應(yīng)商退出管理1.主動(dòng)退出：供應(yīng)商因自身原因提出退出合作關(guān)系的，應(yīng)提前向采購(gòu)部門提交書面申請(qǐng)，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)，結(jié)清貨款和其他費(fèi)用。2.被動(dòng)退出：對(duì)于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，公司/組織有權(quán)終止合作關(guān)系，并將其從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中刪除：連續(xù)多次出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，嚴(yán)重影響公司/組織產(chǎn)品質(zhì)量和聲譽(yù)的；交貨期嚴(yán)重延誤，影響公司/組織生產(chǎn)計(jì)劃和銷售訂單執(zhí)行的；違反合同約定，拒不履行售后服務(wù)責(zé)任的；存在商業(yè)賄賂、不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)等違法行為的；其他嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)定或法律法規(guī)的行為。四、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)公司/組織外制業(yè)務(wù)活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較大且影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商破產(chǎn)倒閉等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如尋找替代供應(yīng)商、調(diào)整采購(gòu)策略等，避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較大但影響程度一般的風(fēng)險(xiǎn)，如質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加檢驗(yàn)頻次、簽訂補(bǔ)充協(xié)議等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較小但影響程度嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)，如價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等，可采取風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移措施，如簽訂套期保值合同、購(gòu)買保險(xiǎn)等，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給其他方。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較小且影響程度一般的風(fēng)險(xiǎn)，如法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等，在采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧┖?，可考慮風(fēng)險(xiǎn)接受，由公司/組織自行承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、政策法規(guī)變化等因素，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，防范風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化。五、信息管理（一）外制業(yè)務(wù)信息收集1.供應(yīng)商信息收集：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)文件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格等方面的信息，并建立供應(yīng)商信息檔案，定期更新維護(hù)。2.外制訂單信息收集：采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集外制訂單的下達(dá)、執(zhí)行、變更、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的信息，包括訂單編號(hào)、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量要求、實(shí)際交貨期、驗(yàn)收結(jié)果等信息，并建立訂單信息臺(tái)賬，實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.質(zhì)量檢驗(yàn)信息收集：質(zhì)量部門負(fù)責(zé)收集外制產(chǎn)品的檢驗(yàn)信息，包括檢驗(yàn)批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、不合格品處理情況等信息，并建立質(zhì)量檢驗(yàn)檔案，為質(zhì)量追溯和改進(jìn)提供依據(jù)。（二）外制業(yè)務(wù)信息分析與利用1.信息分析：采購(gòu)部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)外制業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分析，挖掘信息背后的規(guī)律和問(wèn)題，為決策提供支持。例如，通過(guò)分析供應(yīng)商績(jī)效數(shù)據(jù)，找出績(jī)效優(yōu)秀和較差的供應(yīng)商，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取針對(duì)性措施提升整體供應(yīng)商管理水平；通過(guò)分析訂單執(zhí)行情況，找出影響交期和質(zhì)量的關(guān)鍵因素，采取措施加以改進(jìn)。2.信息利用：充分利用外制業(yè)務(wù)信息，優(yōu)化外制業(yè)務(wù)流程，提高管理效率。例如，根據(jù)供應(yīng)商的歷史交貨數(shù)據(jù)和質(zhì)量數(shù)據(jù)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃和檢驗(yàn)計(jì)劃；根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)信息，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)價(jià)格策略，降低采購(gòu)成本。（三）信息安全管理1.信息保密制度：建立外制業(yè)務(wù)信息保密制度，明確信息保密責(zé)任和義務(wù)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、供應(yīng)商信息等重要信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.信息訪問(wèn)控制：對(duì)訪問(wèn)外制業(yè)務(wù)信息的人員進(jìn)行權(quán)限管理，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限級(jí)別，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)