工程歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、維護(hù)維修及技術(shù)改造等提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建工程項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限于工業(yè)與民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、水利水電、交通運(yùn)輸?shù)雀黝惞こ添?xiàng)目。（三）依據(jù)本辦法依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328）等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）定義1.工程檔案：指在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖及竣工驗(yàn)收文件等。2.歸檔：指工程項(xiàng)目各參建單位將各自在工程建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料，按照規(guī)定的時(shí)間、范圍和要求，移交公司檔案管理部門集中保存的過(guò)程。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工程項(xiàng)目各參建單位的工程檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司工程項(xiàng)目的檔案資料，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)按照規(guī)定向國(guó)家有關(guān)部門和單位移交工程檔案，并提供檔案利用服務(wù)。（二）工程項(xiàng)目各參建單位職責(zé)1.建立健全本單位工程檔案管理體系，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，確保工程檔案管理工作的有效開展。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類文件材料，并按照合同要求和公司檔案管理部門的規(guī)定，及時(shí)向公司移交。3.對(duì)本單位形成的工程檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，接受公司檔案管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）工程技術(shù)部門職責(zé)1.在工程建設(shè)過(guò)程中，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促各參建單位做好工程文件材料的形成、積累和整理工作，確保工程文件材料真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況。2.參與工程檔案的審核和驗(yàn)收工作，對(duì)工程檔案的內(nèi)容和質(zhì)量提出意見和建議。（四）項(xiàng)目管理部門職責(zé)1.將工程檔案管理工作納入項(xiàng)目管理計(jì)劃，明確各階段檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和要求，并督促各參建單位落實(shí)。2.協(xié)調(diào)工程項(xiàng)目各參建單位之間的檔案管理工作關(guān)系，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。三、工程文件材料的形成與積累（一）形成要求1.工程文件材料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映工程建設(shè)全過(guò)程。2.文件材料的內(nèi)容應(yīng)清晰、字跡工整、圖樣清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.工程文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。（二）積累范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過(guò)程文件：包括施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審記錄、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。3.竣工圖：包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣、暖通等各專業(yè)竣工圖，應(yīng)與工程實(shí)際相符，并加蓋竣工圖章。4.竣工驗(yàn)收文件：包括工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工結(jié)算報(bào)告等。（三）積累責(zé)任1.建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔工程前期文件及部分竣工驗(yàn)收文件。2.勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)提供勘察、設(shè)計(jì)文件及相關(guān)變更資料，并對(duì)其形成的文件材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.施工單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔施工過(guò)程文件及竣工圖，并對(duì)其形成的文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔監(jiān)理文件，并對(duì)其形成的文件材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。四、工程檔案的整理（一）整理原則1.遵循工程文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于查找和利用。3.保證工程檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（二）整理方法1.分類：按照工程前期文件、施工過(guò)程文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。2.組卷：根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容和數(shù)量，按照一定的原則進(jìn)行組卷。一般可按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行組卷，每卷厚度不宜超過(guò)40mm。3.排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照其形成的先后順序或重要程度進(jìn)行排列，圖樣材料應(yīng)按圖號(hào)順序排列。4.編號(hào)：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“項(xiàng)目名稱分類號(hào)卷號(hào)”。5.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)次等內(nèi)容。（三）竣工圖的編制要求1.竣工圖應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況進(jìn)行繪制，做到圖物相符。2.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，竣工圖章應(yīng)使用不易褪色的紅色印泥，蓋在圖標(biāo)欄上方空白處?？⒐D章應(yīng)包含“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期等內(nèi)容。3.凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。五、工程檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.工程項(xiàng)目各參建單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，向公司檔案管理部門移交工程檔案。2.對(duì)于分階段竣工驗(yàn)收的工程項(xiàng)目，各參建單位應(yīng)在每個(gè)階段竣工驗(yàn)收后[X]個(gè)月內(nèi)，向公司檔案管理部門移交該階段的工程檔案。（二）歸檔范圍1.工程項(xiàng)目各參建單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的所有具有歸檔保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)納入歸檔范圍。2.歸檔的文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料等。電子文件應(yīng)采用通用格式，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。聲像資料應(yīng)配有文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。（三）歸檔要求1.各參建單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，對(duì)工程檔案進(jìn)行整理、編目，并填寫《工程檔案移交清單》。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。2.工程檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，采用A4幅面紙張，左側(cè)裝訂。3.移交的工程檔案應(yīng)確保齊全、完整、準(zhǔn)確，如有缺漏或不符合要求的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修正。六、工程檔案的保管與利用（一）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對(duì)保管的工程檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）利用要求1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定為查閱人員提供必要的服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位因特殊原因需要查閱公司工程檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對(duì)保管期滿的工程檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程技術(shù)部門、項(xiàng)目管理部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的工程檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私。2.評(píng)估檔案的保存價(jià)值，確定其是否仍具有參考利用價(jià)值。3.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案提出整改意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的工程檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行登記，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀后的檔案應(yīng)在《工程檔案銷毀清冊(cè)》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并永久保存。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)工程項(xiàng)目各參建單位的工程檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.工程技術(shù)部門和項(xiàng)目管理部門應(yīng)配合檔案管理部門做好工程檔案管理的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工程檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.工程文件材料的形成、積累、整理和歸檔情況。3.工程檔案的整理質(zhì)量和保管狀況。4.工程檔案的利用服務(wù)情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《工程