校友返校管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范校友返?；顒拥慕M織與管理，加強學校與校友之間的聯(lián)系與溝通，增進校友情誼，促進校友與學校的共同發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于所有校友返校參加各類活動的組織、接待及相關管理工作。（三）基本原則1.熱情友好原則：以熱情、周到的服務迎接校友返校，讓校友感受到母校的關懷與溫暖。2.安全有序原則：確保校友返?；顒悠陂g的人員安全、交通順暢、秩序良好，避免發(fā)生安全事故和混亂局面。3.規(guī)范高效原則：對校友返校活動的各項流程進行規(guī)范，提高工作效率，保證活動順利進行。4.尊重自愿原則：充分尊重校友的意愿，不強制要求校友參加活動，為校友提供多樣化的選擇。二、校友返?；顒拥慕M織與策劃（一）活動發(fā)起1.學校校友工作部門定期收集校友的需求和建議，根據校友反饋及學校發(fā)展需要，策劃校友返校活動。2.各學院、班級、校友分會等也可根據自身情況，向校友工作部門提出校友返校活動的發(fā)起申請，申請內容應包括活動主題、時間、地點、參與人員范圍、活動內容及預算等。（二）活動策劃1.校友工作部門對發(fā)起的活動申請進行審核，結合學校整體工作安排和資源情況，確定是否批準活動申請。對于批準的活動申請，組織相關人員進行詳細策劃。2.活動策劃應圍繞活動主題，設計豐富多樣的活動內容，如校友座談會、學術講座、校園參觀、文藝演出、體育比賽、捐贈儀式等，以滿足不同校友的興趣和需求。3.制定活動詳細日程安排，明確各項活動的時間、地點、參與人員及負責人等信息，確?；顒恿鞒叹o湊、有序。4.合理安排活動場地，根據活動規(guī)模和內容選擇合適的場所，如學校禮堂、會議室、教室、體育館、校園景點等，并提前做好場地布置和設備調試工作。5.做好活動宣傳工作，通過學校官網、校友網站、微信公眾號、校友群、短信等多種渠道發(fā)布校友返校活動通知，介紹活動詳情，吸引校友積極參與。（三）活動籌備1.成立活動籌備小組，明確小組成員的職責分工，確保各項籌備工作落實到人?；I備小組一般包括校友聯(lián)絡、活動組織、宣傳報道、后勤保障、安全保衛(wèi)等人員。2.校友聯(lián)絡人員負責與校友進行溝通聯(lián)系，確認校友返校信息，收集校友的特殊需求和建議，并及時反饋給籌備小組。3.活動組織人員按照活動策劃方案，準備活動所需的資料、道具、禮品等物資，組織排練文藝節(jié)目、安排體育比賽等活動項目。4.宣傳報道人員負責活動期間的新聞報道工作，通過文字、圖片、視頻等形式記錄活動精彩瞬間，及時發(fā)布在校內外媒體平臺上，擴大活動影響力。5.后勤保障人員做好活動期間的餐飲、住宿、交通等后勤服務工作，確保校友的生活需求得到滿足。提前與學校食堂、周邊酒店等合作單位溝通協(xié)調，確定服務標準和價格，并做好食品安全檢查等工作。6.安全保衛(wèi)人員制定安全保衛(wèi)方案，加強活動現(xiàn)場及周邊區(qū)域的安全巡邏，維護秩序，確保校友人身和財產安全。對活動場所進行安全檢查，消除安全隱患，配備必要的安全設施和應急救援設備。三、校友返校接待工作（一）接待準備1.根據校友返校人數(shù)和活動安排，確定接待人員名單，并做好培訓工作。接待人員應熟悉活動流程、學校情況及校友信息，具備良好的溝通能力和服務意識。2.在學校大門、校友報到點等顯著位置設置指示牌，引導校友順利到達活動場所。3.準備好校友報到所需的資料和物品，如校友通訊錄、活動日程表、紀念徽章、禮品等，并安排專人負責報到登記工作。4.在校內合適位置設置校友休息區(qū)，提供飲用水、茶點等服務，為校友提供舒適的休息環(huán)境。（二）報到接待1.校友到達學校后，接待人員在報到點熱情迎接，引導校友辦理報到手續(xù)，發(fā)放活動資料和物品。2.對校友進行身份核實，登記校友的基本信息、聯(lián)系方式、返校行程等，建立校友返校檔案。3.解答校友的疑問，為校友提供必要的幫助和指導，如介紹校園環(huán)境、活動安排、就餐地點等。（三）活動期間服務1.按照活動日程安排，組織校友有序參加各項活動?；顒蝇F(xiàn)場安排專人負責引導、簽到、維持秩序等工作，確?；顒禹樌M行。2.關注校友的需求和感受，及時為校友提供服務。如遇突發(fā)情況或校友提出特殊要求，應及時協(xié)調解決，并向籌備小組匯報。3.為校友提供攝影攝像服務，記錄校友返校的精彩瞬間，活動結束后將照片和視頻資料整理制作成紀念冊或光盤，贈送給校友留念。（四）送別安排1.活動結束后，安排專人負責送別校友。對于需要乘坐交通工具離開學校的校友，提前了解其返程信息，協(xié)助購買車票、機票等，并安排車輛將校友送至車站、機場等。2.向校友表達感謝之情，歡迎校友常回母?？纯矗３峙c母校的聯(lián)系與溝通。四、校友返?；顒拥陌踩芾恚ㄒ唬┌踩熑温鋵?.成立校友返?；顒影踩ぷ黝I導小組，由學校分管領導擔任組長，校友工作部門、保衛(wèi)部門、各學院等相關單位負責人為成員，全面負責活動期間的安全管理工作。2.明確各部門和人員的安全職責，簽訂安全責任書，將安全責任落實到具體崗位和個人。（二）安全教育與培訓1.對參與活動的工作人員進行安全教育培訓，使其熟悉安全規(guī)章制度和應急處置流程，提高安全意識和應急能力。2.在活動前，通過多種方式向校友宣傳安全注意事項，如發(fā)布安全提示信息、在活動資料中注明安全要求等，引導校友自覺遵守安全規(guī)定。（三）安全檢查與隱患排查1.在活動前，組織對活動場所及周邊環(huán)境進行全面的安全檢查，重點檢查消防設施、電氣設備、體育設施、食品衛(wèi)生等方面，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。2.對活動期間可能出現(xiàn)的安全風險進行評估，制定相應的應急預案，明確應急處置措施和責任分工。（四）現(xiàn)場安全管理1.在活動現(xiàn)場安排足夠的安全保衛(wèi)人員，加強巡邏和監(jiān)控，維護現(xiàn)場秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等事故。2.確?；顒訄鏊氖枭⑼ǖ罆惩o阻，設置明顯的疏散指示標志和應急照明設備。3.加強對活動現(xiàn)場的食品衛(wèi)生管理，嚴格審查餐飲服務單位的資質，監(jiān)督食品加工制作過程，確保食品安全。（五）應急處置1.制定完善的應急處置預案，明確各類突發(fā)事件的應急響應程序、處置措施和責任分工。2.成立應急救援隊伍，配備必要的應急救援設備和物資，如滅火器、急救箱、擔架等。3.在活動期間，保持應急通訊暢通，及時收集和傳遞安全信息。一旦發(fā)生突發(fā)事件，能夠迅速啟動應急預案，采取有效措施進行處置，并及時向上級主管部門報告。五、校友返?；顒拥呢攧展芾恚ㄒ唬╊A算編制1.校友返?；顒影l(fā)起部門或單位應根據活動策劃方案，編制詳細的活動預算。預算內容包括活動場地租賃、宣傳費用、資料印刷、禮品購置、餐飲住宿、交通費用、設備租賃、工作人員酬金等各項費用。2.預算編制應遵循合理、節(jié)約的原則，充分考慮活動的實際需求和學校的財務狀況，確保預算的準確性和可行性。（二）預算審批1.活動預算編制完成后，提交學校財務部門進行審核。財務部門根據學校財務制度和相關規(guī)定，對預算的合理性、合規(guī)性進行審查，并提出審核意見。2.經財務部門審核通過的預算，報學校分管領導審批。學校分管領導根據活動的重要性、必要性及預算情況，做出審批決定。（三）經費使用1.校友返?；顒咏涃M應嚴格按照批準的預算執(zhí)行，?？顚Ｓ茫坏蒙米詳U大開支范圍或提高開支標準。2.經費使用應遵循財務報銷制度，憑合法有效的票據進行報銷。報銷票據應注明用途、金額、日期等信息，并由經手人、證明人、審批人簽字后方可報銷。3.活動結束后，由活動發(fā)起部門或單位負責整理經費收支情況，編制經費決算報告，報學校財務部門審核備案。（四）財務監(jiān)督1.學校財務部門負責對校友返?；顒咏涃M的使用情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對經費支出進行審查，確保經費使用合規(guī)、合理。2.學校審計部門可根據需要對校友返?；顒咏涃M進行專項審計，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。六、校友返?；顒拥男麄鞴ぷ鳎ㄒ唬┬麄髂繕送ㄟ^多種渠道和形式，廣泛宣傳校友返校活動，提高活動的知曉度和參與度，展示學校的發(fā)展成就和校友風采，增強校友對母校的認同感和歸屬感。（二）宣傳內容1.活動主題、時間、地點、內容及參與方式等基本信息。2.學校的發(fā)展歷程、辦學成就、師資力量、學科建設等方面的情況。3.優(yōu)秀校友的先進事跡和成功經驗。4.活動期間的精彩瞬間和感人故事。（三）宣傳渠道1.學校官網：在學校官網首頁設置校友返?；顒訉ｎ}頁面，發(fā)布活動通知、新聞報道、校友風采展示等內容，并通過學校官網的微信公眾號、微博等新媒體平臺進行推送。2.校友網站：在校友網站開設校友返?；顒訉?，及時更新活動信息，方便校友查詢和了解。3.微信公眾號：利用學校微信公眾號定期發(fā)布校友返?；顒酉嚓P文章、圖片、視頻等內容，吸引校友關注，并通過微信朋友圈分享擴大活動影響力。4.校友群：通過各年級、班級、校友分會等校友群發(fā)布活動通知和信息，鼓勵校友積極參與活動，并組織校友在群內交流互動。5.短信平臺：向校友發(fā)送手機短信，告知校友返?；顒酉嚓P信息，提醒校友按時參加活動。6.媒體合作：與校外媒體建立合作關系，邀請媒體記者對校友返?；顒舆M行報道，擴大活動的社會影響力。（四）宣傳實施1.宣傳工作由學校宣傳部門和校友工作部門共同負責組織實施。宣傳部門負責制定宣傳方案，協(xié)調媒體資源，進行新聞報道的策劃和撰寫；校友工作部門負責提供校友信息和活動素材，協(xié)助宣傳部門開展宣傳工作。2.在活動籌備階段，提前啟動宣傳工作，按照宣傳方案有計劃地發(fā)布活動信息，營造良好的宣傳氛圍。3.活動期間，安排專人負責宣傳報道工作，及時收集活動現(xiàn)場的照片、視頻、文字資料等素材，撰寫新聞稿件，通過各種宣傳渠道進行發(fā)布，實時報道活動進展情況和精彩瞬間。4.活動結束后，對活動宣傳工作進行總結評估，分析宣傳效果，總結經驗教訓，為今后的校友返校活動宣傳工作提供參考。七、校友返?；顒拥臋n案管理（一）檔案收集1.校友返?；顒悠陂g，各相關部門和人員應及時收集活動過程中形成的各類文件、資料、照片、視頻等檔案材料，并進行整理分類。2.檔案材料應包括活動策劃方案、活動通知、校友報到登記表、活動日程安排、活動現(xiàn)場照片和視頻、校友發(fā)言材料、新聞報道稿件、經費收支憑證等。（二）檔案整理1.對收集到的檔案材料進行整理，按照檔案管理的相關規(guī)定，進行分類、編號、編目等工作，確保檔案材料的完整性和規(guī)范性。2.檔案分類可根據活動階段、內容、載體等因素進行，如分為活動籌備檔案、活動實施檔案、活動總結檔案等。每個類別下再根據具體內容進行細分，如活動實施檔案可分為校友接待檔案、活動現(xiàn)場檔案、安全管理檔案、宣傳報道檔案等。3.檔案編號應按照一定的規(guī)則進行，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編目應包括檔案的題名、編號、日期、來源、保管期限等信息，編制檔案目錄。（三）檔案保管1.將整理好的校友返?；顒訖n案移交學校檔案館或校友工作部門指定的檔案保管機構進行保管。檔案保管機構應具備良好的保管條件，確保檔案的安全和完整。2.按照檔案保管期限的規(guī)定，對校友返校活動檔案進行分類保管。檔案保管期限一般分為永久、長期和短期，根據檔案的重要性和價值確定保管期限。3.建立檔案保管制度，定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應做好備份工作，防止數(shù)據丟失。（四）檔案利用1.建立校友返?；顒訖n案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和審批權限。檔案利用應遵循保密原則，確保