樣品發(fā)放管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品發(fā)放的管理，規(guī)范樣品發(fā)放流程，確保樣品發(fā)放的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有樣品的發(fā)放管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測(cè)、市場(chǎng)推廣、客戶試用等用途的樣品。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：樣品發(fā)放必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保發(fā)放的樣品信息準(zhǔn)確無誤，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象等。3.及時(shí)性原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成樣品發(fā)放工作，滿足相關(guān)業(yè)務(wù)需求。4.安全性原則：保障樣品在發(fā)放過程中的質(zhì)量安全，防止樣品損壞、變質(zhì)或丟失。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.根據(jù)工作需要，填寫樣品發(fā)放申請(qǐng)單，詳細(xì)注明樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放原因及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.負(fù)責(zé)與樣品接收方溝通協(xié)調(diào)，確保樣品順利交接，并跟蹤樣品的使用情況和歸還情況。（二）樣品管理部門1.負(fù)責(zé)樣品的存儲(chǔ)、保管，確保樣品質(zhì)量穩(wěn)定、數(shù)量準(zhǔn)確。2.審核業(yè)務(wù)部門提交的樣品發(fā)放申請(qǐng)單，對(duì)申請(qǐng)的合理性和必要性進(jìn)行評(píng)估。3.根據(jù)審核通過的申請(qǐng)單，組織樣品發(fā)放工作，確保發(fā)放過程符合規(guī)定流程。4.定期盤點(diǎn)樣品庫存，核對(duì)賬目，確保賬實(shí)相符。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)樣品發(fā)放涉及的費(fèi)用進(jìn)行核算和管理。2.根據(jù)樣品發(fā)放申請(qǐng)單和相關(guān)審批文件，辦理費(fèi)用報(bào)銷或收款手續(xù)。（四）審批部門根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，對(duì)樣品發(fā)放申請(qǐng)進(jìn)行審批，確保樣品發(fā)放符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。三、樣品發(fā)放流程（一）申請(qǐng)1.業(yè)務(wù)部門如需發(fā)放樣品，應(yīng)提前填寫樣品發(fā)放申請(qǐng)單。申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確地填寫各項(xiàng)信息，不得涂改。2.申請(qǐng)單需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)、合理。（二）審核1.樣品管理部門收到申請(qǐng)單后，應(yīng)立即對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核要點(diǎn)包括：申請(qǐng)?jiān)蚴欠窈侠?，是否符合公司業(yè)務(wù)需求。樣品信息是否準(zhǔn)確，與庫存記錄是否一致。發(fā)放對(duì)象是否明確，是否符合相關(guān)規(guī)定。預(yù)計(jì)歸還時(shí)間是否合理。2.對(duì)于審核通過的申請(qǐng)單，樣品管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；對(duì)于審核不通過的申請(qǐng)單，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，說明原因，并要求其修改或補(bǔ)充相關(guān)信息。（三）審批1.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，將審核通過的申請(qǐng)單提交相應(yīng)的審批部門審批。2.審批部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批工作，并簽署審批意見。如同意發(fā)放，簽字確認(rèn)；如不同意發(fā)放，應(yīng)詳細(xì)說明理由。（四）發(fā)放1.樣品管理部門根據(jù)審批通過的申請(qǐng)單，安排樣品發(fā)放。發(fā)放時(shí)應(yīng)核對(duì)樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保與申請(qǐng)單一致。2.對(duì)于需要包裝的樣品，應(yīng)進(jìn)行妥善包裝，確保樣品在運(yùn)輸過程中不受損壞。3.樣品發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫樣品發(fā)放登記表，詳細(xì)記錄發(fā)放日期、發(fā)放對(duì)象、樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)取人簽字等信息。發(fā)放登記表應(yīng)一式兩份，一份由樣品管理部門留存，一份交業(yè)務(wù)部門存檔。（五）交接1.樣品發(fā)放后，樣品管理部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，安排樣品交接事宜。交接時(shí)，雙方應(yīng)在樣品交接清單上簽字確認(rèn)，明確樣品的交接情況。2.對(duì)于需要郵寄的樣品，樣品管理部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并確保樣品包裝完好、運(yùn)輸安全。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)將快遞單號(hào)告知業(yè)務(wù)部門，以便其跟蹤物流信息。（六）跟蹤與歸還1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤樣品的使用情況和歸還情況。如發(fā)現(xiàn)樣品在使用過程中出現(xiàn)問題或未按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)與樣品接收方溝通，并向樣品管理部門反饋。2.樣品接收方應(yīng)按照約定的時(shí)間和方式歸還樣品。歸還的樣品應(yīng)保證質(zhì)量完好、數(shù)量準(zhǔn)確。如樣品有損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。3.樣品管理部門在收到歸還的樣品后，應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，在樣品發(fā)放登記表上注明歸還日期，并將樣品入庫保管。四、樣品庫存管理（一）庫存盤點(diǎn)1.樣品管理部門應(yīng)定期對(duì)樣品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為[具體盤點(diǎn)周期，如每月/每季度]。2.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息，并與庫存賬目進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。（二）庫存保管1.樣品應(yīng)存放在專門的倉庫或存儲(chǔ)區(qū)域，確保存放環(huán)境符合樣品的保管要求。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)條件要求的樣品，如溫度、濕度、光照等，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管。2.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保樣品安全。3.樣品應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立樣品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的出入庫情況。（三）庫存預(yù)警1.樣品管理部門應(yīng)根據(jù)樣品的使用頻率、庫存周轉(zhuǎn)率等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)貨申請(qǐng)。2.對(duì)于長期積壓或不再使用的樣品，樣品管理部門應(yīng)定期清理，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。處理方式包括報(bào)廢、捐贈(zèng)、回收等，處理過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。五、樣品費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)樣品發(fā)放涉及的費(fèi)用進(jìn)行核算。費(fèi)用核算應(yīng)包括樣品成本、包裝費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、郵寄費(fèi)用等。2.對(duì)于免費(fèi)提供的樣品，應(yīng)按照公司規(guī)定的成本核算方法計(jì)算樣品成本，并在財(cái)務(wù)賬目中進(jìn)行相應(yīng)記錄。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在樣品發(fā)放后，及時(shí)整理相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷憑證，并按照公司財(cái)務(wù)制度的要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單。2.費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)附樣品發(fā)放申請(qǐng)單、審批文件、發(fā)票等相關(guān)資料，確保報(bào)銷內(nèi)容真實(shí)、合法、有效。3.財(cái)務(wù)部門收到費(fèi)用報(bào)銷單后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核通過后，按照公司規(guī)定的流程進(jìn)行報(bào)銷付款。（三）費(fèi)用控制1.公司應(yīng)建立樣品費(fèi)用預(yù)算管理制度，對(duì)樣品發(fā)放涉及的費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算控制。業(yè)務(wù)部門在申請(qǐng)樣品發(fā)放時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)，經(jīng)審批后納入公司預(yù)算管理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)樣品費(fèi)用的支出情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用超支，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，查找原因，并采取措施進(jìn)行控制。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)樣品發(fā)放管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查樣品發(fā)放流程是否合規(guī)、庫存管理是否規(guī)范、費(fèi)用核算是否準(zhǔn)確等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查樣品管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)樣品發(fā)放工作的日常檢查，確保發(fā)放過程符合規(guī)定流程。檢查內(nèi)容包括申請(qǐng)單填寫是否規(guī)范、審核審批手續(xù)是否齊全、樣品發(fā)放是否準(zhǔn)確及時(shí)、庫存管理是否到位等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)糾正，并記錄在案。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、責(zé)令整改、解除勞動(dòng)合同等。對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的賠