鎮(zhèn)政府文件管理制度一、總則（一）目的為加強鎮(zhèn)政府文件管理，確保文件的規(guī)范起草、準確傳遞、妥善保管和有效利用，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)政府各部門、各辦公室及全體工作人員在文件處理過程中的各項活動。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應嚴格遵循國家法律法規(guī)、政策要求及公文格式標準，確保文件內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：文件處理應注重時效性，做到及時起草、及時審核、及時印發(fā)、及時傳遞，避免拖延積壓，確保工作的順利開展。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，加強文件的保密管理，防止文件泄露、丟失或被篡改，確保文件信息安全。4.精簡實用原則：文件應注重內(nèi)容的針對性和實用性，精簡文件篇幅，避免冗長繁瑣，切實提高文件質(zhì)量和工作效能。二、文件分類與編號（一）文件分類1.上行文：主要包括向上級黨委、政府及相關(guān)部門報送的請示、報告等。2.下行文：主要包括鎮(zhèn)政府發(fā)布的決定、通知、通報、意見、批復等。3.平行文：主要包括與其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項時使用的函等。4.內(nèi)部文件：主要包括鎮(zhèn)政府內(nèi)部工作安排、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號1.鎮(zhèn)政府文件編號采用“[年份]+鎮(zhèn)政發(fā)+序號”的格式，例如：[20XX]鎮(zhèn)政發(fā)第XX號。2.上行文編號采用“[年份]+鎮(zhèn)政報+序號”的格式，例如：[20XX]鎮(zhèn)政報第XX號。3.平行文編號采用“[年份]+鎮(zhèn)政函+序號”的格式，例如：[20XX]鎮(zhèn)政函第XX號。4.內(nèi)部文件編號采用“[年份]+鎮(zhèn)政內(nèi)+序號”的格式，例如：[20XX]鎮(zhèn)政內(nèi)第XX號。三、文件起草（一）起草要求1.主題明確：文件應圍繞一個中心主題展開，內(nèi)容簡潔明了，重點突出，避免主題分散。2.依據(jù)充分：起草文件應依據(jù)國家法律法規(guī)、政策規(guī)定及鎮(zhèn)政府的工作部署，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。3.結(jié)構(gòu)合理：文件應結(jié)構(gòu)嚴謹，層次分明，邏輯連貫，符合公文的格式要求。4.語言規(guī)范：文件語言應準確、簡潔、平實、莊重，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。（二）起草流程1.承辦部門負責文件的起草工作，明確文件起草人。起草人應深入調(diào)查研究，廣泛收集資料，認真分析問題，提出切實可行的意見和建議。2.文件起草完成后，起草人應填寫《鎮(zhèn)政府文件起草審批表》，詳細說明文件的起草背景、目的、主要內(nèi)容、涉及部門及相關(guān)政策依據(jù)等，并提交本部門負責人審核。3.部門負責人應對文件的內(nèi)容、格式、語言等進行全面審核，提出修改意見和建議。審核通過后，在《鎮(zhèn)政府文件起草審批表》上簽署意見并簽字。四、文件審核（一）審核原則1.合法性審核：審核文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策規(guī)定及鎮(zhèn)政府的工作要求。2.規(guī)范性審核：審核文件格式是否規(guī)范，語言表達是否準確、簡潔、平實、莊重。3.協(xié)調(diào)性審核：審核文件涉及的政策措施、工作部署等是否與其他相關(guān)文件相協(xié)調(diào)，是否存在矛盾沖突。4.可行性審核：審核文件提出的工作目標、任務、措施等是否切實可行，是否具備可操作性。（二）審核流程1.文件起草部門將填寫好的《鎮(zhèn)政府文件起草審批表》及文件初稿一并送鎮(zhèn)政府辦公室審核。2.鎮(zhèn)政府辦公室安排專人對文件進行審核，審核人員應認真對照審核原則，對文件的各個方面進行細致審查。審核過程中，可根據(jù)需要與起草部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見和建議。3.審核人員審核完畢后，在《鎮(zhèn)政府文件起草審批表》上簽署審核意見并簽字。如文件需要修改，應明確提出修改要求，退回起草部門進行修改。起草部門修改完成后，再次送鎮(zhèn)政府辦公室審核，直至審核通過。五、文件簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.鎮(zhèn)政府發(fā)布的決定、通知、通報、意見等重要文件，由鎮(zhèn)長簽發(fā)。2.上行文由鎮(zhèn)長或受鎮(zhèn)長委托的副鎮(zhèn)長簽發(fā)。3.平行文由鎮(zhèn)政府分管領(lǐng)導簽發(fā)。4.內(nèi)部文件由鎮(zhèn)政府辦公室主任或受辦公室主任委托的副主任簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.文件審核通過后，起草部門將《鎮(zhèn)政府文件起草審批表》及文件定稿送鎮(zhèn)政府辦公室。2.鎮(zhèn)政府辦公室根據(jù)文件的簽發(fā)權(quán)限，呈送相應領(lǐng)導簽發(fā)。領(lǐng)導簽發(fā)時，應認真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見和姓名，并注明簽發(fā)日期。六、文件印發(fā)（一）印發(fā)準備1.鎮(zhèn)政府辦公室根據(jù)領(lǐng)導簽發(fā)的文件，對文件格式進行最終確認，確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。2.對文件內(nèi)容進行排版，調(diào)整字體、字號、行距、頁邊距等，使文件版面整潔、美觀。3.對文件進行編號、登記，填寫《鎮(zhèn)政府文件印發(fā)登記表》，詳細記錄文件的名稱、文號、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等信息。（二）印發(fā)流程1.鎮(zhèn)政府辦公室將排版后的文件送文印室印刷。文印室應嚴格按照文件格式要求進行印刷，確保印刷質(zhì)量清晰、準確。2.文件印刷完成后，鎮(zhèn)政府辦公室對印刷份數(shù)進行核對，無誤后加蓋鎮(zhèn)政府印章。3.根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放登記工作。發(fā)放登記應注明文件的領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人姓名、領(lǐng)取日期等信息。七、文件傳遞與歸檔（一）文件傳遞1.鎮(zhèn)政府辦公室負責文件的傳遞工作，確保文件及時、準確地送達相關(guān)部門和人員。2.文件傳遞可采用專人送達、機要交換、電子郵件等方式。重要文件應采用專人送達的方式，確保文件安全。3.文件傳遞過程中，應做好交接登記工作，明確文件的交接時間、交接人姓名等信息。交接登記應采用書面形式，并由交接雙方簽字確認。（二）文件歸檔1.鎮(zhèn)政府各部門應在文件辦理完畢后，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、排列有序。2.文件歸檔時，應填寫《鎮(zhèn)政府文件歸檔登記表》，詳細記錄文件的名稱、文號、日期、來源、去向等信息。3.鎮(zhèn)政府辦公室負責對各部門的文件歸檔情況進行定期檢查和指導，確保文件歸檔工作規(guī)范、有序。4.歸檔文件應按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行保管，確保文件的安全和完整。檔案管理人員應定期對檔案進行整理、清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、文件借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱鎮(zhèn)政府文件的，須填寫《鎮(zhèn)政府文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.鎮(zhèn)政府辦公室對《鎮(zhèn)政府文件借閱申請表》進行審核，審核通過后，將借閱文件提供給借閱人，并做好借閱登記工作。借閱登記應注明借閱人姓名、部門、借閱文件名稱、文號、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應妥善保管借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。如因工作需要復印文件，須經(jīng)鎮(zhèn)政府辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。逾期未還的，鎮(zhèn)政府辦公室應及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應的處理。（二）查閱1.鎮(zhèn)政府各部門因工作需要查閱本部門歸檔文件的，可直接到鎮(zhèn)政府辦公室檔案查閱室查閱。查閱時，應填寫《鎮(zhèn)政府文件查閱登記表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息。2.外單位因工作需要查閱鎮(zhèn)政府文件的，須持單位介紹信，經(jīng)鎮(zhèn)政府辦公室主任批準后，方可查閱。查閱時，應按照鎮(zhèn)政府辦公室的要求進行登記，并在指定地點查閱。查閱人不得擅自將文件帶出查閱室。3.查閱文件時，應愛護文件，不得在文件上涂改、標記、污損。如需摘錄、復印文件內(nèi)容，須經(jīng)鎮(zhèn)政府辦公室同意，并按照規(guī)定進行登記。九、文件保密與銷毀（一）保密1.鎮(zhèn)政府工作人員應嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應妥善保管，不得泄露。2.文件在起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔等過程中，應采取必要的保密措施，確保文件信息安全。如文件在處理過程中需要使用加密設備或軟件的，應按照規(guī)定進行操作。3.嚴禁將涉密文件帶回家中或公共場所，嚴禁在非涉密計算機上處理涉密文件。如因工作需要在非涉密計算機上處理涉密文件的，須經(jīng)鎮(zhèn)政府辦公室批準，并采取必要的保密措施。（二）銷毀1.鎮(zhèn)政府文件具有下列情形之一的，應當予以銷毀：已超過保管期限且無留存價值的；因工作失誤或其他原因造成的重復發(fā)文、錯誤發(fā)文且已明確不需要留存的；涉密文件解密后不再具有保密價值的；其他需要銷毀的文件。2.文件銷毀前，由鎮(zhèn)政府辦公室對擬銷毀文件進行清理、登記，填寫《鎮(zhèn)政府文件銷毀申請表》，注明文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并報鎮(zhèn)政府分管領(lǐng)導批準。3.經(jīng)批準后，鎮(zhèn)政府辦公室指定專人負