廣告企業(yè)合同管理制度一、總則1.目的為加強廣告企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護企業(yè)合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門對外簽訂的各類廣告業(yè)務合同、合作協(xié)議、采購合同等涉及經(jīng)濟往來的合同。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致，明確各自的權利和義務。公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，不得損害任何一方的合法權益。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責1.合同管理部門及職責法務部負責合同文本的合法性審查，對合同條款是否符合法律法規(guī)進行把關。參與重大合同的談判、起草工作，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，代表公司參與訴訟、仲裁等法律程序。業(yè)務部門負責合同的前期洽談、意向溝通，收集對方的主體資格、資信狀況等相關信息。負責合同的起草、修訂工作，確保合同條款符合業(yè)務需求和公司利益。負責合同的履行跟蹤，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負責與合同相對方的溝通協(xié)調(diào)，反饋合同履行情況。財務部參與合同的審核，對合同涉及的財務條款進行審查，提出財務風險防控建議。負責合同款項的收付管理，確保資金安全，及時核對賬目。協(xié)助處理合同糾紛中的財務問題，提供財務數(shù)據(jù)支持。行政部負責合同檔案的建立、保管和歸檔工作，確保合同資料的完整性和安全性。協(xié)助業(yè)務部門辦理合同簽訂所需的印章使用、授權委托等手續(xù)。2.各部門協(xié)作要求各部門應密切配合，按照職責分工共同做好合同管理工作。業(yè)務部門在合同簽訂前應及時將合同草案提交相關部門審核，各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核并反饋意見。對于重大合同或復雜合同，業(yè)務部門應組織法務部、財務部等相關部門進行聯(lián)合評審，充分聽取各部門意見，確保合同風險可控。在合同履行過程中，業(yè)務部門應及時向相關部門通報合同履行情況，涉及重大問題或風險的，應共同研究解決方案。三、合同簽訂管理1.合同主體資格審查業(yè)務部門在簽訂合同前，應對合同相對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進行審查。要求對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、授權委托書等相關證明文件，并留存復印件。通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)等渠道查詢對方的信用記錄，核實其是否存在違法違規(guī)行為或不良信用記錄。2.合同文本起草與審核合同文本原則上由業(yè)務部門負責起草。起草合同應使用規(guī)范的格式和語言，明確雙方的權利和義務、合同標的、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。合同草案完成后，業(yè)務部門應提交法務部進行合法性審查。法務部應重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，對審查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出修改意見。財務部對合同涉及的財務條款進行審查，包括付款方式、結算周期、發(fā)票開具等，確保財務操作的合規(guī)性和資金安全。各部門審核通過后的合同草案，由業(yè)務部門根據(jù)審核意見進行修改完善，形成正式合同文本。3.合同簽訂流程合同文本經(jīng)審核通過后，業(yè)務部門應與合同相對方進行溝通，協(xié)商一致后簽訂合同。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，由法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司合同專用章。簽訂合同前，業(yè)務部門應填寫《合同審批表》，詳細說明合同簽訂的背景、目的、主要條款等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人、分管領導審批后，提交法務部審核。法務部審核通過后，報總經(jīng)理審批。對于重大合同或涉及金額較大的合同，需經(jīng)公司董事會或股東會審議通過后簽訂。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本送行政部、財務部等相關部門存檔。四、合同履行管理1.合同履行跟蹤業(yè)務部門負責合同履行的跟蹤管理，指定專人負責跟進合同的執(zhí)行情況，及時掌握合同履行進度。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方未按照合同約定履行義務，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改，并將相關情況記錄在案。對于可能影響合同履行的重大事項或風險，業(yè)務部門應及時向部門負責人、分管領導匯報，并會同相關部門研究制定應對措施。2.合同變更管理合同履行過程中如需變更合同條款，業(yè)務部門應與合同相對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議的簽訂流程與原合同簽訂流程相同，需經(jīng)相關部門審核、審批。業(yè)務部門應及時將合同變更情況通知行政部、財務部等相關部門，確保各部門掌握合同變更后的信息。3.合同解除管理在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務部門應及時與合同相對方協(xié)商解除合同，并簽訂書面的合同解除協(xié)議。合同解除協(xié)議應明確解除的原因、雙方的權利義務、善后處理等事項。合同解除后，業(yè)務部門應及時清理合同履行過程中的相關資料，辦理款項結算、資產(chǎn)交接等手續(xù)，并將合同解除情況通知行政部、財務部等相關部門。五、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同管理，嚴格按照合同簽訂流程和履行要求操作，確保合同的合法性、有效性和可操作性。定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取措施加以防范。加強與合同相對方的溝通協(xié)調(diào)，保持良好的合作關系，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理流程合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)資料，分析糾紛原因，提出初步解決方案，并向部門負責人匯報。部門負責人應組織相關人員研究討論解決方案，必要時會同法務部、財務部等相關部門進行分析論證。對于糾紛事項，如雙方能夠協(xié)商解決的，業(yè)務部門應積極與對方協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。協(xié)商過程中應注意保留相關證據(jù)，確保協(xié)商結果具有法律效力。如協(xié)商不成，業(yè)務部門應及時將糾紛情況告知法務部，由法務部根據(jù)具體情況決定是否通過訴訟、仲裁等法律途徑解決。在糾紛處理過程中，業(yè)務部門應積極配合法務部開展工作，提供必要的協(xié)助和支持，及時向公司領導匯報糾紛處理進展情況。六、合同檔案管理1.檔案建立行政部負責合同檔案的建立工作。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本、相關附件、審批表、往來函件等資料整理齊全，移交行政部歸檔。行政部應按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同檔案目錄，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。定期對合同檔案進行檢查和清理，確保檔案資料的完好無損。對于超過保管期限或已無保存價值的合同檔案，應按照公司檔案管理制度的規(guī)定進行銷毀處理。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，查閱人應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人審批后，到行政部辦理查閱手續(xù)。行政部應指定專人負責檔案查閱工作，查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱過程中應注意保護檔案資料，不得涂改、損壞、丟失檔案。查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還行政部，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。七、合同監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司建立合同監(jiān)督檢查制度，定期對合同管理情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，合同檔案管理情況等。法務部負責對合同管理的合法性進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。審計部門負責對合同的簽訂、履行及資金收付等情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為依法依規(guī)進行處理。2.考核辦法制定合同管理考核指標，將合同管理工作納入各部門及相關人員的績效考核體系?？己酥笜税ê贤炗喌募皶r性、準確性，合同履行的合規(guī)性、有效性，