消防專項(xiàng)檔案管理制度及表格集引言為規(guī)范本單位消防安全管理，確保消防專項(xiàng)檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性和安全性，充分發(fā)揮消防檔案在消防安全管理中的基礎(chǔ)作用，依據(jù)相關(guān)消防法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，特制定本制度。本制度及配套表格集旨在為消防安全管理提供可追溯、可查驗(yàn)的依據(jù)，促進(jìn)消防安全工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。第一章總則1.1目的依據(jù)為加強(qiáng)和規(guī)范本單位消防專項(xiàng)檔案管理，保障單位消防安全，根據(jù)《中華人民共和國(guó)消防法》、《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門、各區(qū)域的消防專項(xiàng)檔案的建立、收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等管理工作。1.3工作原則消防專項(xiàng)檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范、安全保密、便于利用”的原則。1.4責(zé)任主體單位消防安全責(zé)任人對(duì)本單位消防專項(xiàng)檔案管理工作負(fù)總責(zé)，消防安全管理人具體負(fù)責(zé)組織實(shí)施。各部門負(fù)責(zé)人為本部門消防檔案管理的直接責(zé)任人，指定專人（消防檔案管理員）負(fù)責(zé)本部門相關(guān)消防檔案的收集、整理、移交和保管。第二章檔案的收集與形成2.1檔案內(nèi)容分類消防專項(xiàng)檔案主要包括以下類別：1.基礎(chǔ)類檔案：?jiǎn)挝换厩闆r、消防審批文件、消防安全管理制度、消防安全操作規(guī)程等。2.消防安全管理類檔案：消防安全組織架構(gòu)、人員職責(zé)、消防安全培訓(xùn)、防火巡查檢查記錄、火災(zāi)隱患整改記錄、消防值班記錄、用火用電用氣安全管理等。3.消防設(shè)施器材類檔案：建（構(gòu)）筑物消防設(shè)計(jì)、消防設(shè)施（系統(tǒng)）臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告、滅火器配置及檢查維護(hù)記錄等。4.滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案及演練類檔案：滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案文本、演練記錄、影像資料等。5.其他重要檔案：與消防安全相關(guān)的法律文書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要、火災(zāi)事故調(diào)查處理資料等。2.2收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門消防檔案材料的及時(shí)收集。檔案材料的收集應(yīng)做到：*及時(shí)性：各項(xiàng)消防安全活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集齊全。*真實(shí)性：檔案材料必須真實(shí)反映實(shí)際情況，不得弄虛作假。*完整性：確保每份檔案材料的各項(xiàng)要素齊全，手續(xù)完備。*規(guī)范性：檔案材料的格式、書(shū)寫、簽署等應(yīng)符合本制度及相關(guān)規(guī)范要求。第三章檔案的整理與歸檔3.1整理原則檔案整理應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。3.2分類編號(hào)檔案應(yīng)按照本制度2.1條規(guī)定的類別進(jìn)行分類。每大類下可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置子類。檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)科學(xué)合理，便于識(shí)別和檢索。3.3排列與編目同類別、同子類的檔案材料應(yīng)按照形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行有序排列。應(yīng)編制檔案目錄，包括總目錄、分類目錄和卷內(nèi)目錄，目錄信息應(yīng)包含檔案編號(hào)、名稱、形成日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等。3.4裝訂與裝盒歸檔的文件材料應(yīng)去除金屬物，對(duì)破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。裝訂應(yīng)整齊牢固，采用符合檔案保管要求的裝訂材料。裝訂成冊(cè)的檔案應(yīng)裝入規(guī)范的檔案盒，并在盒內(nèi)放置備考表，在盒脊標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、名稱、起止日期等信息。3.5歸檔時(shí)限日常性管理記錄（如巡查記錄、檢查記錄等）應(yīng)按月或季度整理歸檔；專項(xiàng)活動(dòng)（如培訓(xùn)、演練、檢測(cè)等）檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔；其他具有長(zhǎng)期性保存價(jià)值的檔案，應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)整理歸檔。第四章檔案的保管與存儲(chǔ)4.1保管條件檔案保管場(chǎng)所應(yīng)符合防火、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防高溫、防光、防塵等要求。配備必要的檔案裝具和防護(hù)設(shè)備。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞和信息丟失。4.2保管期限消防專項(xiàng)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。*永久保管：如單位消防審批文件、重要的消防設(shè)施竣工圖、重大火災(zāi)事故資料等。*長(zhǎng)期保管：一般為十五年至五十年，如消防安全管理制度、消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案等。*短期保管：一般為五年至十五年，如日常巡查記錄、培訓(xùn)簽到表（重復(fù)培訓(xùn)的基礎(chǔ)信息永久，單次簽到可短期）等。具體保管期限可根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值確定。4.3庫(kù)房管理檔案庫(kù)房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，建立出入庫(kù)登記制度。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。4.4電子檔案管理電子檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。對(duì)電子檔案的修改、刪除等操作應(yīng)留有痕跡。第五章檔案的利用與查閱5.1利用范圍消防專項(xiàng)檔案主要為本單位消防安全管理工作提供依據(jù)和服務(wù)。相關(guān)部門因工作需要可以查閱相關(guān)檔案。5.2查閱手續(xù)查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)。本單位內(nèi)部人員查閱一般檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意；查閱重要檔案或外單位人員查閱檔案，須經(jīng)單位消防安全管理人或消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)。查閱時(shí)應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》。5.3利用要求查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、拍攝、摘錄檔案內(nèi)容。檔案原則上不得帶出檔案保管場(chǎng)所，確因工作需要借出的，須經(jīng)單位消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。5.4保密原則查閱和利用檔案時(shí)，必須遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定和本單位保密制度，不得泄露檔案中的涉密信息和敏感信息。第六章檔案的鑒定與銷毀6.1鑒定組織對(duì)于已到保管期限的檔案，由檔案管理部門會(huì)同消防安全管理部門組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。6.2鑒定程序鑒定小組應(yīng)對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，提出繼續(xù)保管、銷毀或延長(zhǎng)保管期限的意見(jiàn)，并形成鑒定報(bào)告，報(bào)單位消防安全責(zé)任人審批。6.3銷毀規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在檔案銷毀前應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，銷毀后在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期和方式。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。具有永久保存價(jià)值或雖已到保管期限但仍有查考價(jià)值的檔案，應(yīng)重新整理后繼續(xù)保管。第七章監(jiān)督與責(zé)任7.1監(jiān)督檢查單位消防安全管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門消防檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。7.2責(zé)任追究對(duì)在檔案收集、整理、保管、利用等工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)顯著的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)玩忽職守、違反本制度規(guī)定，造成檔案材料失真、損毀、丟失或泄密的，應(yīng)視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第八章附則8.1制度修訂本制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化和單位實(shí)際情況需要進(jìn)行修訂時(shí)，由單位消防安全管理部門提出修訂意見(jiàn)，報(bào)單位消防安全責(zé)任人批準(zhǔn)后實(shí)施。8.2解釋權(quán)本制度由本單位消防安全管理部門負(fù)責(zé)解釋。8.3生效日期本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。---消防專項(xiàng)檔案管理表格集表格一：消防安全巡查記錄表序號(hào)巡查日期巡查時(shí)間巡查部位/區(qū)域巡查內(nèi)容(可附檢查項(xiàng)清單)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題處理情況巡查人簽字備注:---:-------:-------:------------:-----------------------:-------:-------:---------:---表格二：消防安全檢查記錄表檢查日期檢查時(shí)間檢查組織部門/人員檢查范圍/對(duì)象檢查依據(jù)檢查情況記錄(可附詳細(xì)檢查表)發(fā)現(xiàn)隱患問(wèn)題及編號(hào)整改要求責(zé)任部門責(zé)任人整改期限復(fù)查情況復(fù)查人備注:-------:-------:----------------:------------:-------:---------------------------:-----------------:-------:-------:-----:-------:-------:-----:---表格三：火災(zāi)隱患整改通知書(shū)(存根聯(lián)/回執(zhí)聯(lián))(通知書(shū)正文)[責(zé)任部門/責(zé)任人]：根據(jù)[檢查日期]的消防安全檢查，發(fā)現(xiàn)你部門/區(qū)域存在以下火災(zāi)隱患：1.隱患描述及編號(hào)：2.隱患描述及編號(hào)：...依據(jù)《中華人民共和國(guó)消防法》及本單位消防安全管理制度，現(xiàn)責(zé)令你部門/區(qū)域：*立即采取措施：*于[整改期限]前完成以下整改：1.整改內(nèi)容：2.整改內(nèi)容：...請(qǐng)將整改情況于[反饋期限]前書(shū)面報(bào)送至[接收部門]。簽發(fā)部門：簽發(fā)人：簽發(fā)日期：(回執(zhí)聯(lián))[簽發(fā)部門]：你部門于[簽發(fā)日期]發(fā)出的《火災(zāi)隱患整改通知書(shū)》（編號(hào)：）已收悉。我部門/區(qū)域?qū)凑找笳J(rèn)真組織整改，并按時(shí)反饋整改情況。簽收部門/責(zé)任人：簽收日期：表格四：消防安全培訓(xùn)記錄表培訓(xùn)日期培訓(xùn)時(shí)間培訓(xùn)地點(diǎn)培訓(xùn)主題/內(nèi)容培訓(xùn)講師組織部門參加人員簽到(姓名/部門/職務(wù)/簽字)培訓(xùn)方式(授課/演練/觀看視頻等)考核方式及結(jié)果培訓(xùn)資料名稱備注:-------:-------:-------:------------:-------:-------:--------------------------------:------------------------------:-------------:-----------:---表格五：滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練記錄表演練日期演練時(shí)間演練地點(diǎn)預(yù)案名稱/版本演練類型(桌面/實(shí)戰(zhàn))組織部門總指揮參演部門/人員演練內(nèi)容/步驟發(fā)現(xiàn)問(wèn)題與不足改進(jìn)措施演練效果評(píng)估記錄人備注(可附影像資料索引):-------:-------:-------:------------:-------------------:-------:-----:------------:-------------:-------------:-------:-----------:-----:---------------------表格六：消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)記錄表(示例：火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng))設(shè)施名稱型號(hào)規(guī)格安裝位置產(chǎn)品編號(hào)生產(chǎn)廠家安裝日期上次保養(yǎng)日期本次保養(yǎng)日期保養(yǎng)單位/人員保養(yǎng)內(nèi)容及結(jié)果(可附詳細(xì)檢查表)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題處理情況下次保養(yǎng)計(jì)劃日期備注:-------:-------:-------:-------:-------:-------:-----------:-----------:------------:------------------------------:-------:-------:---------------:---表格七：檔案查閱登記表序號(hào)查閱日期查閱時(shí)間查閱人姓名單位/部門查閱事由查閱檔案編號(hào)/名稱批準(zhǔn)人借出檔案(是/否)借出日期歸還日期歸還狀態(tài)經(jīng)辦人備注:---:-------:-------:---------:--------:-------:----------------:-----:---------------:-------:-------:-------:-------:---表格八：檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)檔案編號(hào)檔案名稱形成日期保管期限卷數(shù)/頁(yè)數(shù)鑒定意見(jiàn)審批意見(jiàn)銷毀日期銷毀方式監(jiān)銷人簽字經(jīng)辦人簽字備注:---:-------:-------:-------:-------:--------:-------:-------:-------:-------:-----