采購管理標(biāo)準(zhǔn)化流程模板：供應(yīng)商篩選與合同管理版一、適用范圍與使用背景本模板適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的采購部門，用于規(guī)范供應(yīng)商篩選、評估及合同管理的全流程操作。旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程降低采購風(fēng)險、提升供應(yīng)商質(zhì)量、保障合同履約效率，同時保證采購活動的合規(guī)性與透明度。適用于年度供應(yīng)商庫建設(shè)、單次項目采購、戰(zhàn)略供應(yīng)商合作等場景，涉及采購部門、使用部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等多角色協(xié)同。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購需求確認與供應(yīng)商尋源操作目標(biāo)：明確采購需求，啟動供應(yīng)商初步篩選。操作內(nèi)容：需求提報：使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》（模板見第三章），明確采購標(biāo)的、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、交付時間、預(yù)算上限等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交至采購部門。需求分析：采購部門對接使用部門，確認需求的合理性與完整性，對技術(shù)參數(shù)進行標(biāo)準(zhǔn)化梳理（如適用），避免模糊描述（如“優(yōu)質(zhì)”“高效”等需量化）。供應(yīng)商尋源：內(nèi)部渠道：從現(xiàn)有合格供應(yīng)商庫中篩選匹配度較高的供應(yīng)商；外部渠道：通過行業(yè)展會、招標(biāo)平臺、行業(yè)協(xié)會推薦、公開詢價等方式拓展?jié)撛诠?yīng)商，保證至少3家以上供應(yīng)商參與初步比選。責(zé)任部門：采購部門主導(dǎo)，使用部門配合。輸出成果：《采購需求申請表》（含審批記錄）、《潛在供應(yīng)商名單》。（二）供應(yīng)商資格預(yù)審操作目標(biāo)：剔除不具備基本履約能力的供應(yīng)商，縮小候選范圍。操作內(nèi)容：預(yù)審標(biāo)準(zhǔn)制定：根據(jù)采購需求明確資格預(yù)審條件，包括：營業(yè)資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）；資質(zhì)等級：如ISO體系認證、行業(yè)資質(zhì)等級證書（建筑工程施工資質(zhì)等）；財務(wù)狀況：近2年財務(wù)報表（資產(chǎn)負債表、利潤表），無重大失信記錄（通過“信用中國”等平臺核查）；生產(chǎn)/服務(wù)能力：產(chǎn)能證明、設(shè)備清單、技術(shù)團隊配置（針對定制化采購）；歷史履約：近3年類似項目合作案例（需提供合同復(fù)印件或用戶評價）。資料提交與審核：向潛在供應(yīng)商發(fā)放《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（模板見第三章），要求在規(guī)定時間內(nèi)提交證明材料。采購部門聯(lián)合使用部門、法務(wù)部門對資料進行真實性核查，形成《資格預(yù)審結(jié)果表》。責(zé)任部門：采購部門牽頭，法務(wù)部門、使用部門參與。輸出成果：《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（含供應(yīng)商提交資料）、《資格預(yù)審結(jié)果表》（明確“通過/不通過”及理由）。（三）供應(yīng)商現(xiàn)場考察（必要時）操作目標(biāo)：驗證供應(yīng)商實際履約能力，保證資料真實性。操作內(nèi)容：考察計劃制定：對通過資格預(yù)審的供應(yīng)商，根據(jù)采購標(biāo)的特性（如大型設(shè)備、定制化服務(wù)）確定是否需現(xiàn)場考察?？疾靸?nèi)容包括生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制體系、倉儲物流能力、售后服務(wù)團隊等?？疾鞂嵤河刹少彶块T組織，使用部門、技術(shù)部門（如需）參與，填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場考察評分表》（模板見第三章），對考察項目進行量化評分（滿分100分，70分以上為合格）?？疾靾蟾妫嚎疾旖Y(jié)束后3個工作日內(nèi)完成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報告》，明確考察結(jié)論（推薦/不推薦）及改進建議。責(zé)任部門：采購部門組織，技術(shù)部門、使用部門參與。輸出成果：《供應(yīng)商現(xiàn)場考察評分表》、《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報告》。（四）供應(yīng)商綜合評估與選定操作目標(biāo)：通過多維度評估，選定最優(yōu)供應(yīng)商。操作內(nèi)容：評估指標(biāo)設(shè)計：結(jié)合采購需求設(shè)定權(quán)重，例如：價格（30%）：報價合理性（與預(yù)算對比、市場均價對比）；質(zhì)量（25%）：樣品檢測報告（如需）、質(zhì)量承諾、歷史合格率；服務(wù)（20%）：交付周期、售后響應(yīng)時間、技術(shù)支持方案；履約能力（15%）：財務(wù)狀況、生產(chǎn)/服務(wù)能力、合作穩(wěn)定性；信譽（10%）：行業(yè)口碑、無重大訴訟或違規(guī)記錄。綜合評分：采購部門匯總各供應(yīng)商報價、考察評分、資質(zhì)審核結(jié)果等數(shù)據(jù)，填寫《供應(yīng)商綜合評估表》（模板見第三章），按權(quán)重計算最終得分。選定與公示：得分最高者為候選供應(yīng)商，采購部門將評估結(jié)果提交采購管理委員會（或企業(yè)負責(zé)人）審批，審批通過后進行內(nèi)部公示（公示期不少于2個工作日）。責(zé)任部門：采購部門主導(dǎo)，采購管理委員會審批。輸出成果：《供應(yīng)商綜合評估表》、《供應(yīng)商選定審批表》。（五）合同談判與擬定操作目標(biāo)：明確雙方權(quán)利義務(wù)，形成合法合規(guī)的合同文本。操作內(nèi)容：談判準(zhǔn)備：采購部門整理談判要點，包括標(biāo)的、數(shù)量、價格、付款方式、交付驗收、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等，法務(wù)部門提供法律支持。合同談判：與候選供應(yīng)商就合同條款進行協(xié)商，重點對價格、交付周期、違約責(zé)任等達成一致，形成《合同談判紀(jì)要》（模板見第三章）。合同擬定：法務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果及企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定合同文本，保證條款完整、無歧義，符合《民法典》及行業(yè)法規(guī)要求。責(zé)任部門：采購部門牽頭，法務(wù)部門擬定，財務(wù)部門（涉及付款條款）參與。輸出成果：《合同談判紀(jì)要》、《采購合同（草案）》。（六）合同審批與簽訂操作目標(biāo)：完成合同內(nèi)部審批，正式確立雙方合作關(guān)系。操作內(nèi)容：審批流程：采購部門將《采購合同（草案）》提交至相關(guān)部門審批，審批權(quán)限根據(jù)合同金額及重要性設(shè)定（如：金額≤10萬元，采購部門負責(zé)人審批；10萬＜金額≤50萬元，分管副總審批；金額＞50萬元，總經(jīng)理審批）。法務(wù)部門重點審核法律條款，財務(wù)部門審核付款邏輯。合同簽訂：審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，供應(yīng)商同步簽字蓋章并加蓋公章。合同一式多份（采購部門、財務(wù)部門、使用部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份），掃描件存檔。責(zé)任部門：采購部門組織，法務(wù)部門、財務(wù)部門、管理層審批。輸出成果：《采購合同審批單》（含各環(huán)節(jié)審批記錄）、《正式采購合同》。（七）合同履約與跟蹤操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按合同約定履行義務(wù)，及時處理履約偏差。操作內(nèi)容：交付驗收：供應(yīng)商按合同約定交付標(biāo)的物，使用部門根據(jù)技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，填寫《交付驗收單》（模板見第三章），驗收合格雙方簽字確認；不合格則書面通知供應(yīng)商限期整改，并記錄整改結(jié)果。履約跟蹤：采購部門建立《合同履約跟蹤表》（模板見第三章），定期（如每周/每月）跟蹤交付進度、服務(wù)質(zhì)量、售后響應(yīng)等情況，對延遲履約、質(zhì)量不達標(biāo)等問題及時預(yù)警，并協(xié)調(diào)解決。付款管理：財務(wù)部門根據(jù)合同約定及驗收單，辦理付款手續(xù)，保證付款進度與履約情況匹配。責(zé)任部門：采購部門跟蹤，使用部門驗收，財務(wù)部門付款。輸出成果：《交付驗收單》、《合同履約跟蹤表》、《付款憑證》。（八）供應(yīng)商績效評估與關(guān)系維護操作目標(biāo)：評估供應(yīng)商履約表現(xiàn)，優(yōu)化供應(yīng)商庫，維護長期合作關(guān)系。操作內(nèi)容：績效評估：合同履行結(jié)束后，采購部門組織使用部門、技術(shù)部門根據(jù)《供應(yīng)商績效評估表》（模板見第三章）進行評分，評估維度包括質(zhì)量、交付、服務(wù)、成本控制、配合度等（滿分100分，85分以上為優(yōu)秀，70-84分為合格，70分以下為不合格）。結(jié)果應(yīng)用：優(yōu)秀供應(yīng)商：納入戰(zhàn)略供應(yīng)商名錄，優(yōu)先參與后續(xù)采購，可給予付款周期優(yōu)惠；合格供應(yīng)商：保留在合格供應(yīng)商庫，針對不足項提出改進要求；不合格供應(yīng)商：從供應(yīng)商庫中剔除，終止合作，并記錄失信行為。關(guān)系維護：定期與優(yōu)秀供應(yīng)商溝通，知曉其需求與困難，開展聯(lián)合培訓(xùn)或技術(shù)交流，構(gòu)建長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。責(zé)任部門：采購部門組織，使用部門、技術(shù)部門參與。輸出成果：《供應(yīng)商績效評估表》、《供應(yīng)商績效評估結(jié)果應(yīng)用表》。三、核心工具模板（一）采購需求申請表項目內(nèi)容采購部門使用部門采購編號采購標(biāo)的名稱規(guī)格/型號技術(shù)參數(shù)（附詳細技術(shù)參數(shù)清單，如無則填寫“無”）需求數(shù)量交付時間年月日前預(yù)算金額元（大寫：）用途說明使用部門負責(zé)人簽字日期：年月日采購部門審核意見負責(zé)人簽字：日期：年月日管理層審批意見（如需）簽字：日期：年月日（二）供應(yīng)商資格預(yù)審表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話（虛擬）地址預(yù)審項目提交資料清單審核結(jié)果（通過/不通過）營業(yè)資質(zhì)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□通過□不通過（理由：）行業(yè)資質(zhì)（如ISO證書等）□通過□不通過（理由：）財務(wù)狀況近2年財務(wù)報表□通過□不通過（理由：）生產(chǎn)/服務(wù)能力產(chǎn)能證明/設(shè)備清單□通過□不通過（理由：）歷史履約合作案例合同復(fù)印件□通過□不通過（理由：）審核結(jié)論□推薦□不推薦審核人：日期：年月日（三）供應(yīng)商綜合評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估人：評估維度權(quán)重（%）得分（0-100）價格合理性30質(zhì)量保障能力25服務(wù)水平20履約能力15企業(yè)信譽10總分100綜合評價（填寫具體優(yōu)劣勢分析）推薦意見□推薦□不推薦審批人：日期：年月日（四）采購合同審批單合同名稱《采購合同》合同編號供應(yīng)商名稱合同金額元主要條款□標(biāo)的□數(shù)量□價格□交付□驗收□付款□違約責(zé)任□其他：采購部門意見負責(zé)人簽字：日期：年月日法務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：年月日財務(wù)部門意見負責(zé)人簽字：日期：年月日分管副總意見（如需）簽字：日期：年月日總經(jīng)理意見（如需）簽字：日期：年月日（五）供應(yīng)商績效評估表供應(yīng)商名稱評估周期評估日期：年月日評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)得分（0-100）質(zhì)量達標(biāo)率100%得100分，每低5%扣10分交付準(zhǔn)時率100%得100分，每延遲1次扣5分售后響應(yīng)速度24小時內(nèi)響應(yīng)得100分，每延遲12小時扣10分成本控制不超預(yù)算得100分，每超1%扣5分配合度主動溝通得100分，推諉每次扣10分總分評估等級□優(yōu)秀（≥85分）□合格（70-84分）□不合格（＜70分）改進建議（針對不足項提出具體改進要求）評估人簽字部門負責(zé)人簽字：四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）合規(guī)性優(yōu)先供應(yīng)商資格預(yù)審必須嚴(yán)格核查資質(zhì)原件（或官方核驗渠道），避免虛假資質(zhì)；涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)藥）的供應(yīng)商需具備行業(yè)主管部門頒發(fā)的許可證。合同條款需符合《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，禁止設(shè)置排他性、歧視性條款。（二）信息真實性與保密供應(yīng)商提交的財務(wù)報表、合作案例等資料需加蓋公章，必要時可通過第三方機構(gòu)核實；采購過程中的敏感信息（如成本預(yù)算、談判底線）需嚴(yán)格控制知悉范圍，簽訂保密協(xié)議。（三）風(fēng)險動態(tài)防控對高風(fēng)險采購（如金額大、技術(shù)復(fù)雜、周期長），需引入履約保證金制度（一般為合同金額的5%-10%），或要求供應(yīng)商提供銀行保函；建立供應(yīng)商“黑名單”制度，對存在商業(yè)賄賂、嚴(yán)重違約、提供假冒偽劣產(chǎn)品的供應(yīng)