銷售合同審核流程模板合規(guī)性審查與執(zhí)行記錄版一、適用范圍與核心目標(biāo)本模板適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)單元在銷售合同全生命周期管理中的合規(guī)性審查與執(zhí)行記錄場(chǎng)景，涵蓋產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等各類銷售合同的標(biāo)準(zhǔn)化審核流程。其核心目標(biāo)在于：規(guī)范審核環(huán)節(jié)，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；明確責(zé)任主體，提升審核效率；完整記錄審核過(guò)程與執(zhí)行情況，為合同履約、爭(zhēng)議解決提供可追溯依據(jù)。二、詳細(xì)操作步驟指南（一）合同發(fā)起與材料準(zhǔn)備責(zé)任部門/人：銷售部門（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*）操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)客戶需求與談判結(jié)果起草合同文本，保證核心要素完整，包括但不限于：合同編號(hào)、簽約主體（甲方/乙方）、標(biāo)的物/服務(wù)描述、數(shù)量/規(guī)格、單價(jià)/總價(jià)、付款方式、交付期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、保密條款等。收集并整理附件材料，需與合同內(nèi)容一致：客戶主體資格證明（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等）、訂單確認(rèn)單、技術(shù)協(xié)議、價(jià)格審批單、客戶需求說(shuō)明書等。在企業(yè)OA或合同管理系統(tǒng)中創(chuàng)建審批流程，合同文本及附件，填寫《合同基本信息表》（見(jiàn)模板一），明確合同類型、金額、客戶信息等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。輸出成果：完整合同文本、附件材料、《合同基本信息表》。（二）業(yè)務(wù)部門初審責(zé)任部門/人：銷售部門負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求、客戶約定的匹配性，核對(duì)標(biāo)的物、價(jià)格、交付條款等是否與訂單、談判記錄一致，避免“口頭協(xié)議”與書面合同沖突。核查客戶主體資格有效性：營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同業(yè)務(wù)、授權(quán)代表簽字是否附有效授權(quán)委托書（避免無(wú)權(quán)代理風(fēng)險(xiǎn)）。評(píng)估商業(yè)條款合理性：付款條件是否利于企業(yè)資金周轉(zhuǎn)（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）、違約責(zé)任是否對(duì)等（避免企業(yè)承擔(dān)單方面違約責(zé)任）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在審批系統(tǒng)中填寫《業(yè)務(wù)初審意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板二），簽字確認(rèn)并流轉(zhuǎn)；不通過(guò)時(shí)，注明具體修改意見(jiàn)（如“交付期限需與產(chǎn)能匹配”“價(jià)格需重新審批”）退回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*調(diào)整。輸出成果：《業(yè)務(wù)初審意見(jiàn)表》（通過(guò)/不通過(guò)及修改意見(jiàn)）。（三）合規(guī)性審查責(zé)任部門/人：法務(wù)部門（合規(guī)專員*）操作內(nèi)容：主體合法性審查：簽約方（甲方/乙方）是否具備完全民事行為能力，企業(yè)法人需核對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本，非法人組織需核查有效登記證明，授權(quán)代表需核對(duì)授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、期限）。條款合規(guī)性審查：重點(diǎn)檢查是否符合《民法典》《公司法》《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》等法律法規(guī)，是否存在無(wú)效條款（如“乙方不得對(duì)產(chǎn)品提出任何異議”等排除主要權(quán)利的條款）、歧義條款（如“驗(yàn)收合格后付款，合格標(biāo)準(zhǔn)由雙方協(xié)商”需明確具體標(biāo)準(zhǔn)）。特殊條款風(fēng)險(xiǎn)審查：知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（需明確歸屬、使用范圍）、保密條款（保密期限、范圍是否合理）、不可抗力條款（是否定義不可抗力事件及免責(zé)情形）、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟管轄地是否約定明確）。審查結(jié)論處理：無(wú)重大風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，填寫《合規(guī)審查意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板三）并流轉(zhuǎn)；存在一般風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，出具《合規(guī)修改建議函》（如“建議增加‘因不可抗力導(dǎo)致延遲交付，乙方不承擔(dān)違約責(zé)任’條款”）；存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如對(duì)方主體無(wú)資質(zhì)、條款違反強(qiáng)制性規(guī)定）時(shí)，出具《法律風(fēng)險(xiǎn)提示函》，建議終止合同洽談。輸出成果：《合規(guī)審查意見(jiàn)表》或《法律風(fēng)險(xiǎn)提示函》《合規(guī)修改建議函》。（四）財(cái)務(wù)部門審核責(zé)任部門/人：財(cái)務(wù)部門（財(cái)務(wù)經(jīng)理*）操作內(nèi)容：金額與定價(jià)審核：合同總金額、單價(jià)是否符合公司定價(jià)政策，折扣、返利、促銷費(fèi)用等是否有書面審批依據(jù)（避免未經(jīng)核價(jià)導(dǎo)致利潤(rùn)流失）。付款條款審核：付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）、付款節(jié)點(diǎn)（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付款”是否明確“驗(yàn)收合格”的界定）、發(fā)票開具要求（如“預(yù)付款到賬后開具%發(fā)票”）是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度，保證現(xiàn)金流安全。稅務(wù)合規(guī)審核：合同標(biāo)的對(duì)應(yīng)的增值稅稅率是否準(zhǔn)確（如銷售貨物13%、服務(wù)6%），發(fā)票類型（專票/普票）是否與業(yè)務(wù)性質(zhì)匹配，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如“不開票”條款違反稅法規(guī)定）。審核結(jié)論處理：通過(guò)時(shí)，填寫《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板四）；不通過(guò)時(shí)，提出修改意見(jiàn)（如“尾款比例不低于20%”“需明確發(fā)票開具時(shí)間節(jié)點(diǎn)”），退回業(yè)務(wù)部門協(xié)商調(diào)整。輸出成果：《財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表》（通過(guò)/不通過(guò)及修改意見(jiàn)）。（五）終審與審批責(zé)任部門/人：分管銷售/法務(wù)/財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)（總經(jīng)理*或授權(quán)審批人）操作內(nèi)容：綜合審核各環(huán)節(jié)意見(jiàn)：重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)部門提出的爭(zhēng)議條款（如付款周期、違約責(zé)任）及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，保證核心條款無(wú)沖突。重大合同評(píng)審：對(duì)于金額超過(guò)萬(wàn)元（如100萬(wàn)元）、戰(zhàn)略客戶合作、涉外業(yè)務(wù)等重大合同，組織召開合同評(píng)審會(huì)，邀請(qǐng)銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同討論，形成評(píng)審意見(jiàn)。審批決策：通過(guò)時(shí)，簽署《合同終審審批表》（見(jiàn)模板五），明確簽署權(quán)限（如“授權(quán)銷售部經(jīng)理李*代表公司簽字”“需加蓋合同專用章”）；不通過(guò)時(shí)，注明原因（如“客戶提出的‘先供貨后付款’條款超出企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)承受能力，建議終止合作”）。輸出成果：《合同終審審批表》（批準(zhǔn)/不批準(zhǔn)及意見(jiàn)）。（六）合同簽署與用印責(zé)任部門/人：行政部（印章管理員）、銷售部門（授權(quán)代表）操作內(nèi)容：文本核對(duì)：銷售部門根據(jù)終審意見(jiàn)完成合同最終修訂，打印紙質(zhì)合同（一式X份，如客戶2份、企業(yè)1份、檔案室1份），保證電子版與紙質(zhì)版內(nèi)容完全一致，避免“陰陽(yáng)合同”。簽署確認(rèn)：授權(quán)代表*（需出示《授權(quán)委托書》原件）與客戶方代表共同簽署合同，簽字需清晰、完整（不得代簽），注明簽署日期（合同生效日期以簽署日期為準(zhǔn)）。用印管理：印章管理員*核對(duì)《合同終審審批表》《授權(quán)委托書》等材料，確認(rèn)審批流程完整后，按規(guī)定加蓋公司公章或合同專用章，保證“騎縫章”齊全（避免單頁(yè)抽換）。合同分發(fā)：簽署完成后，銷售部門留存1份，客戶方交付2份，剩余1份交行政部或檔案室歸檔。輸出成果：簽署完成、蓋章生效的紙質(zhì)合同文本。（七）合同歸檔與執(zhí)行記錄責(zé)任部門/人：檔案管理員、銷售部門（業(yè)務(wù)經(jīng)辦人）操作內(nèi)容：歸檔管理：檔案管理員*將合同文本、附件材料、各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)表、終審審批表等整理成冊(cè)，按“合同編號(hào)-簽約主體-簽訂日期”規(guī)則編號(hào)，存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，建立《合同臺(tái)賬》（見(jiàn)模板六）。執(zhí)行跟蹤：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*根據(jù)合同約定啟動(dòng)執(zhí)行流程（如下達(dá)生產(chǎn)訂單、協(xié)調(diào)物流交付），同步填寫《合同執(zhí)行跟蹤表》（見(jiàn)模板七），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：預(yù)付款到賬時(shí)間、生產(chǎn)進(jìn)度、交付時(shí)間、客戶驗(yàn)收情況、回款進(jìn)度等。財(cái)務(wù)對(duì)接：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同條款開具發(fā)票、跟蹤回款，將收款信息同步至《合同執(zhí)行跟蹤表》，保證“合同-執(zhí)行-回款”數(shù)據(jù)一致。變更與爭(zhēng)議處理：履行過(guò)程中若需變更（如交付時(shí)間延遲、價(jià)格調(diào)整），需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》并重新履行審核流程；若發(fā)生爭(zhēng)議，由法務(wù)部門牽頭處理，記錄爭(zhēng)議解決過(guò)程（如協(xié)商、仲裁、訴訟）及結(jié)果，更新至《合同執(zhí)行跟蹤表》。輸出成果：歸檔合同檔案、《合同臺(tái)賬》、《合同執(zhí)行跟蹤表》（持續(xù)更新至合同終止）。三、配套模板表格設(shè)計(jì)（一）模板一：合同基本信息表合同編號(hào)合同類型（□產(chǎn)品銷售□服務(wù)提供□定制開發(fā)）簽約主體（甲方：________________；乙方：本企業(yè)）標(biāo)的物/服務(wù)描述合同總金額（元）付款方式（□預(yù)付款+到貨款□分期付款□其他：______）交付/履行期限業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*銷售部門負(fù)責(zé)人*提交日期示例：XY2024-001產(chǎn)品銷售甲方：A科技有限公司；乙方：實(shí)業(yè)有限公司型號(hào)服務(wù)器20臺(tái)2,600,000分三期：預(yù)付30%（780,000元），到貨付60%（1,560,000元），質(zhì)保金10%（260,000元）2024年8月31日前交付張*李*2024-05-20（二）模板二：業(yè)務(wù)初審意見(jiàn)表合同編號(hào)初審部門初審人*初審日期初審內(nèi)容摘要（可附頁(yè)）初審意見(jiàn)（□通過(guò)□不通過(guò)，需修改）修改意見(jiàn)（不通過(guò)時(shí)填寫）初審人簽字日期示例：XY2024-001銷售三部王*2024-05-21審核合同與訂單（DD2024-005）、價(jià)格審批單（JG2024-032）一致，客戶A公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效，經(jīng)營(yíng)范圍包含“計(jì)算機(jī)軟硬件銷售”□通過(guò)□不通過(guò)，需修改無(wú)王*2024-05-21（三）模板三：合規(guī)審查意見(jiàn)表合同編號(hào)審查部門審查人*審查日期合規(guī)審查要點(diǎn)（可附頁(yè)）審查結(jié)論（□無(wú)重大風(fēng)險(xiǎn)□附條件通過(guò)□存在重大風(fēng)險(xiǎn)，不建議簽約）風(fēng)險(xiǎn)提示或修改條件（附條件通過(guò)/存在重大風(fēng)險(xiǎn)時(shí)填寫）審查人簽字日期示例：XY2024-001法務(wù)部趙*2024-05-23審查主體資格、條款合法性、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式□無(wú)重大風(fēng)險(xiǎn)□附條件通過(guò)□存在重大風(fēng)險(xiǎn)，不建議簽約無(wú)趙*2024-05-23（四）模板四：財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)表合同編號(hào)審核部門審核人*審核日期財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)（可附頁(yè)）審核意見(jiàn)（□通過(guò)□不通過(guò)，需修改）修改意見(jiàn)（不通過(guò)時(shí)填寫）審核人簽字日期示例：XY2024-001財(cái)務(wù)部劉*2024-05-24審核金額（260萬(wàn)元符合銷售定價(jià)政策）、付款方式（預(yù)付30%合理）、稅務(wù)處理（稅率13%正確）□通過(guò)□不通過(guò)，需修改無(wú)劉*2024-05-24（五）模板五：合同終審審批表合同編號(hào)終審人*終審日期終審意見(jiàn)摘要（綜合各環(huán)節(jié)審核意見(jiàn)）審批結(jié)論（□批準(zhǔn)□不批準(zhǔn)，退回原因）簽署權(quán)限說(shuō)明（如授權(quán)代表簽字范圍、用印要求）終審人簽字日期示例：XY2024-001總經(jīng)理*2024-05-27綜合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)，合同條款合法合規(guī)，風(fēng)險(xiǎn)可控□批準(zhǔn)□不批準(zhǔn)授權(quán)銷售部經(jīng)理李*代表公司簽署，需加蓋合同專用章及騎縫章總經(jīng)理*2024-05-27（六）模板六：合同臺(tái)賬合同編號(hào)簽約日期簽約主體（客戶名稱）合同金額（元）合同履行期限當(dāng)前狀態(tài)（□待履行□履行中□已履行完畢□已終止）歸檔日期檔案編號(hào)責(zé)任部門示例：XY2024-0012024-05-30A科技有限公司2,600,0002024-06-01至2024-09-30□待履行□履行中□已履行完畢□已終止2024-06-01D2024-003銷售三部（七）模板七：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號(hào)執(zhí)行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期執(zhí)行內(nèi)容（如預(yù)付款到賬、產(chǎn)品交付、客戶驗(yàn)收等）責(zé)任人*完成情況（□已完成□進(jìn)行中□延遲□異常）備注（如異常原因、處理措施）示例：XY2024-001預(yù)付款到賬2024-06-052024-06-05收到A公司預(yù)付款780,000元，入賬賬號(hào)：6225張*□已完成□進(jìn)行中□延遲□異常無(wú)示例：XY2024-001產(chǎn)品交付2024-08-252024-08-25向A公司交付服務(wù)器20臺(tái)，物流單號(hào)：SF0張*□已完成□進(jìn)行中□延遲□異常無(wú)示例：XY2024-001客戶驗(yàn)收2024-08-302024-09-05A公司對(duì)服務(wù)器進(jìn)行驗(yàn)收，簽署《驗(yàn)收合格單》張*□已完成□進(jìn)行中□延遲□異常因客戶內(nèi)部流程延遲，已溝通確認(rèn)9月5日前驗(yàn)收四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)材料完整性：合同發(fā)起時(shí)需保證附件材料齊全（如客戶資質(zhì)、價(jià)格審批單、技術(shù)協(xié)議等），避免因材料缺失導(dǎo)致審核無(wú)效或合同履行爭(zhēng)議。審核時(shí)限管理：各環(huán)節(jié)審核人應(yīng)在收到合同后X個(gè)工作日內(nèi)完成（如業(yè)務(wù)初審1個(gè)工作日、合規(guī)審查3個(gè)工作日、財(cái)務(wù)審核2個(gè)工作日），緊急合同標(biāo)注“加急”并縮短時(shí)限，但不得簡(jiǎn)化審核流程。風(fēng)險(xiǎn)條款識(shí)別：重點(diǎn)關(guān)注“免責(zé)條款”“違約責(zé)任上限”“爭(zhēng)議解決管轄地”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”等條款，保證公平合法；涉外合同需注意國(guó)際條約（如CISG）及當(dāng)?shù)胤蓻_突。溝通協(xié)調(diào)機(jī)制：審核環(huán)節(jié)若存在意見(jiàn)分歧，由銷售部門牽頭組織相關(guān)部門協(xié)商，必要時(shí)提交分管領(lǐng)導(dǎo)仲裁，避免爭(zhēng)議條款未解決即進(jìn)入