費用結(jié)算單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司費用結(jié)算單據(jù)的管理，規(guī)范費用結(jié)算流程，確保公司財務信息的準確、及時和完整，防范財務風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及員工在開展業(yè)務活動過程中涉及的各類費用結(jié)算單據(jù)的管理。（三）基本原則1.合法性原則：費用結(jié)算單據(jù)的取得、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.真實性原則：費用結(jié)算單據(jù)所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，不得虛構(gòu)或偽造。3.完整性原則：費用結(jié)算單據(jù)應具備完整的要素，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報銷單、審批表等，各項內(nèi)容填寫應清晰、準確、齊全。4.及時性原則：費用發(fā)生后，相關人員應及時取得并提交費用結(jié)算單據(jù)，按照規(guī)定的流程進行審批和結(jié)算，確保費用及時入賬。5.權責分明原則：明確各部門及人員在費用結(jié)算單據(jù)管理中的職責和權限，做到責任到人。二、費用結(jié)算單據(jù)的種類及要求（一）發(fā)票1.發(fā)票是費用結(jié)算的主要憑證，應從正規(guī)渠道取得。發(fā)票必須具備稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制章、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等基本內(nèi)容，并加蓋發(fā)票專用章。2.增值稅專用發(fā)票應按照規(guī)定進行認證抵扣，認證期限為自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)。3.取得的發(fā)票內(nèi)容應與實際業(yè)務相符，不得要求開票方變更品名和金額。如因特殊原因需要開具紅字發(fā)票的，應按照稅務機關的規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）收據(jù)1.對于不符合發(fā)票開具規(guī)定的業(yè)務，可使用收據(jù)作為費用結(jié)算的輔助憑證。收據(jù)應具備收款單位名稱、收款日期、交款單位名稱、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋收款單位財務專用章或發(fā)票專用章。2.內(nèi)部收據(jù)僅限于公司內(nèi)部之間的往來結(jié)算，不得用于對外支付費用。（三）報銷單1.員工報銷費用時，應填寫公司統(tǒng)一印制的報銷單。報銷單應包括報銷日期、報銷人姓名、部門、報銷事由、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容，并按照費用項目進行分類填寫。2.報銷人應在報銷單上簽字確認，如有證明人或?qū)徟?，也應簽字。（四）審批?.根據(jù)費用金額大小及性質(zhì)不同，設置相應的審批流程和審批表。審批表應包括費用預算項目、預算金額、實際發(fā)生金額、申請日期、審批意見等內(nèi)容。2.審批人應認真審核費用的合理性、合規(guī)性，并簽署明確的審批意見。三、費用結(jié)算單據(jù)的取得與審核（一）取得要求1.業(yè)務人員在開展業(yè)務活動過程中，應主動向?qū)Ψ剿魅『戏ㄓ行У馁M用結(jié)算單據(jù)。對于涉及增值稅應稅項目的，應要求對方開具增值稅發(fā)票。2.取得的費用結(jié)算單據(jù)應妥善保管，不得丟失、損毀。如有丟失，應按照相關規(guī)定進行補辦。（二）審核要點1.財務部門在收到費用結(jié)算單據(jù)后，應進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的真實性、合法性、完整性、準確性等。2.審核發(fā)票時，應重點關注發(fā)票的真?zhèn)?、開票日期、內(nèi)容是否與實際業(yè)務相符、印章是否齊全等。可通過稅務機關官方網(wǎng)站或其他查詢渠道核實發(fā)票的真實性。3.審核報銷單時，應檢查報銷項目是否符合公司費用報銷規(guī)定，金額計算是否準確，附件是否齊全，簽字是否完整等。4.對于不符合要求的費用結(jié)算單據(jù)，財務部門應及時退回給業(yè)務人員，并要求其補充或更正。四、費用結(jié)算流程（一）費用申請1.業(yè)務人員因業(yè)務需要發(fā)生費用支出時，應提前填寫費用申請單，注明費用預算項目、預算金額、申請日期、申請事由等內(nèi)容，并提交部門負責人審批。2.部門負責人應根據(jù)業(yè)務實際情況和費用預算，對費用申請進行審核，簽署審批意見。如同意申請，應提交給財務部門；如不同意申請，應說明理由并退回給業(yè)務人員。（二）費用報銷1.業(yè)務人員在費用發(fā)生后，應及時整理相關費用結(jié)算單據(jù)，并按照公司規(guī)定填寫報銷單。報銷單應附上發(fā)票、收據(jù)、合同等相關附件。2.將填寫完整的報銷單及附件提交給部門負責人進行初審。部門負責人應審核費用的真實性、合理性，并簽署初審意見。3.初審通過后，報銷單提交給財務部門進行復審。財務部門應重點審核單據(jù)的合法性、完整性、準確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與業(yè)務人員溝通并要求其補充或更正。4.財務部門復審通過后，報銷單提交給公司領導進行終審。公司領導根據(jù)公司財務狀況和相關規(guī)定，對費用進行終審，簽署終審意見。（三）費用支付1.經(jīng)終審同意報銷的費用，財務部門應按照公司財務制度和資金支付流程進行支付。2.對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付的費用，財務部門應確保收款賬戶信息準確無誤，并及時辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。3.對于采用現(xiàn)金支付的費用，應按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定進行支付，并要求收款人簽字確認。五、費用結(jié)算單據(jù)的保管與歸檔（一）保管要求1.費用結(jié)算單據(jù)由財務部門負責保管。財務部門應設置專門的檔案柜或文件夾，對費用結(jié)算單據(jù)進行分類存放，確保單據(jù)的安全、完整。2.費用結(jié)算單據(jù)的保管期限應按照國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證的保管期限為30年，其他費用結(jié)算單據(jù)的保管期限可根據(jù)實際情況確定，但不得少于5年。3.在保管期限內(nèi)，費用結(jié)算單據(jù)應妥善保管，不得擅自銷毀。如有特殊情況需要銷毀的，應按照規(guī)定的程序進行審批。（二）歸檔流程1.每月末，財務部門應將當月已完成結(jié)算的費用結(jié)算單據(jù)進行整理、裝訂，并按照會計檔案管理的要求進行歸檔。2.歸檔的費用結(jié)算單據(jù)應包括報銷單、發(fā)票、收據(jù)、審批表等相關附件，并按照費用類別和時間順序進行排列。3.財務部門應編制費用結(jié)算單據(jù)歸檔清單，注明歸檔日期、檔案名稱、檔案編號、保管期限等信息，并將清單存檔備查。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應定期對費用結(jié)算單據(jù)的管理情況進行審計，檢查費用結(jié)算流程是否合規(guī)，單據(jù)的取得、審核、支付等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計部門應根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查1.財務部門應定期對費用結(jié)算單據(jù)進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.財務部門應加強對費用結(jié)算單據(jù)管理的日常監(jiān)督，對業(yè)務人員和其他相關人員進行培訓和指導，確保費用結(jié)算單據(jù)的管理工作規(guī)范、有序。七、責任追究（一）違規(guī)行為1.業(yè)務人員在費用結(jié)算過程中，如有以下違規(guī)行為之一的，應追究其相應責任：虛構(gòu)費用、偽造或篡改費用結(jié)算單據(jù)；未按照規(guī)定取得合法有效的費用結(jié)算單據(jù)；報銷費用與實際業(yè)務不符；故意拖延提交費用結(jié)算單據(jù)，影響費用結(jié)算進度。2.財務人員在費用結(jié)算單據(jù)審核過程中，如有以下違規(guī)行為之一的，應追究其相應責任：對不符合要求的費用結(jié)算單據(jù)未進行嚴格審核，導致錯誤報銷；未按照規(guī)定保管費用結(jié)算單據(jù)，造成單據(jù)丟失或損毀；協(xié)助業(yè)務人員違規(guī)報銷費用。3.審批人員在費用審批過程中，如有以下違規(guī)行為之一的，應追究其相應責任：未認真審核費用的合理性、合規(guī)性，簽署虛假審批意見；超越審批權限進行審批。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育、警告等處分；2.對于違規(guī)行為較重的，給予罰款、降職、降薪等處分；3.對于違規(guī)行為嚴重的，給予辭退、解除勞動合同等處分；4.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失