安保檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安保檔案管理，確保安保工作相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司安保決策提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有安保檔案的管理，包括但不限于安保制度文件、安保人員檔案、安保設(shè)施設(shè)備檔案、安全檢查記錄、應(yīng)急處置記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：安保檔案應(yīng)如實反映安保工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋安保工作各個方面的信息，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對涉及公司機(jī)密和敏感信息的安保檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、存儲和檢索，確保管理工作的規(guī)范化。（四）職責(zé)分工1.安保部門負(fù)責(zé)安保檔案的收集、整理、初步審核和日常保管工作。定期對安保檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照規(guī)定的流程和期限向檔案管理部門移交檔案。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)安保檔案的統(tǒng)一接收、分類、編號、存儲和提供查閱服務(wù)。制定安保檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。對安保檔案的管理情況進(jìn)行定期檢查和評估，提出改進(jìn)建議。3.各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的安保相關(guān)文件和資料的及時整理和歸檔，并按照要求提交給安保部門。配合安保部門和檔案管理部門做好安保檔案的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。二、安保檔案的分類與編號（一）分類1.安保制度類：包括公司安保工作的各項規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。2.安保人員類：涵蓋安保人員的基本信息、入職離職記錄、培訓(xùn)考核檔案、獎懲記錄等。3.安保設(shè)施設(shè)備類：包含安保設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。4.安全檢查類：記錄公司內(nèi)部安全檢查的計劃、實施情況、檢查報告及整改記錄等。5.應(yīng)急處置類：涉及各類突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、事件處置報告等。6.其他類：如安保工作相關(guān)的會議紀(jì)要、文件往來、外部安保合作協(xié)議等。（二）編號安保檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字；類別代碼按照上述分類分別用一位大寫字母表示，如“A”代表安保制度類，“B”代表安保人員類等；順序號為每類檔案內(nèi)的流水號，從001開始依次編號。例如，2023年形成的第5份安保人員檔案編號為“23B005”。三、安保檔案的收集與整理（一）收集1.安保部門應(yīng)明確各類安保檔案的收集范圍和責(zé)任人，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確地收集。2.各部門在工作過程中產(chǎn)生的安保相關(guān)文件和資料，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求整理后提交給安保部門。3.安保人員在執(zhí)行任務(wù)過程中形成的各類記錄，如巡邏記錄、監(jiān)控視頻等，應(yīng)及時報送安保部門。（二）整理1.安保部門收到檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.將整理好的檔案資料按照編號順序進(jìn)行排列，以便后續(xù)的存儲和管理。四、安保檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.安保檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。3.電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.安保制度類：長期保存，直至制度修訂或廢止。2.安保人員類：自安保人員離職后保存[X]年。3.安保設(shè)施設(shè)備類：自設(shè)備報廢后保存[X]年。4.安全檢查類：保存[X]年。5.應(yīng)急處置類：保存[X]年。6.其他類：根據(jù)實際情況確定保管期限，但一般不少于[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案存儲場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保檔案的安全。2.定期對檔案存儲場所進(jìn)行清潔和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、安保檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱安保檔案的，應(yīng)填寫《安保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給安保部門。2.安保部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還安保部門。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱安保檔案的，應(yīng)填寫《安保檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安保部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門批準(zhǔn)借閱申請后，辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、安保檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密和敏感信息的安保檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施。2.接觸保密檔案的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)對檔案存儲場所的安全防范，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等。2.定期對檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對因自然災(zāi)害、事故等不可抗力因素可能影響檔案安全的情況，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)的保護(hù)措施。七、安保檔案的銷毀（一）銷毀條件1.安保檔案保管期限屆滿，且已無留存價值的。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀相關(guān)安保檔案的。3.檔案資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等無法修復(fù)的情況，且已履行相關(guān)審批手續(xù)的。（二）銷毀程序1.安保部門提出檔案銷毀申請，填寫《安保檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，并附上需要銷毀檔案的清單。2.所在部門負(fù)責(zé)人對銷毀申請進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合銷毀條件后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安保部門和檔案管理部門共同指定專人負(fù)