機(jī)關(guān)外事管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)外事管理工作，規(guī)范外事活動，提高外事工作水平，促進(jìn)對外交流與合作，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和外事管理規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的外事活動，包括因公出國（境）、邀請外國人員來訪、參加國際會議、舉辦國際交流活動等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和外事政策，維護(hù)國家主權(quán)、安全和利益。2.服從國家外交大局，服務(wù)本機(jī)關(guān)中心工作，注重實(shí)效，量力而行。3.規(guī)范管理，嚴(yán)格審批，確保外事活動有序進(jìn)行。4.勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)，提高外事經(jīng)費(fèi)使用效益。二、外事審批管理（一）出國（境）審批1.因公出國（境）團(tuán)組應(yīng)根據(jù)工作需要，明確出訪任務(wù)、人員組成、在外停留時間等。出訪人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和外語水平。2.出國（境）團(tuán)組實(shí)行計劃審批制度。各部門應(yīng)于每年年底前將下一年度的出國（境）計劃報外事管理部門審核，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。臨時出國（境）任務(wù)應(yīng)提前[X]個工作日提交申請，填寫《因公出國（境）申請表》，并附詳細(xì)的出訪計劃和經(jīng)費(fèi)預(yù)算。3.外事管理部門負(fù)責(zé)對出國（境）申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查出訪必要性、任務(wù)合理性、人員資格、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。審核通過后，報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況作出批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)或調(diào)整出訪計劃的決定。4.經(jīng)批準(zhǔn)的出國（境）團(tuán)組應(yīng)按照規(guī)定辦理護(hù)照、簽證等手續(xù)。外事管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)取和發(fā)放護(hù)照，并對護(hù)照使用情況進(jìn)行監(jiān)督。（二）邀請外國人員來訪審批1.邀請外國人員來訪應(yīng)提前[X]個工作日提交申請，填寫《邀請外國人員來訪申請表》，并附詳細(xì)的邀請事由、來訪人員名單、日程安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。2.外事管理部門負(fù)責(zé)對邀請申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查邀請必要性、來訪人員背景、日程安排合理性、經(jīng)費(fèi)來源等。審核通過后，報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況作出批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)或調(diào)整邀請計劃的決定。3.經(jīng)批準(zhǔn)的邀請事項(xiàng)，外事管理部門應(yīng)及時與被邀請方溝通，確認(rèn)來訪事宜。同時，協(xié)助有關(guān)部門做好接待準(zhǔn)備工作。（三）參加國際會議審批1.參加國際會議應(yīng)提前[X]個工作日提交申請，填寫《參加國際會議申請表》，并附會議邀請函、會議議程、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。2.外事管理部門負(fù)責(zé)對參會申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查會議背景、參會必要性、人員資格、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。審核通過后，報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況作出批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)或調(diào)整參會計劃的決定。3.經(jīng)批準(zhǔn)的參會人員應(yīng)按照會議要求做好準(zhǔn)備工作，按時參會。會議結(jié)束后，應(yīng)及時向外事管理部門提交參會報告。（四）舉辦國際交流活動審批1.舉辦國際交流活動應(yīng)提前[X]個月提交申請，填寫《舉辦國際交流活動申請表》，并附活動方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、安全保障措施等。2.外事管理部門負(fù)責(zé)對舉辦活動申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查活動必要性、活動內(nèi)容、參與人員、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、安全保障等。審核通過后，報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況作出批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)或調(diào)整活動計劃的決定。3.經(jīng)批準(zhǔn)的國際交流活動，外事管理部門應(yīng)協(xié)助有關(guān)部門做好活動組織、協(xié)調(diào)和安全保障等工作?；顒咏Y(jié)束后，應(yīng)及時向外事管理部門提交活動總結(jié)報告。三、外事活動管理（一）出國（境）活動管理1.出國（境）團(tuán)組應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的出訪任務(wù)、日程安排和經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行，不得擅自更改或增加出訪國家（地區(qū)）、停留時間和出訪人員。2.出訪期間，團(tuán)組應(yīng)遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和風(fēng)俗習(xí)慣，尊重當(dāng)?shù)厝嗣竦淖诮绦叛龊臀幕瘋鹘y(tǒng)。不得從事與出訪任務(wù)無關(guān)的活動，不得擅自延長在外停留時間。3.出國（境）團(tuán)組應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)團(tuán)組的安全和保密工作，妥善保管國家秘密文件和資料，不得泄露國家機(jī)密。4.出訪結(jié)束后，團(tuán)組應(yīng)及時提交出訪報告，總結(jié)出訪成果，提出改進(jìn)工作的建議。外事管理部門負(fù)責(zé)對出訪報告進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（二）邀請外國人員來訪活動管理1.接待外國人員來訪應(yīng)根據(jù)對等原則，按照禮賓規(guī)格和外事禮儀安排接待活動。接待單位應(yīng)提前做好接待準(zhǔn)備工作，包括制定接待方案、安排住宿、交通、餐飲等。2.接待過程中，應(yīng)注重宣傳本機(jī)關(guān)的工作成果和形象，加強(qiáng)與來訪人員的交流與合作。同時，要嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律，不得超標(biāo)準(zhǔn)接待，不得贈送貴重禮品。3.邀請外國人員來訪活動結(jié)束后，接待單位應(yīng)及時向外事管理部門提交接待總結(jié)報告，總結(jié)接待工作經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)建議。外事管理部門負(fù)責(zé)對報告進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（三）參加國際會議活動管理1.參加國際會議應(yīng)按照會議要求，認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言材料，積極參與會議討論和交流。參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，尊重會議主辦方和其他參會人員。2.在國際會議上，應(yīng)維護(hù)國家利益和形象，不得發(fā)表與國家立場相悖的言論。如有重要意見和建議，應(yīng)及時向外事管理部門報告。3.參加國際會議活動結(jié)束后，參會人員應(yīng)及時提交參會總結(jié)報告，總結(jié)會議成果，提出對本機(jī)關(guān)工作的啟示和建議。外事管理部門負(fù)責(zé)對報告進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。（四）舉辦國際交流活動管理1.舉辦國際交流活動應(yīng)精心組織，確?；顒禹樌M(jìn)行?；顒又鬓k方應(yīng)提前做好活動宣傳、場地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。2.在國際交流活動中，應(yīng)加強(qiáng)與外國嘉賓的溝通與交流，促進(jìn)相互了解與合作。同時，要注重活動的安全保障工作，制定應(yīng)急預(yù)案，確保活動安全有序。3.舉辦國際交流活動結(jié)束后，活動主辦方應(yīng)及時提交活動總結(jié)報告，總結(jié)活動經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)建議。外事管理部門負(fù)責(zé)對報告進(jìn)行審核，并將審核結(jié)果報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。四、外事經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)根據(jù)外事活動的實(shí)際需要，按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)編制。出國（境）經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括國際旅費(fèi)、國外城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、其他費(fèi)用等。邀請外國人員來訪經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、交通費(fèi)、參觀游覽費(fèi)、禮品費(fèi)等。參加國際會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括會議注冊費(fèi)、國際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)等。舉辦國際交流活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備購置、嘉賓接待、宣傳推廣等費(fèi)用。2.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報外事管理部門審核，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。預(yù)算執(zhí)行過程中，如需調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定程序報外事管理部門和機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.外事經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算用途使用，不得挪作他用。出國（境）團(tuán)組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)報銷費(fèi)用，不得超標(biāo)準(zhǔn)開支。邀請外國人員來訪、參加國際會議、舉辦國際交流活動等經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。2.外事經(jīng)費(fèi)報銷應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的票據(jù)，并按照規(guī)定程序?qū)徟Ｍ馐鹿芾聿块T負(fù)責(zé)對經(jīng)費(fèi)報銷情況進(jìn)行審核，確保經(jīng)費(fèi)使用合規(guī)。（三）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.外事管理部門應(yīng)加強(qiáng)對外事經(jīng)費(fèi)使用情況的監(jiān)督檢查，定期對外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決經(jīng)費(fèi)使用中存在的問題。2.機(jī)關(guān)財務(wù)部門應(yīng)配合外事管理部門做好外事經(jīng)費(fèi)的財務(wù)管理工作，定期向外事管理部門提供經(jīng)費(fèi)收支情況報表。審計部門應(yīng)定期對外事經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行審計，確保經(jīng)費(fèi)使用合法合規(guī)。五、外事人員管理（一）外事人員選拔1.外事人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、外語水平和溝通協(xié)調(diào)能力。選拔外事人員應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過個人報名、組織推薦、考試考核等方式確定。2.外事人員應(yīng)定期參加外事業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括外事政策法規(guī)、外語、禮儀、溝通技巧等。（二）外事人員職責(zé)1.外事人員應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家外事政策法規(guī)和本機(jī)關(guān)外事管理辦法，負(fù)責(zé)本部門外事活動的組織、協(xié)調(diào)和管理工作。2.外事人員應(yīng)做好外事活動的前期準(zhǔn)備工作，包括制定計劃、辦理審批手續(xù)、安排行程等。在活動過程中，應(yīng)負(fù)責(zé)與外方溝通協(xié)調(diào)，處理突發(fā)情況，確?；顒禹樌M(jìn)行。3.外事人員應(yīng)做好外事文件和資料的管理工作，嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露國家機(jī)密。同時，應(yīng)及時整理和歸檔外事活動相關(guān)資料，為外事工作提供參考。（三）外事人員考核1.外事管理部門應(yīng)建立外事人員考核制度，定期對外事人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、廉潔自律等方面。2.考核結(jié)果作為外事人員晉升、獎勵、培訓(xùn)等的重要依據(jù)。對考核優(yōu)秀的外事人員給予表彰和獎勵，對考核不合格的外事人員進(jìn)行批評教育或調(diào)整崗位。六、外事安全與保密管理（一）外事安全管理1.外事活動應(yīng)高度重視安全工作，制定安全預(yù)案，明確安全責(zé)任。出國（境）團(tuán)組應(yīng)了解目的地國家（地區(qū)）的安全形勢和風(fēng)俗習(xí)慣，采取必要的安全防范措施。2.邀請外國人員來訪、參加國際會議、舉辦國際交流活動等應(yīng)加強(qiáng)安全管理，確保活動場所、交通、住宿等方面的安全?；顒又鬓k方應(yīng)提前與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，做好安全保障工作。3.外事人員應(yīng)增強(qiáng)安全意識，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。在遇到安全問題時，應(yīng)及時采取措施，并向上級報告。（二）外事保密管理1.外事活動涉及國家秘密和商業(yè)秘密，外事人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守國家機(jī)密和單位商業(yè)秘密。2.出國（境）團(tuán)組應(yīng)妥善保管國家秘密文件和資料，不得擅自攜帶機(jī)密文件和資料出國（境）。如需攜帶機(jī)密文件和資料