檔案管理辦法發(fā)文一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準確性，不得篡改、偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用價值，為公司/組織的各項工作提供有效的支持和服務。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護公司/組織的合法權益。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案管理的具體工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對各部門檔案管理情況進行檢查和評估，提出改進意見和建議。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和智能化，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。6.負責檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序對已超過保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。7.完成公司/組織領導交辦的其他有關檔案管理的工作任務。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、規(guī)章制度；會議文件、紀要；工作計劃、總結；人事檔案、勞動合同；財務審計報告；行政公文、信函等。2.業(yè)務管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術研發(fā)、物資采購、財務管理、人力資源管理等各類業(yè)務檔案。具體包括業(yè)務合同、協(xié)議；市場調(diào)研資料；生產(chǎn)計劃、報表；質(zhì)量檢驗報告；技術圖紙、資料；采購訂單、發(fā)票；財務憑證、賬簿等。3.項目檔案針對公司/組織承擔的各類項目，建立項目檔案。包括項目立項文件、可行性研究報告；項目設計方案、圖紙；項目招投標文件；項目施工過程中的各類文件、資料；項目驗收報告等。4.客戶檔案記錄與公司/組織有業(yè)務往來的客戶信息，包括客戶基本資料、業(yè)務合作記錄、客戶反饋等。5.聲像檔案以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件、工程建設等情況的檔案。6.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類檔案，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴展性原則，采用層次編碼法進行編制。具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類檔案編號：AD+年份+流水號其中，AD為行政管理類檔案的英文縮寫，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該類檔案在當年的順序號。2.業(yè)務管理類檔案編號：根據(jù)業(yè)務類別進行分類編號，每個業(yè)務類別采用兩位字母縮寫表示。例如，市場營銷類檔案編號為MK，生產(chǎn)管理類檔案編號為PM，以此類推。編號格式為：業(yè)務類別縮寫+年份+流水號3.項目檔案編號：PJ+項目編號+年份+流水號其中，PJ為項目檔案的英文縮寫，項目編號為公司/組織對項目的統(tǒng)一編號，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該項目檔案在當年的順序號。4.客戶檔案編號：C+客戶編號+年份+流水號其中，C為客戶檔案的英文縮寫，客戶編號為公司/組織對客戶的統(tǒng)一編號，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該客戶檔案在當年的順序號。5.聲像檔案編號：AV+年份+流水號其中，AV為聲像檔案的英文縮寫，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該聲像檔案在當年的順序號。6.電子檔案編號：E+檔案類別縮寫+年份+流水號其中，E為電子檔案的英文縮寫，檔案類別縮寫與上述各類檔案編號中的縮寫一致，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該電子檔案在當年的順序號。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案形成部門在工作活動結束后，應按照檔案管理要求，對形成的各類文件、資料進行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，檔案形成部門應在活動結束后及時將相關資料移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門進行整理和歸檔。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司/組織檔案資料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案進行編號，并編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.對紙質(zhì)檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固；對電子檔案進行格式轉換、存儲，確保電子檔案的可讀性和可用性。4.按照檔案保管期限的要求，將檔案分別裝入不同的檔案盒或存儲介質(zhì)中，并在檔案盒或存儲介質(zhì)上標明檔案類別、編號、題名等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年、30年等。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度、性質(zhì)和利用價值等因素確定。1.永久保管的檔案公司/組織設立、變更、注銷等相關文件；公司章程、規(guī)章制度；重要會議文件、紀要；財務審計報告；涉及公司/組織重大權益、重要資產(chǎn)的文件；其他具有長期保存價值的檔案。2.定期保管的檔案一般行政管理文件、資料，保管期限為3年至10年；業(yè)務管理類檔案，保管期限根據(jù)業(yè)務性質(zhì)和相關規(guī)定確定，一般為5年至30年；項目檔案，保管期限自項目結束后計算，一般為10年至30年；客戶檔案，保管期限根據(jù)與客戶的業(yè)務往來情況確定，一般為3年至15年；聲像檔案，保管期限根據(jù)其記錄內(nèi)容的重要性確定，一般為5年至30年；電子檔案，應與紙質(zhì)檔案同步保管，保管期限相同。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量準確、完好無損。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.根據(jù)檔案保管期限的變化，及時對檔案進行調(diào)整和鑒定，對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，便于檔案的查詢和管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行全面審查和評估，提出鑒定意見。3.檔案鑒定應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度、利用價值等因素進行綜合判斷，確保鑒定結果的準確性和客觀性。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限或失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定工作小組鑒定同意后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負責人簽字確認。3.檔案銷毀應按照規(guī)定程序進行，一般采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機密或重要信息的檔案，查閱申請人應經(jīng)公司/組織主管領導批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等。3.外部單位或個人查閱公司/組織檔案，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案信息，確定檔案的存放位置。2.檔案管理人員將檔案取出，交查閱人員查閱，并在旁進行監(jiān)督。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.查閱人員如需摘抄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行摘抄、復制。摘抄、復制的檔案材料應加蓋檔案管理部門印章，注明出處和日期。4.查閱結束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對檔案進行清點、核對，確認無誤后，將檔案歸還原位。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極為公司/組織各部門及員工提供檔案利用服務，根據(jù)查閱需求，及時提供相關檔案資料。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等信息，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.根據(jù)公司/組織發(fā)展的需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司/組織的決策和管理提供支持。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.將檔案管理信息系統(tǒng)與公司/組織辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務管理系統(tǒng)等進行集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。3.推進檔案數(shù)字化加工工作，將紙質(zhì)檔案逐步轉化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化整合和利用。（二）信息化管理措施1.配備必要的信息化設備和軟件，如服務器、存儲設備、檔案管理軟件等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.建立檔案數(shù)字化加工流程，規(guī)范檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)的操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份和恢復，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性，滿足公司/組織檔案管理工作的需要。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應定期對各部門檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和有效性等，提出審計意見和建議。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門檔案管理