教材庫存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司教材庫存管理，規(guī)范教材采購、存儲、發(fā)放及盤點(diǎn)等流程，確保教材庫存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、流轉(zhuǎn)順暢，滿足公司教學(xué)、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有教材庫存的管理，包括但不限于各類學(xué)歷教育教材、職業(yè)培訓(xùn)教材、在線學(xué)習(xí)教材等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保教材庫存數(shù)量、品種與賬目一致，信息準(zhǔn)確無誤。2.及時性原則：及時采購、補(bǔ)充教材，保證教學(xué)、培訓(xùn)等工作的正常開展；及時處理教材的出入庫及盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)。3.安全性原則：保障教材存儲環(huán)境安全，防止教材損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。4.經(jīng)濟(jì)性原則：合理控制教材庫存水平，避免積壓浪費(fèi)，降低庫存成本。二、職責(zé)分工（一）教材管理部門1.負(fù)責(zé)制定教材采購計劃，根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)需求及庫存情況，合理確定采購數(shù)量和品種。2.組織教材的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同。3.負(fù)責(zé)教材的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放領(lǐng)用及庫存盤點(diǎn)等日常管理工作。4.定期對教材庫存進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時向相關(guān)部門反饋庫存信息，提出庫存調(diào)整建議。（二）教學(xué)部門1.根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)計劃，提前向教材管理部門提交教材需求清單，明確教材的名稱、版本、數(shù)量等要求。2.配合教材管理部門做好教材的驗收、發(fā)放等工作，對教材的適用性、質(zhì)量等進(jìn)行審核。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核教材采購費(fèi)用的報銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.協(xié)助教材管理部門進(jìn)行庫存成本核算，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）其他部門根據(jù)各自職責(zé)，配合教材管理部門做好教材庫存管理相關(guān)工作。三、教材采購管理（一）采購計劃制定1.教材管理部門應(yīng)定期收集教學(xué)部門、培訓(xùn)部門等的教材需求信息，結(jié)合歷史使用數(shù)據(jù)和庫存情況，分析預(yù)測教材需求趨勢。2.根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，制定年度教材采購計劃，明確采購教材的名稱、版本、數(shù)量、采購時間等內(nèi)容。年度采購計劃應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.在教學(xué)、培訓(xùn)計劃發(fā)生變更或有臨時性教材需求時，教材管理部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并按規(guī)定流程審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、供貨能力、售后服務(wù)等因素。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括教材的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對不合格供應(yīng)商及時終止合作。（三）采購執(zhí)行1.教材管理部門根據(jù)采購計劃和合同要求，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購教材的具體要求和交貨時間。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保教材按時、按質(zhì)、按量交付。3.教材到貨前，教材管理部門應(yīng)通知相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。四、教材驗收入庫管理（一）驗收準(zhǔn)備1.教材管理部門安排專人負(fù)責(zé)教材驗收工作，驗收人員應(yīng)熟悉教材的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.根據(jù)采購合同和訂單，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和文件，如驗收清單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件等。（二）驗收內(nèi)容1.數(shù)量驗收：對照采購訂單和發(fā)貨清單，逐一清點(diǎn)教材的數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.質(zhì)量驗收：檢查教材的外觀質(zhì)量，包括封面、封底、書頁、裝訂等是否完好，有無破損、缺頁、錯印等問題；檢查教材的內(nèi)容是否符合教學(xué)、培訓(xùn)要求，版本是否正確。3.規(guī)格驗收：核對教材的規(guī)格、尺寸、開本等是否與采購合同一致。（三）驗收記錄1.驗收人員應(yīng)如實(shí)填寫教材驗收記錄，詳細(xì)記錄驗收時間、教材名稱、版本、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收情況等信息。2.驗收合格的教材，驗收人員應(yīng)在驗收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的教材，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨等，并在驗收記錄上注明不合格原因。（四）入庫手續(xù)辦理1.教材管理部門根據(jù)驗收記錄，將驗收合格的教材辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明教材的名稱、版本、數(shù)量、入庫時間等信息。2.入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由采購部門、倉庫保管、財務(wù)部門等留存，作為記賬、核算的依據(jù)。3.將入庫教材按照類別、版本、年級等進(jìn)行分類存放，建立清晰的庫存臺賬，記錄教材的出入庫情況。五、教材存儲保管管理（一）存儲環(huán)境要求1.設(shè)立專門的教材倉庫，倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度、濕度適宜，防止教材受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保教材存儲安全。3.教材應(yīng)分類存放，不同類別、版本、年級的教材應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于查找和管理。（二）庫存盤點(diǎn)1.定期對教材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計劃，明確盤點(diǎn)人員、范圍、時間、方法等。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存教材的數(shù)量、品種、規(guī)格等信息，確保賬實(shí)相符。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫盤點(diǎn)報告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）庫存預(yù)警1.設(shè)定教材庫存預(yù)警指標(biāo)，如最低庫存量、最高庫存量等。當(dāng)庫存數(shù)量接近或超出預(yù)警指標(biāo)時，教材管理部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信息。2.根據(jù)庫存預(yù)警信息，及時調(diào)整采購計劃或采取其他措施，如促銷、調(diào)劑等，以合理控制教材庫存水平。（四）教材保管期限1.根據(jù)教材的使用頻率、時效性等因素，確定教材的保管期限。一般情況下，常用教材的保管期限為[X]年，不常用教材的保管期限為[X]年。2.對于超過保管期限的教材，教材管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，提出處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。處理方式可包括報廢、捐贈、變賣等。六、教材發(fā)放領(lǐng)用管理（一）發(fā)放流程1.教學(xué)部門、培訓(xùn)部門等根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)計劃，填寫教材領(lǐng)用申請表，注明教材的名稱、版本、數(shù)量、使用班級或?qū)W員等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.教材管理部門收到領(lǐng)用申請表后，核對庫存情況，如庫存充足，及時辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應(yīng)及時通知采購部門補(bǔ)貨，并告知領(lǐng)用部門預(yù)計發(fā)放時間。3.教材管理部門根據(jù)領(lǐng)用申請表，發(fā)放教材，并填寫教材發(fā)放登記表，注明領(lǐng)用時間、教材名稱、版本、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。4.領(lǐng)用人在教材發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取教材。（二）發(fā)放方式1.集中發(fā)放：對于批量較大、使用范圍較廣的教材，可采用集中發(fā)放的方式，由教材管理部門統(tǒng)一組織發(fā)放到各教學(xué)點(diǎn)或班級。2.分散發(fā)放：對于少量、零散的教材，可由領(lǐng)用人到教材倉庫自行領(lǐng)取。（三）教材借用管理1.因特殊原因需要借用教材的，應(yīng)填寫教材借用申請表，注明借用教材的名稱、版本、數(shù)量、借用時間、歸還時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.教材管理部門審核借用申請表后，辦理借用手續(xù)，發(fā)放教材，并要求借用人在教材借用登記表上簽字確認(rèn)。3.借用人應(yīng)按照規(guī)定時間歸還借用教材，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向教材管理部門申請。逾期未還的，教材管理部門應(yīng)及時催還，并視情況收取一定的逾期費(fèi)用。七、教材處置管理（一）報廢處理1.對于因損壞、陳舊、改版等原因無法繼續(xù)使用的教材，由教材管理部門提出報廢申請，填寫教材報廢申請表，注明報廢教材的名稱、版本、數(shù)量、報廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.教材報廢申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報廢處理。3.報廢教材應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。（二）捐贈處理1.對于仍有使用價值但公司不再需要的教材，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行捐贈處理。2.教材管理部門應(yīng)選擇合適的受贈對象，簽訂捐贈協(xié)議，明確捐贈教材的名稱、版本、數(shù)量、捐贈時間等信息。3.捐贈處理后，應(yīng)及時在庫存臺賬中進(jìn)行核銷，并將捐贈情況報財務(wù)部門備案。（三）變賣處理1.對于部分有市場價值的廢舊教材，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行變賣處理。2.教材管理部門應(yīng)選擇合法的回收渠道，按照市場價格進(jìn)行變賣，并及時收取變賣款項。3.變賣處理后，應(yīng)將變賣情況報財務(wù)部門入賬，并在庫存臺賬中進(jìn)行核銷。八、信息化管理（一）庫存管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立教材庫存管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教材采購、驗收、入庫、存儲、發(fā)放、盤點(diǎn)、處置等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.庫存管理系統(tǒng)應(yīng)具備教材信息錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，能夠?qū)崟r反映教材庫存動態(tài)，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.教材管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)庫存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)與更新工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性和完整性。2.定期對庫存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行恢復(fù)。（三）信息共享與應(yīng)用1.庫存管理系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的教學(xué)管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率。2.各部門可通過庫存管理系統(tǒng)查詢教材庫存信息、采購進(jìn)度、發(fā)放情況等，及時掌握教材庫存動態(tài)，合理安排教學(xué)、培訓(xùn)等工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對教材庫存管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程、驗收環(huán)節(jié)、庫存管理、發(fā)放領(lǐng)用、處置等方面。2.監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或管理漏洞，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立教材庫存管理考核評價機(jī)制，對教材管理部門及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)可包括庫存準(zhǔn)確率、采購及時性、教材完好率、成本控制等方面。2.根據(jù)考核評價結(jié)