教材庫(kù)存管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司教材庫(kù)存管理，規(guī)范教材采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放及盤(pán)點(diǎn)等流程，確保教材庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、流轉(zhuǎn)順暢，滿足公司教學(xué)、培訓(xùn)等業(yè)務(wù)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有教材庫(kù)存的管理，包括但不限于各類(lèi)學(xué)歷教育教材、職業(yè)培訓(xùn)教材、在線學(xué)習(xí)教材等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保教材庫(kù)存數(shù)量、品種與賬目一致，信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.及時(shí)性原則：及時(shí)采購(gòu)、補(bǔ)充教材，保證教學(xué)、培訓(xùn)等工作的正常開(kāi)展；及時(shí)處理教材的出入庫(kù)及盤(pán)點(diǎn)等業(yè)務(wù)。3.安全性原則：保障教材存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止教材損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。4.經(jīng)濟(jì)性原則：合理控制教材庫(kù)存水平，避免積壓浪費(fèi)，降低庫(kù)存成本。二、職責(zé)分工（一）教材管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定教材采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)需求及庫(kù)存情況，合理確定采購(gòu)數(shù)量和品種。2.組織教材的采購(gòu)工作，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。3.負(fù)責(zé)教材的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管、發(fā)放領(lǐng)用及庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等日常管理工作。4.定期對(duì)教材庫(kù)存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋庫(kù)存信息，提出庫(kù)存調(diào)整建議。（二）教學(xué)部門(mén)1.根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)計(jì)劃，提前向教材管理部門(mén)提交教材需求清單，明確教材的名稱、版本、數(shù)量等要求。2.配合教材管理部門(mén)做好教材的驗(yàn)收、發(fā)放等工作，對(duì)教材的適用性、質(zhì)量等進(jìn)行審核。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核教材采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.協(xié)助教材管理部門(mén)進(jìn)行庫(kù)存成本核算，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）其他部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)，配合教材管理部門(mén)做好教材庫(kù)存管理相關(guān)工作。三、教材采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.教材管理部門(mén)應(yīng)定期收集教學(xué)部門(mén)、培訓(xùn)部門(mén)等的教材需求信息，結(jié)合歷史使用數(shù)據(jù)和庫(kù)存情況，分析預(yù)測(cè)教材需求趨勢(shì)。2.根據(jù)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，制定年度教材采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)教材的名稱、版本、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。年度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.在教學(xué)、培訓(xùn)計(jì)劃發(fā)生變更或有臨時(shí)性教材需求時(shí)，教材管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定流程審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、售后服務(wù)等因素。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括教材的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對(duì)不合格供應(yīng)商及時(shí)終止合作。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.教材管理部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和合同要求，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)教材的具體要求和交貨時(shí)間。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保教材按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.教材到貨前，教材管理部門(mén)應(yīng)通知相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、教材驗(yàn)收入庫(kù)管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.教材管理部門(mén)安排專人負(fù)責(zé)教材驗(yàn)收工作，驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉教材的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.根據(jù)采購(gòu)合同和訂單，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和文件，如驗(yàn)收清單、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件等。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.數(shù)量驗(yàn)收：對(duì)照采購(gòu)訂單和發(fā)貨清單，逐一清點(diǎn)教材的數(shù)量，確保數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.質(zhì)量驗(yàn)收：檢查教材的外觀質(zhì)量，包括封面、封底、書(shū)頁(yè)、裝訂等是否完好，有無(wú)破損、缺頁(yè)、錯(cuò)印等問(wèn)題；檢查教材的內(nèi)容是否符合教學(xué)、培訓(xùn)要求，版本是否正確。3.規(guī)格驗(yàn)收：核對(duì)教材的規(guī)格、尺寸、開(kāi)本等是否與采購(gòu)合同一致。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)教材驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄驗(yàn)收時(shí)間、教材名稱、版本、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收情況等信息。2.驗(yàn)收合格的教材，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的教材，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨等，并在驗(yàn)收記錄上注明不合格原因。（四）入庫(kù)手續(xù)辦理1.教材管理部門(mén)根據(jù)驗(yàn)收記錄，將驗(yàn)收合格的教材辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明教材的名稱、版本、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息。2.入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)保管、財(cái)務(wù)部門(mén)等留存，作為記賬、核算的依據(jù)。3.將入庫(kù)教材按照類(lèi)別、版本、年級(jí)等進(jìn)行分類(lèi)存放，建立清晰的庫(kù)存臺(tái)賬，記錄教材的出入庫(kù)情況。五、教材存儲(chǔ)保管管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.設(shè)立專門(mén)的教材倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度、濕度適宜，防止教材受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保教材存儲(chǔ)安全。3.教材應(yīng)分類(lèi)存放，不同類(lèi)別、版本、年級(jí)的教材應(yīng)分開(kāi)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.定期對(duì)教材庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月、每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)人員、范圍、時(shí)間、方法等。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)庫(kù)存教材的數(shù)量、品種、規(guī)格等信息，確保賬實(shí)相符。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整處理，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（三）庫(kù)存預(yù)警1.設(shè)定教材庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)，如最低庫(kù)存量、最高庫(kù)存量等。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量接近或超出預(yù)警指標(biāo)時(shí)，教材管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信息。2.根據(jù)庫(kù)存預(yù)警信息，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃或采取其他措施，如促銷(xiāo)、調(diào)劑等，以合理控制教材庫(kù)存水平。（四）教材保管期限1.根據(jù)教材的使用頻率、時(shí)效性等因素，確定教材的保管期限。一般情況下，常用教材的保管期限為[X]年，不常用教材的保管期限為[X]年。2.對(duì)于超過(guò)保管期限的教材，教材管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行清理，提出處理意見(jiàn)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。處理方式可包括報(bào)廢、捐贈(zèng)、變賣(mài)等。六、教材發(fā)放領(lǐng)用管理（一）發(fā)放流程1.教學(xué)部門(mén)、培訓(xùn)部門(mén)等根據(jù)教學(xué)、培訓(xùn)計(jì)劃，填寫(xiě)教材領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明教材的名稱、版本、數(shù)量、使用班級(jí)或?qū)W員等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。2.教材管理部門(mén)收到領(lǐng)用申請(qǐng)表后，核對(duì)庫(kù)存情況，如庫(kù)存充足，及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；如庫(kù)存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)貨，并告知領(lǐng)用部門(mén)預(yù)計(jì)發(fā)放時(shí)間。3.教材管理部門(mén)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，發(fā)放教材，并填寫(xiě)教材發(fā)放登記表，注明領(lǐng)用時(shí)間、教材名稱、版本、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息。4.領(lǐng)用人在教材發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)后，領(lǐng)取教材。（二）發(fā)放方式1.集中發(fā)放：對(duì)于批量較大、使用范圍較廣的教材，可采用集中發(fā)放的方式，由教材管理部門(mén)統(tǒng)一組織發(fā)放到各教學(xué)點(diǎn)或班級(jí)。2.分散發(fā)放：對(duì)于少量、零散的教材，可由領(lǐng)用人到教材倉(cāng)庫(kù)自行領(lǐng)取。（三）教材借用管理1.因特殊原因需要借用教材的，應(yīng)填寫(xiě)教材借用申請(qǐng)表，注明借用教材的名稱、版本、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。2.教材管理部門(mén)審核借用申請(qǐng)表后，辦理借用手續(xù)，發(fā)放教材，并要求借用人在教材借用登記表上簽字確認(rèn)。3.借用人應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間歸還借用教材，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前向教材管理部門(mén)申請(qǐng)。逾期未還的，教材管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情況收取一定的逾期費(fèi)用。七、教材處置管理（一）報(bào)廢處理1.對(duì)于因損壞、陳舊、改版等原因無(wú)法繼續(xù)使用的教材，由教材管理部門(mén)提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫(xiě)教材報(bào)廢申請(qǐng)表，注明報(bào)廢教材的名稱、版本、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.教材報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。3.報(bào)廢教材應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行清理，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。（二）捐贈(zèng)處理1.對(duì)于仍有使用價(jià)值但公司不再需要的教材，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行捐贈(zèng)處理。2.教材管理部門(mén)應(yīng)選擇合適的受贈(zèng)對(duì)象，簽訂捐贈(zèng)協(xié)議，明確捐贈(zèng)教材的名稱、版本、數(shù)量、捐贈(zèng)時(shí)間等信息。3.捐贈(zèng)處理后，應(yīng)及時(shí)在庫(kù)存臺(tái)賬中進(jìn)行核銷(xiāo)，并將捐贈(zèng)情況報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)備案。（三）變賣(mài)處理1.對(duì)于部分有市場(chǎng)價(jià)值的廢舊教材，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行變賣(mài)處理。2.教材管理部門(mén)應(yīng)選擇合法的回收渠道，按照市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行變賣(mài)，并及時(shí)收取變賣(mài)款項(xiàng)。3.變賣(mài)處理后，應(yīng)將變賣(mài)情況報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)入賬，并在庫(kù)存臺(tái)賬中進(jìn)行核銷(xiāo)。八、信息化管理（一）庫(kù)存管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立教材庫(kù)存管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教材采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)、處置等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.庫(kù)存管理系統(tǒng)應(yīng)具備教材信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映教材庫(kù)存動(dòng)態(tài)，為管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.教材管理部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)庫(kù)存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)與更新工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性。2.定期對(duì)庫(kù)存管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)。（三）信息共享與應(yīng)用1.庫(kù)存管理系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部的教學(xué)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高工作效率。2.各部門(mén)可通過(guò)庫(kù)存管理系統(tǒng)查詢教材庫(kù)存信息、采購(gòu)進(jìn)度、發(fā)放情況等，及時(shí)掌握教材庫(kù)存動(dòng)態(tài)，合理安排教學(xué)、培訓(xùn)等工作。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)教材庫(kù)存管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)流程、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、庫(kù)存管理、發(fā)放領(lǐng)用、處置等方面。2.監(jiān)督檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或管理漏洞，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立教材庫(kù)存管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)教材管理部門(mén)及相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核指標(biāo)可包括庫(kù)存準(zhǔn)確率、采購(gòu)及時(shí)性、教材完好率、成本控制等方面。2.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)