油料采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司油料采購管理，規(guī)范采購行為，確保油料供應的及時性、穩(wěn)定性和質量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及油料采購的部門和項目。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，保證所采購油料符合使用要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定油料采購計劃，根據公司需求和庫存情況，合理安排采購數量和時間。2.尋找、篩選、評估和確定合格的供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。（二）使用部門1.及時向采購部門提供準確的油料需求信息，包括品種、規(guī)格、數量、使用時間等。2.參與對供應商的評估工作，提供使用反饋意見。3.協(xié)助采購部門驗收采購的油料，確保質量符合要求。（三）質量檢驗部門1.制定油料質量檢驗標準和流程。2.對采購的油料進行質量檢驗，出具檢驗報告。3.對不合格油料提出處理意見，并跟蹤處理結果。（四）財務部門1.審核采購合同，確保合同條款符合財務規(guī)定。2.負責采購資金的安排和支付，對采購成本進行核算和分析。3.監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財務風險。（五）審計部門1.對油料采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購成本的合理性。2.對采購過程中的違規(guī)行為提出整改意見，并跟蹤整改情況。三、采購計劃管理（一）需求預測1.使用部門應定期（每月/每季度）向采購部門提供油料需求預測，包括生產計劃、設備運行情況等相關信息。2.采購部門結合歷史采購數據、市場動態(tài)等因素，對需求預測進行綜合分析和調整，形成初步的采購計劃草案。（二）計劃制定1.采購部門根據需求預測和庫存情況，制定詳細的月度、季度和年度采購計劃。采購計劃應明確油料的品種、規(guī)格、數量、預計采購時間等內容。2.采購計劃需經相關部門審核，包括使用部門、財務部門等。審核通過后的采購計劃作為采購活動的依據。（三）計劃調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產任務變更、設備故障等原因導致需求發(fā)生變化，使用部門應及時通知采購部門。2.采購部門根據實際情況對采購計劃進行調整，并重新履行審核程序。四、供應商管理（一）供應商篩選1.采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對收集到的供應商進行初步篩選，篩選標準包括企業(yè)資質、生產能力、產品質量、信譽狀況、價格水平等。3.向符合初步篩選標準的供應商發(fā)放《供應商調查表》，要求其提供詳細的企業(yè)信息、產品資料、業(yè)績情況等。（二）供應商評估1.采購部門會同質量檢驗部門、使用部門等相關人員，對供應商進行實地考察和評估。評估內容包括企業(yè)生產環(huán)境、質量管理體系、生產設備、技術水平、售后服務等方面。2.根據實地考察和評估結果，結合供應商提供的資料，對供應商進行綜合評分。評分標準應明確各項評估指標的權重和分值。3.對于評分較高的供應商，納入合格供應商名錄；對于評分較低的供應商，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，予以淘汰。（三）供應商檔案建立1.為每個合格供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件、產品質量檢驗報告、業(yè)績情況、合作記錄等。2.定期更新供應商檔案信息，確保檔案內容的準確性和完整性。（四）供應商動態(tài)管理1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評價，評價結果作為供應商動態(tài)管理的依據。2.對于表現優(yōu)秀的供應商，給予適當的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍未達到要求，采購部門有權暫?；蚪K止與其合作。五、采購流程（一）采購申請1.使用部門根據實際需求，填寫《油料采購申請表》，詳細注明油料的品種、規(guī)格、數量、用途、預計使用時間等信息。2.《油料采購申請表》經使用部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《油料采購申請表》后，對其進行審核。審核內容包括需求的合理性、庫存情況等。2.對于金額較大或重要的采購申請，采購部門應提交至公司領導進行審批。審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）采購實施1.根據采購審批結果，采購部門選擇合適的供應商，向其發(fā)送《采購訂單》。《采購訂單》應明確采購的油料品種、規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點等內容。2.供應商收到《采購訂單》后，應確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發(fā)貨。3.采購部門應跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，確保按時、按質、按量交貨。（四）到貨驗收1.油料到貨前，采購部門應通知質量檢驗部門和使用部門做好驗收準備。2.質量檢驗部門按照既定的質量檢驗標準和流程，對到貨的油料進行質量檢驗。檢驗內容包括外觀、性能指標、質量證明文件等。3.使用部門對到貨油料的數量、規(guī)格等進行核對。4.質量檢驗部門和使用部門在驗收合格后，分別在《油料驗收單》上簽字確認。如驗收不合格，質量檢驗部門應出具《不合格報告》，采購部門負責與供應商協(xié)商處理。（五）付款結算1.采購部門根據《油料驗收單》和采購合同，填寫《付款申請單》，提交至財務部門。2.財務部門對《付款申請單》進行審核，審核內容包括合同條款、驗收情況、發(fā)票等。審核通過后，按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.采購合同的主要條款包括：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式；油料的品種、規(guī)格、數量、價格；交貨時間、地點、方式；質量標準、驗收方法；付款方式、結算期限；違約責任；爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，應經公司法律部門或法律顧問審核，確保合同條款合法合規(guī)。（二）合同執(zhí)行1.合同雙方應嚴格按照采購合同的約定履行各自的義務。采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現的問題。2.如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，合同雙方應及時協(xié)商解決，并采取相應的措施減少損失。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產需求調整等原因需要變更合同條款，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.如因一方嚴重違約或其他法定原因需要解除采購合同，解除合同方應按照合同約定或法律規(guī)定通知對方，并辦理相關手續(xù)。（四）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本歸檔保存。合同檔案應包括合同文本、合同變更協(xié)議、補充協(xié)議、往來信函、驗收報告、付款憑證等相關資料。2.合同檔案應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號和保管，以便查閱和追溯。七、采購風險管理（一）市場風險1.關注油料市場價格波動情況，建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集、分析市場價格信息。2.根據市場價格變化趨勢，合理安排采購時機，采取套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。（二）質量風險1.加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件，并定期對供應商的產品進行抽檢。2.嚴格執(zhí)行到貨驗收制度，確保采購的油料質量符合要求。對于質量不合格的油料，應及時與供應商協(xié)商處理，避免給公司生產經營帶來損失。（三）供應風險1.與主要供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，確保供應商的穩(wěn)定性和可靠性。2.制定應急預案，應對因自然災害、供應商停產等原因導致的供應中斷情況。預案應包括備用供應商的選擇、緊急采購渠道的建立、庫存調整等措施。（四）法律風險1.加強對采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。2.在采購合同簽訂、履行過程中，嚴格遵守法律法規(guī)的規(guī)定，避免因法律糾紛給公司帶來損失。八、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對油料采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本的控制情況等。2.審計部門應及時發(fā)現采購活動中存在的問題，并提出整改意見。采購部門和相關責任部門應按照整改意見進行整改，并將整改情況及時反饋給審計部門。（二）考核評價1.建立油料采購考核評價機制，對采購部門和相關責任人員的工作績效