甲供物資管理辦法一、總則（一）目的為加強公司甲供物資管理，規(guī)范甲供物資采購、供應、驗收、保管、使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保工程質(zhì)量，控制工程成本，提高項目管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及甲供物資的項目，包括新建、改建、擴建工程及相關(guān)配套項目。（三）定義1.甲供物資：指由公司負責采購供應，用于工程項目建設的各類物資，包括但不限于主要材料、構(gòu)配件、設備等。2.采購部門：負責甲供物資采購工作的部門。3.使用部門：指工程項目中使用甲供物資的具體部門或單位。4.倉庫管理部門：負責甲供物資驗收、保管、發(fā)放等工作的部門。（四）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保甲供物資管理工作合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保甲供物資質(zhì)量符合工程要求。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，降低工程造價。4.流程規(guī)范原則：建立健全甲供物資管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責和工作要求，確保管理工作有序進行。5.責任追究原則：對甲供物資管理過程中出現(xiàn)的違規(guī)行為和質(zhì)量問題，追究相關(guān)責任人的責任。二、職責分工（一）采購部門職責1.負責制定甲供物資采購計劃，根據(jù)項目進度需求，及時采購所需物資。2.組織市場調(diào)研，選擇合格供應商，建立供應商檔案，并定期進行評估和更新。3.負責與供應商簽訂采購合同，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等條款，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。5.負責甲供物資采購文件的整理、歸檔工作。（二）使用部門職責1.根據(jù)項目施工進度，提前向采購部門提交甲供物資需求計劃，明確物資規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間等要求。2.參與甲供物資供應商的考察和選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量意見。3.負責甲供物資的現(xiàn)場接收、驗收工作，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門處理。4.負責甲供物資的現(xiàn)場管理和使用，按照施工規(guī)范和質(zhì)量要求合理使用物資，避免浪費和損壞。5.配合倉庫管理部門做好甲供物資的盤點工作，及時反饋物資使用情況和剩余物資數(shù)量。（三）倉庫管理部門職責1.負責甲供物資的驗收工作，按照合同要求和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進行檢驗，填寫驗收記錄。2.對驗收合格的甲供物資進行分類存放，做好標識和防護措施，確保物資質(zhì)量不受損。3.建立甲供物資出入庫臺賬，詳細記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、領用部門等信息，做到賬物相符。4.根據(jù)使用部門的領料申請，及時發(fā)放甲供物資，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對甲供物資進行盤點，確保物資數(shù)量準確，賬實一致。如發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況，及時查明原因并上報處理。6.負責甲供物資倉庫的安全管理工作，做好防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保物資安全。（四）質(zhì)量管理部門職責1.參與甲供物資供應商的考察和選擇，對物資質(zhì)量提出意見和建議。2.負責制定甲供物資質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對甲供物資進行抽檢或見證取樣送檢，確保物資質(zhì)量符合工程要求。4.對甲供物資質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，分析原因，采取措施防止問題再次發(fā)生。（五）財務部門職責1.負責甲供物資采購資金的籌集和支付管理，按照合同約定及時支付貨款。2.對甲供物資采購成本進行核算和控制，定期進行成本分析，為項目成本管理提供數(shù)據(jù)支持。3.參與甲供物資采購合同的審核，對合同中的付款條款等財務事項進行把關(guān)。三、采購管理（一）采購計劃編制1.使用部門應根據(jù)項目施工進度計劃，提前[X]天向采購部門提交甲供物資需求計劃。需求計劃應詳細列出物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.采購部門收到需求計劃后，應進行匯總分析，結(jié)合庫存情況，編制甲供物資采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、交貨地點等內(nèi)容，并報項目負責人審批。3.采購計劃如有調(diào)整，使用部門應及時通知采購部門，采購部門應重新編制采購計劃并按規(guī)定審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式，選擇合格的甲供物資供應商。供應商應具備合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。2.采購部門應對供應商進行考察評估，填寫供應商考察評估表，內(nèi)容包括供應商的基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務等方面?？疾煸u估合格的供應商納入供應商檔案管理。3.采購部門應定期對供應商進行評估和更新，如發(fā)現(xiàn)供應商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況，應及時采取措施，如警告、暫停合作、取消合作等。4.采購部門應建立供應商信息庫，及時收集、整理供應商的相關(guān)信息，為采購決策提供參考依據(jù)。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購計劃，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整。2.采購合同簽訂前，應提交法律部門或法律顧問進行審核，審核通過后方可簽訂。3.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為，應按照合同約定追究其責任。四、驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在甲供物資到貨前，應做好驗收場地、工具、人員等準備工作。2.使用部門應安排專業(yè)人員參與驗收工作，并提供相關(guān)技術(shù)資料和標準。（二）驗收程序1.甲供物資到貨后，倉庫管理部門應及時通知采購部門、使用部門和質(zhì)量管理部門共同進行驗收。2.驗收人員應按照合同要求和相關(guān)標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進行逐一核對。驗收合格后，填寫驗收記錄，驗收人員簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量問題等情況，驗收人員應及時填寫不合格報告，注明問題詳情，并通知采購部門與供應商聯(lián)系處理。4.對驗收不合格的甲供物資，采購部門應要求供應商及時更換或補貨，直至驗收合格為止。因供應商原因?qū)е碌膿p失，由供應商承擔。（三）驗收文件歸檔驗收工作完成后，倉庫管理部門應將驗收記錄、不合格報告等相關(guān)文件整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。五、保管管理（一）倉庫設置與布局1.公司應根據(jù)甲供物資的種類、數(shù)量、特性等，合理設置倉庫，并進行科學布局。倉庫應具備防火、防盜、防潮、防蟲、通風等條件，確保物資安全存放。2.倉庫應劃分不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、退貨區(qū)等，并設置明顯的標識牌。（二）物資存放1.甲供物資應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，做到整齊有序，便于查找和發(fā)放。2.對有特殊要求的物資，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的防護措施。3.物資存放時應注意堆碼方式，避免物資損壞或變形。堆碼高度應符合安全要求，不得超過規(guī)定標準。（三）倉庫日常管理1.倉庫管理部門應建立健全倉庫管理制度，明確倉庫管理人員的職責和工作流程。2.倉庫管理人員應定期對甲供物資進行巡查，檢查物資的存放情況、標識情況、防護措施等，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.倉庫應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止物資受到污染。4.倉庫管理人員應做好倉庫的安全保衛(wèi)工作，嚴禁無關(guān)人員進入倉庫，確保物資安全。六、發(fā)放管理（一）領料申請1.使用部門根據(jù)施工需要，填寫甲供物資領料申請表，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.領料申請表應提前提交倉庫管理部門，倉庫管理部門根據(jù)庫存情況進行審核。如庫存充足，倉庫管理部門應及時安排發(fā)放；如庫存不足，倉庫管理部門應及時通知采購部門補貨。（二）物資發(fā)放1.倉庫管理部門根據(jù)審核后的領料申請表，辦理物資發(fā)放手續(xù)。發(fā)放時，倉庫管理人員應核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保與領料申請表一致。2.物資發(fā)放后，倉庫管理人員應在甲供物資出入庫臺賬上記錄物資的發(fā)放時間、數(shù)量、領用部門等信息，并由領料人簽字確認。3.如因特殊原因需要超量領料，使用部門應提前向項目負責人申請，經(jīng)批準后方可發(fā)放。七、盤點管理（一）盤點計劃制定1.倉庫管理部門應定期對甲供物資進行盤點，盤點周期一般為[X]月/季度/年度。2.倉庫管理部門應根據(jù)盤點周期，制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等內(nèi)容，并報項目負責人審批。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對甲供物資進行逐一清點，記錄物資的實際數(shù)量、規(guī)格、型號等信息。2.盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應及時查明原因，并填寫盤點差異報告。盤點差異報告應注明差異物資的名稱、規(guī)格、型號、賬存數(shù)量、實存數(shù)量、差異原因等內(nèi)容。3.倉庫管理部門應組織相關(guān)人員對盤點差異進行分析，查找原因，明確責任，并采取相應的措施進行處理。（三）盤點結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，倉庫管理部門應根據(jù)盤點結(jié)果編制盤點報告，報告內(nèi)容包括盤點時間、范圍、結(jié)果、差異分析及處理情況等。2.盤點報告經(jīng)項目負責人審核后，報公司相關(guān)部門存檔。如因盤點差異導致庫存調(diào)整，倉庫管理部門應及時更新甲供物資出入庫臺賬。八、成本控制（一）采購成本控制1.采購部門應通過市場調(diào)研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商，降低采購成本。2.采購部門應合理安排采購計劃，避免因采購時間不當導致價格波動增加成本。3.采購部門應嚴格控制采購合同中的價格條款，確保物資價格合理、公正。（二）庫存成本控制1.倉庫管理部門應合理控制甲供物資庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。庫存積壓會增加庫存成本，缺貨會影響工程進度。2.倉庫管理部門應定期對庫存物資進行清理，及時處理積壓物資、廢舊物資等，減少庫存占用資金。3.公司應建立庫存成本考核機制，對倉庫管理部門的庫存成本控制情況進行考核，促使其降低庫存成本。（三）成本核算與分析1.財務部門應定期對甲供物資采購成本、庫存成本等進行核算，準確反映項目成本情況。2.公司應定期召開成本分析會議，對甲供物資管理過程中的成本控制情況進行分析，查找存在的問題，提出改進措施，不斷降低項目成本。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應建立甲供物資管理監(jiān)督檢查制度，定期對甲供物資采購、驗收、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查部門應制定詳細的檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方法、頻率等，并組織專業(yè)人員進行檢查。3.監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，監(jiān)督檢查部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.