日本發(fā)票制度管理辦法一、總則（一）目的為加強公司財務(wù)管理，規(guī)范發(fā)票管理行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及日本發(fā)票管理的通行規(guī)則，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在日本境內(nèi)開展業(yè)務(wù)活動過程中涉及的各類發(fā)票管理事項，包括但不限于采購、銷售、服務(wù)提供等環(huán)節(jié)所取得和開具的發(fā)票。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)票的取得、開具、使用和保管必須符合日本及我國的法律法規(guī)要求，確保發(fā)票真實、有效、合規(guī)。2.準確性原則：發(fā)票內(nèi)容應(yīng)準確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)實際情況，包括發(fā)票抬頭、項目、金額、稅率等信息，不得虛開、錯開發(fā)票。3.完整性原則：相關(guān)人員應(yīng)妥善保管發(fā)票及相關(guān)憑證，確保發(fā)票聯(lián)次完整、票面整潔，不得擅自損毀、丟失發(fā)票。4.及時性原則：在經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)按照規(guī)定及時取得或開具發(fā)票，并進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，不得拖延。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）日本發(fā)票種類1.普通發(fā)票：適用于一般商品銷售、服務(wù)提供等業(yè)務(wù)，是最常見的發(fā)票類型。普通發(fā)票又可細分為統(tǒng)一發(fā)票和特定行業(yè)發(fā)票，具體根據(jù)業(yè)務(wù)所屬行業(yè)確定。2.增值稅發(fā)票：在涉及增值稅應(yīng)稅項目時使用，如商品進出口、加工修理修配勞務(wù)等。增值稅發(fā)票分為專用發(fā)票和普通發(fā)票，專用發(fā)票主要用于一般納稅人之間的進項稅額抵扣，普通發(fā)票則用于其他增值稅應(yīng)稅業(yè)務(wù)。3.電子發(fā)票：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子發(fā)票在日本也逐漸普及。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，其開具、存儲和傳輸更加便捷高效。公司應(yīng)根據(jù)實際情況，合理選擇使用電子發(fā)票或紙質(zhì)發(fā)票。（二）適用范圍1.采購業(yè)務(wù)：公司從日本供應(yīng)商處采購商品或接受服務(wù)時，應(yīng)取得相應(yīng)的發(fā)票作為付款和記賬的依據(jù)。發(fā)票類型根據(jù)采購業(yè)務(wù)的性質(zhì)和供應(yīng)商的納稅情況確定。2.銷售業(yè)務(wù)：公司向日本客戶銷售商品或提供服務(wù)時，應(yīng)按照規(guī)定開具發(fā)票。銷售發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。3.其他業(yè)務(wù)：如租賃業(yè)務(wù)、無形資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓等，也應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定開具或取得發(fā)票，并進行規(guī)范的管理。三、發(fā)票的取得與審核（一）取得要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：發(fā)票名稱：應(yīng)明確為日本規(guī)定的發(fā)票種類，如普通發(fā)票、增值稅發(fā)票等。發(fā)票號碼：具有唯一性，便于查詢和管理。開票日期：準確記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時間。購買方信息：包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。銷售方信息：包括名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等：詳細描述經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容及金額計算。發(fā)票專用章：銷售方應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整。2.對于增值稅專用發(fā)票，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員還應(yīng)注意以下事項：及時認證：取得增值稅專用發(fā)票后，應(yīng)在規(guī)定的認證期限內(nèi)（一般為自發(fā)票開具之日起360天內(nèi)）進行認證，以便抵扣進項稅額。認證方式：可通過日本稅務(wù)機關(guān)指定的認證系統(tǒng)進行網(wǎng)上認證或到辦稅服務(wù)廳進行現(xiàn)場認證。認證結(jié)果處理：如認證通過，可正常抵扣進項稅額；如認證不通過，應(yīng)及時與銷售方聯(lián)系，查明原因并進行處理。（二）審核要點1.財務(wù)部門在收到業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交的發(fā)票后，應(yīng)進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括：發(fā)票真實性：通過日本稅務(wù)機關(guān)官方網(wǎng)站或其他可靠渠道查詢發(fā)票的真?zhèn)?，核實發(fā)票是否為銷售方合法開具。發(fā)票內(nèi)容完整性：檢查發(fā)票各項內(nèi)容是否填寫齊全、準確，如有遺漏或錯誤，應(yīng)及時退回銷售方重新開具。發(fā)票與業(yè)務(wù)一致性：核對發(fā)票所記載的商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額等與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否相符，防止虛假發(fā)票。發(fā)票合規(guī)性：審查發(fā)票的開具是否符合日本及我國的法律法規(guī)要求，如發(fā)票格式、稅率適用等是否正確。2.對于不符合要求的發(fā)票，財務(wù)部門應(yīng)拒絕接收，并要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員及時與銷售方溝通，重新取得合規(guī)發(fā)票。如因特殊原因無法重新取得發(fā)票，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，不得在財務(wù)報銷中列支。四、發(fā)票的開具與管理（一）開具規(guī)定1.公司在向日本客戶銷售商品或提供服務(wù)時，應(yīng)按照規(guī)定開具發(fā)票。開具發(fā)票時，應(yīng)使用中文或日文填寫，確保發(fā)票內(nèi)容清晰、準確、完整。2.發(fā)票開具應(yīng)遵循以下順序：按照發(fā)票號碼順序依次開具，不得跳號、重號。填寫發(fā)票內(nèi)容時，應(yīng)按照實際銷售情況如實開具，不得虛開、多開或少開發(fā)票金額。對于增值稅發(fā)票，應(yīng)準確填寫稅率、稅額等信息，并確保價稅合計金額與實際收款金額一致。3.發(fā)票開具后，應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章。發(fā)票專用章應(yīng)按照公司規(guī)定進行保管和使用，確保印章清晰、有效。（二）發(fā)票開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)銷售合同或服務(wù)協(xié)議，確認應(yīng)開具發(fā)票的客戶信息、商品或服務(wù)內(nèi)容、金額等。2.業(yè)務(wù)部門將開票信息傳遞給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核無誤后，安排專人負責開具發(fā)票。3.發(fā)票開具人員按照規(guī)定的格式和內(nèi)容開具發(fā)票，并在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）加蓋發(fā)票專用章。4.發(fā)票開具完成后，發(fā)票開具人員應(yīng)及時將發(fā)票交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負責將發(fā)票送達客戶。（三）發(fā)票保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位或指定專人負責發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保發(fā)票安全、完整。2.發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票受潮、發(fā)霉、丟失或被盜。3.紙質(zhì)發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票號碼順序裝訂成冊，并妥善保管。裝訂成冊的發(fā)票應(yīng)加封皮，注明年度、月份、發(fā)票種類、起止號碼等信息。4.電子發(fā)票應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式進行保存，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性和可查詢性。存儲期限應(yīng)按照日本及我國法律法規(guī)的要求執(zhí)行，一般不少于5年。（四）發(fā)票作廢與紅沖1.發(fā)票作廢當月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，且收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。作廢發(fā)票應(yīng)在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。同時，在電子發(fā)票系統(tǒng)中進行作廢操作，確保電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票信息一致。2.發(fā)票紅沖跨月的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，不符合發(fā)票作廢條件的，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票進行沖銷。開具紅字發(fā)票時，應(yīng)按照日本稅務(wù)機關(guān)的相關(guān)規(guī)定，填寫《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》或《開具紅字發(fā)票信息表》，并經(jīng)稅務(wù)機關(guān)審核通過后，方可開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應(yīng)與原藍字發(fā)票一一對應(yīng)，在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)上注明“紅字”字樣，并全聯(lián)次留存。同時，在電子發(fā)票系統(tǒng)中進行紅沖操作，確保電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票信息一致。五、發(fā)票的使用與報銷（一）使用規(guī)定1.公司員工應(yīng)按照本辦法及公司相關(guān)規(guī)定使用發(fā)票，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票或開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.發(fā)票僅限于在本公司規(guī)定的經(jīng)濟業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得用于其他非法目的。3.員工在取得發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票提交給財務(wù)部門進行報銷。報銷發(fā)票應(yīng)符合公司財務(wù)報銷制度的要求，包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性等。（二）報銷流程1.員工填寫費用報銷單，將發(fā)票粘貼在報銷單背面，并注明發(fā)票號碼、開票日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額等信息。2.部門負責人對報銷事項進行審核，確認費用支出的真實性、合理性和必要性，并簽字審批。3.財務(wù)部門對報銷發(fā)票進行審核，重點審核發(fā)票的合規(guī)性、與報銷內(nèi)容的一致性等。審核通過后，財務(wù)人員簽字并進行賬務(wù)處理。4.公司領(lǐng)導(dǎo)對報銷單據(jù)進行最終審批，審批通過后，財務(wù)部門按照公司規(guī)定支付報銷款項。（三）特殊情況處理1.對于無法取得發(fā)票的費用支出，如小額零星支出等，應(yīng)按照公司規(guī)定提供相關(guān)證明材料，并經(jīng)審批后進行報銷。證明材料應(yīng)包括支出憑證、收款人的姓名及聯(lián)系方式、支出項目、金額等信息。2.對于發(fā)票丟失的情況，應(yīng)按照以下規(guī)定處理：丟失已開具專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，丟失前已認證相符的，購買方可憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》或《丟失貨物運輸業(yè)增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證；丟失前未認證的，購買方憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件進行認證，認證相符的可憑專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機關(guān)出具的《證明單》，作為增值稅進項稅額的抵扣憑證。專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件和《證明單》留存?zhèn)洳椤G失已開具專用發(fā)票的抵扣聯(lián)，丟失前已認證相符的，可使用專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳?；丟失前未認證的，可使用專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)認證，專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳?。丟失已開具專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)，可將專用發(fā)票抵扣聯(lián)作為記賬憑證，專用發(fā)票抵扣聯(lián)復(fù)印件留存?zhèn)洳?。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票管理情況進行自查，檢查發(fā)票的取得、開具、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及公司相關(guān)規(guī)定。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，重點檢查發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性以及報銷流程的執(zhí)行情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合日本稅務(wù)機關(guān)及我國稅務(wù)機關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票及相關(guān)資料。2.對于稅務(wù)機關(guān)檢查發(fā)現(xiàn)的發(fā)票問題，公司應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求及時進行整改，并承擔相應(yīng)的法律責任。七、法律責任（一）違反本辦法的責任1.公司員工違反本辦法規(guī)定，未按照要求取得、開具、使用或保管發(fā)票的，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如給公司造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。2.因員工違反本辦法導(dǎo)致公司受到稅務(wù)機關(guān)處罰的，相關(guān)責任人員應(yīng)承擔全部或部分罰款及滯納金，并接受公司進一步的處理。（二）法律風險防范1.公司應(yīng)加強對