正規(guī)管理辦法發(fā)文格式一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)部發(fā)文格式，確保文件傳達的準確性、規(guī)范性和嚴肅性，提高工作效率，促進各項工作的順利開展，使公司/組織的信息溝通與管理更加高效有序。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)之間以及與外部相關(guān)單位進行正式文件往來時的發(fā)文格式管理。（三）基本原則1.合法性原則發(fā)文格式必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準的要求，確保文件的法律效力和規(guī)范性。2.準確性原則文件內(nèi)容應(yīng)準確表述意圖，避免模糊、歧義或錯誤信息，格式應(yīng)準確反映文件的性質(zhì)、級別和傳遞要求。3.規(guī)范性原則遵循統(tǒng)一的發(fā)文格式規(guī)范，包括紙張規(guī)格、字體字號、排版布局、編號規(guī)則等，保持文件格式的一致性和規(guī)范性。4.嚴肅性原則發(fā)文格式應(yīng)體現(xiàn)公司/組織的正式性和權(quán)威性，維護文件的嚴肅性，不得隨意更改或簡化規(guī)定格式。二、發(fā)文格式要素（一）文件頭1.公司/組織標識位于文件首頁上方正中央，使用公司/組織全稱或規(guī)范簡稱，采用莊重、醒目的字體，顏色應(yīng)符合公司/組織的視覺識別系統(tǒng)（VIS）標準。標識下方可根據(jù)需要添加公司/組織的標志圖案，標志應(yīng)清晰、簡潔，與公司/組織形象相符。2.文件編號由發(fā)文部門代碼、年份、序號組成，具體編號規(guī)則如下：發(fā)文部門代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位數(shù)字代碼，代碼應(yīng)簡潔易記且具有唯一性。年份：用公元紀年全稱，四位數(shù)字表示，如“20XX”。序號：為該部門當年所發(fā)文件的流水號，從“001”開始依次編號，位數(shù)根據(jù)文件數(shù)量確定，一般為三位數(shù)字。文件編號位于公司/組織標識下方，靠右頂格編排，字體為宋體小四號字。（二）發(fā)文字號1.構(gòu)成發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。例如：[公司簡稱]發(fā)〔20XX〕XX號。2.編排規(guī)則發(fā)文機關(guān)代字：由公司/組織名稱中具有代表性的字或詞組成，一般不超過6個字，應(yīng)簡潔明了，易于識別和記憶。年份：用六角括號“〔〕”括入全稱，如“〔20XX〕”。發(fā)文順序號：不編虛位（即1不編為01），不加“第”字，在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。3.位置發(fā)文字號編排在發(fā)文機關(guān)標識下空二行位置，居中排布。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應(yīng)標全稱，序號不編虛位（即1不編為001），年份要用六角括號“〔〕”括入。（三）標題1.字體字號標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形。2.內(nèi)容要求標題應(yīng)準確概括文件的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成。例如：《[公司簡稱]關(guān)于[具體事由]的通知》。事由應(yīng)簡潔明了，突出文件核心內(nèi)容，避免冗長、復(fù)雜的表述。文種應(yīng)使用準確規(guī)范的公文文種，如通知、決定、報告、請示等，不得混用或生造文種。（四）主送機關(guān)1.定義主送機關(guān)是指公文的主要受理機關(guān)，即對文件負有主辦或答復(fù)責任的機關(guān)。2.編排規(guī)則主送機關(guān)名稱應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)統(tǒng)稱，編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)較多，回行時可以與上一行主送機關(guān)對齊，也可以空兩格編排，但應(yīng)注意保持格式整齊、規(guī)范。當主送機關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的抄送欄，標注方法同抄送機關(guān)。（五）正文1.字體字號正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。2.內(nèi)容要求正文應(yīng)內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言通順、表達準確，符合語法規(guī)范和公文寫作要求。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)文目的、依據(jù)或背景，然后進入主體部分闡述具體內(nèi)容。主體部分應(yīng)根據(jù)文件主題和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，合理分段，層次分明，重點突出。結(jié)尾應(yīng)根據(jù)不同文種的要求，使用恰當?shù)慕Y(jié)束語，如“特此通知”“妥否，請批示”“以上請示，請予批準”等。（六）附件說明1.定義附件說明是指公文附件的順序號和名稱。2.編排規(guī)則在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。（七）發(fā)文機關(guān)署名1.定義發(fā)文機關(guān)署名是指在正文或附件說明下空一行右空二字編排發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期。2.要求發(fā)文機關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，與公司/組織公章一致。聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。（八）成文日期1.定義成文日期是指會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期，是公文的生效日期。2.編排規(guī)則成文日期用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），編排于發(fā)文機關(guān)署名下一行，右空四字編排。聯(lián)合行文時，成文日期以最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文的發(fā)文機關(guān)名稱按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左至右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個發(fā)文機關(guān)名稱，回行時與上一行第一個發(fā)文機關(guān)名稱對齊。（九）印章1.加蓋要求公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。單一機關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。2.印章規(guī)格印章應(yīng)使用符合國家標準的公司/組織公章，印章直徑根據(jù)公司/組織規(guī)模和規(guī)定確定，一般為4.2cm或4.0cm。印章圖案應(yīng)清晰、完整，顏色鮮艷、莊重。（十）附注1.定義附注是對公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項加以說明。2.編排規(guī)則附注居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。例如：（此件發(fā)至[具體范圍]）。（十一）附件1.定義附件是指公文正文的說明、補充或者參考資料。2.編排要求附件應(yīng)當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（十二）版記1.定義版記是公文的最后一頁，用于標識公文的抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等信息。2.構(gòu)成要素及編排規(guī)則抄送機關(guān)：如有抄送機關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關(guān)名稱后標句號。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中的分隔線：版記中各要素之下均加一條與版心等寬的黑色分隔線，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。三、發(fā)文流程（一）擬稿1.各部門根據(jù)工作需要，確定發(fā)文內(nèi)容和意圖，由專人負責擬寫文稿。擬稿人應(yīng)嚴格按照本管理辦法的要求，確保文稿內(nèi)容準確、格式規(guī)范。2.擬稿過程中，應(yīng)認真核對相關(guān)法律法規(guī)、政策文件以及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，確保文稿符合要求。同時，要注意語言表達的準確性、邏輯性和簡潔性，避免出現(xiàn)錯別字、語病和歧義。（二）審核1.文稿擬好后，由擬稿部門負責人進行初審，重點審核文稿內(nèi)容是否符合工作實際、是否準確表達意圖、格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，將文稿提交給公司/組織的綜合管理部門或相關(guān)審核部門。2.審核部門收到文稿后，應(yīng)組織專業(yè)人員進行全面審核，包括內(nèi)容審核、格式審核、合規(guī)性審核等。審核人員應(yīng)嚴格把關(guān)，對文稿中存在的問題提出修改意見，要求擬稿部門及時修改完善。3.對于重要文件或涉及多個部門的文件，審核部門還應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，充分征求各方面意見，確保文件的科學性、合理性和可操作性。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文稿，按照公司/組織的發(fā)文審批流程，提交給相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認真審閱文稿內(nèi)容，對文件的準確性、規(guī)范性和嚴肅性負責，并簽署明確的意見和姓名、日期。2.一般文件由部門負責人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件或涉及全局性工作的文件，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)后的文稿不得擅自修改，如確需修改，應(yīng)重新履行審核和簽發(fā)程序。（四）編號與排版1.文稿簽發(fā)后，由綜合管理部門或?qū)Ｈ素撠煱凑毡竟芾磙k法規(guī)定的編號規(guī)則進行文件編號，并根據(jù)文件格式要求進行排版。排版過程中，要確保文件格式的一致性和規(guī)范性，包括字體字號、行距、頁邊距等。2.在排版過程中，應(yīng)注意檢查文件內(nèi)容與格式的匹配性，避免出現(xiàn)排版錯誤或格式混亂的情況。同時，要對文件進行多次校對，確保文字表述準確無誤。（五）印制與分發(fā)1.排版完成后的文件經(jīng)校對無誤后，交由指定的印刷部門進行印制。印刷部門應(yīng)嚴格按照文件格式要求進行印刷，確保文件質(zhì)量清晰、美觀、規(guī)范。2.印制完成的文件由綜合管理部門或?qū)Ｈ素撠熯M行分發(fā)。分發(fā)時，應(yīng)根據(jù)文件的主送機關(guān)和抄送機關(guān)，準確、及時地將文件送達相關(guān)部門和人員手中，并做好分發(fā)記錄。3.對于需要存檔的文件，應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進行整理、裝訂和歸檔，確保文件資料的完整性和可查閱性。四、特殊情況處理（一）聯(lián)合行文1.聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)應(yīng)與其他聯(lián)署機關(guān)充分協(xié)商，確保文件內(nèi)容和格式的一致性。聯(lián)合行文的發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨用主辦機關(guān)名稱。如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應(yīng)當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。2.聯(lián)合行文的發(fā)文字號只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號，其他聯(lián)署機關(guān)不再重復(fù)標注。3.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文的發(fā)文機關(guān)名稱按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左至右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個發(fā)文機關(guān)名稱，回行時與上一行第一個發(fā)文機關(guān)名稱對齊。（二）緊急公文1.對于緊急公文，應(yīng)在文件首頁標注“特急”或“加急”字樣，并按照緊急程度要求，優(yōu)先處理和傳遞。緊急公文的格式應(yīng)嚴格按照本管理辦法執(zhí)行，確保文件的準確性和規(guī)范性。2.在發(fā)文流程中，應(yīng)明確緊急公文的處理時限和責任人，加強各環(huán)節(jié)的溝通協(xié)調(diào)，確保緊急公文能夠及時、準確地傳達給相關(guān)部門和人員，避免延誤工作。（三）電子公文1.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子公文在公司/組織內(nèi)部的應(yīng)用越來越廣泛。電子公文的格式應(yīng)符合國家相關(guān)標準和公司/組織的規(guī)定，確保電子公文的安全性、完整性和可讀性。2.電子公文的發(fā)文流程應(yīng)與紙質(zhì)公文基本一致，包括擬稿、審核、簽發(fā)、編號、排版、分發(fā)等環(huán)節(jié)。在電子公文的傳輸和存儲過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，防止文件被篡改、泄露或丟失。3.電子公文的格式轉(zhuǎn)換和打印輸出應(yīng)符合本管理辦法的要求，確保打印出的紙質(zhì)公文格式規(guī)范、清晰可讀。同時，應(yīng)建立電子公文的存檔制度，對電子公文進行定期備份和存儲，以便于查閱和管理。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應(yīng)建立健全發(fā)文格式監(jiān)督機制，明確監(jiān)督責任部門和人員，定期對各部門的發(fā)文格式進行檢查和評估。2.監(jiān)督責任部門應(yīng)加強對發(fā)文流程各環(huán)節(jié)的監(jiān)督，確保文件擬稿、審核、簽發(fā)、編號、排版、印制、分發(fā)等環(huán)節(jié)嚴格按照本管理辦法執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檢查文件格式是否符合本管理辦法的規(guī)定，包括文件頭、發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、版記等要素的編排是否規(guī)范。2.檢查文件內(nèi)容是否準確、完整、邏輯清晰，語言表達是否規(guī)范、簡潔，是否