公證檔案銷毀管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公證檔案的銷毀管理，確保公證檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《公證檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及公證檔案銷毀的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全性原則：在檔案銷毀過程中，要采取有效措施保障檔案信息不被泄露、篡改或丟失，確保信息安全。3.規(guī)范性原則：明確檔案銷毀的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到操作規(guī)范、程序嚴(yán)謹(jǐn)。4.可追溯性原則：對(duì)檔案銷毀的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便于查詢和追溯。二、檔案鑒定（一）鑒定機(jī)構(gòu)與人員1.成立檔案鑒定小組，由公司/組織內(nèi)檔案管理部門、公證業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉公證業(yè)務(wù)和檔案管理規(guī)定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，結(jié)合公證業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括但不限于以下方面：已超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。涉及的公證事項(xiàng)已終結(jié)，且相關(guān)法律糾紛已處理完畢，檔案不再具有參考價(jià)值的。檔案內(nèi)容已被新的文件或資料替代，原檔案失去保存意義的。檔案存在嚴(yán)重?fù)p壞、字跡模糊無法辨認(rèn)等情況，且無法采取有效補(bǔ)救措施的。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存公證檔案進(jìn)行清查，整理出擬銷毀檔案清單。2.將擬銷毀檔案清單提交給檔案鑒定小組，鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行評(píng)估，確定其是否符合銷毀條件。對(duì)于存在疑問的檔案，應(yīng)進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)或組織相關(guān)人員進(jìn)行討論。4.鑒定小組對(duì)符合銷毀條件的檔案出具鑒定意見，并經(jīng)小組成員簽字確認(rèn)。三、銷毀審批（一）審批流程1.檔案管理部門將檔案鑒定小組出具的鑒定意見及擬銷毀檔案清單提交給公司/組織的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署審批意見。對(duì)于涉及重要公證事項(xiàng)或敏感信息的檔案銷毀申請(qǐng)，應(yīng)提交公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。（二）審批材料1.擬銷毀檔案清單，包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.檔案鑒定小組出具的鑒定意見，說明檔案符合銷毀條件的依據(jù)。3.其他相關(guān)材料，如涉及重要公證事項(xiàng)或敏感信息的檔案，需提供相關(guān)說明及處理情況報(bào)告。四、銷毀實(shí)施（一）銷毀方式1.根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量及保密要求，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎設(shè)備進(jìn)行粉碎處理，確保紙張粉碎成無法辨認(rèn)的碎片。粉碎后的紙張應(yīng)達(dá)到一定的粒度要求，一般應(yīng)小于2mm×2mm。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行物理銷毀，如銷毀硬盤、光盤等。4.對(duì)于涉及國家機(jī)密或重要商業(yè)秘密的公證檔案，應(yīng)采用焚燒方式進(jìn)行銷毀。焚燒過程應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定場(chǎng)所進(jìn)行，并確保檔案完全燃燒，不留任何痕跡。（二）銷毀場(chǎng)所1.銷毀工作應(yīng)在專門設(shè)置的、符合安全保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行。銷毀場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案在銷毀過程中的安全。2.對(duì)于采用焚燒方式銷毀檔案的場(chǎng)所，應(yīng)配備專業(yè)的焚燒設(shè)備，并安裝廢氣處理裝置，確保焚燒過程中產(chǎn)生的廢氣符合環(huán)保排放標(biāo)準(zhǔn)。3.銷毀場(chǎng)所應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得進(jìn)入。（三）銷毀過程監(jiān)督1.在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行。2.監(jiān)督人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)擬銷毀檔案清單與實(shí)際銷毀檔案的一致性，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.對(duì)于采用粉碎、焚燒等方式銷毀檔案的，監(jiān)督人員應(yīng)檢查銷毀設(shè)備的運(yùn)行情況，確保檔案被徹底銷毀。4.銷毀過程中產(chǎn)生的廢棄物，如粉碎后的紙張、電子存儲(chǔ)介質(zhì)等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。（四）銷毀記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄臺(tái)賬，對(duì)每一次檔案銷毀工作進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀方式、銷毀場(chǎng)所、監(jiān)督人員等信息。2.銷毀記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)與檔案保管期限一致。五、特殊情況處理（一）檔案借閱未歸還1.在檔案鑒定過程中，如發(fā)現(xiàn)有檔案處于借閱狀態(tài)且未歸還的，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知借閱人歸還檔案。2.對(duì)于無法聯(lián)系到借閱人或借閱人拒絕歸還檔案的，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并在檔案銷毀記錄中注明情況。（二）法律糾紛涉及檔案1.如遇法律糾紛涉及到擬銷毀的公證檔案，檔案管理部門應(yīng)暫停銷毀工作，并及時(shí)向公司/組織的法務(wù)部門報(bào)告。2.法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律糾紛的具體情況，會(huì)同相關(guān)部門對(duì)涉及的檔案進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要繼續(xù)保存或采取其他處理措施。3.在法律糾紛處理完畢后，按照本辦法的規(guī)定繼續(xù)進(jìn)行檔案銷毀工作。六、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部的審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保銷毀工作符合本辦法的規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案鑒定程序的合規(guī)性、銷毀審批手續(xù)的完備性、銷毀實(shí)施過程的規(guī)范性、銷毀記錄的真實(shí)性等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時(shí)整改，不斷完善檔案銷毀管理工作。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或銷毀工作出現(xiàn)失誤的，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)”的原則，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.檔案鑒定小組成員在鑒定過程中存在故意或重大過失，導(dǎo)致不符合銷毀條件的檔案被銷毀的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門工作人員在檔案銷毀實(shí)施過程中，未按照規(guī)定程序操作或未履行監(jiān)督職責(zé)的，應(yīng)追究其責(zé)任。4.其他參與檔案銷毀工作的人員，如因工作失誤導(dǎo)致檔案銷毀出現(xiàn)問題的，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的責(zé)任人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、記大