印簽卡管理制度?目的為加強(qiáng)公司印簽卡的管理，規(guī)范印簽使用行為，維護(hù)公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的各類印簽卡管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：印簽卡的管理和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.專人負(fù)責(zé)原則：明確專人負(fù)責(zé)印簽卡的保管、使用和登記，確保責(zé)任落實(shí)到人。3.審批規(guī)范原則：建立嚴(yán)格的印簽使用審批流程，未經(jīng)審批不得擅自使用印簽。4.安全保密原則：采取有效措施確保印簽卡的安全存放，防止遺失、被盜用或?yàn)E用，對涉及的機(jī)密信息嚴(yán)格保密。印簽卡的種類及用途公司公章1.用途：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司的法定效力。2.適用范圍：包括但不限于公司各類公文、重要業(yè)務(wù)往來文件、對外報(bào)送的報(bào)表等。合同專用章1.用途：專門用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律約束力的文件。2.適用范圍：明確規(guī)定適用于公司與外部單位或個(gè)人簽訂的采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合作合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。財(cái)務(wù)專用章1.用途：主要用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。2.適用范圍：如財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章、支票背書、銀行匯票開具等財(cái)務(wù)操作。法定代表人章1.用途：與公司法定代表人身份相關(guān)的特定業(yè)務(wù)使用，如在銀行預(yù)留印鑒等。2.適用范圍：在辦理公司銀行賬戶開戶、銷戶、賬戶信息變更，以及涉及法定代表人授權(quán)的重要財(cái)務(wù)支付等業(yè)務(wù)時(shí)使用。印簽卡的制作與啟用印簽卡的制作1.制作要求印簽卡應(yīng)按照公司規(guī)定的格式制作，包括印簽名稱、印簽樣式、啟用日期、保管人等信息。印簽樣式應(yīng)清晰、規(guī)范，與公司既定的印簽樣式一致，采用防偽技術(shù)確保印簽的真實(shí)性和唯一性。2.制作流程由行政部門根據(jù)公司實(shí)際需求提出印簽卡制作申請，填寫印簽卡制作申請表，詳細(xì)說明印簽的種類、用途、預(yù)計(jì)啟用時(shí)間等信息。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門將印簽卡制作申請表及相關(guān)印簽樣式提供給指定的制作單位進(jìn)行制作。制作單位應(yīng)具備合法的資質(zhì)，確保印簽卡的制作質(zhì)量。印簽卡制作完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印簽卡的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、印簽樣式是否清晰、防偽措施是否有效等。驗(yàn)收合格后，辦理印簽卡的交接手續(xù)。印簽卡的啟用1.啟用申請：印簽卡制作完成并驗(yàn)收合格后，由保管人填寫印簽卡啟用申請表，詳細(xì)說明印簽卡的種類、啟用日期、保管人等信息，并附印簽卡樣本。2.審批流程：啟用申請表經(jīng)保管人所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)嚴(yán)格審查印簽卡啟用的必要性和合規(guī)性。3.啟用通知：審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部相關(guān)部門發(fā)布印簽卡啟用通知，明確印簽卡的啟用時(shí)間、使用范圍、保管人等信息，確保各部門知曉并做好相關(guān)工作銜接。4.啟用記錄：在公司印簽管理臺(tái)賬中詳細(xì)記錄印簽卡的啟用時(shí)間、啟用人、審批人等信息，以備查閱和追溯。印簽卡的保管保管人員職責(zé)1.專人保管：各類印簽卡應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備責(zé)任心強(qiáng)、保密意識(shí)高的素質(zhì)。2.安全存放：保管人員應(yīng)將印簽卡存放在安全可靠的地方，如專門的保險(xiǎn)柜或文件柜，并確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防盜。3.日常檢查：保管人員應(yīng)定期對印簽卡進(jìn)行檢查，查看印簽卡是否完好無損、是否在規(guī)定位置存放等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.交接手續(xù)：如因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因更換保管人員時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的印簽卡交接手續(xù)，由交接雙方及監(jiān)交人共同簽字確認(rèn)，并在公司印簽管理臺(tái)賬中記錄交接情況。保管場所要求1.安全防護(hù)：保管印簽卡的場所應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，確保印簽卡的存放安全。2.限制訪問：嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入印簽卡保管場所，因工作需要進(jìn)入的，必須經(jīng)過批準(zhǔn)并在專人陪同下進(jìn)行。3.環(huán)境條件：保管場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度等環(huán)境條件，防止印簽卡因環(huán)境因素受損。印簽卡的使用使用流程1.申請：使用印簽卡時(shí)，申請人應(yīng)填寫印簽使用申請表，詳細(xì)說明使用印簽的事項(xiàng)、用途、文件名稱、份數(shù)、使用日期等信息，并附相關(guān)文件或資料。2.審批申請表經(jīng)申請人所在部門負(fù)責(zé)人審核，確保使用事項(xiàng)符合部門工作要求和公司規(guī)定。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)印簽使用的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行嚴(yán)格審批。對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的印簽使用，可能還需報(bào)公司法定代表人審批。3.用?。簩徟ㄟ^后，申請人持印簽使用申請表到印簽卡保管人處用印。保管人應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的審批意見、使用事項(xiàng)等信息，確認(rèn)無誤后，在規(guī)定的文件或資料上加蓋印簽，并在印簽使用登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄印簽使用的日期、事項(xiàng)、申請人、批準(zhǔn)人等信息。4.歸還：用印完畢后，申請人應(yīng)及時(shí)將使用過印簽的文件或資料歸還印簽卡保管人，并在印簽使用申請表上簽字確認(rèn)。保管人應(yīng)對歸還的文件或資料進(jìn)行核對，確保文件完整、印簽使用符合要求。使用范圍限制1.嚴(yán)禁私用：印簽卡只能用于公司正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)，嚴(yán)禁個(gè)人私自使用印簽卡辦理與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項(xiàng)。2.不得外借：印簽卡不得外借他人使用，如因特殊情況確需外借的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并由借用人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.特定用途：嚴(yán)格按照各類印簽卡規(guī)定的用途使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。例如，公司公章不得用于開具虛假證明、未經(jīng)授權(quán)的合同簽訂等違規(guī)行為。使用監(jiān)督1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對印簽卡的使用情況進(jìn)行檢查，查看印簽使用申請表的填寫是否規(guī)范、審批流程是否執(zhí)行到位、印簽使用登記簿的記錄是否準(zhǔn)確等。2.異常監(jiān)控：對印簽卡的使用頻率、使用事項(xiàng)等進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。如短期內(nèi)頻繁使用同一印簽辦理某類業(yè)務(wù)，或出現(xiàn)涉及重大風(fēng)險(xiǎn)的印簽使用事項(xiàng)等，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注并查明原因。3.責(zé)任追究：對于違反印簽卡使用規(guī)定的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法依規(guī)追究法律責(zé)任。印簽卡的廢止與銷毀廢止情形1.機(jī)構(gòu)變更：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，導(dǎo)致原印簽卡不再適用。2.印簽損壞：印簽卡出現(xiàn)損壞、磨損等情況，無法正常使用。3.業(yè)務(wù)終止：與印簽卡相關(guān)的業(yè)務(wù)已經(jīng)結(jié)束，不再需要使用該印簽卡。4.其他原因：因其他不可抗力或公司規(guī)定的原因，需要廢止印簽卡。廢止流程1.申請：由印簽卡保管人或相關(guān)部門提出印簽卡廢止申請，填寫印簽卡廢止申請表，詳細(xì)說明廢止的原因、印簽卡的種類等信息。2.審批：申請表經(jīng)保管人所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)廢止原因進(jìn)行審查，確保廢止的必要性和合規(guī)性。3.通知：審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部相關(guān)部門發(fā)布印簽卡廢止通知，明確印簽卡廢止的時(shí)間、原因等信息，要求各部門停止使用該印簽卡，并做好相關(guān)文件和資料的清理工作。4.記錄：在公司印簽管理臺(tái)賬中詳細(xì)記錄印簽卡的廢止時(shí)間、廢止原因、審批人等信息，以備查閱和追溯。銷毀流程1.銷毀申請：印簽卡廢止后，由保管人填寫印簽卡銷毀申請表，申請對廢止的印簽卡進(jìn)行銷毀，并附印簽卡樣本。2.審批：申請表經(jīng)保管人所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)審查銷毀申請的合理性和合規(guī)性。3.銷毀實(shí)施：審批通過后，由行政部門會(huì)同審計(jì)部門等相關(guān)人員共同實(shí)施印簽卡的銷毀工作。銷毀方式應(yīng)確保印簽卡無法恢復(fù)使用，如采用粉碎、焚燒等方式。4.銷毀記錄：在印簽卡銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計(jì)和查詢。印簽卡管理的信息化建立印簽管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：公司應(yīng)建立專門的印簽管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)印簽卡信息的電子化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備印簽卡的制作、啟用、保管、使用、廢止、銷毀等全流程記錄功能，能夠?qū)崟r(shí)查詢印簽卡的狀態(tài)和使用情況。2.信息錄入：將印簽卡的基本信息、保管人信息、使用記錄等準(zhǔn)確錄入印簽管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。3.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置在印簽管理系統(tǒng)中的操作權(quán)限。例如，保管人具有印簽卡的日常保管和使用登記權(quán)限，審批人具有印簽使用的審批權(quán)限等，防止越權(quán)操作。數(shù)據(jù)備份與安全1.數(shù)據(jù)備份：定期對印簽管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，如每周或每月進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.安全防護(hù)：采取有效的安全防護(hù)措施，保障印簽管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。如安裝防火墻、防病毒軟件，設(shè)置用戶密碼和加密機(jī)制等，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。3.應(yīng)急處理：制定印簽管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，如遇到系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，能夠及時(shí)采取恢復(fù)措施，確保印簽管理工作的正常進(jìn)行。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對印簽卡管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查印簽卡的制作、啟用、保管、使用、廢止、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險(xiǎn)隱患。2.專項(xiàng)審計(jì)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，可針對印簽卡管理的特定事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，如印簽卡使用頻率較高的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、涉及重大金額的印簽使用等，深入查找問題并提出改進(jìn)建議。3.審計(jì)報(bào)告：內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，向公司管理層匯報(bào)印簽卡管理審計(jì)情況，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。日常監(jiān)督檢查1.行政部門檢查：行政部門作為印簽卡管理的日常牽頭部門，應(yīng)定期對印簽卡的保管和使用情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括印簽卡的存放是否安全、使用審批流程是否執(zhí)行到位、印簽使用登記簿記錄是否準(zhǔn)確等。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對本部門使用印簽卡的情況進(jìn)行自查，確保印簽使用符合規(guī)定，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.問題整改：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告給行政部門。行政部門應(yīng)跟蹤整改效果，確保問題得到徹底解決。附則解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款的理解存在歧義，由行政部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行研究并做出解釋。修訂與更新1.修訂依據(jù)：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化以及管理要求的提高，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂的依據(jù)包括公司內(nèi)部管理需求的變化、國家法律法規(guī)和