歷史文書管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司歷史文書的管理，確保歷史文書的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮歷史文書在公司發(fā)展、決策、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生和保存的各類歷史文書，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、影像資料等。（三）定義1.歷史文書：指公司在過(guò)去的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的，具有一定保存價(jià)值，反映公司發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理決策等方面的各類文件、資料和記錄。2.保存期限：根據(jù)歷史文書的重要性、性質(zhì)和用途，確定其應(yīng)保存的時(shí)間長(zhǎng)度。3.歸檔：將處理完畢且具有保存價(jià)值的歷史文書按照一定的規(guī)則和方法進(jìn)行整理、分類，并移交至專門的檔案管理部門或指定地點(diǎn)保存的過(guò)程。二、歷史文書的收集與整理（一）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門歷史文書收集工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)定期收集本部門產(chǎn)生的各類歷史文書。2.涉及多個(gè)部門共同產(chǎn)生的歷史文書，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供所需資料。3.公司內(nèi)部的會(huì)議、活動(dòng)等產(chǎn)生的歷史文書，由組織部門或活動(dòng)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集。（二）收集范圍1.公司組織架構(gòu)、管理制度、工作流程等方面的文件。2.各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報(bào)表等。3.會(huì)議紀(jì)要、決議、工作報(bào)告、請(qǐng)示與批復(fù)等。4.公司發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、預(yù)算、總結(jié)等。5.員工人事檔案、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。6.公司榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)項(xiàng)、宣傳資料等。7.與外部機(jī)構(gòu)往來(lái)的信函、文件、合作協(xié)議等。8.公司重大項(xiàng)目、事件的策劃方案、實(shí)施記錄、總結(jié)評(píng)估等。9.其他具有保存價(jià)值的歷史文書。（三）收集時(shí)間要求1.日常工作中產(chǎn)生的歷史文書，應(yīng)在文件處理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理。2.臨時(shí)性工作或項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將產(chǎn)生的歷史文書收集齊全，并移交至指定部門。3.年度結(jié)束后，各部門應(yīng)在次年[X]月底前將上一年度的歷史文書整理完畢并移交。（四）整理要求1.分類：按照歷史文書的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。每大類下可再細(xì)分若干小類，如行政管理類可分為制度文件、會(huì)議文件、工作報(bào)告等。2.編號(hào)：為便于管理和查詢，對(duì)每一份歷史文書進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，可采用年份+類別代碼+順序號(hào)的方式，如2023XG001，表示2023年行政管理類的第1份文件。3.編目：編制歷史文書目錄，詳細(xì)記錄每份文件的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨歷史文書一同保存，另一份單獨(dú)成冊(cè)以便查詢。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)歷史文書，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，避免使用釘書釘?shù)纫咨P或損壞紙張的裝訂材料。5.電子文檔整理：對(duì)電子歷史文書應(yīng)按照分類要求建立文件夾結(jié)構(gòu)，并對(duì)文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)與紙質(zhì)文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。同時(shí)，應(yīng)確保電子文檔的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份。三、歷史文書的歸檔（一）歸檔部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)歷史文書的歸檔工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、利用等工作。（二）歸檔流程1.各部門整理好的歷史文書，應(yīng)填寫《歷史文書歸檔清單》，詳細(xì)列出歸檔文件的編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將填寫好的《歷史文書歸檔清單》連同歷史文書一并移交至檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對(duì)移交的歷史文書進(jìn)行核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.核對(duì)無(wú)誤后，檔案管理人員按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定對(duì)歷史文書進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相應(yīng)的檔案信息，更新檔案目錄。（三）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在規(guī)定的收集時(shí)間結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歷史文書的歸檔工作。檔案管理部門應(yīng)在收到移交的歷史文書后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成核對(duì)、上架和信息錄入等歸檔操作。四、歷史文書的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等，以保障歷史文書的安全保存。（二）保管方式1.紙質(zhì)歷史文書應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，存放在檔案架或檔案柜中，并在顯著位置標(biāo)注檔案類別、年度、起止日期等信息，便于查找。2.電子歷史文書應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案索引，方便快速檢索。3.對(duì)于照片、影像資料等特殊載體的歷史文書，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類保管。照片可沖印成冊(cè)或存儲(chǔ)在電子相冊(cè)中，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息；影像資料應(yīng)刻錄成光盤，并做好標(biāo)識(shí)和備份。（三）保管期限1.歷史文書的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。具體保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定、公司實(shí)際情況以及文件的重要性和價(jià)值來(lái)確定。永久保管的歷史文書：涉及公司重大權(quán)益、核心機(jī)密、長(zhǎng)期規(guī)劃、重要資產(chǎn)等方面的文件，如公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議、重大合同協(xié)議、公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃等。長(zhǎng)期保管的歷史文書：保存期限為[X]年的文件，一般包括公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、重要業(yè)務(wù)文件、員工人事檔案等。短期保管的歷史文書：保存期限為[X]年的文件，如一般性的業(yè)務(wù)文件、日常工作記錄、臨時(shí)性通知等。2.保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)歷史文書進(jìn)行鑒定，確定是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的歷史文書，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)歷史文書的保管情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次庫(kù)房巡查，每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。檢查內(nèi)容包括文件的完整性、存放位置、保管環(huán)境等。2.如發(fā)現(xiàn)歷史文書有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或處理，并記錄相關(guān)情況。同時(shí)，應(yīng)分析原因，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取相應(yīng)的防范措施，避免類似問(wèn)題再次發(fā)生。五、歷史文書的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：歷史文書的利用必須符合國(guó)家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，不得損害公司利益和形象。2.審批原則：嚴(yán)格履行利用審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制歷史文書。3.安全保密原則：在利用歷史文書過(guò)程中，應(yīng)確保文件的安全，防止信息泄露。對(duì)于涉及公司機(jī)密的歷史文書，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。（二）利用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱、復(fù)制歷史文書的，應(yīng)填寫《歷史文書利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司歷史文書的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《歷史文書利用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（三）審批流程1.檔案管理部門收到《歷史文書利用申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行初審，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理，利用目的是否明確。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)退回申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，檔案管理部門將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)根據(jù)歷史文書的保管級(jí)別、利用目的、利用范圍等因素進(jìn)行綜合考慮，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要?dú)v史文書的利用申請(qǐng)，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。（四）利用方式1.查閱：申請(qǐng)人可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱歷史文書。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱過(guò)程的順利進(jìn)行。查閱時(shí)，不得在歷史文書上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換文件。2.借閱：因工作需要確需將歷史文書借出的，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，填寫《歷史文書借閱登記表》，注明借閱文件的編號(hào)、名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱人等信息。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借歷史文書，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還所借歷史文書，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。3.復(fù)制：根據(jù)利用申請(qǐng)的內(nèi)容和審批意見(jiàn)，檔案管理人員可為申請(qǐng)人提供歷史文書的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制歷史文書應(yīng)使用專用的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件的清晰、完整。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明"復(fù)制件"字樣，與原件具有同等效力。（五）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立歷史文書利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次利用申請(qǐng)的受理時(shí)間、申請(qǐng)人、利用目的、利用內(nèi)容、審批情況、利用方式、利用期限、歸還時(shí)間等信息。利用記錄臺(tái)賬應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、歷史文書的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立歷史文書鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)歷史文書的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定歷史文書鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括文件的內(nèi)容價(jià)值、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管期限等方面的考量因素。2.對(duì)于已到保管期限的歷史文書，鑒定工作小組應(yīng)從文件的重要性、完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性等方面進(jìn)行全面評(píng)估，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期的歷史文書，并編制《歷史文書鑒定清單》，詳細(xì)列出待鑒定文件的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。2.將《歷史文書鑒定清單》提交給鑒定工作小組，鑒定工作小組成員根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)清單中的歷史文書進(jìn)行逐一審查和評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定工作小組召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)成員提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行討論和審議，形成最終的鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。4.對(duì)于確定需要銷毀的歷史文書，檔案管理部門應(yīng)填寫《歷史文書銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀文件的編號(hào)、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上鑒定工作小組的鑒定結(jié)論和審批意見(jiàn)。5.《歷史文書銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)歷史文書，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷