辦公卡管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公卡的管理，提高辦公效率，保障公司信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）定義辦公卡是指公司為員工配備的用于辦公區(qū)域通行、門禁管理、辦公設(shè)備使用等的智能卡。二、辦公卡的申請(qǐng)與發(fā)放（一）申請(qǐng)流程1.新員工入職時(shí)，由所在部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公卡申請(qǐng)表》，注明員工姓名、部門、崗位等信息。2.將《辦公卡申請(qǐng)表》提交至人力資源部審核，確認(rèn)員工入職信息無(wú)誤。3.人力資源部審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表轉(zhuǎn)交給行政部。（二）發(fā)放流程1.行政部根據(jù)申請(qǐng)表信息制作辦公卡，并在卡上注明員工姓名、部門、卡號(hào)等信息。2.辦公卡制作完成后，行政部通知員工到指定地點(diǎn)領(lǐng)取辦公卡。3.員工領(lǐng)取辦公卡時(shí)，需在《辦公卡領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。三、辦公卡的使用（一）通行權(quán)限1.辦公卡用于員工在公司辦公區(qū)域的通行，包括進(jìn)入辦公大樓、樓層門禁、辦公室門禁等。2.員工應(yīng)妥善保管辦公卡，不得轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊原因需要他人代刷卡，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在相關(guān)記錄上注明。3.如辦公卡丟失或損壞，員工應(yīng)及時(shí)向行政部掛失，并申請(qǐng)補(bǔ)辦。在補(bǔ)辦期間，員工可向行政部申請(qǐng)臨時(shí)通行憑證。（二）門禁管理1.公司辦公區(qū)域設(shè)置門禁系統(tǒng)，員工需使用辦公卡刷卡進(jìn)入相應(yīng)區(qū)域。2.門禁系統(tǒng)會(huì)記錄員工的進(jìn)出時(shí)間和地點(diǎn)，如有異常情況，行政部將進(jìn)行調(diào)查。3.員工應(yīng)遵守門禁管理制度，不得強(qiáng)行闖入或破壞門禁設(shè)施。（三）辦公設(shè)備使用1.部分辦公設(shè)備需使用辦公卡進(jìn)行身份驗(yàn)證后才能使用，如復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等。2.員工應(yīng)按照設(shè)備操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，如需幫助可聯(lián)系行政部或設(shè)備維護(hù)人員。3.辦公設(shè)備使用記錄將作為員工考核的參考依據(jù)之一。四、辦公卡的掛失與補(bǔ)辦（一）掛失1.員工發(fā)現(xiàn)辦公卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部掛失。2.掛失時(shí)，員工需提供本人姓名、部門、卡號(hào)等信息。3.行政部在接到掛失申請(qǐng)后，將立即凍結(jié)該辦公卡的使用權(quán)限，防止他人冒用。（二）補(bǔ)辦1.掛失成功后，員工可向行政部申請(qǐng)補(bǔ)辦辦公卡。2.申請(qǐng)補(bǔ)辦時(shí)，員工需填寫《辦公卡補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，并繳納補(bǔ)辦費(fèi)用。3.行政部審核通過(guò)后，將為員工重新制作辦公卡，并通知員工領(lǐng)取。五、辦公卡的注銷（一）注銷情形1.員工離職時(shí)，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知行政部收回辦公卡，并辦理注銷手續(xù)。2.辦公卡因損壞無(wú)法正常使用，且無(wú)法修復(fù)的，行政部將予以注銷。3.員工因其他原因不再需要使用辦公卡的，可向行政部申請(qǐng)注銷。（二）注銷流程1.員工或部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公卡注銷申請(qǐng)表》，注明注銷原因。2.將申請(qǐng)表提交至行政部審核。3.行政部審核通過(guò)后，收回辦公卡，并在系統(tǒng)中進(jìn)行注銷操作。六、辦公卡的保管與維護(hù)（一）保管要求1.員工應(yīng)妥善保管辦公卡，避免彎曲、折疊、刮擦、水浸等情況，防止損壞。2.辦公卡應(yīng)隨身攜帶，不得隨意放置在辦公桌上或其他易丟失的地方。3.不得私自拆卸、改裝辦公卡，如有違反，將追究相關(guān)責(zé)任。（二）維護(hù)責(zé)任1.行政部負(fù)責(zé)辦公卡的日常維護(hù)和管理工作，定期對(duì)辦公卡進(jìn)行檢查和更新。2.如辦公卡出現(xiàn)故障或無(wú)法正常使用，行政部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.員工發(fā)現(xiàn)辦公卡存在問(wèn)題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部反饋，以便及時(shí)處理。七、辦公卡使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)辦公卡的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公卡的使用是否符合規(guī)定，如是否轉(zhuǎn)借他人、是否用于非辦公區(qū)域等。2.門禁系統(tǒng)的使用記錄是否正常，有無(wú)異常進(jìn)出情況。3.辦公設(shè)備的使用記錄是否真實(shí)，有無(wú)違規(guī)操作。（三）檢查方式1.行政部定期對(duì)辦公卡的使用情況進(jìn)行抽查，可通過(guò)門禁系統(tǒng)記錄、辦公設(shè)備使用記錄等進(jìn)行核實(shí)。2.如發(fā)現(xiàn)異常情況，行政部將及時(shí)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，并進(jìn)行調(diào)查處理。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.轉(zhuǎn)借辦公卡給他人使用。2.使用他人辦公卡進(jìn)入公司辦公區(qū)域。3.偽造、變?cè)燹k公卡。4.故意損壞辦公卡或門禁設(shè)施。5.利用辦公卡進(jìn)行其他違規(guī)行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)借辦公卡等輕微違規(guī)行為的員工，行政部將給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的員工，行政部將視情況給予書面警告、罰款、降職、辭退等處理措施。3.如因員工違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其賠償責(zé)任。九、附則