精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔會計檔案管理辦法1 目的通過加強對會計檔案的管理，充分利用財務(wù)檔案這一信息資源，發(fā)揮財務(wù)檔案為會計工作服務(wù)的作用，使會計檔案管理更加規(guī)范化、制度化、統(tǒng)一化，確保廠會計資料的安全完整、妥善保管、查閱方便、存放有序，制定本管理辦法。2 范圍本辦法適用于本公司會計檔案的管理。3術(shù)語和定義會計檔案：是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括以下四類：3.1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證,其他會計憑證。3.2會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、輔助賬簿、其他會計賬薄。3.3財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。3.4其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、庫存現(xiàn)金盤點表、其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清單、會計檔案分類目錄、會計檔案銷毀清冊，以及采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等形式保存的會計檔案等。4職責(zé)4.1計劃財務(wù)室4.1.1負責(zé)本公司會計檔案管理辦法的制定、修訂、管理、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)工作。4.1.2負責(zé)本公司會計檔案的接收收集、整理、立卷、裝訂、編目、保管、借閱、鑒定等工作。4.1.3負責(zé)對會計檔案提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，銷毀會計檔案，履行銷毀手續(xù)，會同綜合管理辦公室共同監(jiān)銷，并負責(zé)保管整理4.2綜合管理辦公室4.2.1會同計劃財務(wù)室對會計檔案進行共同監(jiān)銷。4.3 各相關(guān)部門4.3.1負責(zé)本部門會計檔案的收集、整理、立卷、裝訂、編目等工作，并對暫未歸檔的會計檔案及其他自行保管的會計檔案自行保管。4.3.2負責(zé)對自行保管的會計檔案提出銷毀意見、編制《會計檔案銷毀清冊》，會同計財室及綜合管理辦公室共同監(jiān)銷，并負責(zé)整理保管會計檔案銷毀清冊。5規(guī)定內(nèi)容5.1會計檔案的收集、整理5.1.1按照本辦法的職責(zé)要求對本單位形成的會計檔案進行收集、整理、編目。5.1.2各車間涉及會計核算的原始單據(jù)、報表等相關(guān)資料作為會計檔案管理。5.1.3對作為生成記賬憑證依據(jù)的原始單據(jù)如送簽單、內(nèi)部領(lǐng)料單等均按相應(yīng)會計憑證保管期限進行保管。5.1.4對作為入賬依據(jù)的外來文件及合同應(yīng)單獨裝訂，并作為會計檔案管理。5.1.5對重大事項引起財務(wù)方面的變化應(yīng)作備忘錄，并作為會計檔案管理。5.1.6應(yīng)將往來賬對賬記錄、詢證函等單獨裝訂，并作為會計檔案管理。5.2會計檔案的移交5.2.1各部門向計劃財務(wù)室移交會計檔案，應(yīng)填寫《文件材料移交清單》，經(jīng)辦人、部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，隨會計檔案一并保存于計劃財務(wù)室。5.2.2計劃財務(wù)室5.3會計檔案的保管5.3.1保管期限5.3.1.1會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。5.3.1.2會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限分為3年、5年、15年三類。5.3.1.3會計檔案的保管期限按照“附件1”5.3.1.4本規(guī)定中“附件1”5.3.2保管要求5.3.2.1會計檔案必須采用紙質(zhì)形式保存，對于因財務(wù)軟件導(dǎo)致的個別科目明細賬每月輸出記錄至少幾千條的情況，可采用按對方科目分類匯總的形式打印，但所對應(yīng)的明細內(nèi)容應(yīng)易于查詢；同時應(yīng)對相關(guān)的計算機數(shù)據(jù)文件采用磁盤、磁帶或光盤等形式保存。采用光盤等海量存儲形式保存的會計檔案，保管期限應(yīng)大于“附件1”中規(guī)定的最低保管期限，其中年度財務(wù)報告數(shù)據(jù)應(yīng)單獨存儲、永久保存。5.3.2.2特殊需要拆封重新整理的,由計劃財務(wù)室主任、經(jīng)辦人員共同拆封整理。5.3.2.3計劃財務(wù)室指定專人保管會計檔案，出納員及總賬會計不得兼管會計檔案。5.3.2.4對于采用磁盤、磁帶、光盤、縮微膠片等保存的會計檔案，要作到防磁、防火、防潮、防塵、防折、防壓等，并且要雙備份異地存放；指定專職人員對備份內(nèi)容定期進行檢查、復(fù)制，至少一年一次，防止因介質(zhì)損壞導(dǎo)致會計檔案數(shù)據(jù)丟失。5.4資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動中檔案處置5.4.1單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,由計劃財務(wù)室整理，保存。5.4.2單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的,其會計檔案經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管,其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5.4.3因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計檔案,由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱,復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案,對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證,單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。5.4.4合并后原單位解散的,原單位的會計檔案由合并后的單位統(tǒng)一保管；合并后原單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍由原單位保管。5.5會計檔案借閱5.5.1本公司計劃財務(wù)室應(yīng)根據(jù)實際情況建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度。5.5.2所有會計檔案不得借出、不得攜帶出廠。5.5.3計劃財務(wù)室查閱會計檔案時,須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人批準可以提供查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。5.5.4非財務(wù)部門查閱會計檔案時,必須經(jīng)廠長批準并由計劃財務(wù)室檔案管理人員陪同方可查閱或者復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。5.5.5查閱或復(fù)制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。5.6會計檔案的銷毀5.6.1對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,單獨抽出立卷,保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,在會計檔案銷毀清冊和會計檔案分類目錄中列明。5.6.2保管期滿的會計檔案,除本辦法5.6.1規(guī)定的情形外,按照以下程序銷毀：5.6.2.1計劃財務(wù)室提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,提交主管廠長及財務(wù)負責(zé)人簽署意見，并備案。5.6.2.2銷毀會計檔案時,由綜合辦和計劃財務(wù)室共同派員（至少三人）監(jiān)銷。5.6.2.3監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后,在會計檔案銷毀清冊上簽名并加蓋公章,并將監(jiān)銷情況報告主管財務(wù)負責(zé)人。5.7其它規(guī)定5.7.1財務(wù)信息化系統(tǒng)分析資料、源代碼等文檔資料應(yīng)視同會計檔案管理。5.7.2預(yù)算、計劃、制度等文件材料，不適用本辦法。6相關(guān)文件（無）7相關(guān)記錄及保存期序號記錄名稱記錄編號保存期保存地點保存形式1文件材料歸檔清單永久計財室紙質(zhì)2企業(yè)檔案案卷分類目錄永久計財室紙質(zhì)3借閱檔案登記表永久計財室紙質(zhì)4會計檔案銷毀清冊永久計財室紙質(zhì)會計檔案移交清單不定計財室紙質(zhì)8 修改履歷序號修訂項目修訂內(nèi)容修訂日期附件：*************************會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管日期（年）備注一會計憑證類1原始憑證152記賬憑證153匯總憑證15二會計賬簿類1總賬15包括日記總賬2明細賬153日記賬15現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年4固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年5輔助賬簿15三財務(wù)報告類包括各級主管部門匯總財務(wù)報告1月、季度財務(wù)報告3包括文字分析2年度財務(wù)報告（決算）永久包括文字分析四其他類1會計移交清冊15年2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對賬單5年6庫存現(xiàn)金盤點表5年7財務(wù)信息化系統(tǒng)分析資料、源代碼等文檔資料系統(tǒng)停止使用滿5年8備忘錄、往來帳對賬記錄及詢證函等文檔資料5年精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔客戶數(shù)據(jù)管理辦法說明：本管理辦法可以幫助營銷管理人員規(guī)范公司客戶數(shù)據(jù)管理，不斷提高客戶數(shù)據(jù)信息的利用效率，為營銷工作開展、更好的實現(xiàn)顧客滿意提供有力支撐。該辦法內(nèi)容系統(tǒng)、完善而又簡潔，特別適合中小企業(yè)的客戶數(shù)據(jù)管理。目的為加強公司客戶數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化，不斷提高客戶數(shù)據(jù)信息利用的高效化，為營銷工作開展、更好的實現(xiàn)顧客滿意提供有力支撐，特制定本辦法。適用范圍本規(guī)定適用于**公司及各級營銷部門（包括銷售、市場、客服等部門），公司全體人員要自覺遵守本管理辦法。術(shù)語和定義注：部分術(shù)語和定義需根據(jù)不同年度銷售情況變化進行調(diào)整?？蛻襞c公司發(fā)生交易或者合作的單位或個人?？蛻魯?shù)據(jù)指客戶信息（基本聯(lián)絡(luò)信息、資質(zhì)信息）、客戶訂單信息、銷售合同、合作協(xié)議、客戶數(shù)據(jù)分析、信息更新記錄等相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。重要客戶連續(xù)3年及以上全年合同額在萬元以上、單筆合同額在萬元以上、全年累計合同額或潛在需求在萬元以上、規(guī)模和技術(shù)在全國居于國內(nèi)前名的客戶。穩(wěn)定客戶連續(xù)2年及以上全年合同額在萬元以上、單筆合同額在萬元以上、全年累計合同額或潛在需求在萬元以上的客戶。一般客戶沒有滿足重要客戶及穩(wěn)定客戶條件的其他客戶。潛在客戶對公司提供的產(chǎn)品及服務(wù)有需求，并有合作意向的客戶。負責(zé)部門及職責(zé)客戶服務(wù)部負責(zé)組織客戶數(shù)據(jù)收集、分類整理；負責(zé)建立客戶數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)；負責(zé)確定客戶數(shù)據(jù)密級；負責(zé)定期編制客戶數(shù)據(jù)分析報告，并報公司管理層；負責(zé)本單位客戶資信評估與管理，包括擬定具有不同資信等級客戶的賒銷額度管理規(guī)定和應(yīng)對客戶信用風(fēng)險的具體措施。銷售部及市場部協(xié)助進行客戶數(shù)據(jù)收集、分類整理；協(xié)助編制客戶數(shù)據(jù)分析報告；協(xié)助進行客戶資信評估與管理。財務(wù)審計部負責(zé)客戶信用管理。具體管理辦法客戶數(shù)據(jù)庫建立、分析與更新管理客戶數(shù)據(jù)收集、初步統(tǒng)計各銷售、市場及相關(guān)業(yè)務(wù)部門在市場調(diào)研、客戶開發(fā)、客戶合作實施等過程中對客戶信息進行收集、初步統(tǒng)計。包括法人客戶和個人客戶，內(nèi)容包括客戶名稱、法人代表、地址、電話、郵編、傳真、經(jīng)營范圍、注冊資本、聯(lián)系人、聯(lián)系人電話等基本信息和客戶的重大變動事項、與本公司的業(yè)務(wù)交往內(nèi)容、客戶財務(wù)狀況、意見反饋等有效信息?？蛻魯?shù)據(jù)整理、科學(xué)分類對收集到的信息進行匯總、進行分類整理，并編碼、歸檔、留存。一般按照重點客戶、穩(wěn)定客戶、一般客戶、潛在客戶四種類別進行分類管理。具體可以根據(jù)客戶成交額、客戶信用狀況、對公司利潤率貢獻、客戶需求、客戶綜合實力及發(fā)展前景等因素進行評級分類。重要客戶信息在登記時要有詳細備注，且必須單獨存放?？蛻魯?shù)據(jù)庫建立統(tǒng)一使用客戶關(guān)系管理軟件，建立客戶管理系統(tǒng)，對收集、整理好的客戶數(shù)據(jù)進行錄入、系統(tǒng)管理。客戶數(shù)據(jù)分析根據(jù)客戶管理系統(tǒng)中的客戶信息，深入研究，定期形成客戶數(shù)據(jù)分析報告?？蛻魯?shù)據(jù)分析報告要求包括以下內(nèi)容：客戶特征分析：年齡分布、性別分布，區(qū)域分布、行業(yè)分布、企業(yè)性質(zhì)分布、知識結(jié)構(gòu)分布、經(jīng)濟收入分布等；重點客戶分析：重點客戶的服務(wù)滿意度、合理建議和要求、給企業(yè)帶來的有形和無形價值、關(guān)鍵聯(lián)系人員的興趣、愛好、習(xí)慣等；穩(wěn)定客戶分析：客戶滿意度、意見反饋、對公司收益產(chǎn)生的影響、客戶信用情況、是否存在可以升級的客戶等；一般客戶分析：客戶滿意度、意見反饋、是否存在可以升級的客戶（需求進一步挖掘）等；潛在客戶分析：機會分析、影響合作的關(guān)鍵因素、需要獲得的支持等。在此基礎(chǔ)上，還需要按照公司戰(zhàn)略發(fā)展需求以及公司管理層臨時提出的要求，進行定制化的研究與分析，并提交相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析報告。密級界定及報告審核客戶服務(wù)部就各部門上報的客戶數(shù)據(jù)提出密級界定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后返回，就客戶分析報告報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)批閱后返回。客戶信息更新各部門每周對客戶數(shù)據(jù)進行匯總、實時更新（要求對更新部分進行標注），之后以郵件形式統(tǒng)一上報客戶服務(wù)部，客戶服務(wù)部再及時對客戶管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行更新；客戶服務(wù)部每年對客戶信息管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)進行一次全面的數(shù)據(jù)核查與更新，確?？蛻魯?shù)據(jù)的時效性；如有重大市場或產(chǎn)品信息，各部門應(yīng)立即以口頭、電話、書面或郵件等形式向部門負責(zé)人、客服部報告?？蛻魯?shù)據(jù)使用管理營銷部所有客戶資料歸公司所有，客戶服務(wù)部為授權(quán)的唯一客戶數(shù)據(jù)管理部門，所有客戶數(shù)據(jù)必須交客服務(wù)統(tǒng)一歸類存檔、調(diào)取登記。客戶數(shù)據(jù)作為公司商業(yè)機秘，嚴禁任何人以任何方式泄露。凡泄露客戶數(shù)據(jù)信息，一經(jīng)查實，根據(jù)給公司造成的損失情況追求其責(zé)任并給予相應(yīng)處罰。任何部門需要進行客戶數(shù)據(jù)的查閱、復(fù)印均需嚴格按照公司數(shù)據(jù)“密級”程度獲得數(shù)據(jù)開放程度（即相應(yīng)的數(shù)據(jù)使用權(quán)限），同時要由客服部進行詳細的登記與記錄。其中，經(jīng)批準后的銷售經(jīng)理查閱客戶檔案資料在當(dāng)天必須歸還，不得帶出辦公室；其他部門借閱有關(guān)資料，須營銷總監(jiān)批準，并辦理借閱手續(xù)，重要資料必須當(dāng)日歸還。在對外交往中，如需提供客戶數(shù)據(jù)資料的，應(yīng)事先由部門負責(zé)人及營銷總監(jiān)同時批準。員工調(diào)離公司時，不得將客戶數(shù)據(jù)及資料帶走