1、關于檔案管理現(xiàn)代化若干問題的思考(一)摘要：檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然。本文主要說明了檔案管理現(xiàn)代化是先進的科學手段和科學管理方法的有機結合。我們要運用現(xiàn)代化技術手段，運用現(xiàn)代科學管理方法，提高檔案管理效率和質(zhì)量，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。 關鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展管理對策 一、檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然要求 管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。著重用現(xiàn)代科學技術理論、方法和手段來研究和處理管理工作中的規(guī)律性問題，使管理工作更趨于完善。 當今時代，計算機技術發(fā)展日新月異，對傳統(tǒng)檔案工作進行根本性改革已迫在眉睫。隨著微型計算機技術、大容量信息存儲技術和網(wǎng)絡技術的迅速發(fā)展，利用計算機技

2、術進行檔案管理日益普及，電子檔案日漸增多。檔案信息處理標準化不斷取得進展，從而與網(wǎng)絡技術結合，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。 （一）檔案管理現(xiàn)代化是解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路 目前，在檔案工作發(fā)展過程中，面臨著許多實際問題，其中突出的有：檔案數(shù)量劇增；新型信息介質(zhì)和記錄方式的出現(xiàn)；如何有效保護檔案，以及如何適應利用檔案的社會需求發(fā)生的變化。這些問題強烈地沖擊著傳統(tǒng)的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已適應不了檔案數(shù)量劇增和利用檔案數(shù)量范圍的迅猛擴大的需求。二是它囿于管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的范圍，而對新型檔案，顯得無計可施，更加適應不了需要。在這種情況下，檔案管理現(xiàn)代化便自然提到日

3、程上來，成為解決檔案工作發(fā)展中突出問題的必然出路。 （二）檔案管理現(xiàn)代化是我國現(xiàn)代化建設的必然要求 首先，它承擔收藏和保護我國歷史上各個時期形成的檔案的任務，這是負責管理國家寶貴歷史文化財富的重任，是造福于子孫后代的長遠大計。其次它擔負提供檔案，直接為現(xiàn)代化建設服務的任務。檔案是開展各項工作的依據(jù)和必要條件，充分有效地利用檔案，可以取得明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。特別是實施鄧小平同志提出的“科學技術是第一生產(chǎn)力”的科學論斷，開發(fā)利用好作為科技儲備形式的科技檔案，對于建設有中國特色的社會主義事業(yè)具有重要的戰(zhàn)略意義。 （三）檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢 在過去的三十年中，現(xiàn)代管理技術和現(xiàn)代

4、科學取得了驚人的發(fā)展。一方面，隨著現(xiàn)代科學、生產(chǎn)和社會管理活動的發(fā)展，檔案數(shù)量劇增。另一方面，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，現(xiàn)代信息處理技術也日臻完善和成熟，可以引進和消化運用于檔案管理之中。 在現(xiàn)代技術的應用中，首先當屬電子計算機，它已成為檔案館興衰成敗的關鍵。應用現(xiàn)代科學技術成果，改善檔案保管條件，研究和發(fā)展檔案保護技術，也已成為檔案部門的共識和一致行動。檔案部門采用計算機技術進行檔案信息處理，建立和維護檔案信息數(shù)據(jù)庫等，有效地推進了檔案管理自動化的發(fā)展。 （四）檔案管理現(xiàn)代化將會提高檔案工作的整體水平，推進全面建設 1.提高貯存、收藏能力?？s微技術、光盤技術等行動技術的采用，將極大地提高存貯密

5、度，減少存貯空間。這就為日益增多的檔案的存儲和管理提出有效的解決途徑，進而增強了檔案部門的收藏能力，使其存貯的信息量增大，真正成為社會存貯回溯性信息的基地。 2.提高信息處理能力。檔案管理現(xiàn)代化的核心和主要內(nèi)容是電子計算機的應用。電子計算機具有高效率的信息處理功能，可以用來組卷、編目、分類、鑒定，進行各種統(tǒng)計分析等。在這些業(yè)務中代替某些人操作，大大提高了檔案信息處理能力，加快工作進度，提高工作效率和服務水平。 3.提高檔案信息資源開發(fā)利用能力。應用計算機技術進行檔案編目、檢索、借閱管理是最成功和主要方面。它的突出優(yōu)點是速度快、準確性高，提供多種檢索途徑，可以大批量提供利用，能滿足系統(tǒng)或?qū)ｎ}利用

6、的需要。實現(xiàn)多次重復利用，聯(lián)網(wǎng)檢索，為檔案資源共享的實現(xiàn)創(chuàng)造了條件。運用現(xiàn)代信息處理技術手段來開發(fā)檔案信息資源，極大地提高了開發(fā)能力和效率，進而提高檔案信息的利用率。二、檔案現(xiàn)代化管理中存在的問題及對策 （一）貫徹實用原則問題 實用，就是從本企業(yè)、本單位的實際需要出發(fā)，選擇那些應用計算機后確實能夠獲得比手工勞動優(yōu)越實效的項目。離開實用原則，就會使計算機的應用變?yōu)橐环N裝飾門面的累贅。有些企業(yè)檔案管理部門為迎接檔案管理升級的考核，草率地建立了計算機檢索科技檔案目錄系統(tǒng)。升級之后計算機便被閑置起來，造成極大的浪費。要從實際需要出發(fā)，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦應用系統(tǒng)研制成功，就要及時投

7、入使用，不應閑置。 （二）軟件開發(fā)應用問題 目前我國各地檔案部門已建立的計算機檔案檢索系統(tǒng)有限多相似之處，有很多是低水平的重復，是一種浪費。很多單位過分注重自己出成果而不愿采用別的單位研制的軟件，同時封鎖一技之長的技術經(jīng)驗。應當注重借鑒國外的先進經(jīng)驗，重視通用軟件開發(fā)應用和標準化工作，通用軟件提供靈活擴充的功能和自編程軟件接口。各企業(yè)相互學習、相互促進、集眾家所長，研制優(yōu)化通用的各類應用軟件。 （三）計算機應用兩種知識的結合問題 在應用計算機的開發(fā)試驗中，曾出現(xiàn)兩種欠妥的做法。一是完全依賴計算機專業(yè)技術人員去研制，因為他們對檔案管理業(yè)務缺乏足夠的了解，以致實用性差；二是主要由檔案工作者去研制，

8、以致功能低。只有對檔案管理業(yè)務有著深刻的了解，對改進檔案業(yè)務有著科學的創(chuàng)想，才能搞好計算機檔案管理系統(tǒng)的分析、設計與應用，既要重視計算機軟件知識，又要重視檔案管理業(yè)務知識，二者缺一不可。因此，特別是今后為擴大計算機在檔案管理中的應用范圍，更需要兩種知識的結合，更需要檔案業(yè)務人員的主動進取精神。 （四）檔案管理現(xiàn)代化對檔案工作人員的要求 1增強現(xiàn)代化意識。增強現(xiàn)代化意識，就是在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要樹立與現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法相適應的思想和觀念、樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，與社會進步相適應。在管理科學理論的指導下，從實際出發(fā)，總結經(jīng)驗，大膽探索和改革，全面推進科學管理，形成和強化現(xiàn)代化管理意識。 2調(diào)整知識結構，掌握多種技能。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員相應的調(diào)整自身的知識結構，形成一支有較高的知識化和專業(yè)化水平的隊伍。建造多元化知識結構，全面系統(tǒng)地掌握檔案專業(yè)知識，學習和掌握現(xiàn)代化科學技術知識和管理科學知識，尤其是電子計算機、光學等學科知識，訓練和培養(yǎng)出復合型專業(yè)人才，有效的提高檔案工作人員的素質(zhì)，適用現(xiàn)代化的需要。 3開展計算機普及教育。鑒于信息時代檔案管理與計算機應用的不可分割的關系，檔案部門內(nèi)部工作人員都會