行政公章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司行政公章的使用管理，規(guī)范公章使用行為，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的活動中使用行政公章的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.審批規(guī)范原則：所有公章使用均需經(jīng)過嚴格的審批流程，確保用章事項合法、合規(guī)、合理。3.責任明確原則：明確公章保管人、使用人和審批人的職責，對公章使用過程中的行為負責。二、公章的種類及保管（一）公章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議等重要文書的簽署。2.合同專用章：專門用于公司簽訂各類合同。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)相關(guān)文件、票據(jù)等的簽章。4.法定代表人章：用于特定的財務(wù)、法律文件等需要法定代表人簽字確認的場合。（二）保管職責1.公司公章：由總經(jīng)理辦公室指定專人負責保管，保管人應(yīng)具備高度的責任心和保密意識。2.合同專用章：由合同管理部門指定專人保管，保管人需熟悉合同管理流程。3.財務(wù)專用章：由財務(wù)部門負責人指定專人保管，嚴格按照財務(wù)制度使用。4.法定代表人章：根據(jù)實際使用情況，由相關(guān)授權(quán)人員保管，并嚴格控制使用范圍。（三）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保印章安全。2.保管人不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人使用，如有特殊情況需要委托他人代管，需經(jīng)上級領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.公章保管人應(yīng)定期對公章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時向上級報告，并采取相應(yīng)的措施。三、公章的使用流程（一）申請1.用章部門或個人需填寫《行政公章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、用章時間、用章份數(shù)等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)部門負責人簽字確認，確保用章事項真實、合理。（二）審批1.根據(jù)用章事項的性質(zhì)和重要程度，按照公司的審批權(quán)限進行審批。2.一般事項由部門負責人審批；重要事項需經(jīng)分管領(lǐng)導審批；涉及重大決策、合同簽訂等關(guān)鍵事項，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.審批人應(yīng)認真審核用章申請，確保用章事項符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，對審批結(jié)果負責。（三）用章1.經(jīng)審批同意后，用章申請人持《行政公章使用申請表》到公章保管人處辦理用章手續(xù)。2.公章保管人應(yīng)對申請表及相關(guān)文件進行再次核對，確認無誤后，在用章位置加蓋公章，并在《行政公章使用登記表》上進行登記，登記內(nèi)容包括用章時間、用章事項、用章文件名稱、用章份數(shù)、申請人等信息。3.用章過程中，公章保管人應(yīng)監(jiān)督用章情況，確保用章規(guī)范、準確，嚴禁在空白紙張或文件上加蓋公章。（四）蓋章后文件的處理1.用章完畢后，用章申請人應(yīng)及時將加蓋公章的文件妥善保管，并按照公司的文件管理規(guī)定進行歸檔或分發(fā)。2.如發(fā)現(xiàn)蓋章后的文件存在問題或需要變更，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，并按照規(guī)定的程序進行處理。如需重新蓋章，應(yīng)重新填寫申請表，經(jīng)審批后辦理用章手續(xù)。四、特殊情況的用章規(guī)定（一）緊急情況用章1.在緊急情況下，如因不可抗力等原因無法按照正常流程進行用章審批，需使用公章的部門或個人應(yīng)電話向上級領(lǐng)導報告，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)，并詳細說明緊急情況的原因及用章情況。2.緊急情況解除后，用章申請人應(yīng)在[具體時間]內(nèi)補辦完整的用章審批手續(xù)，否則將追究相關(guān)人員的責任。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，需提前向公司總部相關(guān)部門提出申請，并說明異地用章的原因、時間、地點等信息。2.經(jīng)公司總部審批同意后，由公章保管人將公章委托給指定的人員攜帶，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。3.異地用章人員應(yīng)嚴格按照公司的用章規(guī)定使用公章，使用完畢后及時將公章交回，并在《行政公章使用登記表》上注明異地用章的相關(guān)情況。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對行政公章的使用情況進行審計檢查，重點檢查用章審批流程是否規(guī)范、用章登記是否完整、公章保管是否安全等。2.總經(jīng)理辦公室負責對公章使用情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并向公司領(lǐng)導報告。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、合作伙伴等外部機構(gòu)對公司公章使用情況的監(jiān)督檢查，積極配合并提供相關(guān)資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況向公司領(lǐng)導匯報。六、責任追究（一）違規(guī)用章責任1.未經(jīng)審批擅自使用公章的，或超越審批權(quán)限使用公章的，對直接責任人給予警告處分；造成公司經(jīng)濟損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。2.因保管不善導致公章遺失、被盜用的，保管人應(yīng)立即向上級報告，并采取措施防止損失擴大。對保管人給予警告處分；造成公司經(jīng)濟損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。（二）審批失誤責任1.審批人未認真審核用章申請，導致違規(guī)用章的，對審批人給予警告處分；造成公司經(jīng)濟損失或其他不良影響的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰、降職、撤職等處分。2.審批人故意隱瞞或歪曲事實，批準違規(guī)用章的，對審批人給予降職、撤職等處分；造成公司重大經(jīng)濟損失或其他嚴重后果的，依法追究刑事責任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由總經(jīng)理辦公室負責解釋。（二）修訂與廢止本辦法