分包采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司分包采購行為，加強分包采購管理，確保分包采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保證工程質(zhì)量和進度，控制采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有分包采購活動，包括但不限于工程分包、勞務(wù)分包、物資采購分包等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司相關(guān)規(guī)定，確保分包采購活動合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平、公正、公開的原則，對待所有供應(yīng)商，不偏袒、不歧視，營造良好的市場競爭環(huán)境。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：將質(zhì)量放在首位，選擇具備良好質(zhì)量保證能力的供應(yīng)商，確保所采購的分包工程、勞務(wù)及物資符合要求。4.成本控制原則：在保證質(zhì)量和滿足項目需求的前提下，合理控制采購成本，提高公司經(jīng)濟效益。5.誠信合作原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，加強溝通與協(xié)調(diào)，共同推動項目順利實施。二、管理職責(zé)（一）采購部門職責(zé)1.負責(zé)制定分包采購計劃，根據(jù)項目需求和進度安排，合理確定采購內(nèi)容、數(shù)量、時間等。2.組織供應(yīng)商的選擇、評審和采購合同的簽訂工作。3.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，跟蹤采購進度，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。4.負責(zé)采購文件的編制、整理和歸檔工作。5.對采購成本進行核算和控制，分析采購價格變動趨勢，提出成本優(yōu)化建議。（二）項目部門職責(zé)1.協(xié)助采購部門編制分包采購計劃，提供項目需求詳細信息，包括技術(shù)要求、質(zhì)量標準、工期要求等。2.參與供應(yīng)商的評審工作，對供應(yīng)商的技術(shù)能力、施工經(jīng)驗、質(zhì)量保證措施等方面提出意見和建議。3.負責(zé)對采購的分包工程、勞務(wù)及物資進行驗收，確保符合項目要求。4.配合采購部門處理采購過程中的合同執(zhí)行、變更等問題，及時反饋項目現(xiàn)場情況。（三）質(zhì)量部門職責(zé)1.制定分包采購質(zhì)量控制標準和驗收規(guī)范。2.參與供應(yīng)商的質(zhì)量評審，對供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、質(zhì)量保證能力等進行評估。3.對采購的分包工程、勞務(wù)及物資進行質(zhì)量抽檢和驗收監(jiān)督，確保質(zhì)量符合要求。4.負責(zé)處理采購過程中的質(zhì)量問題，提出整改意見并跟蹤整改情況。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進行審核。3.負責(zé)采購款項的支付審核和賬務(wù)處理，確保資金支付安全、準確。4.對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商基本資料、業(yè)績、信譽等信息。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選潛在供應(yīng)商，并進行實地考察或調(diào)查。3.對潛在供應(yīng)商進行資格預(yù)審，審查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)證件，確保其具備合法經(jīng)營資格。4.組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評審，評審內(nèi)容包括技術(shù)能力、質(zhì)量保證能力、價格水平、售后服務(wù)、信譽等方面。5.根據(jù)評審結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。（二）供應(yīng)商評價1.建立供應(yīng)商評價機制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評價。2.評價指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。3.采購部門負責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，組織相關(guān)部門進行評價打分。4.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。5.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會；對于不合格供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理1.定期對供應(yīng)商進行回訪，了解其經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面的變化情況。2.對于供應(yīng)商的重大變化，如企業(yè)改制、生產(chǎn)工藝變更、質(zhì)量體系變更等，要求其及時通知公司，并重新進行評審。3.根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)和市場變化情況，適時調(diào)整供應(yīng)商名單，確保供應(yīng)商隊伍的穩(wěn)定性和競爭力。四、采購計劃管理（一）采購計劃編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)項目總體進度計劃，結(jié)合項目實際需求，提前編制分包采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點等詳細信息。3.采購計劃編制過程中，應(yīng)充分考慮項目的不確定性因素，預(yù)留一定的彈性空間，確保采購計劃的可操作性。4.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購計劃組織實施采購活動，確保采購任務(wù)按時完成。2.在采購過程中，如因項目需求變更、供應(yīng)商原因等導(dǎo)致采購計劃需要調(diào)整，應(yīng)及時辦理相關(guān)審批手續(xù)，并對采購計劃進行相應(yīng)調(diào)整。3.采購部門應(yīng)定期對采購計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保采購工作順利進行。（三）采購計劃變更1.因項目需求變更、設(shè)計變更、不可抗力等原因需要變更采購計劃的，采購部門應(yīng)及時提出變更申請。2.變更申請應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對項目進度和成本的影響等，并提交相關(guān)證明材料。3.變更申請經(jīng)相關(guān)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門應(yīng)及時調(diào)整采購計劃，并通知相關(guān)部門和供應(yīng)商。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在確定供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、驗收標準、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)提交相關(guān)部門進行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準確性等方面。4.審核通過后，采購合同由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)按照采購合同約定，及時跟蹤供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商拒不整改或整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題，確保合同順利履行。（三）合同變更1.在采購合同履行過程中，如因項目需求變更、設(shè)計變更、不可抗力等原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時提出變更申請。2.變更申請應(yīng)詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同價格和履行期限的影響等，并提交相關(guān)證明材料。3.變更申請經(jīng)雙方協(xié)商一致后，簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（四）合同終止1.采購合同履行完畢后，雙方應(yīng)按照合同約定進行驗收和結(jié)算，合同即告終止。2.在合同履行過程中，如因一方違約或不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，雙方應(yīng)協(xié)商解除合同，并按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同終止后，采購部門應(yīng)及時對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和評價，整理合同文件并歸檔保存。六、采購過程控制（一）采購文件管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求，編制采購文件，包括采購公告、招標文件、詢價文件、談判文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)要求、質(zhì)量標準、商務(wù)條款、評標辦法等內(nèi)容，確保采購文件的完整性和準確性。3.采購文件編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進行審核，審核通過后發(fā)布。4.采購部門應(yīng)妥善保管采購文件，建立采購文件檔案，以備查閱和追溯。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的特點、金額大小、時間要求等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。2.采用公開招標方式的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。3.采用邀請招標方式的，應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標項目能力、資信良好的特定法人或者其他組織發(fā)出投標邀請書。4.采用競爭性談判方式的，應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。5.采用詢價方式的，應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，確定成交供應(yīng)商。6.采用單一來源采購方式的，應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的情形，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）采購談判管理1.在采購談判過程中，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員參加談判，明確談判目標和策略。2.談判人員應(yīng)充分了解供應(yīng)商的情況和市場行情，掌握談判技巧，爭取有利的談判條件。3.談判過程中，應(yīng)做好談判記錄，記錄談判雙方的意見和達成的共識。4.談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)及時整理談判資料，形成談判報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）采購驗收管理1.采購部門應(yīng)在采購合同約定的交貨時間前，通知項目部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同約定的驗收標準和方法，對采購的分包工程、勞務(wù)及物資進行驗收。3.驗收內(nèi)容包括產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商整改或退換貨。4.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，并簽字確認。驗收報告作為支付采購款項的依據(jù)之一。七、采購成本控制（一）成本預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格行情，編制采購成本預(yù)算。2.采購成本預(yù)算應(yīng)包括采購價格、運輸費用、保險費用、稅費、檢驗檢測費用等各項費用。3.采購成本預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）成本控制措施1.采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、招標采購、談判采購等方式，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，降低采購價格。2.優(yōu)化采購方案，合理安排采購數(shù)量和采購時間，降低運輸費用、倉儲費用等成本。3.加強與供應(yīng)商的溝通與合作，爭取有利的付款條件，降低資金成本。4.嚴格控制采購過程中的各項費用支出，如檢驗檢測費用、差旅費等，確保采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)。（三）成本分析與考核1.采購部門應(yīng)定期對采購成本進行分析，對比采購成本預(yù)算與實際支出情況，找出成本差異原因。2.根據(jù)成本分析結(jié)果，提出成本控制改進措施，并跟蹤落實情況。3.建立采購成本考核制度，對采購部門及相關(guān)人員的成本控制情況進行考核評價，將考核結(jié)果與績效掛鉤。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對分包采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2