公證檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公證檔案管理，規(guī)范公證檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保公證檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國公證法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)各公證機構(gòu)在辦理公證業(yè)務(wù)過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公證檔案由本公司/組織統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則。公證檔案應(yīng)真實反映公證業(yè)務(wù)辦理過程和結(jié)果，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于公證人員、當(dāng)事人及其他相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，確保公證檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本公司/組織公證檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本辦法，制定和完善檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公證檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公證檔案的檢索體系，提高檔案查詢效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作。6.對各公證機構(gòu)的檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）公證機構(gòu)各公證機構(gòu)負(fù)責(zé)本機構(gòu)公證檔案的形成、整理和初步保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.按照檔案管理要求，及時收集、整理本機構(gòu)辦理公證業(yè)務(wù)過程中形成的各類文件材料，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公證業(yè)務(wù)流程，負(fù)責(zé)檔案管理的具體操作和日常維護工作。其主要職責(zé)包括：1.嚴(yán)格按照檔案管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案的收集、整理、保管等工作。2.對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行清點、核對，做好檔案的統(tǒng)計工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公證檔案的收集范圍包括公證機構(gòu)在辦理公證業(yè)務(wù)過程中形成的以下文件材料：1.當(dāng)事人提交的證明材料、申請表格等。2.公證機構(gòu)的受理通知書、詢問筆錄、調(diào)查材料等。3.公證文書草稿、簽發(fā)稿及送達回執(zhí)等。4.與公證事項有關(guān)的其他材料，如往來信函、會議記錄等。（二）收集要求1.公證人員應(yīng)在公證業(yè)務(wù)辦理完畢后，及時將相關(guān)文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.對于重要的公證事項，應(yīng)收集全過程的文件材料，確保檔案的完整性。3.收集的文件材料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，紙張質(zhì)量符合要求。（三）整理原則公證檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保管期限，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類。按照公證業(yè)務(wù)類型、年度等進行分類。例如，可分為民事公證、經(jīng)濟公證、涉外公證等類別，再按照年度進行細(xì)分。2.組卷。將同一公證事項的文件材料組成一卷或多卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時間順序等排列。3.編目。對每卷檔案編制目錄，包括卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息，確保目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂。去除卷內(nèi)文件材料上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保裝訂牢固、整齊。四、檔案的保管（一）保管期限公證檔案的保管期限分為短期、中期和長期。具體劃分如下：1.短期保管期限為5年，適用于一般性的公證事項，如簡單的民事協(xié)議公證等。2.中期保管期限為10年，適用于較為重要的公證事項，如涉及一定金額的經(jīng)濟合同公證等。3.長期保管期限為永久，適用于具有重大歷史價值、法律意義或涉及社會公共利益的公證事項，如遺囑公證、收養(yǎng)公證等。（二）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防有害氣體等條件。庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行有序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的收進、移出、保管等情況，做到賬物相符。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進行檢查和維護。五、檔案的利用（一）利用范圍本公司/組織內(nèi)部的公證人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門因工作需要可查閱、借閱公證檔案。當(dāng)事人及其他經(jīng)授權(quán)的人員在符合規(guī)定的情況下，也可查閱、復(fù)制相關(guān)公證檔案。（二）利用手續(xù)1.公證人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.當(dāng)事人及其他人員查閱、復(fù)制檔案，應(yīng)提交有效身份證明和相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意，并按照規(guī)定繳納查閱、復(fù)制費用后，方可辦理手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并由檔案管理人員進行復(fù)印操作。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的公證檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，限制查閱和利用范圍。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，限期歸還。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公證業(yè)務(wù)專家等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和本辦法的要求，對檔案進行全面、科學(xué)的鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)公證檔案的信息化管理，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案的收集與整理1.公證機構(gòu)在辦理公證業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)同步生成電子文件，并按照檔案整理要求進行分類、編號、存儲等操作。2.電子文件應(yīng)采用符合國家規(guī)定的格式進行存儲，確保文件的可讀性和可長期保存。3.對電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，詳細(xì)記錄文件的形成時間、來源、內(nèi)容摘要等信息，便于檢索和利用。（三）電子檔案管理系統(tǒng)1.建立功能完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、存儲、檢索、借閱等功能。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備安全防護機制，確保檔案信息的安全。設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對檔案的訪問進行嚴(yán)格控制。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本公司/組織內(nèi)部的審計部門、檔案管理部門負(fù)責(zé)對各公證機構(gòu)的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查。每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各公證機構(gòu)的檔案管理情況進行實地檢查和評估。2.不定期抽查。根據(jù)工作需要，對部分公證機構(gòu)的檔案管理工作進行不