外委翻譯管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外委翻譯工作管理，確保翻譯服務(wù)質(zhì)量，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對語言服務(wù)的需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司因業(yè)務(wù)需要委托外部翻譯機構(gòu)或個人（以下簡稱“外委翻譯方”）提供翻譯服務(wù)的相關(guān)活動。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：外委翻譯工作應(yīng)確保翻譯質(zhì)量，忠實準確地傳達原文信息，滿足公司業(yè)務(wù)需求。2.合規(guī)合法原則：外委翻譯活動必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準規(guī)范。3.公平公正原則：在選擇外委翻譯方、簽訂合同及評估翻譯成果等過程中，應(yīng)秉持公平公正的態(tài)度，維護公司合法權(quán)益。4.保密原則：外委翻譯方應(yīng)對公司提供的各類文件、資料等負有保密義務(wù)，不得泄露任何涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及敏感信息。二、外委翻譯方的選擇與評估（一）選擇渠道1.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判等方式，從眾多翻譯機構(gòu)或個人中篩選合適的外委翻譯方。2.參考行業(yè)推薦、客戶評價、合作伙伴介紹等渠道獲取外委翻譯方信息。（二）資質(zhì)要求1.具有合法的營業(yè)執(zhí)照或相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)，經(jīng)營范圍涵蓋翻譯服務(wù)。2.擁有一定數(shù)量具備專業(yè)翻譯能力的人員，翻譯人員應(yīng)具備相關(guān)語言專業(yè)背景及豐富的翻譯經(jīng)驗，熟悉公司所在行業(yè)的專業(yè)術(shù)語和業(yè)務(wù)流程。3.具備良好的信譽和業(yè)績記錄，無不良經(jīng)營行為及客戶投訴。（三）評估內(nèi)容1.翻譯能力評估要求外委翻譯方提供一定數(shù)量的翻譯樣稿，樣稿內(nèi)容應(yīng)涵蓋公司常見的業(yè)務(wù)文件類型，如合同協(xié)議、技術(shù)文檔、商務(wù)報告等。由公司內(nèi)部專業(yè)人員或邀請外部專家對樣稿進行評估，重點考察翻譯的準確性、流暢性、專業(yè)性以及對原文的理解程度。針對特定領(lǐng)域或?qū)I(yè)難度較高的翻譯任務(wù)，可對外委翻譯方的專業(yè)翻譯人員進行面試或測試，了解其專業(yè)知識儲備和翻譯技能水平。2.質(zhì)量保證體系評估考察外委翻譯方是否建立了完善的質(zhì)量控制流程，包括翻譯前的原文分析、翻譯過程中的質(zhì)量監(jiān)控、翻譯后的校對審核等環(huán)節(jié)。了解外委翻譯方對翻譯質(zhì)量的承諾及違約責(zé)任，如出現(xiàn)翻譯質(zhì)量問題時的處理方式和賠償措施。3.保密措施評估要求外委翻譯方提供保密制度文件，審查其對保密責(zé)任、保密范圍、保密措施等方面的規(guī)定是否完善。通過實地考察或詢問等方式，了解外委翻譯方在辦公場所、文件存儲、人員管理等方面采取的保密措施是否有效。4.服務(wù)價格評估收集外委翻譯方的報價信息，對比不同翻譯方的價格水平。在評估價格時，應(yīng)綜合考慮翻譯質(zhì)量、服務(wù)效率、后續(xù)服務(wù)等因素，確保價格合理且具有競爭力。對于長期合作的外委翻譯方，可根據(jù)業(yè)務(wù)量和合作期限等因素，協(xié)商確定合理的價格調(diào)整機制。（四）選擇流程1.需求提出：公司各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《外委翻譯需求申請表》，詳細說明翻譯項目的內(nèi)容、要求、時間節(jié)點等信息，并提交至歸口管理部門。2.歸口審核：歸口管理部門對需求申請表進行審核，確認需求的合理性和必要性。審核通過后，將申請表轉(zhuǎn)至負責(zé)外委翻譯管理的部門。3.翻譯方篩選：負責(zé)外委翻譯管理的部門根據(jù)需求信息，通過上述選擇渠道收集外委翻譯方信息，并按照資質(zhì)要求和評估內(nèi)容進行篩選，確定若干候選外委翻譯方名單。4.評估與談判：組織對候選外委翻譯方進行評估，可采用實地考察、會議評審、問卷調(diào)查等方式。評估結(jié)束后，與排名靠前的外委翻譯方進行談判，就翻譯價格、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量要求、保密條款等合同細節(jié)進行協(xié)商。5.合同簽訂：根據(jù)談判結(jié)果，起草并簽訂《外委翻譯服務(wù)合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、翻譯服務(wù)內(nèi)容及要求、價格及支付方式、質(zhì)量標準及驗收方式、保密條款、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，報公司相關(guān)部門審批備案。三、外委翻譯項目管理（一）項目啟動1.外委翻譯項目確定后，負責(zé)外委翻譯管理的部門應(yīng)組織召開項目啟動會，向翻譯方介紹項目背景、目標、要求、時間進度等信息，并明確雙方的溝通協(xié)調(diào)機制和工作流程。2.公司項目負責(zé)人應(yīng)與外委翻譯方指定的項目經(jīng)理進行對接，建立定期溝通機制，及時解決項目實施過程中出現(xiàn)的問題。（二）翻譯過程管理1.原文交接：公司項目負責(zé)人應(yīng)及時向外委翻譯方提供完整、清晰的原文資料，并確保原文資料的準確性和完整性。同時，應(yīng)向外委翻譯方明確翻譯的格式要求、術(shù)語規(guī)范等注意事項。2.進度跟蹤：外委翻譯方應(yīng)按照合同約定的時間進度安排翻譯工作，并定期向公司項目負責(zé)人匯報翻譯進度。公司項目負責(zé)人應(yīng)密切跟蹤項目進度，及時發(fā)現(xiàn)并解決可能影響項目按時完成的問題。3.質(zhì)量監(jiān)控：外委翻譯方應(yīng)建立內(nèi)部質(zhì)量控制體系，對翻譯過程進行全程監(jiān)控。公司項目負責(zé)人有權(quán)對外委翻譯方的翻譯質(zhì)量進行抽查，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求外委翻譯方進行整改。4.溝通協(xié)調(diào)：在翻譯過程中，雙方應(yīng)保持密切溝通，及時解決翻譯過程中出現(xiàn)的專業(yè)術(shù)語理解不一致、原文信息缺失等問題。對于重大問題或涉及公司核心利益的事項，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（三）翻譯成果交付與驗收1.交付要求：外委翻譯方應(yīng)按照合同約定的時間和格式要求，向公司交付翻譯成果。翻譯成果應(yīng)包括譯文文本、術(shù)語表、翻譯過程記錄等相關(guān)資料。2.初步審核：公司項目負責(zé)人收到翻譯成果后，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員對譯文進行初步審核，重點檢查翻譯的準確性、流暢性、專業(yè)性以及是否符合格式要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)列出詳細的修改意見，反饋給外委翻譯方進行修改。3.正式驗收：外委翻譯方完成修改后，公司應(yīng)組織正式驗收。驗收人員應(yīng)包括公司項目負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)人員以及歸口管理部門代表等。驗收過程中，應(yīng)嚴格按照合同約定的質(zhì)量標準進行檢查，確保翻譯成果符合要求。驗收合格后，填寫《外委翻譯項目驗收報告》。四、翻譯質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.準確性：譯文應(yīng)準確傳達原文的含義，不得出現(xiàn)翻譯錯誤或歧義。對于專業(yè)術(shù)語、特定稱謂等應(yīng)使用統(tǒng)一、規(guī)范的譯法。2.流暢性：譯文應(yīng)語句通順、表達自然，符合目標語言的語法習(xí)慣和表達習(xí)慣，避免出現(xiàn)生硬、晦澀的表述。3.專業(yè)性：譯文應(yīng)體現(xiàn)行業(yè)特點和專業(yè)要求，對于專業(yè)領(lǐng)域的詞匯、概念等應(yīng)準確翻譯，確保專業(yè)性和權(quán)威性。4.格式一致性：譯文應(yīng)按照公司規(guī)定的格式要求進行排版，保持與原文格式的一致性，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（二）質(zhì)量控制措施1.翻譯前準備外委翻譯方在開始翻譯前，應(yīng)組織翻譯人員對原文進行深入分析，了解原文的主題、背景、目的及專業(yè)領(lǐng)域等信息，確保翻譯人員對原文有準確的理解。對于涉及公司核心業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)技術(shù)的文件，外委翻譯方應(yīng)與公司項目負責(zé)人進行充分溝通，獲取必要的解釋和說明，明確翻譯的重點和難點。2.翻譯過程監(jiān)控外委翻譯方應(yīng)建立翻譯過程中的三級審核制度，即翻譯人員自審、項目經(jīng)理初審、部門負責(zé)人終審。各級審核人員應(yīng)認真履行職責(zé)，對翻譯質(zhì)量進行嚴格把關(guān)，確保翻譯錯誤在各個環(huán)節(jié)得到及時發(fā)現(xiàn)和糾正。公司項目負責(zé)人應(yīng)定期對外委翻譯方的翻譯進度和質(zhì)量進行檢查，可采用現(xiàn)場檢查、在線審核等方式，及時掌握翻譯工作進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.翻譯后校對審核外委翻譯方完成翻譯初稿后，應(yīng)安排經(jīng)驗豐富的校對人員進行校對。校對人員應(yīng)重點檢查譯文的準確性、流暢性、格式等方面的問題，并做好校對記錄。公司收到翻譯成果后，應(yīng)組織專業(yè)人員進行全面審核。審核人員可采用交叉審核、專家評審等方式，對譯文進行細致審查，確保翻譯質(zhì)量符合要求。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)要求外委翻譯方限期整改，直至驗收合格。五、保密管理（一）保密責(zé)任1.外委翻譯方應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)作為《外委翻譯服務(wù)合同》的附件，具有同等法律效力。2.外委翻譯方應(yīng)對在翻譯過程中接觸到的公司各類文件、資料、信息等（以下簡稱“保密信息”）嚴格保密，未經(jīng)公司書面同意，不得向任何第三方披露或使用。（二）保密措施1.人員管理：外委翻譯方應(yīng)加強對參與翻譯項目人員的管理，對涉及保密信息的人員進行背景審查，確保其具備良好的保密意識和職業(yè)道德。同時，應(yīng)對相關(guān)人員進行保密培訓(xùn)，明確保密要求和違規(guī)責(zé)任。2.辦公場所管理：外委翻譯方應(yīng)確保其辦公場所具備必要的保密條件，如設(shè)置專門的保密區(qū)域、采取文件加密存儲等措施，防止保密信息泄露。3.文件管理：外委翻譯方應(yīng)對涉及保密信息的文件、資料等進行嚴格管理，建立專門的文件登記、借閱、歸還制度，確保文件的流轉(zhuǎn)過程可追溯。在翻譯工作結(jié)束后，應(yīng)及時將保密信息文件歸還公司，并按照公司要求進行銷毀或妥善保存。4.電子信息管理：外委翻譯方在處理保密信息的電子文檔時，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息被非法獲取或篡改。同時，應(yīng)定期對電子設(shè)備進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（三）監(jiān)督與檢查1.公司有權(quán)對外委翻譯方的保密工作進行監(jiān)督檢查，外委翻譯方應(yīng)積極配合。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、人員管理情況、文件資料管理情況、電子信息安全情況等。2.如發(fā)現(xiàn)外委翻譯方存在保密違規(guī)行為，公司有權(quán)要求其立即整改，并根據(jù)保密協(xié)議的約定追究其違約責(zé)任。情節(jié)嚴重的，公司有權(quán)解除《外委翻譯服務(wù)合同》，并依法追究其法律責(zé)任。六、費用管理（一）費用標準1.外委翻譯服務(wù)費用應(yīng)根據(jù)翻譯項目的難度、工作量、語種等因素綜合確定。在簽訂《外委翻譯服務(wù)合同》前，雙方應(yīng)明確具體的費用標準和支付方式。2.對于長期合作的外委翻譯方，可根據(jù)業(yè)務(wù)量和市場價格波動情況，協(xié)商確定合理的費用調(diào)整機制。費用調(diào)整應(yīng)提前通知對方，并簽訂補充協(xié)議。（二）支付方式1.公司應(yīng)按照《外委翻譯服務(wù)合同》約定的支付方式向外委翻譯方支付費用。支付方式可包括一次性支付、分期支付等，具體支付時間和金額應(yīng)在合同中明確規(guī)定。2.外委翻譯方應(yīng)在每次申請付款前，向公司提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)支付申請資料。公司財務(wù)部門在審核無誤后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。（三）費用結(jié)算與審計1.公司項目負責(zé)人應(yīng)在翻譯項目驗收合格后，及時辦理費用結(jié)算手續(xù)。結(jié)算時，應(yīng)根據(jù)合同約定的費用標準和實際完成的工作量進行核算，確保費用支付準確無誤。2.公司財務(wù)部門應(yīng)對外委翻譯服務(wù)費用進行定期審計，檢查費用支付的合規(guī)性、合理性等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、違約責(zé)任（一）外委翻譯方違約責(zé)任1.若外委翻譯方未按照合同約定的時間、質(zhì)量標準交付翻譯成果，每逾期一天，應(yīng)按照合同金額的一定比例向公司支付違約金。逾期超過一定期限的，公司有權(quán)解除合同，并要求外委翻譯方返還已支付的費用，同時承擔(dān)因此給公司造成的損失。2.如外委翻譯方提供的翻譯成果存在質(zhì)量問題，經(jīng)公司要求整改后仍不符合要求的，外委翻譯方應(yīng)負責(zé)免費重新翻譯，直至達到質(zhì)量標準。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，外委翻譯方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.外委翻譯方違反保密協(xié)議約定，泄露公司保密信息的，應(yīng)立即采取措施消除影響，并按照合同約定向公司支付違約金。如給公司造成損失