外貿(mào)采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外貿(mào)采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外貿(mào)采購活動，包括原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。2.效益性原則：追求采購效益最大化，在保證質(zhì)量的前提下降低采購成本。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，維護公司利益。4.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，履行合同約定。二、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購申請單，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.采購申請單需經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請單后，進行匯總分析，結(jié)合庫存情況制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等，并報采購部門負責人審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對收集到的供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等。4.定期對供應(yīng)商進行考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式等。2.根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確、完整。3.采購合同經(jīng)采購部門負責人審核、公司法律顧問審查后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.采購合同由授權(quán)代表簽字蓋章后生效，雙方各執(zhí)一份存檔。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同下達采購訂單，采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等。2.采購訂單需經(jīng)采購部門負責人審核后發(fā)送給供應(yīng)商。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進度和質(zhì)量情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在問題或可能影響交貨的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施確保采購任務(wù)按時完成。3.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（七）到貨驗收1.采購物品或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準備。2.到貨后，由質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標準進行檢驗，檢驗合格后出具檢驗報告。3.使用部門對采購物品或服務(wù)進行試用或使用，確認符合要求后在驗收單上簽字。4.驗收合格的采購物品或服務(wù)辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。（八）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫付款申請單，注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等。2.付款申請單經(jīng)采購部門負責人審核、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。3.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式及時支付貨款，并做好付款記錄。三、采購風險管理（一）市場風險1.關(guān)注市場動態(tài)，及時了解原材料、零部件等價格波動情況，采取適當?shù)牟少彶呗?，如套期保值、簽訂長期合同等，降低價格風險。2.分析市場需求變化，合理安排采購計劃，避免因市場需求不足導(dǎo)致庫存積壓。（二）供應(yīng)商風險1.加強供應(yīng)商管理，定期評估供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力等，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。2.與供應(yīng)商簽訂合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，如違約責任、質(zhì)量保證、交貨期等，降低供應(yīng)商違約風險。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時能夠及時采取措施，確保采購任務(wù)不受影響。（三）質(zhì)量風險1.嚴格質(zhì)量檢驗標準，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，確保采購物品或服務(wù)符合質(zhì)量要求。2.要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗報告、合格證等，作為驗收依據(jù)。3.對質(zhì)量不合格的采購物品或服務(wù)，及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，避免影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。（四）合同風險1.簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、完整，避免合同漏洞。2.加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保雙方嚴格履行合同約定。3.建立合同糾紛處理機制，在發(fā)生合同糾紛時能夠及時采取措施，維護公司合法權(quán)益。四、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、關(guān)稅等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購質(zhì)量：評估采購物品或服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要。3.交貨期：評估供應(yīng)商是否按時交貨，交貨期的準確性對公司生產(chǎn)計劃的影響。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、考核等管理工作是否有效。5.采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，如采購申請?zhí)幚頃r間、合同簽訂時間、訂單下達時間等。（二）評估方法1.定期評估：每月或每季度對采購績效進行評估，形成評估報告。2.對比分析：將采購績效與預(yù)算目標、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)水平等進行對比分析，找出差距和改進方向。3.問卷調(diào)查：向使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員發(fā)放問卷，收集對采購工作的意見和建議。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)評估結(jié)果，對采購部門和相關(guān)人員進行獎懲，激勵采購人員提高工作績效。2.針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，制定改進措施，不斷完善采購管理工作。五、信息管理（一）采購信息收集1.建立采購信息收集渠道，包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、客戶反饋等。2.收集與采購相關(guān)的各類信息，如市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品技術(shù)信息等。（二）采購信息分析1.對收集到的采購信息進行整理、分類、分析，提取有價值的信息。2.通過數(shù)據(jù)分析為采購決策提供支持，如制定采購計劃、選擇供應(yīng)商、談判價格等。（三）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，采購部門、質(zhì)量檢驗部門、使用部門等相關(guān)人員可以在平臺上共享采購信息。2.定期發(fā)布采購信息，如采購需求、采購計劃、供應(yīng)商評估結(jié)果等，提高采購工作的透明度和效率。六、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購績效是否達標等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保采