收發(fā)資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織收發(fā)資料的管理，規(guī)范資料的收發(fā)流程，確保資料的安全、完整、及時(shí)傳遞，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間收發(fā)資料的管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保收發(fā)資料的內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因資料錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤。2.及時(shí)性原則：及時(shí)處理收發(fā)資料，提高工作效率，避免資料積壓延誤。3.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：規(guī)范資料的收發(fā)流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求。二、資料分類（一）文件類包括公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等正式文件。（二）函件類與外部單位往來的信函、傳真、電子郵件等。（三）資料類各類業(yè)務(wù)資料、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料等。（四）其他類不屬于以上分類的其他資料，如宣傳資料、會(huì)議資料等。三、收發(fā)流程（一）收文流程1.簽收公司/組織設(shè)立專門的收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)接收外部來文。收發(fā)人員收到資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)資料的數(shù)量、名稱、份數(shù)等是否與清單一致。對(duì)于急件，應(yīng)立即通知相關(guān)部門或人員。2.登記對(duì)簽收的資料進(jìn)行詳細(xì)登記，包括來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、日期、份數(shù)等信息。登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。建立收文登記簿，采用紙質(zhì)或電子形式記錄。3.初審收發(fā)人員對(duì)收文進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、合法性、規(guī)范性等。對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與來文單位聯(lián)系，要求補(bǔ)充或更正。4.呈批將初審合格的收文呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人批示。批示應(yīng)明確處理意見，如傳閱、承辦、存檔等。根據(jù)批示意見，及時(shí)將收文轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員辦理。5.傳閱需要傳閱的收文，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱。傳閱過程中，應(yīng)做好記錄，注明傳閱時(shí)間、傳閱人等信息。傳閱完畢后，收文應(yīng)及時(shí)歸還收發(fā)人員。6.承辦承辦部門或人員收到收文后，應(yīng)按照批示意見及時(shí)辦理。辦理過程中，應(yīng)做好記錄，注明辦理情況、辦理結(jié)果等信息。對(duì)于需要回復(fù)的收文，承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)來文單位。7.催辦收發(fā)人員應(yīng)對(duì)承辦部門或人員的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保收文得到及時(shí)處理。對(duì)于超過規(guī)定辦理期限的收文，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并督促承辦部門或人員盡快辦理。8.歸檔收文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)齊全、完整、規(guī)范，便于查閱和保存。收發(fā)人員應(yīng)定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行整理和核對(duì)，確保歸檔資料的質(zhì)量。（二）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要，擬寫發(fā)文稿件。擬稿應(yīng)符合公司/組織的相關(guān)規(guī)定和要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。擬稿人應(yīng)在稿件上注明擬稿部門、擬稿人、日期等信息。2.審核擬好的發(fā)文稿件應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括稿件的內(nèi)容、格式、語言表達(dá)等方面，確保稿件質(zhì)量符合要求。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在稿件上簽署審核意見和姓名。3.會(huì)簽對(duì)于涉及多個(gè)部門的發(fā)文稿件，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核稿件內(nèi)容，提出意見和建議，并在稿件上簽署會(huì)簽意見和姓名。會(huì)簽完畢后，將稿件返回?cái)M稿部門。4.核稿擬稿部門將審核通過的稿件提交給公司/組織的綜合管理部門進(jìn)行核稿。核稿人員應(yīng)對(duì)稿件的內(nèi)容、格式、審批程序等進(jìn)行全面審核，確保稿件符合公司/組織的規(guī)定和要求。核稿人員審核通過后，在稿件上簽署核稿意見和姓名。5.簽發(fā)核稿通過的稿件提交給公司/組織的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱稿件內(nèi)容，根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況和工作需要，簽署簽發(fā)意見和姓名。簽發(fā)后的稿件即為正式發(fā)文。6.編號(hào)綜合管理部門對(duì)簽發(fā)后的發(fā)文進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于管理和查詢。編號(hào)規(guī)則應(yīng)明確、統(tǒng)一，并在公司/組織內(nèi)部公布。7.印制根據(jù)發(fā)文的要求和數(shù)量，安排專人進(jìn)行印制。印制應(yīng)保證質(zhì)量，格式規(guī)范，字跡清晰。印制過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量，避免浪費(fèi)。8.蓋章發(fā)文印制完畢后，加蓋公司/組織的公章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確。蓋章人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)發(fā)文內(nèi)容和蓋章數(shù)量，確保蓋章準(zhǔn)確無誤。9.分發(fā)綜合管理部門將蓋好章的發(fā)文按照規(guī)定的分發(fā)范圍和份數(shù)進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，確保各部門和人員能夠按時(shí)收到發(fā)文。分發(fā)過程中，應(yīng)做好記錄，注明分發(fā)日期、分發(fā)部門、分發(fā)份數(shù)等信息。10.歸檔發(fā)文分發(fā)完畢后，綜合管理部門應(yīng)將發(fā)文的原稿、印制稿、分發(fā)記錄等相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)齊全、完整、規(guī)范，便于查閱和保存。四、資料傳遞（一）內(nèi)部傳遞1.專人傳遞對(duì)于重要、緊急的資料，可安排專人進(jìn)行傳遞。傳遞人員應(yīng)確保資料的安全、及時(shí)送達(dá)。傳遞過程中，應(yīng)做好記錄，注明傳遞時(shí)間、傳遞人、接收人等信息。2.部門間交接資料在部門間傳遞時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)資料的數(shù)量、名稱、份數(shù)等信息，確保資料準(zhǔn)確無誤。交接手續(xù)應(yīng)采用書面形式，由交接雙方簽字確認(rèn)。（二）外部傳遞1.郵寄對(duì)于一般資料，可采用郵寄方式進(jìn)行傳遞。郵寄時(shí)，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并確保資料包裝完好，地址準(zhǔn)確。郵寄過程中，應(yīng)保留郵寄憑證，以備查詢。2.專人送達(dá)對(duì)于重要、緊急的資料，可安排專人送達(dá)外部單位。送達(dá)人員應(yīng)提前與接收單位聯(lián)系，確定送達(dá)時(shí)間和地點(diǎn)，并確保資料的安全、及時(shí)送達(dá)。送達(dá)過程中，應(yīng)做好記錄，注明送達(dá)時(shí)間、送達(dá)人、接收人等信息。3.電子傳輸對(duì)于可以通過電子方式傳輸?shù)馁Y料，應(yīng)采用安全、可靠的電子傳輸方式進(jìn)行傳遞，如電子郵件、文件共享平臺(tái)等。電子傳輸時(shí)，應(yīng)確保資料的完整性和保密性，對(duì)傳輸?shù)馁Y料進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限。五、資料存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)對(duì)于重要的紙質(zhì)資料，應(yīng)采用專門的文件柜進(jìn)行存儲(chǔ)。文件柜應(yīng)分類存放，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行整理和清點(diǎn)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子存儲(chǔ)建立電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)各類電子資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子資料應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲(chǔ)路徑進(jìn)行保存，便于查詢和管理。定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境文件柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的房間內(nèi)，避免資料受潮、發(fā)霉、損壞。定期對(duì)文件柜進(jìn)行清潔和消毒，防止蟲害和鼠害。2.電子存儲(chǔ)環(huán)境電子資料存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備良好的安全性和穩(wěn)定性，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。定期對(duì)電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。六、資料保密（一）保密范圍1.公司/組織機(jī)密：包括公司/組織的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、人事信息等。2.涉及國家機(jī)密：如果收發(fā)資料涉及國家機(jī)密，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.人員管理對(duì)涉及資料收發(fā)和管理的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識(shí)。與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.存儲(chǔ)管理對(duì)保密資料進(jìn)行專門存儲(chǔ)，設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。對(duì)存儲(chǔ)保密資料的設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.傳遞管理對(duì)保密資料的傳遞過程進(jìn)行嚴(yán)格控制，采用加密傳輸、專人傳遞等方式，確保資料安全。在傳遞保密資料時(shí)，應(yīng)要求接收方簽署保密承諾書，保證資料的保密性。七、資料銷毀（一）銷毀范圍1.過期資料：對(duì)于超過保存期限的資料，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.作廢資料：對(duì)于已作廢的資料，如文件的修訂版替代原版本后，原版本應(yīng)進(jìn)行銷毀。3.涉密資料：對(duì)于不再需要的涉密資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，防止信息泄露。（二）銷毀程序1.申請(qǐng)各部門或人員如需銷毀資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息?！顿Y料銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)《資料銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)銷毀資料的必要性和安全性。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署審核意見和姓名。3.批準(zhǔn)《資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交給公司/組織的綜合管理部門進(jìn)行批準(zhǔn)。綜合管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，確保銷毀資料符合公司/組織的規(guī)定和要求。批準(zhǔn)后，在申請(qǐng)表上簽署批準(zhǔn)意見和姓名。4.銷毀根據(jù)批準(zhǔn)的《資料銷毀申請(qǐng)表》，安排專人進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式，確保資料無法恢復(fù)。在銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，注明銷毀時(shí)間、銷毀人、銷毀方式等信息。5.監(jiān)督綜合管理部門應(yīng)對(duì)資料銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和方式進(jìn)行。監(jiān)督人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)收發(fā)資料管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.收發(fā)流程執(zhí)行情況：檢查收文、發(fā)文流程是否規(guī)范，各環(huán)節(jié)的職責(zé)是否明確，操作是否符合要求。2.資料傳遞情況：檢查資料傳遞是否及時(shí)、準(zhǔn)確，傳遞過程中的安全措施是否到位。3.資料存儲(chǔ)情況：檢查資料存儲(chǔ)是否規(guī)范，存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，資料的完整性和保密性是否得到保障。4.資料保密情況：檢查資料保密措施是否落實(shí)，保密制度是否執(zhí)行到位，是否存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。5.資料銷毀情況：檢查資料銷毀程序是否規(guī)范，銷毀記錄是否完整，銷毀工作是否符合要求。（三）檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督部門定期對(duì)收發(fā)資料管理情況進(jìn)行檢查，一般每季度或半年進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督部門不定期對(duì)收發(fā)資料管理情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要資料的管理情況。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)收發(fā)資料管理中的突出問題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（四）檢查結(jié)果處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門或人員限期整改。2.責(zé)任部門或人員應(yīng)按照整改通知書的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整改情況報(bào)告監(jiān)督部門。3.監(jiān)督部門對(duì)整改情