開店合同管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范公司開店合同的管理，保障公司合法權(quán)益，維護合同雙方的正常合作關(guān)系，確保開店業(yè)務(wù)的順利進行。通過對開店合同從簽訂、履行到終止全過程的有效管理，提高合同管理水平，防范合同風險，促進公司業(yè)務(wù)健康發(fā)展。2.適用范圍本辦法適用于公司所有涉及開店業(yè)務(wù)的合同，包括但不限于與加盟商、合作伙伴、房東等簽訂的各類開店相關(guān)合同。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保合同合法有效。平等自愿原則：合同雙方在平等的基礎(chǔ)上，充分表達各自意愿，協(xié)商一致簽訂合同，任何一方不得強迫另一方簽訂合同。公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害任何一方的利益。誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。二、合同簽訂管理1.合同主體資格審查在簽訂開店合同前，必須對合同對方的主體資格進行嚴格審查。審查內(nèi)容包括但不限于對方的營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。確保對方具有合法的經(jīng)營資格和履約能力。對于加盟商，要重點審查其商業(yè)信譽、經(jīng)營能力、資金狀況等，以評估其是否具備加盟開店的條件。對于合作伙伴，要審查其專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)能力、市場資源等，確保其能夠為開店業(yè)務(wù)提供有力支持。對于房東，要審查其房屋產(chǎn)權(quán)證書、土地使用證明等，確保房屋產(chǎn)權(quán)清晰，不存在產(chǎn)權(quán)糾紛。2.合同條款審核合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方的基本信息、開店項目的具體內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、費用及支付方式、合同期限、違約責任、爭議解決方式等。在審核合同條款時，要重點關(guān)注以下內(nèi)容：權(quán)利義務(wù)條款：明確雙方在開店過程中的權(quán)利和義務(wù)，確保雙方的責任劃分清晰，避免出現(xiàn)權(quán)利義務(wù)不明確導致的糾紛。費用及支付方式條款：詳細約定各項費用的金額、支付時間、支付方式等，確保費用支付的明確性和可操作性。同時，要注意對逾期支付費用的違約責任進行明確約定，以保障公司的資金回籠。合同期限條款：合理確定合同期限，既要考慮公司開店業(yè)務(wù)的發(fā)展需求，又要避免過長或過短的合同期限帶來的風險。同時，要明確合同期滿后的續(xù)約條件和方式。違約責任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔的違約責任，違約責任應(yīng)具有可操作性和合理性，能夠有效約束雙方的行為。爭議解決方式條款：約定雙方在合同履行過程中如發(fā)生爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。選擇合適的爭議解決方式，有利于及時、有效地解決爭議，降低公司的維權(quán)成本。3.合同簽訂流程合同起草：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，由相關(guān)部門負責起草開店合同初稿。合同初稿應(yīng)明確合同的基本框架和主要條款，并提交法律合規(guī)部門進行審核。法律審核：法律合規(guī)部門對合同初稿進行全面審核，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性以及風險防范措施等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與起草部門溝通并提出修改意見。修改完善：起草部門根據(jù)法律合規(guī)部門的審核意見，對合同初稿進行修改完善，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。修改后的合同再次提交法律合規(guī)部門進行審核，直至審核通過。合同簽署：經(jīng)法律合規(guī)部門審核通過的合同，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。合同簽署過程中，要確保簽字蓋章的真實性和有效性，避免出現(xiàn)代簽、冒簽等情況。同時，要妥善保管合同原件，建立合同檔案管理制度。三、合同履行管理1.合同交底在合同簽訂后，由合同簽訂部門負責組織相關(guān)部門進行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、合同履行的重點和難點、風險防范措施等。通過合同交底，使各部門明確自己在合同履行過程中的職責和任務(wù)，確保合同能夠得到有效履行。2.履行跟蹤建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估。合同履行部門要及時掌握合同對方的履行情況，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時采取措施并向公司領(lǐng)導報告。對于合同履行過程中涉及的重要事項和關(guān)鍵節(jié)點，要進行重點跟蹤和監(jiān)控，確保合同按照約定的時間、質(zhì)量、標準等要求履行。同時，要做好合同履行過程中的各項記錄工作，包括往來函件、會議紀要、驗收報告等，作為合同履行情況的證明材料。3.變更管理在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，必須按照合同約定的程序進行變更。變更合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并經(jīng)雙方簽字蓋章確認。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更合同前，要對變更的必要性、可行性進行充分評估，確保變更后的合同條款不會損害公司的利益。同時，要及時通知相關(guān)部門和人員，確保各方對合同變更情況有清晰的了解。4.糾紛處理如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，合同履行部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并與法律合規(guī)部門溝通協(xié)商解決方案。糾紛處理應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，盡量通過協(xié)商解決糾紛。如果協(xié)商不成，應(yīng)根據(jù)合同約定的爭議解決方式及時采取措施。如需通過仲裁或訴訟解決糾紛，要積極配合法律合規(guī)部門做好相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。同時，要做好糾紛處理過程中的各項記錄工作，為公司維護自身合法權(quán)益提供有力依據(jù)。四、合同檔案管理1.檔案建立建立健全合同檔案管理制度，對公司所有開店合同進行分類歸檔管理。合同檔案應(yīng)包括合同原件、合同審批文件、往來函件、會議紀要、驗收報告、糾紛處理文件等與合同相關(guān)的所有資料。合同檔案應(yīng)按照合同簽訂時間、合同類別等進行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和準確性。同時，要為每份合同建立唯一的檔案編號，便于查詢和管理。2.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案資料的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，合同檔案的保管期限為合同履行完畢后[X]年。檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料不受損壞。同時，要建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)，確保檔案資料的安全。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，必須按照公司檔案查閱制度辦理查閱手續(xù)。查閱人應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱檔案。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、復印、抽取檔案資料。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司建立合同管理監(jiān)督檢查機制，定期對合同簽訂、履行、檔案管理等情況進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂程序的合規(guī)性、合同履行情況、合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.考核評價建立合同管理考核評價制度，對合同管理工作進行量化考核評價。考核評價指標包括合同簽訂的及時性、合同條款的合規(guī)性、合同履行的成功率、合同糾紛的發(fā)生率、合同檔案管理的規(guī)范性等。根據(jù)考核評價結(jié)果