檔案拍照管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案拍照管理，規(guī)范檔案拍照行為，確保檔案信息的安全與完整，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中涉及的拍照活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則檔案拍照活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不得侵犯他人合法權(quán)益。2.安全性原則確保檔案在拍照過程中不受到損壞、丟失，保證檔案信息的安全。3.規(guī)范性原則規(guī)范檔案拍照的流程、操作方法及照片管理，確保拍照工作有序進(jìn)行。4.適度性原則根據(jù)檔案利用需求，合理確定拍照范圍和方式，避免過度拍照影響檔案管理秩序。二、檔案拍照的范圍與要求（一）可拍照檔案范圍1.一般性業(yè)務(wù)檔案，如合同協(xié)議、文件通知、報(bào)表等，在不影響檔案完整性和保密性的前提下，可根據(jù)工作需要進(jìn)行拍照。2.具有歷史研究?jī)r(jià)值、文化價(jià)值或?qū)景l(fā)展有重要意義的檔案，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，可進(jìn)行拍照留存。（二）禁止拍照檔案范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)禁拍照。2.破損嚴(yán)重、字跡模糊且無法修復(fù)的檔案，不得進(jìn)行拍照以免造成信息進(jìn)一步損壞。3.法律法規(guī)明確禁止拍照的其他檔案。（三）拍照要求1.拍照設(shè)備應(yīng)使用分辨率不低于[X]像素、色彩還原準(zhǔn)確的相機(jī)或具有拍照功能的電子設(shè)備。拍照前需對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.拍照環(huán)境選擇光線充足、無遮擋、安靜的環(huán)境進(jìn)行拍照，避免因光線問題導(dǎo)致照片模糊或產(chǎn)生陰影，影響檔案內(nèi)容的清晰度。3.拍照角度與構(gòu)圖調(diào)整好拍照角度，確保檔案內(nèi)容完整、清晰可辨，避免出現(xiàn)反光、變形等情況。對(duì)于篇幅較大的檔案，應(yīng)采用多角度、分區(qū)域拍照的方式，確保所有內(nèi)容都能清晰記錄。4.照片命名照片命名應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，采用“檔案名稱拍照日期頁(yè)碼（如有）”的格式，以便于識(shí)別和查找。例如：“[具體合同名稱]20230510第1頁(yè)”。三、檔案拍照流程（一）拍照申請(qǐng)1.因工作需要拍照檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)提前填寫《檔案拍照申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明拍照檔案的名稱、數(shù)量、用途、拍照時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門進(jìn)行審核。檔案管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并根據(jù)審核結(jié)果給予答復(fù)。（二）審批1.對(duì)于一般性業(yè)務(wù)檔案拍照申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及重要檔案或特殊情況的拍照申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，申請(qǐng)人應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案拍照許可證。（三）拍照實(shí)施1.申請(qǐng)人憑檔案拍照許可證到檔案管理部門指定地點(diǎn)領(lǐng)取檔案，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行拍照。2.拍照過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)，確保拍照行為符合規(guī)定要求，不損壞檔案。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行翻拍、掃描等操作，應(yīng)使用專業(yè)設(shè)備和軟件，并按照檔案管理部門的指導(dǎo)進(jìn)行操作，確保翻拍、掃描效果清晰、準(zhǔn)確。（四）照片整理與歸還1.拍照完成后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)對(duì)照片進(jìn)行整理，按照照片命名規(guī)范進(jìn)行命名，并將照片存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上。2.將整理好的照片及存儲(chǔ)介質(zhì)一并歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。3.對(duì)于不再使用的照片，檔案管理部門應(yīng)按照檔案保管期限的要求進(jìn)行妥善保管。四、照片存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)介質(zhì)照片應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如移動(dòng)硬盤、光盤等。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)位置照片應(yīng)存儲(chǔ)在檔案管理部門指定的存儲(chǔ)區(qū)域，并按照檔案類別、年份等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（三）存儲(chǔ)期限照片的存儲(chǔ)期限應(yīng)與相應(yīng)檔案的保管期限一致。保管期限屆滿后，按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理。（四）訪問權(quán)限1.嚴(yán)格限制照片的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問照片。2.檔案管理人員應(yīng)設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相關(guān)人員只讀或讀寫權(quán)限。3.對(duì)于涉及機(jī)密信息的照片，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)和訪問控制措施，確保信息安全。（五）備份與恢復(fù)1.定期對(duì)照片進(jìn)行備份，備份頻率為[具體時(shí)間周期]。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.建立照片恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，確保在需要時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)照片數(shù)據(jù)。五、檔案拍照的安全與保密（一）安全管理1.拍照過程中要注意保護(hù)檔案安全，避免因操作不當(dāng)造成檔案損壞。2.對(duì)拍照設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要妥善保管，防止丟失、被盜或損壞。3.如發(fā)現(xiàn)照片存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）保密管理1.參與檔案拍照的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及的檔案內(nèi)容予以保密。2.禁止將照片泄露給無關(guān)人員，嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公開渠道傳播照片。3.如因工作需要對(duì)外提供照片，必須經(jīng)過檔案管理部門和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案拍照活動(dòng)進(jìn)行日常監(jiān)督，確保拍照行為符合本辦法規(guī)定。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案拍照管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的拍照行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.對(duì)造成檔案損壞、丟失或信息泄露等嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.違規(guī)行為情節(jié)嚴(yán)重的，公司將視情況給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門定期組織檔案拍照相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)檔案拍照管理規(guī)定的認(rèn)識(shí)和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案拍照的范圍、流程、要求、安全保密知識(shí)等。3.新員工入職時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案拍照管理規(guī)定的專項(xiàng)培訓(xùn)，使其熟悉相關(guān)制度和流程。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道，宣傳檔案拍照管理辦法，提高員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。2.定期發(fā)布檔案拍照管理工作動(dòng)態(tài)和案例，引導(dǎo)員工正確開展檔案拍照活動(dòng)。八、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司檔案