短期出國管理辦法總則目的為規(guī)范公司/組織員工短期出國行為，加強對短期出國人員的管理，確保出國任務(wù)順利完成，保障員工人身安全和公司/組織利益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司/組織全體員工因工作需要進行的短期出國（包括港澳臺地區(qū)）活動?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及目的地國家/地區(qū)的相關(guān)法律規(guī)定，確保出國行為合法合規(guī)。2.安全第一原則：將員工人身安全放在首位，加強安全教育和風(fēng)險防范措施，保障出國人員在境外期間的安全。3.任務(wù)導(dǎo)向原則：出國活動應(yīng)緊密圍繞工作任務(wù)展開，確保出國目的明確，任務(wù)合理，避免不必要的出國安排。4.規(guī)范管理原則：對短期出國的審批、行程安排、費用管理等各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范管理，提高工作效率和管理水平。出國審批審批流程1.申請：員工因工作需要短期出國，應(yīng)提前填寫《短期出國申請表》，詳細說明出國事由、目的地、行程安排、在外停留時間等信息，并附上相關(guān)證明材料（如邀請函、工作任務(wù)說明等）。2.部門審核：申請表提交至所在部門，部門負責(zé)人對出國申請進行審核，重點審查出國必要性、工作任務(wù)合理性以及員工是否具備完成任務(wù)的能力等。審核通過后，在申請表上簽署意見并加蓋部門公章。3.職能部門審查：申請表流轉(zhuǎn)至相關(guān)職能部門（如人力資源部門、財務(wù)部門等）進行審查。人力資源部門負責(zé)審核員工的工作安排是否合理，是否影響公司/組織正常運轉(zhuǎn)；財務(wù)部門負責(zé)審查出國費用預(yù)算的合理性和合規(guī)性。職能部門審查通過后，在申請表上簽署意見。4.主管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門審核和職能部門審查通過的申請表，提交至主管領(lǐng)導(dǎo)進行審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體工作安排和出國申請情況，做出最終審批決定。5.備案：審批通過的出國申請，由專人負責(zé)進行備案登記，建立短期出國人員檔案，記錄出國人員基本信息、審批情況、行程安排等內(nèi)容。審批標準1.出國事由：出國申請必須有明確、合理的工作任務(wù)作為支撐，如參加國際會議、商務(wù)洽談、技術(shù)交流、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等，嚴禁以旅游、探親等非工作目的申請短期出國。2.目的地：目的地應(yīng)與工作任務(wù)相關(guān)，符合公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展需要。對于前往敏感地區(qū)或存在安全風(fēng)險的國家/地區(qū)，需進行嚴格評估，并采取相應(yīng)的安全防范措施。3.行程安排：行程安排應(yīng)緊湊合理，充分考慮工作任務(wù)的完成時間和效率，避免不必要的停留和延誤。在外停留時間應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況確定，原則上不得超過規(guī)定的期限。4.費用預(yù)算：出國費用預(yù)算應(yīng)合理、合規(guī)，嚴格按照國家和公司/組織的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。費用預(yù)算應(yīng)包括國際旅費、住宿費、餐飲費、交通費、會議注冊費、培訓(xùn)費用等各項開支，并詳細說明費用計算依據(jù)和標準。行程管理行程規(guī)劃1.制定行程計劃：出國人員在獲得審批通過后，應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)和實際情況，制定詳細的行程計劃。行程計劃應(yīng)包括出發(fā)時間、抵達時間、途經(jīng)地點、停留城市、活動安排、交通方式等內(nèi)容，并確保行程安排合理、有序，符合工作任務(wù)要求。2.提交行程計劃：行程計劃制定完成后，出國人員應(yīng)及時提交至所在部門和相關(guān)職能部門備案。如有變更，應(yīng)提前按照審批流程進行申請和審批，并及時通知相關(guān)部門和人員。境外活動管理1.遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)：出國人員在境外期間，必須嚴格遵守目的地國家/地區(qū)的法律法規(guī)，尊重當?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣，不得從事任何違法違規(guī)或損害公司/組織形象的行為。2.履行工作職責(zé)：出國人員應(yīng)按照出國任務(wù)要求，認真履行工作職責(zé)，積極完成各項工作任務(wù)。在境外期間，應(yīng)保持與公司/組織的密切聯(lián)系，及時匯報工作進展情況和遇到的問題。3.安全防范措施：加強安全防范意識，注意人身安全和財產(chǎn)安全。了解目的地國家/地區(qū)的安全形勢和治安狀況，避免前往危險區(qū)域。如遇緊急情況，應(yīng)及時向當?shù)鼐胶椭袊v當?shù)厥诡I(lǐng)館求助，并第一時間向公司/組織報告。費用管理費用標準1.國際旅費：國際旅費按照公司/組織制定的相關(guān)標準執(zhí)行，根據(jù)不同的出行方式和目的地國家/地區(qū)進行合理安排。如需乘坐商務(wù)艙、頭等艙或其他特殊艙位，需提前按照審批流程進行申請和審批。2.住宿費：住宿費標準根據(jù)目的地國家/地區(qū)的實際情況和公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。原則上應(yīng)選擇安全、舒適、經(jīng)濟的住宿場所，并確保住宿費用合理合規(guī)。3.餐飲費：餐飲費按照公司/組織規(guī)定的標準執(zhí)行，根據(jù)實際用餐情況進行報銷。在境外期間，應(yīng)盡量節(jié)約開支，避免鋪張浪費。4.交通費：交通費包括市內(nèi)交通、長途交通等費用，按照實際發(fā)生情況進行報銷。應(yīng)選擇經(jīng)濟、便捷的交通方式，合理控制交通費用支出。5.其他費用：其他費用如會議注冊費、培訓(xùn)費用等，應(yīng)根據(jù)實際發(fā)生情況和相關(guān)發(fā)票進行報銷。報銷時應(yīng)提供詳細的費用清單和相關(guān)證明材料。費用報銷1.報銷憑證：出國人員在境外期間應(yīng)妥善保存各項費用的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、行程單等。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，符合國家和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.報銷流程：出國人員回國后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)按照公司/組織的費用報銷流程進行報銷。報銷時，應(yīng)填寫《短期出國費用報銷申請表》，并附上相關(guān)報銷憑證和行程計劃等材料。經(jīng)部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門審批后，方可進行報銷。3.費用審核：財務(wù)部門對報銷費用進行嚴格審核，重點審查費用的合理性、合規(guī)性以及報銷憑證的真實性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與出國人員溝通核實，并要求其補充相關(guān)證明材料或進行整改。外事紀律遵守外事規(guī)定出國人員必須嚴格遵守國家外事紀律和公司/組織的外事規(guī)定，不得擅自與境外機構(gòu)或個人簽訂協(xié)議、合同或其他文件，不得泄露國家機密和公司/組織商業(yè)秘密。維護國家形象在境外期間，出國人員應(yīng)時刻注意維護國家形象，展現(xiàn)中國員工的良好風(fēng)貌。尊重當?shù)匚幕土?xí)俗，積極開展對外交流與合作，增進與各國人民的友誼和了解。廉潔自律嚴格遵守廉潔自律的各項規(guī)定，嚴禁接受境外機構(gòu)或個人的賄賂、禮品、宴請等不正當利益。不得利用出國機會謀取私利，不得從事任何有損公司/組織利益的行為。回國報告工作匯報出國人員回國后，應(yīng)及時向所在部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報出國工作情況，包括工作任務(wù)完成情況、取得的成果、遇到的問題及解決方案等。匯報形式可采用書面報告或口頭匯報等方式?？偨Y(jié)評估所在部門應(yīng)對出國人員的工作情況進行總結(jié)評估，評估內(nèi)容包括工作任務(wù)完成質(zhì)量、工作能力表現(xiàn)、團隊協(xié)作情況等。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的出國人員給予表彰和獎勵，對存在問題的出國人員提出改進意見和建議。監(jiān)督檢查定期檢查公司/組織定期對短期出國人員的管理情況進行檢查，重點檢查出國審批程序是否規(guī)范、行程安排是否合理、費用管理是否合規(guī)、外事紀律是否遵守等方面。專項檢查根據(jù)工作需要，對特定的短期出國項目或重點領(lǐng)域進行專項檢查，深入了解出國人員的工作情況和管理中存在的問題，及時采取措施加以改進。