蓋章文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司蓋章文件的管理，規(guī)范蓋章文件的審批、使用、保管等流程，確保公司文件的合法性、真實(shí)性和有效性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中涉及的蓋章文件管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：蓋章文件的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.職責(zé)明確原則：明確各部門(mén)及人員在蓋章文件管理中的職責(zé)，確保流程清晰、責(zé)任到人。3.安全保密原則：加強(qiáng)對(duì)蓋章文件的安全保管，防止文件丟失、泄露或被篡改。4.高效規(guī)范原則：優(yōu)化蓋章文件管理流程，提高工作效率，確保文件處理及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。二、蓋章文件的分類(lèi)及定義（一）合同類(lèi)文件1.各類(lèi)業(yè)務(wù)合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議等相關(guān)文件。（二）協(xié)議類(lèi)文件1.合作協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議等。2.技術(shù)合作協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。（三）公文類(lèi)文件1.公司發(fā)布的各類(lèi)正式文件，如通知、通報(bào)、決定、報(bào)告等。2.向上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)政府部門(mén)報(bào)送的文件。（四）證明類(lèi)文件1.公司出具的各類(lèi)證明，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、資質(zhì)證書(shū)復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)等。2.員工在職證明、收入證明等個(gè)人相關(guān)證明文件。（五）其他類(lèi)文件1.涉及公司重大事項(xiàng)的決議、紀(jì)要等文件。2.其他需要蓋章的文件，如投標(biāo)文件、項(xiàng)目申報(bào)文件等。三、蓋章文件的審批流程（一）合同類(lèi)文件審批1.業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草合同文本，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)或建議。業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)意見(jiàn)進(jìn)行修改完善后，再次提交法務(wù)部門(mén)審核。3.法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，合同文本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核合同的付款方式、結(jié)算周期、價(jià)格條款等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，合同文本提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同方可蓋章。5.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)后，方可蓋章。（二）協(xié)議類(lèi)文件審批1.協(xié)議起草部門(mén)負(fù)責(zé)起草協(xié)議文本，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)簽后，協(xié)議文本提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。3.法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，協(xié)議文本提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，協(xié)議方可蓋章。4.對(duì)于涉及公司戰(zhàn)略發(fā)展或重要合作的協(xié)議，需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)后，方可蓋章。（三）公文類(lèi)文件審批1.公文起草部門(mén)負(fù)責(zé)起草公文，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司辦公室進(jìn)行格式審核。2.公司辦公室對(duì)公文格式進(jìn)行審核，確保符合公司公文格式規(guī)范要求。審核通過(guò)后，公文提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公文提交至公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，公文方可蓋章印發(fā)。（四）證明類(lèi)文件審批1.證明類(lèi)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或職能部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司辦公室。2.公司辦公室對(duì)證明類(lèi)文件進(jìn)行審核，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范。審核通過(guò)后，證明類(lèi)文件提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，證明類(lèi)文件方可蓋章出具。（五）其他類(lèi)文件審批1.其他類(lèi)文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或職能部門(mén)負(fù)責(zé)起草，根據(jù)文件性質(zhì)和涉及內(nèi)容，按照相應(yīng)的審批流程進(jìn)行審批。2.涉及多個(gè)部門(mén)的文件，需由牽頭部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，再按照審批流程進(jìn)行審批。四、蓋章文件的用印流程（一）申請(qǐng)蓋章1.文件起草部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《蓋章文件申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文部門(mén)、發(fā)文日期、文件內(nèi)容摘要、蓋章用途、份數(shù)等信息。2.將填寫(xiě)完整的《蓋章文件申請(qǐng)表》連同文件原稿一并提交至公司辦公室。（二）審核蓋章1.公司辦公室對(duì)《蓋章文件申請(qǐng)表》及文件原稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件是否已經(jīng)按照規(guī)定的審批流程完成審批，文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，文件格式是否規(guī)范等。2.審核通過(guò)后，在《蓋章文件申請(qǐng)表》上簽署審核意見(jiàn)，并注明蓋章日期。3.將《蓋章文件申請(qǐng)表》及文件原稿提交至公司印章管理人員。4.印章管理人員根據(jù)審核意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行蓋章操作。蓋章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，騎年蓋月，不得壓正文。5.蓋章完成后，印章管理人員在《蓋章文件申請(qǐng)表》上記錄蓋章情況，并將蓋章后的文件原稿及《蓋章文件申請(qǐng)表》存檔。（三）文件發(fā)放1.文件起草部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)取蓋章后的文件，并按照文件要求進(jìn)行發(fā)放或使用。2.領(lǐng)取文件時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)在《蓋章文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。五、蓋章文件的保管與存檔（一）保管要求1.公司辦公室負(fù)責(zé)建立蓋章文件保管制度，指定專人負(fù)責(zé)蓋章文件的保管工作。2.蓋章文件應(yīng)存放在專門(mén)的文件柜中，按照文件類(lèi)別、年份、月份等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的蓋章文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等安全措施，防止文件丟失、泄露或被篡改。4.定期對(duì)蓋章文件進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。（二）存檔流程1.文件起草部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)在文件處理完畢后，應(yīng)及時(shí)將蓋章后的文件原稿及相關(guān)資料整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，確保檔案的規(guī)范性和完整性。3.將歸檔文件移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。六、蓋章文件的使用與監(jiān)督（一）使用規(guī)定1.蓋章文件必須按照批準(zhǔn)的用途使用，不得擅自更改文件內(nèi)容或擴(kuò)大使用范圍。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋公司印章。3.因工作需要復(fù)印蓋章文件的，應(yīng)經(jīng)文件起草部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上注明“此復(fù)印件與原件一致”字樣。（二）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)蓋章文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查文件審批流程是否規(guī)范、用印流程是否合規(guī)、文件保管是否安全等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)或人員限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.對(duì)違反本辦法規(guī)定的部門(mén)或人員，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；造成公司損失的，依法追究其法律責(zé)任。七、電子印章管理（一）電子印章的定義與使用范圍1.電子印章是指公司以電子數(shù)據(jù)形式存在的，用于電子文件簽署的印章。2.電子印章與實(shí)體印章具有同等法律效力，適用于公司內(nèi)部及對(duì)外的各類(lèi)電子文件簽署。（二）電子印章的申請(qǐng)與審批1.各部門(mén)因工作需要使用電子印章的，應(yīng)填寫(xiě)《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)事項(xiàng)、使用范圍、使用期限等信息。2.將填寫(xiě)完整的《電子印章申請(qǐng)表》提交至公司辦公室。公司辦公室對(duì)申請(qǐng)事項(xiàng)進(jìn)行審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司辦公室負(fù)責(zé)辦理電子印章的申請(qǐng)手續(xù)，并將電子印章授權(quán)給申請(qǐng)部門(mén)使用。（三）電子印章的使用與管理1.申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子印章的保管和使用，確保電子印章的安全。2.使用電子印章簽署電子文件時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定的電子文件審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，使用電子印章進(jìn)行簽署。3.電子印章的使用記錄應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號(hào)、簽署時(shí)間、簽署人等信息。4.定期對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)，確保電子印章的使用符合規(guī)定。（四）電子印章的安全與保密1.加強(qiáng)電子印章的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全措施，防止電子印章被盜用、冒用或篡改。2.嚴(yán)格控制電子