服務(wù)支持采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司服務(wù)支持采購(gòu)活動(dòng)，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的服務(wù)支持采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于信息技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、維修維護(hù)服務(wù)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，實(shí)現(xiàn)公司效益最大化。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)為：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略、政策和制度。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同。3.協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的重大問(wèn)題。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)公司采購(gòu)部門(mén)作為采購(gòu)執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)活動(dòng)的組織實(shí)施。其職責(zé)為：1.制定和執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃。2.組織供應(yīng)商選擇、采購(gòu)談判、合同簽訂等工作。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)度跟蹤、驗(yàn)收等工作。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系。（三）需求部門(mén)需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出服務(wù)支持采購(gòu)需求，參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)要求制定、供應(yīng)商評(píng)估等工作，并配合采購(gòu)部門(mén)完成采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收工作。其職責(zé)為：1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，準(zhǔn)確提出采購(gòu)需求，包括服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等。2.協(xié)助采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)評(píng)估和商務(wù)談判。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的試用、驗(yàn)收等工作，并及時(shí)反饋使用過(guò)程中的問(wèn)題。三、采購(gòu)流程（一）需求提出1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫(xiě)《服務(wù)支持采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、服務(wù)期限、預(yù)算金額等內(nèi)容，并提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)需求申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，如發(fā)現(xiàn)需求不明確或不合理，及時(shí)與需求部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核通過(guò)的采購(gòu)需求申請(qǐng)表，結(jié)合公司采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)策略，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商自薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)等，建立供應(yīng)商備選庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商備選庫(kù)中篩選出符合條件的供應(yīng)商，向其發(fā)出《供應(yīng)商邀請(qǐng)書(shū)》，邀請(qǐng)其參與采購(gòu)項(xiàng)目的投標(biāo)或報(bào)價(jià)。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門(mén)組織需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員對(duì)參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估人員根據(jù)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，形成供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，選擇得分較高的供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商名單報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。4.供應(yīng)商管理采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作項(xiàng)目、評(píng)價(jià)情況等內(nèi)容，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。根據(jù)供應(yīng)商的考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、淘汰等處理。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)談判采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)合同條款進(jìn)行談判，包括服務(wù)內(nèi)容、價(jià)格、服務(wù)期限、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等方面。談判過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依據(jù)和成本構(gòu)成，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)條件。談判達(dá)成一致后，雙方形成采購(gòu)合同草案。2.合同簽訂采購(gòu)合同草案經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。采購(gòu)部門(mén)將簽訂后的采購(gòu)合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，作為執(zhí)行和付款的依據(jù)。（五）采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)控1.項(xiàng)目實(shí)施供應(yīng)商按照采購(gòu)合同約定的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等要求組織實(shí)施采購(gòu)項(xiàng)目。需求部門(mén)負(fù)責(zé)配合供應(yīng)商開(kāi)展工作，及時(shí)提供必要的信息和支持。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，定期與供應(yīng)商溝通，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.項(xiàng)目監(jiān)控采購(gòu)部門(mén)建立采購(gòu)項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本等方面進(jìn)行監(jiān)控。定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行檢查和評(píng)估，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)要求供應(yīng)商整改或采取相應(yīng)的措施。（六）采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收1.驗(yàn)收申請(qǐng)采購(gòu)項(xiàng)目完成后，供應(yīng)商向采購(gòu)部門(mén)提交《服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)表》，申請(qǐng)驗(yàn)收。采購(gòu)部門(mén)對(duì)驗(yàn)收申請(qǐng)進(jìn)行審核，如審核通過(guò)，組織需求部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收實(shí)施驗(yàn)收小組按照采購(gòu)合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等方面進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收小組可要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料和文件，對(duì)服務(wù)成果進(jìn)行測(cè)試、評(píng)估等。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收小組根據(jù)驗(yàn)收情況，形成《服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)后，報(bào)采購(gòu)部門(mén)審核。4.驗(yàn)收結(jié)果處理如驗(yàn)收合格，采購(gòu)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定辦理付款手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新進(jìn)行驗(yàn)收。如供應(yīng)商拒絕整改或整改后仍不合格，采購(gòu)部門(mén)有權(quán)按照采購(gòu)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。四、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)1.公開(kāi)招標(biāo)是指采購(gòu)部門(mén)通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告的方式，邀請(qǐng)不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)，從中選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購(gòu)方式。2.適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.邀請(qǐng)招標(biāo)是指采購(gòu)部門(mén)通過(guò)向特定的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)的方式，邀請(qǐng)其參加投標(biāo)，從中選擇中標(biāo)供應(yīng)商的采購(gòu)方式。2.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目，或者采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.競(jìng)爭(zhēng)性談判是指采購(gòu)部門(mén)與符合相應(yīng)資格條件的不少于三家的供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，從中確定成交供應(yīng)商的采購(gòu)方式。2.適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.單一來(lái)源采購(gòu)是指采購(gòu)部門(mén)從某一特定供應(yīng)商處采購(gòu)服務(wù)的采購(gòu)方式。2.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目。（五）詢價(jià)1.詢價(jià)是指采購(gòu)部門(mén)向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書(shū)，讓其報(bào)價(jià)，然后在報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較，從中確定成交供應(yīng)商的采購(gòu)方式。2.適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的服務(wù)支持采購(gòu)項(xiàng)目。五、采購(gòu)預(yù)算與成本控制（一）采購(gòu)預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，結(jié)合歷史采購(gòu)數(shù)據(jù)，編制采購(gòu)預(yù)算草案。2.采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。3.采購(gòu)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，必須嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（二）成本控制措施1.采購(gòu)成本控制通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，降低采購(gòu)價(jià)格。優(yōu)化采購(gòu)批量，降低采購(gòu)成本。加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，嚴(yán)格控制付款條件，減少資金占用成本。2.使用成本控制需求部門(mén)在提出采購(gòu)需求時(shí)，應(yīng)充分考慮服務(wù)的性價(jià)比，避免盲目追求高規(guī)格、高性能的服務(wù)。在采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)服務(wù)使用情況的監(jiān)控，提高服務(wù)使用效率，降低使用成本。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行等級(jí)劃分，確定重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任條款，加大對(duì)供應(yīng)商違約行為的約束力度。加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問(wèn)題。建立供應(yīng)商違約應(yīng)急預(yù)案，如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，及時(shí)采取相應(yīng)的措施，減少損失。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目質(zhì)量的控制。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行定期檢查和抽檢。建立質(zhì)量問(wèn)題處理機(jī)制，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)要求供應(yīng)商整改或采取相應(yīng)的措施。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格變化情況。在采購(gòu)合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格變化情況，合理調(diào)整采購(gòu)價(jià)格。采用套期保值等金融工具，規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。在采購(gòu)合同簽訂前，由法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，避免合同糾紛。建立法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生法律糾紛，及時(shí)聘請(qǐng)律師等專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程