哈爾濱新區(qū)印章管理辦法總則目的為加強哈爾濱新區(qū)印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于哈爾濱新區(qū)內(nèi)公司/組織及其所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等印章的管理。印章定義本辦法所稱印章包括公司/組織公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章、部門章、分支機構(gòu)章、子公司章以及其他具有法律效力的專用章等。印章的刻制刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.申請表應(yīng)提交至公司/組織綜合管理部門（或指定的印章管理部門）?？讨屏鞒?.綜合管理部門收到《印章刻制申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核，審核通過后報法定代表人審批。2.經(jīng)法定代表人審批同意后，由綜合管理部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)出具印章備案證明，并將印章及備案證明移交至公司/組織綜合管理部門。印章樣式留存綜合管理部門應(yīng)留存印章的清晰圖樣及印模，作為印章使用、保管、更換等工作的參考依據(jù)。圖樣及印模應(yīng)包括印章的正面、側(cè)面、背面等各個角度，并存檔于公司/組織檔案管理部門。印章的啟用啟用通知1.新印章刻制完成并經(jīng)檢驗合格后，綜合管理部門應(yīng)及時發(fā)布印章啟用通知，明確印章啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。2.啟用通知應(yīng)以正式文件形式發(fā)送至公司/組織所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等，并在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等顯著位置進行公示。啟用儀式對于重要印章的啟用，可根據(jù)實際情況舉行啟用儀式。啟用儀式應(yīng)邀請公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人、印章保管責(zé)任人等參加，以增強印章使用的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。印章的使用使用原則1.印章的使用應(yīng)遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、安全保管”的原則，確保印章使用合法、合規(guī)、合理。2.使用印章必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自使用印章。使用范圍1.公司/組織公章用于以公司/組織名義對外發(fā)布的各類公文、函件、證明、合同等文件；法定代表人章用于辦理銀行結(jié)算、簽署重要文件等；財務(wù)專用章用于財務(wù)結(jié)算、開具發(fā)票等；合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟合同。2.部門章用于本部門內(nèi)部文件、通知、報告等的印發(fā)；分支機構(gòu)章用于分支機構(gòu)內(nèi)部管理和對外業(yè)務(wù)聯(lián)系；子公司章用于子公司內(nèi)部管理和對外經(jīng)營活動。3.其他專用章應(yīng)嚴(yán)格按照其規(guī)定的使用范圍使用。使用審批1.一般文件用?。河晌募鸩莶块T負責(zé)人審核簽字后，送綜合管理部門（或指定的印章管理部門）蓋章。2.重要文件用印：經(jīng)文件起草部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送綜合管理部門（或指定的印章管理部門）蓋章。3.合同用印：合同承辦部門應(yīng)填寫《合同用印審批表》，詳細說明合同名稱、對方單位、合同金額、付款方式等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核、法務(wù)部門審查、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，送綜合管理部門（或指定的印章管理部門）蓋章。4.涉及重大事項、重要決策的文件用?。盒杞?jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并按規(guī)定履行審批程序后，方可蓋章。使用登記1.印章使用部門或單位應(yīng)建立《印章使用登記簿》，詳細記錄印章使用日期、使用部門、用印文件名稱、文號、內(nèi)容摘要、審批人、蓋章人等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。使用要求1.印章使用人應(yīng)在印章使用現(xiàn)場進行蓋章操作，不得將印章交由他人代蓋。2.印章應(yīng)加蓋在文件規(guī)定的位置，確保印章清晰、端正、完整。3.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需先加蓋印章的，應(yīng)在印章上注明日期、用途等信息，并嚴(yán)格控制使用范圍。印章的保管保管責(zé)任人1.公司/組織公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章等重要印章應(yīng)由綜合管理部門（或指定的印章管理部門）指定專人保管。2.部門章、分支機構(gòu)章、子公司章等由各部門、分支機構(gòu)、子公司負責(zé)人指定專人保管。保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。印章應(yīng)存放在保險柜或其他安全可靠的地方，做到人走章鎖。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置在辦公桌上或其他不安全的地方，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.印章保管人應(yīng)定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形、模糊等情況，應(yīng)及時報告并申請更換。印章交接1.印章保管人因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期、交接雙方等信息。2.交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認，并由綜合管理部門（或指定的印章管理部門）派人監(jiān)交。3.交接完成后，原印章保管人應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人，并辦理好交接手續(xù)。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司/組織名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，印章不再使用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用的，應(yīng)立即停用，并采取相應(yīng)的措施進行處理。停用通知印章停用后，綜合管理部門應(yīng)及時發(fā)布印章停用通知，明確印章停用日期、停用原因等信息。停用通知應(yīng)以正式文件形式發(fā)送至公司/組織所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等，并在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等顯著位置進行公示。銷毀流程1.對于停用的印章，由綜合管理部門（或指定的印章管理部門）負責(zé)組織銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀印章應(yīng)采用粉碎、熔毀等方式進行，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。4.《印章銷毀申請表》和《印章銷毀登記表》應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司/組織內(nèi)部審計部門（或指定的監(jiān)督部門）負責(zé)對印章管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，是否存在未經(jīng)審批擅自使用印章的現(xiàn)象。3.印章使用登記情況，《印章使用登記簿》記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.印章保管情況，印章是否存放在安全可靠的地方，保管人是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)。檢查結(jié)果處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門或單位限期整改。2.責(zé)任部門或單位應(yīng)認真落實整改措施，并將整改情況及時反饋給監(jiān)督部門。3.對于違反印章管理制度的