上海綠色保密柜管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密管理，確保公司各類機密文件、資料及物品的安全存儲，特制定本上海綠色保密柜管理制度。本制度旨在規(guī)范綠色保密柜的使用、維護與管理，防止信息泄露，保障公司的商業(yè)利益和正常運營。（二）適用范圍本制度適用于上海地區(qū)公司總部及各分支機構(gòu)，涵蓋公司全體員工使用綠色保密柜存儲保密信息的相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則：確保保密柜內(nèi)存儲的信息不被未經(jīng)授權(quán)的訪問、泄露、篡改或丟失，采取必要的安全防范措施，保障信息安全。2.明確職責原則：明確各部門、各級人員在綠色保密柜管理中的職責，做到責任到人，確保管理工作有序進行。3.規(guī)范操作原則：制定統(tǒng)一、規(guī)范的綠色保密柜操作流程和使用要求，員工應(yīng)嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，避免因操作不當導致安全事故。4.定期檢查原則：定期對綠色保密柜的運行狀況、存儲信息進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在問題，確保保密柜始終處于良好的工作狀態(tài)。二、保密柜的配置與管理（一）保密柜的選型與配置1.根據(jù)公司各部門實際工作需求，綜合考慮保密等級、存儲容量、使用環(huán)境等因素，由行政部門負責統(tǒng)一選型采購綠色保密柜。2.保密柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防磁等功能，符合國家相關(guān)安全標準和行業(yè)要求。3.按照不同的保密級別和使用部門，合理分配保密柜的數(shù)量和存儲區(qū)域。例如，對于涉及核心機密的部門，應(yīng)配備更高安全級別的保密柜，并設(shè)置專門的存儲區(qū)域。（二）保密柜的標識與編號1.對每臺保密柜進行唯一編號，并在柜體顯著位置張貼編號標識，以便于管理和查找。2.根據(jù)保密柜的使用部門和保密級別，進行分類標識。例如，使用紅色標識表示絕密級文件存儲柜，黃色標識表示機密級文件存儲柜，藍色標識表示秘密級文件存儲柜等。通過清晰的標識，確保員工能夠快速準確地識別不同保密級別的保密柜。（三）保密柜的安裝與調(diào)試1.由專業(yè)技術(shù)人員按照產(chǎn)品說明書和安裝指南進行保密柜的安裝，確保安裝牢固、位置合理，便于使用和管理。2.安裝完成后，對保密柜進行全面調(diào)試，檢查各項功能是否正常，如門鎖的開啟與關(guān)閉、密碼鎖或指紋鎖的設(shè)置與驗證等。確保保密柜在投入使用前處于良好的運行狀態(tài)。（四）保密柜的維護與保養(yǎng)1.行政部門負責定期組織對保密柜進行維護保養(yǎng)工作，制定詳細的維護保養(yǎng)計劃，明確維護保養(yǎng)的內(nèi)容、周期和責任人。2.維護保養(yǎng)內(nèi)容包括但不限于柜體清潔、門鎖檢查、密碼鎖或指紋鎖的維護、防潮防蟲措施的檢查與補充等。定期清理保密柜內(nèi)部灰塵，檢查門鎖是否靈活，如有異常及時維修或更換；對于密碼鎖或指紋鎖，定期進行密碼更新和指紋識別測試，確保其安全性和可靠性。3.每年至少安排一次專業(yè)的安全檢測機構(gòu)對保密柜進行全面檢測，確保其各項安全性能指標符合要求。檢測報告應(yīng)存檔備案，作為評估保密柜安全性的重要依據(jù)。（五）保密柜的報廢與處理1.當保密柜因損壞無法正常使用或達到使用年限需要報廢時，由使用部門填寫《保密柜報廢申請表》，詳細說明報廢原因、保密柜編號及使用情況等信息。2.《保密柜報廢申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。行政部門根據(jù)實際情況進行現(xiàn)場核實，確認無誤后批準報廢申請。3.對于報廢的保密柜，由行政部門統(tǒng)一組織處理。處理過程中應(yīng)確保保密柜內(nèi)存儲的信息得到徹底銷毀，防止信息泄露?？刹捎梦锢礓N毀（如粉碎、焚燒等）或數(shù)據(jù)清除等方式進行處理，并保留相關(guān)處理記錄。三、使用人員管理（一）使用人員的確定1.根據(jù)公司保密制度規(guī)定，確定有權(quán)使用綠色保密柜的人員范圍。一般包括涉及機密文件處理的部門員工、管理人員以及因工作需要接觸公司機密信息的其他人員。2.各部門負責人負責本部門使用保密柜人員的審核與確定，并將人員名單報行政部門備案。行政部門建立統(tǒng)一的使用人員檔案，記錄使用人員的基本信息、所在部門、保密柜編號及使用權(quán)限等內(nèi)容。（二）使用人員的培訓1.在使用綠色保密柜前，行政部門組織對使用人員進行專門的培訓，培訓內(nèi)容包括保密柜的操作方法、安全注意事項、保密制度要求等。2.培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、實際操作練習等多種形式，確保使用人員熟悉保密柜的各項功能和操作流程，掌握正確的使用方法和安全防范措施。3.培訓結(jié)束后，對使用人員進行考核，考核合格后方可正式使用保密柜。考核內(nèi)容包括保密柜的操作技能、安全知識掌握程度、保密意識等方面?？己私Y(jié)果應(yīng)記錄在案，作為員工后續(xù)使用保密柜的依據(jù)。（三）使用人員的職責1.嚴格遵守公司保密制度和本管理制度，妥善保管好自己使用的保密柜鑰匙或密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或泄露給無關(guān)人員。2.根據(jù)保密文件的保密級別，將文件資料分類存放在相應(yīng)的保密柜內(nèi)，并確保存放整齊、有序，便于查找和管理。對于絕密級文件，應(yīng)采取特殊的存儲措施，如單獨存放、加密存儲等。3.定期對保密柜內(nèi)的文件資料進行整理和清查，確保文件資料的完整性和準確性。發(fā)現(xiàn)文件資料有丟失、損壞或泄密跡象時，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導，并采取相應(yīng)的措施進行處理。4.在離開工作崗位時，必須關(guān)閉保密柜柜門，并確認已妥善保管好相關(guān)文件資料和鑰匙或密碼。長時間離開辦公室或下班時，應(yīng)將重要文件資料鎖入保密柜，并對保密柜進行安全檢查，確保無異常情況。5.配合行政部門及其他相關(guān)部門對保密柜進行定期檢查和維護工作，提供必要的協(xié)助和支持。（四）使用人員的權(quán)限調(diào)整1.因工作崗位變動、職責調(diào)整等原因，需要對使用人員的保密柜使用權(quán)限進行調(diào)整時，由所在部門負責人填寫《保密柜使用權(quán)限變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容及相關(guān)人員信息等。2.《保密柜使用權(quán)限變更申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報行政部門審批。行政部門根據(jù)實際情況進行審批，并及時更新使用人員檔案及保密柜使用權(quán)限設(shè)置。3.在權(quán)限調(diào)整過程中，使用人員應(yīng)負責做好保密柜內(nèi)文件資料的交接工作，確保文件資料的安全轉(zhuǎn)移和妥善保管。交接過程應(yīng)進行詳細記錄，雙方簽字確認，并存檔備案。四、保密柜的使用規(guī)定（一）文件資料的存儲1.嚴格按照保密文件的分類標準，將不同保密級別的文件資料分別存儲在相應(yīng)的保密柜內(nèi)。絕密級文件資料應(yīng)單獨存放，并采取加密存儲等特殊措施，確保其安全性。2.文件資料應(yīng)整齊有序地存放在保密柜內(nèi)，不得隨意堆放或混放。對于重要的紙質(zhì)文件，應(yīng)使用文件盒或文件夾進行分類整理，并在文件盒或文件夾上標明文件名稱、日期、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.電子文件應(yīng)存儲在加密的存儲設(shè)備中，并按照公司電子文件管理規(guī)定進行分類命名和存儲。嚴禁將涉密電子文件存儲在未經(jīng)授權(quán)的存儲介質(zhì)或網(wǎng)絡(luò)空間中。（二）鑰匙與密碼管理1.保密柜的鑰匙應(yīng)妥善保管，不得隨意放置或丟失。如鑰匙不慎丟失，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導，并采取相應(yīng)的措施進行處理，如更換鎖芯、重新設(shè)置密碼等，以確保保密柜的安全性。2.對于使用密碼鎖的保密柜，使用人員應(yīng)定期更換密碼，密碼設(shè)置應(yīng)具有一定的復(fù)雜性，包含字母、數(shù)字和特殊字符等，避免使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號碼等。3.嚴禁使用他人的密碼或讓他人代開保密柜。如因工作需要，必須由他人協(xié)助打開保密柜時，應(yīng)在現(xiàn)場監(jiān)督，并確保協(xié)助人員嚴格遵守保密規(guī)定。（三）開啟與關(guān)閉操作1.使用人員在開啟保密柜時，應(yīng)站在保密柜正面，確保周圍環(huán)境安全，無無關(guān)人員窺視。按照正確的操作方法，使用鑰匙或密碼打開柜門，不得使用暴力或其他不正當手段強行開啟。2.打開柜門后，應(yīng)先檢查柜內(nèi)文件資料是否完好無損，如有異常情況應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導。在取用文件資料時，應(yīng)輕拿輕放，避免對文件資料造成損壞。3.使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉保密柜柜門，并確認已鎖好。關(guān)閉柜門時，應(yīng)檢查柜門是否關(guān)閉嚴密，確保無文件資料夾在門縫或鎖扣中。（四）使用記錄與審計1.建立保密柜使用記錄制度，使用人員每次使用保密柜時，應(yīng)填寫《保密柜使用記錄表》，詳細記錄使用時間、使用人、使用目的、取用文件資料名稱及數(shù)量等信息。2.《保密柜使用記錄表》應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。行政部門定期對使用記錄進行檢查和審計，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.如遇公司內(nèi)部審計、外部監(jiān)管機構(gòu)檢查或其他特殊情況需要查閱保密柜使用記錄時，使用人員應(yīng)積極配合，提供真實、完整的使用記錄資料。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱或銷毀保密柜使用記錄。五、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.行政部門負責對公司綠色保密柜的使用與管理情況進行定期監(jiān)督檢查，制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、范圍、周期和責任人。2.各部門負責人負責本部門保密柜使用情況的日常監(jiān)督檢查，確保本部門員工嚴格遵守保密柜管理制度和相關(guān)規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.保密柜的安裝與使用環(huán)境是否符合要求，是否存在安全隱患。例如，檢查保密柜是否安裝在干燥、通風、防火、防盜的區(qū)域，周圍是否有易燃、易爆物品等。2.保密柜的標識與編號是否清晰、準確，是否與使用人員檔案及使用權(quán)限設(shè)置一致。3.保密柜的使用人員是否嚴格遵守保密制度和使用規(guī)定，是否存在違規(guī)操作行為。例如，檢查使用人員是否隨意轉(zhuǎn)借保密柜鑰匙、是否將涉密文件資料混放、是否及時關(guān)閉柜門等。4.保密柜的維護與保養(yǎng)工作是否落實到位，是否定期進行清潔、檢查和維護，設(shè)備運行是否正常。5.保密柜使用記錄是否完整、準確，是否按照規(guī)定填寫和保存。（三）檢查方式與頻率1.行政部門定期組織對保密柜進行全面檢查，可采用現(xiàn)場檢查、查閱使用記錄、詢問使用人員等方式進行。檢查頻率為每季度至少一次，對于重點部門和關(guān)鍵崗位使用的保密柜，可適當增加檢查次數(shù)。2.各部門負責人在日常工作中應(yīng)不定期對本部門保密柜使用情況進行抽查，每周至少抽查一次，并做好抽查記錄。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時督促整改，確保本部門保密柜使用管理工作規(guī)范有序。（四）問題處理與整改1.在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)保密柜使用與管理存在問題，檢查人員應(yīng)及時填寫《保密柜檢查問題記錄表》，詳細記錄問題情況、發(fā)現(xiàn)時間、責任部門及責任人等信息。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責任部門和責任人限期整改。責任部門應(yīng)制定詳細的整改措施，明確整改責任人、整改期限和整改目標，并將整改情況及時反饋給行政部門。3.行政部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力或拒不整改的部門和個人，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相應(yīng)的責任。六、保密責任與獎懲（一）保密責任1.公司全體員工均有保守公司機密的義務(wù)，對使用的綠色保密柜及柜內(nèi)存儲的文件資料負有保密責任。2.因工作失誤或故意違反保密制度，導致保密柜內(nèi)文件資料泄露、丟失或損壞的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的法律責任和經(jīng)濟賠償責任。（二）獎勵措施1.對于在綠色保密柜管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.表現(xiàn)突出的情況包括但不限于：嚴格遵守保密制度，多年未發(fā)生任何保密事故；積極協(xié)助行政部門進行保密柜管理工作，提出合理化建議并被采納，有效提高了保密柜管理水平；及時發(fā)現(xiàn)并制止他人的違規(guī)行為，避免了公司機密信息泄露等。（三）懲罰措施1.對于違反本管理制度和公司保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。懲罰方式包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.違反保密柜管理制度的具體行為包括但不限于：未經(jīng)授權(quán)擅自使用他人保密柜；將保密柜鑰匙轉(zhuǎn)借他人或泄露密碼；未按規(guī)定分類存儲文件資料，導致文件資料混亂或泄密；未及時關(guān)閉柜門，造成文件資料丟失或損壞；故意損壞保密