個人信息查閱與管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司對員工個人信息的查閱與管理，保護員工個人信息安全與隱私，同時滿足公司正常運營管理中對員工信息的合理需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要接觸員工個人信息的公司相關部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：公司對員工個人信息的查閱與管理活動必須符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.必要性原則：僅在為實現(xiàn)公司合法、正當、必要的業(yè)務目的所必需的范圍內(nèi)查閱與使用員工個人信息。3.保密性原則：嚴格保密員工個人信息，防止信息泄露、篡改或丟失。未經(jīng)員工本人書面同意，不得向任何第三方披露員工個人信息。4.準確性原則：確保所查閱與管理的員工個人信息準確無誤，如有錯誤應及時更正。5.責任明確原則：明確各部門及人員在員工個人信息查閱與管理中的職責，確保責任落實到人。二、個人信息定義與范圍（一）個人信息定義本制度所稱員工個人信息是指以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結合識別特定自然人身份或者反映特定自然人活動情況的各種信息。（二）信息范圍1.基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、聯(lián)系方式、家庭住址、身份證號碼等。2.教育背景信息：學歷、學位、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、入學時間、畢業(yè)時間等。3.工作經(jīng)歷信息：入職時間、離職時間、工作部門、職位、工作職責、工作業(yè)績等。4.薪酬福利信息：工資、獎金、津貼、補貼、社會保險、住房公積金等。5.培訓與發(fā)展信息：參加的培訓課程、培訓時間、培訓考核結果、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。6.績效考核信息：考核周期、考核結果、績效評價等。7.其他信息：如健康狀況、獎懲記錄、個人聲明等。三、查閱主體與權限（一）人力資源部門1.權限范圍負責全面管理員工個人信息，包括信息的收集、整理、存儲、更新等。有權查閱員工的所有個人信息，以進行員工檔案管理、人力資源規(guī)劃、招聘、培訓、績效管理、薪酬福利核算等人力資源相關工作。在涉及員工勞動合同簽訂、續(xù)簽、解除、終止等人力資源事務處理時，可查閱相關信息作為決策依據(jù)。2.查閱程序人力資源部門工作人員因工作需要查閱員工個人信息時，需填寫《個人信息查閱申請表》（以下簡稱“申請表”），注明查閱目的、查閱信息范圍，并提交部門負責人審批。部門負責人審批通過后，申請表交至人力資源信息管理崗位，由其按照審批內(nèi)容進行信息查閱，并做好查閱記錄。（二）其他業(yè)務部門1.權限范圍因開展業(yè)務工作需要，在必要范圍內(nèi)可查閱員工相關個人信息。例如，財務部門在核算工資時可查閱員工薪酬信息；項目部門在安排工作任務時可查閱員工工作職責、工作業(yè)績等相關信息。查閱范圍應嚴格限定在與本部門業(yè)務直接相關的信息，且不得查閱與業(yè)務無關的員工個人信息。2.查閱程序業(yè)務部門工作人員如需查閱員工個人信息，應填寫申請表，詳細說明查閱目的、業(yè)務背景及所需查閱的信息內(nèi)容。將申請表提交至本部門負責人審核，部門負責人根據(jù)業(yè)務實際情況進行審批，確保查閱申請合理且必要。審批通過后的申請表交至人力資源部門，由人力資源部門指定專人負責提供相應信息，并記錄查閱情況。（三）公司管理層1.權限范圍公司高層管理人員因決策需要，可在一定范圍內(nèi)查閱員工個人信息。查閱范圍通常限于與公司整體運營、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要項目推進等相關的關鍵員工信息。查閱目的主要是為了全面了解公司人力資源狀況，以便做出合理的決策和管理安排。2.查閱程序公司管理層人員查閱員工個人信息時，需向人力資源部門提出申請。申請應明確查閱目的、擬查閱的員工范圍及信息類別。人力資源部門對申請進行初步審核后，提交公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，人力資源部門按照要求提供相關信息，并做好查閱登記。（四）員工本人1.權限范圍員工有權查閱自己的個人信息，以確保信息的準確性和完整性，并了解公司對其個人信息的管理和使用情況。查閱范圍包括公司所掌握的本人各類個人信息，但法律法規(guī)規(guī)定限制查閱的除外。2.查閱程序員工本人如需查閱個人信息，可直接向人力資源部門提出申請，填寫申請表，注明查閱信息范圍。人力資源部門收到申請后，應在[X]個工作日內(nèi)安排專門時間供員工查閱。查閱過程中，應由人力資源部門工作人員陪同，確保查閱過程規(guī)范、有序。查閱完成后，員工可對所查閱信息進行確認，如有異議可當場提出更正要求。四、查閱流程（一）申請1.查閱主體如需查閱員工個人信息，應填寫申請表。申請表應包含查閱主體信息、查閱員工姓名及工號、查閱目的、查閱信息范圍、申請日期等內(nèi)容。2.申請表需由查閱主體本人簽字確認，并按照規(guī)定提交相應審批。（二）審批1.人力資源部門負責人對申請表進行形式審查，確認申請信息完整、查閱目的合理后，根據(jù)查閱主體的不同權限進行審批。2.對于人力資源部門內(nèi)部查閱申請，由本部門負責人審批；對于其他業(yè)務部門查閱申請，由業(yè)務部門負責人和人力資源部門負責人共同審批；對于公司管理層查閱申請，由公司總經(jīng)理審批。（三）查閱實施1.經(jīng)審批通過后，申請表交至人力資源部門信息管理崗位。信息管理崗位工作人員按照審批后的查閱范圍，通過公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)或員工個人檔案等方式進行信息查閱。2.在查閱過程中，工作人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴大查閱范圍或泄露所查閱的信息。如因工作需要必須摘錄或拷貝相關信息，應經(jīng)過進一步審批，并確保信息的安全存儲和使用。（四）查閱記錄1.每次查閱均需進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱主體、查閱員工姓名及工號、查閱目的、查閱信息范圍、查閱結果、審批情況等。2.查閱記錄應妥善保存，保存期限為自查閱之日起[X]年，以便日后查詢和追溯。（五）歸還與保密1.查閱完成后，如涉及紙質(zhì)資料查閱，查閱主體應將所查閱的資料及時歸還人力資源部門，并確保資料完整無缺。2.查閱主體及所有接觸到員工個人信息的人員均應嚴格遵守保密義務，不得將查閱獲得的信息用于非本制度規(guī)定的目的或泄露給任何第三方。五、信息管理與維護（一）信息收集1.公司通過合法、正當、必要的方式收集員工個人信息。例如，在員工入職時，要求員工填寫入職登記表，提供相關證明材料等；在日常工作中，根據(jù)人力資源管理需要，定期收集員工績效考核結果、培訓反饋等信息。2.收集信息時，應向員工明確告知收集目的、范圍及方式，并確保員工的知情權和同意權得到充分保障。（二）信息存儲1.公司采用安全可靠的方式存儲員工個人信息，包括電子存儲和紙質(zhì)存儲。2.電子存儲方面，應利用公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)存儲，并采取加密、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等技術措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.紙質(zhì)存儲方面，應建立專門的員工檔案柜，對員工檔案進行分類存放，并設置相應的保管制度，防止檔案丟失、損壞或被篡改。（三）信息更新1.人力資源部門定期對員工個人信息進行更新，確保信息的時效性和準確性。2.當員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利等發(fā)生變化時，員工應及時向人力資源部門提交相關變更信息，人力資源部門核實后進行信息更新操作。3.對于員工績效考核結果、培訓記錄等動態(tài)信息，應在每次信息發(fā)生變化后及時更新至員工個人信息庫中。（四）信息安全保障1.公司建立健全信息安全管理制度，加強對員工個人信息的安全保護措施。2.對涉及員工個人信息管理的系統(tǒng)、設備和網(wǎng)絡進行定期安全檢查和維護，防止信息泄露、被攻擊或遭受其他安全威脅。3.對接觸員工個人信息的人員進行安全培訓，提高其信息安全意識和保密技能，明確其在信息安全管理中的職責和義務。六、信息保密規(guī)定（一）保密責任1.公司全體員工均有保守員工個人信息秘密的義務，不得向任何無關人員透露員工個人信息。2.各部門負責人為本部門信息保密工作的第一責任人，應加強對本部門員工的保密教育和管理，確保員工遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.嚴格限制員工個人信息的知悉范圍，僅允許因工作需要接觸的人員獲取相關信息。2.在信息傳輸過程中，應采用加密技術等安全措施，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。3.涉及員工個人信息的文件、資料等應妥善保管，不得隨意丟棄或在非保密環(huán)境下放置。4.嚴禁在互聯(lián)網(wǎng)或其他公開場合談論、傳播員工個人信息。（三）違規(guī)處理1.對于違反信息保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。2.如因員工個人信息泄露給公司或員工本人造成損失的，公司有權依法追究相關人員的法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。七、員工個人信息異議處理（一）異議提出1.員工如發(fā)現(xiàn)公司所掌握的其個人信息存在錯誤、遺漏或不準確等情況，有權向人力資源部門提出異議申請。2.異議申請應以書面形式提出，明確指出存在異議的信息內(nèi)容及認為錯誤的原因。（二）調(diào)查核實1.人力資源部門收到員工異議申請后，應在[X]個工作日內(nèi)啟動調(diào)查核實工作。2.通過查閱相關原始記錄、與信息提供部門或人員溝通、核實相關證明材料等方式，對異議信息進行全面調(diào)查。（三）處理結果反饋1.經(jīng)調(diào)查核實后，如確認員工異議成立，人力資源部門應及時對錯誤信息進行更正，并將更正結果書面反饋給員工本人。2.如確認員工異議不成立，人力資源部門應向員工說明調(diào)查情況及結論，做好解釋工作。（四）記錄與存檔1.對員工個人信息異議處理的全過程進行詳細記錄，包括異議申請日期、處理過程、處理結果等信息。2.處理記錄應與員工個人信息檔案一同保存，以備日后查詢和追溯。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司人力資源部門負責對員工個人信息查閱與管理制度的執(zhí)行情況進行內(nèi)部監(jiān)督檢查。定期檢查各部門對制度的遵守情況，包括查閱申請審批、查閱記錄、信息保密等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時進行糾正，并按照公司相關規(guī)定進行處理，確保制度的有效執(zhí)行。（二）審計監(jiān)督1.