一線設計公司物料采購管理制度總則目的為規(guī)范一線設計公司物料采購管理工作，保障公司設計項目順利進行，提高采購效率，降低采購成本，確保所采購物料的質(zhì)量符合要求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于一線設計公司所有物料采購活動，包括但不限于辦公用品、設計工具、設備配件、原材料等?；驹瓌t1.按需采購原則：根據(jù)公司實際業(yè)務需求，合理安排采購計劃，避免盲目采購和庫存積壓。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：所采購物料必須符合設計項目要求和相關質(zhì)量標準，確保設計工作的順利開展和產(chǎn)品質(zhì)量。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購流程、供應商管理等措施，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。采購組織與職責采購部門設置及人員職責1.采購部門：負責公司物料采購的具體實施工作，包括采購計劃制定、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購訂單跟蹤等。2.采購經(jīng)理：全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購工作計劃和預算。建立和維護供應商關系，定期評估供應商績效。審核采購合同和訂單，確保采購活動符合公司規(guī)定。協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題和糾紛。3.采購專員：根據(jù)采購計劃，具體負責物料的詢價、比價、議價工作。聯(lián)系供應商，發(fā)送采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應。收集和整理采購相關資料，如供應商報價單、采購合同等，建立采購檔案。其他部門職責1.設計部門：根據(jù)項目需求，及時向采購部門提供準確的物料需求清單，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物料的適用性負責。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，對采購合同進行財務審核，確保采購活動符合財務制度和相關規(guī)定。3.質(zhì)量控制部門：參與重要物料的采購驗收工作，對采購物料的質(zhì)量進行檢驗和評估，確保所采購物料符合質(zhì)量標準。采購流程采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫《物料采購申請表》，詳細注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間、用途等信息。2.《物料采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購計劃制定1.采購部門收到《物料采購申請表》后，進行匯總和分析。2.根據(jù)物料需求的緊急程度、采購周期、庫存情況等因素，制定采購計劃，明確采購物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等，并報采購經(jīng)理審批。供應商選擇與管理1.供應商篩選采購專員通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，建立供應商名錄。根據(jù)公司采購需求和供應商資質(zhì)要求，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。2.供應商評估采購部門組織相關人員對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務等方面。填寫《供應商評估表》，對供應商進行綜合評分，選擇評分較高的供應商作為合作對象。3.供應商管理與選定的供應商簽訂《采購合作協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括物料規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務等條款。定期對供應商進行績效評估，評估指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務等。根據(jù)評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰。采購執(zhí)行1.詢價與比價采購專員向選定的供應商發(fā)送詢價函，要求供應商提供物料的報價單，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期等信息。收集多家供應商的報價單，進行比價分析，選擇性價比最優(yōu)的供應商。2.議價與合同簽訂與選定的供應商進行議價，爭取更有利的采購價格和條款。雙方達成一致后，簽訂采購合同，明確采購物料的各項細節(jié)和雙方責任。采購合同應報財務部門審核備案。3.采購訂單下達根據(jù)采購合同，采購專員在公司內(nèi)部系統(tǒng)中下達采購訂單，明確物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應商。采購訂單下達后，及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和發(fā)貨。采購驗收1.到貨通知采購專員在物料預計到貨日期前，通知倉庫管理人員做好收貨準備，并及時跟進物流信息，確保物料按時到達。2.驗收標準質(zhì)量控制部門會同倉庫管理人員、采購專員等相關人員，依據(jù)采購合同和質(zhì)量標準對到貨物料進行驗收。驗收內(nèi)容包括物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、質(zhì)量證明文件等。對于重要物料或有特殊質(zhì)量要求的物料，質(zhì)量控制部門應按照相關標準進行抽檢或全檢。3.驗收結果處理驗收合格的物料，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《物料入庫單》。驗收不合格的物料，采購專員及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并跟蹤處理結果。如因供應商原因造成的損失，采購部門應按照合同約定追究供應商的責任。采購付款1.付款申請采購專員根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《采購付款申請表》，附上采購發(fā)票、入庫單、合同等相關憑證，經(jīng)采購經(jīng)理審核簽字后，提交至財務部門。2.財務審核財務部門對《采購付款申請表》及相關憑證進行審核，核實采購事項的真實性、合法性、準確性以及付款金額是否符合合同約定。審核通過后，財務部門按照公司財務制度安排付款。采購預算管理預算編制1.采購部門根據(jù)公司年度業(yè)務計劃和物料需求預測，編制采購預算草案，明確年度采購項目、金額、時間安排等信息。2.采購預算草案報財務部門審核，財務部門結合公司年度財務預算和資金狀況，對采購預算進行調(diào)整和完善，形成年度采購預算方案。3.年度采購預算方案經(jīng)公司管理層審批后執(zhí)行。預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。如有特殊情況需要調(diào)整預算，應按照規(guī)定的審批程序進行申請和審批。2.財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行過程中的問題，并提出改進措施。3.采購部門應每月向財務部門報送采購預算執(zhí)行情況報告，包括采購金額、采購項目、預算差異分析等內(nèi)容。采購風險管理風險識別與評估1.采購部門會同相關部門，對采購過程中可能存在的風險進行識別，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、市場供應風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.供應商違約風險：選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在合同中明確違約責任和賠償條款。加強供應商管理和監(jiān)督，定期對供應商進行評估和溝通，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。2.質(zhì)量風險：嚴格審核供應商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，加強采購驗收環(huán)節(jié)的管理，確保所采購物料符合質(zhì)量要求。與質(zhì)量控制部門密切合作，對重要物料進行質(zhì)量抽檢或全檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時處理。3.價格波動風險：關注市場價格動態(tài)，與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，爭取有利的采購價格。通過簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，降低價格波動對采購成本的影響。4.市場供應風險：建立多源供應渠道，避免過度依賴單一供應商。與供應商保持良好的溝通和合作，及時了解市場供應情況，提前做好應對供應中斷的準備措施。采購檔案管理檔案分類采購檔案分為采購申請檔案、采購計劃檔案、供應商檔案、采購合同檔案、采購訂單檔案、驗收檔案、付款檔案等類別。檔案內(nèi)容1.采購申請檔案：包括《物料采購申請表》及相關審批文件。2.采購計劃檔案：采購計劃制定過程中形成的各類文件和記錄。3.供應商檔案：供應商基本信息、評估報告、合作協(xié)議等。4.采購合同檔案：采購合同文本及相關補充協(xié)議。5.采購訂單檔案：采購訂單及執(zhí)行過程中的相關記錄。6.驗收檔案：驗收報告、檢驗記錄、不合格處理記錄等。7.付款檔案：《采購付款申請表》及相關付款憑證。檔案保管與查閱1.采購檔案由采購部門指定專人負責保管，確保檔案的完整性和安全性。2.采購檔案應按照類別和時間順序進行整理和歸檔，便于查閱和管理。3.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時應注意保護檔案資料，不得擅自涂改、復印或帶出檔案室。4.涉及公司機密的采購檔案，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查閱范圍和人員。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.采購部門應建立內(nèi)部自查機制，定期對采購工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。考核機制1.建立采購人員績效考核制度，考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應商管理、內(nèi)部溝通協(xié)作等方面。2.根據(jù)績效考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購