分公司業(yè)務外包管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范分公司業(yè)務外包活動，提高業(yè)務運營效率，降低運營成本，有效控制業(yè)務外包風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司所有業(yè)務外包活動，包括但不限于生產(chǎn)加工、物流配送、信息技術(shù)服務、人力資源服務、財務服務等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：業(yè)務外包活動應遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.風險可控原則：充分識別、評估和控制業(yè)務外包過程中的風險，確保公司利益不受損害。3.成本效益原則：在保證業(yè)務質(zhì)量的前提下，通過合理的業(yè)務外包降低運營成本，提高經(jīng)濟效益。4.擇優(yōu)選擇原則：選擇具備專業(yè)能力、信譽良好、服務質(zhì)量高的外包商。二、業(yè)務外包決策（一）外包需求評估1.各部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，定期對本部門業(yè)務進行梳理，評估是否存在適合外包的業(yè)務環(huán)節(jié)。2.填寫《業(yè)務外包需求評估表》，詳細說明業(yè)務外包的原因、預期目標、業(yè)務范圍、質(zhì)量要求、時間要求等內(nèi)容。3.提交給分公司管理層進行初步審核，管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資源狀況等因素，判斷業(yè)務外包的必要性和可行性。（二）可行性研究1.對于初步審核通過的業(yè)務外包項目，由相關(guān)部門牽頭組織進行可行性研究。2.可行性研究應包括市場調(diào)研、技術(shù)分析、經(jīng)濟評估、風險分析等內(nèi)容，形成《業(yè)務外包可行性研究報告》。3.《業(yè)務外包可行性研究報告》應明確業(yè)務外包的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅，提出具體的實施方案和風險應對措施。（三）決策審批1.將《業(yè)務外包可行性研究報告》提交給分公司決策層進行審批。2.決策層根據(jù)可行性研究結(jié)果，綜合考慮公司戰(zhàn)略、財務狀況、風險承受能力等因素，做出是否進行業(yè)務外包的決策。3.決策通過后，由分公司總經(jīng)理簽署《業(yè)務外包決策審批表》，明確業(yè)務外包的具體內(nèi)容、外包商選擇方式、預算安排等事項。三、外包商選擇與管理（一）外包商篩選標準1.資質(zhì)信譽：具有合法經(jīng)營資質(zhì)，信譽良好，無不良記錄。2.專業(yè)能力：具備與外包業(yè)務相匹配的專業(yè)技術(shù)、設備、人員等能力。3.服務質(zhì)量：有完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供高質(zhì)量的服務。4.價格合理：報價符合市場行情，具有成本效益優(yōu)勢。5.合作意愿：積極配合公司工作，愿意與公司建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系。（二）外包商選擇流程1.發(fā)布招標信息：根據(jù)業(yè)務外包需求，通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、專業(yè)平臺等渠道發(fā)布招標信息，明確外包項目的要求、投標截止時間等內(nèi)容。2.收集投標資料：接收外包商提交的投標文件，包括公司簡介、資質(zhì)證明、業(yè)績案例、服務方案、報價清單等。3.初步評審：由相關(guān)部門組成評審小組，對投標資料進行初步評審，篩選出符合基本要求的外包商。4.實地考察：對初步評審合格的外包商進行實地考察，了解其實際運營情況、管理水平、服務能力等。5.綜合評估：評審小組根據(jù)實地考察結(jié)果，結(jié)合外包商的報價、服務方案等因素，對各外包商進行綜合評估，確定候選外包商名單。6.談判簽約：與候選外包商進行談判，進一步明確雙方的權(quán)利義務、服務內(nèi)容、價格、付款方式、保密條款等事項，達成一致后簽訂業(yè)務外包合同。（三）外包商日常管理1.建立外包商檔案：為每個外包商建立檔案，記錄其基本信息、合同履行情況、服務質(zhì)量評估結(jié)果等內(nèi)容。2.定期溝通：與外包商保持定期溝通，及時了解業(yè)務進展情況，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。3.服務質(zhì)量監(jiān)督：制定服務質(zhì)量考核標準，定期對外包商的服務質(zhì)量進行評估和考核，發(fā)現(xiàn)問題及時要求外包商整改。4.培訓與指導：根據(jù)業(yè)務需要，為外包商提供必要的培訓和指導，幫助其提高服務水平。5.動態(tài)管理：根據(jù)外包商的服務質(zhì)量、合作態(tài)度等情況，對外包商進行動態(tài)管理，對于表現(xiàn)不佳的外包商，及時采取警告、暫停合作、終止合同等措施。四、業(yè)務外包合同管理（一）合同簽訂1.業(yè)務外包合同應采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務、服務內(nèi)容、價格、付款方式、保密條款、違約責任等主要條款。2.合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、公平合理。3.合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字蓋章后生效。（二）合同執(zhí)行1.雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保業(yè)務外包活動順利進行。2.分公司相關(guān)部門負責對合同執(zhí)行情況進行跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如遇合同變更或解除的情況，應按照合同約定的程序進行辦理，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或解除協(xié)議。（三）合同結(jié)算1.按照合同約定的付款方式和結(jié)算周期，及時對外包商進行款項結(jié)算。2.結(jié)算前，由相關(guān)部門對業(yè)務完成情況、服務質(zhì)量等進行審核，確認無誤后辦理結(jié)算手續(xù)。3.財務部門負責對外包商的款項支付進行審核和賬務處理，確保資金支付安全、準確。五、業(yè)務外包過程監(jiān)控（一）建立監(jiān)控機制1.成立業(yè)務外包監(jiān)控小組，由分公司相關(guān)部門負責人組成，負責對業(yè)務外包過程進行全面監(jiān)控。2.制定業(yè)務外包監(jiān)控計劃，明確監(jiān)控的內(nèi)容、方式、頻率等要求。（二）監(jiān)控內(nèi)容1.進度監(jiān)控：定期檢查外包業(yè)務的進展情況，確保按時完成任務。2.質(zhì)量監(jiān)控：按照服務質(zhì)量考核標準，對外包業(yè)務的質(zhì)量進行檢查和評估。3.成本監(jiān)控：監(jiān)控外包業(yè)務的成本支出情況，確保不超過預算。4.安全監(jiān)控：對外包業(yè)務涉及的人員、設備、環(huán)境等安全情況進行檢查，確保無安全事故發(fā)生。（三）監(jiān)控方式1.定期匯報：要求外包商定期提交業(yè)務進展報告，匯報工作情況、存在問題及解決方案等。2.現(xiàn)場檢查：監(jiān)控小組定期對外包商的工作現(xiàn)場進行檢查，了解實際工作情況。3.數(shù)據(jù)分析：收集和分析外包業(yè)務相關(guān)的數(shù)據(jù)，如業(yè)務量、質(zhì)量指標、成本數(shù)據(jù)等，及時發(fā)現(xiàn)異常情況。（四）問題處理1.對于監(jiān)控過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與外包商溝通，要求其限期整改。2.如外包商未能按時整改或整改后仍不符合要求，按照合同約定采取相應的措施，如扣除服務費用、暫停合作、終止合同等。3.對于重大問題，及時向上級領(lǐng)導匯報，共同研究解決方案。六、業(yè)務外包風險管理（一）風險識別與評估1.定期對業(yè)務外包活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如外包商違約風險、質(zhì)量風險、安全風險、信息泄露風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于風險較高且無法有效控制的業(yè)務外包項目，應考慮放棄外包，改為自行開展業(yè)務。2.風險減輕：通過加強對外包商的管理、簽訂詳細的合同條款、要求外包商提供擔保等方式，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風險轉(zhuǎn)移：購買商業(yè)保險等方式，將部分風險轉(zhuǎn)移給保險公司。4.風險接受：對于風險較低且在公司可承受范圍內(nèi)的風險，可選擇接受風險，并制定相應的應對預案。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立風險監(jiān)控機制，定期對業(yè)務外包風險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.設定風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號，采取相應的風險應對措施。七、信息管理與保密（一）信息管理1.分公司與外包商之間應建立有效的信息溝通機制，確保信息傳遞及時、準確、完整。2.明確雙方在信息管理方面的職責和權(quán)限，規(guī)范信息的收集、存儲、使用、傳遞、共享等流程。3.對外包業(yè)務相關(guān)的信息進行分類管理，重要信息應采取加密等安全措施進行保護。（二）保密管理1.在業(yè)務外包合同中明確保密條款，要求外包商對公司的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等予以保密。