民政檔案保密管理制度一、總則1.目的為加強民政檔案的保密管理，確保民政檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理的要求，結合本單位實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本單位所有涉及民政檔案管理的部門和人員，包括檔案管理人員、查閱利用檔案的工作人員以及其他可能接觸到民政檔案的相關人員。3.定義本制度所稱民政檔案，是指本單位在履行職能過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于婚姻登記檔案、收養(yǎng)登記檔案、社會組織登記檔案、救助檔案等。4.保密原則民政檔案保密工作遵循“嚴格保密、分級管理、確保安全、方便利用”的原則，確保檔案信息不被泄露、篡改或非法使用。二、檔案管理部門及人員職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善民政檔案保密管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案保密工作，確保制度的有效執(zhí)行。負責民政檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的安全與完整。建立健全民政檔案保密工作檔案，記錄檔案保密工作的開展情況。2.檔案管理人員職責嚴格遵守檔案保密制度，認真履行檔案管理職責，確保檔案信息的安全。負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編目、裝訂等，確保檔案的規(guī)范有序。對檔案的查閱、借閱、利用等情況進行詳細登記，嚴格按照規(guī)定的程序和權限辦理相關手續(xù)。定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。參與檔案保密工作的培訓和學習，不斷提高保密意識和業(yè)務水平。3.其他人員職責各部門負責人為本部門檔案保密工作的第一責任人，負責組織本部門人員學習檔案保密制度，落實檔案保密措施。查閱、借閱檔案的工作人員應當遵守檔案保密制度，不得擅自復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱場所。其他可能接觸到民政檔案的人員，如因工作需要必須接觸檔案的，應當在檔案管理人員的監(jiān)督下進行操作，并嚴格遵守檔案保密規(guī)定。三、檔案的收集與整理1.收集要求各部門應及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。檔案管理人員對接收的檔案材料要認真進行審核，確保材料的完整性、準確性和規(guī)范性。對于重要的檔案材料，應進行重點收集和整理，確保其不遺漏、不丟失。2.整理規(guī)范檔案管理人員按照統(tǒng)一的分類標準和編號規(guī)則對檔案進行整理，確保檔案分類科學、編號唯一、便于查找。對檔案中的文件材料進行裝訂、編目、裝盒等處理，確保檔案的整齊美觀和安全保管。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。四、檔案的保管1.保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，確保檔案的安全保管。檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度適宜，定期進行檢查和維護。2.保管方式檔案應按照不同的類別、年度、保管期限等進行分類存放，設置明顯的標識，便于查找和管理。對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。對重要的檔案應采取加密存儲、異地備份等措施，確保檔案信息的安全。3.檔案清查定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理，并向上級報告。五、檔案的查閱與借閱1.查閱程序本單位內(nèi)部人員查閱民政檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責查閱，并在指定的查閱場所進行。查閱人員應當在規(guī)定的時間內(nèi)完成查閱，并將查閱的檔案歸還原位。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并登記復印的內(nèi)容和份數(shù)。2.借閱程序外單位因工作需要借閱民政檔案，需持有單位介紹信或工作證明，填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等，經(jīng)本單位分管領導簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并要求借閱人員出具借條。借閱人員應當在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應當對檔案進行認真核對，確保檔案的完整無損。3.查閱、借閱限制涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴格限制查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，任何人不得查閱或借閱。檔案查閱、借閱人員應當嚴格遵守查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、標注、污損檔案，不得在檔案上圈畫、批注、抽換文件材料。檔案查閱、借閱人員應當妥善保管檔案，不得轉借他人，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱、借閱場所。六、檔案的利用與開發(fā)1.利用原則民政檔案的利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害國家利益、集體利益和個人利益。在檔案利用過程中，應當保護檔案原件的安全，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。2.開發(fā)要求檔案管理部門可以根據(jù)工作需要，對民政檔案進行整理、分析、研究，開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為領導決策、業(yè)務工作和社會公眾提供服務。在檔案信息開發(fā)利用過程中，應當遵守國家有關法律法規(guī)和保密制度，確保檔案信息的安全。對檔案信息開發(fā)利用形成的成果，如編研材料、統(tǒng)計報表等，應當進行審核和把關，確保其質(zhì)量和準確性。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定標準檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等因素，確定檔案的存毀。對涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，應當永久保存，不得銷毀。2.鑒定程序檔案管理部門成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務部門人員等組成，負責對檔案進行鑒定。鑒定小組對保管期滿的檔案進行逐一審查，提出存毀意見，并填寫《檔案鑒定意見書》。檔案鑒定小組將《檔案鑒定意見書》提交本單位分管領導審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀處理。3.銷毀程序經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。檔案銷毀時，應當填寫《檔案銷毀清冊》，詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、時間、地點等信息，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認?！稒n案銷毀清冊》應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄和憑證。八、保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機制建立民政檔案保密監(jiān)督機制，檔案管理部門定期對檔案保密工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。設立舉報電話和郵箱，接受單位內(nèi)部和社會公眾對檔案保密工作的監(jiān)督舉報，對舉報線索及時進行核實和處理。2.檢查內(nèi)容檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理人員的職責履行、檔案查閱借閱手續(xù)的辦理、檔案保管場所的安全等。檔案信息的安全狀況，包括檔案的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。檔案鑒定與銷毀工作的規(guī)范性，包括鑒定標準的執(zhí)行、鑒定程序的履行、銷毀手續(xù)的辦理等。3.問題處理對檢查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案保密制度的行為，檔案管理部門應當及時責令改正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。對因違反檔案保密制度造成檔案信息泄露、丟失等嚴重后果的，依法追究相關人員的法律責任。九、保密培訓與教育1.培訓計劃檔案管理部門制定年度保密培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間等，確保檔案管理人員和其他可能接觸到民政檔案的人員接受系統(tǒng)的保密培訓。培訓計劃應根據(jù)檔案保密工作的實際情況和法律法規(guī)的要求，及時進行調(diào)整和完善。2.培訓內(nèi)容國家有關檔案保密的法律法規(guī)、政策文件等。本單位民政檔案保密管理制度和工作流程。檔案保密知識和技能，如檔案的整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的保密措施。典型案例分析，通過對