合同管理要素與審核流程模板引言合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中明確權(quán)利義務(wù)、防范法律風(fēng)險(xiǎn)的核心工具，規(guī)范的合同管理流程能有效降低履約爭(zhēng)議、保障企業(yè)合法權(quán)益。本模板整合合同管理的關(guān)鍵要素與標(biāo)準(zhǔn)化審核流程，適用于企業(yè)采購(gòu)、銷(xiāo)售、服務(wù)、勞動(dòng)合同等各類(lèi)合同的全生命周期管理，助力各部門(mén)實(shí)現(xiàn)合同起草、審核、簽署、履行、歸檔的規(guī)范化操作。一、適用范圍與應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用主體本模板適用于企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、人力資源部）、財(cái)務(wù)部門(mén)及相關(guān)管理人員，覆蓋合同發(fā)起、審核、執(zhí)行、歸檔各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體協(xié)同。（二）適用合同類(lèi)型業(yè)務(wù)類(lèi)合同：采購(gòu)合同、銷(xiāo)售合同、服務(wù)合同（如咨詢、技術(shù)服務(wù)）、委托開(kāi)發(fā)合同等；勞動(dòng)類(lèi)合同：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等；其他合同：租賃合同、借款合同、戰(zhàn)略合作協(xié)議等。（三）核心應(yīng)用場(chǎng)景合同起草階段：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作需求，使用模板規(guī)范合同要素，避免條款遺漏；合同審核階段：法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程審核合同，識(shí)別法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；合同簽署階段：明確用印權(quán)限與簽署流程，保證合同生效合規(guī)；履行階段：跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)處理變更、違約等問(wèn)題；歸檔階段：實(shí)現(xiàn)合同分類(lèi)存儲(chǔ)與快速檢索，滿足審計(jì)與追溯需求。二、合同管理全流程操作指引（一）合同需求發(fā)起與立項(xiàng)操作目的：明確合同需求背景、核心目標(biāo)及可行性，避免盲目簽約。責(zé)任部門(mén)：業(yè)務(wù)部門(mén)（如采購(gòu)部、銷(xiāo)售部）。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如采購(gòu)原材料、銷(xiāo)售產(chǎn)品、提供服務(wù)），填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，說(shuō)明合作方基本信息、合作內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等；部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核需求的必要性與預(yù)算合理性；涉及重大金額（如超過(guò)萬(wàn)元）或戰(zhàn)略合作的立項(xiàng)，需提交公司管理層審批。輸出成果：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（審批通過(guò)）。（二）合同文本起草操作目的：基于立項(xiàng)需求，規(guī)范合同條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)。責(zé)任部門(mén)：業(yè)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)，法務(wù)部門(mén)指導(dǎo)。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)合作類(lèi)型選擇對(duì)應(yīng)合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《銷(xiāo)售合同模板》），填寫(xiě)雙方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人等）；明確合同核心要素：標(biāo)的：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、服務(wù)內(nèi)容等需具體、可量化（如“采購(gòu)A型號(hào)鋼材100噸，符合國(guó)標(biāo)GB/T1591-2018”）；數(shù)量與質(zhì)量：明確計(jì)量單位、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如“合格率≥99%”“提供第三方檢測(cè)報(bào)告”）；價(jià)款與支付：金額、幣種、支付方式（如電匯/承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如“預(yù)付30%，到貨驗(yàn)收合格后付65%，質(zhì)保期滿付5%”）、發(fā)票類(lèi)型；履行期限與地點(diǎn)：起始/結(jié)束時(shí)間、交貨/服務(wù)地點(diǎn)（如“2024年12月31日前送達(dá)甲方指定地點(diǎn)：市區(qū)路號(hào)”）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）及違約金計(jì)算方式（如“按逾期金額每日0.05%支付違約金”）；爭(zhēng)議解決：約定訴訟/仲裁管轄地（如“提交甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟”）；法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款的合法性、完整性進(jìn)行指導(dǎo)，重點(diǎn)規(guī)避“霸王條款”、歧義表述等風(fēng)險(xiǎn)。輸出成果：合同草案（含附件如技術(shù)參數(shù)、規(guī)格書(shū)等）。（三）內(nèi)部多部門(mén)審核操作目的：從法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等多維度識(shí)別合同風(fēng)險(xiǎn)，保證條款合規(guī)可行。責(zé)任部門(mén)：法務(wù)部門(mén)（法律審核）、財(cái)務(wù)部門(mén)（財(cái)務(wù)審核）、業(yè)務(wù)部門(mén)（業(yè)務(wù)審核）。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)審核：核對(duì)合作內(nèi)容與立項(xiàng)需求是否一致；審查合作方履約能力（如供貨周期、服務(wù)資質(zhì)、過(guò)往合作記錄）；確認(rèn)價(jià)格、數(shù)量等商務(wù)條款是否符合市場(chǎng)行情與公司政策。財(cái)務(wù)部門(mén)審核：審核價(jià)款、支付方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)算是否充足、付款節(jié)點(diǎn)是否合理）；關(guān)注稅務(wù)條款（如發(fā)票類(lèi)型、稅率是否合規(guī)）；評(píng)估對(duì)方收款賬戶風(fēng)險(xiǎn)（如是否為對(duì)方對(duì)公賬戶、是否存在異常轉(zhuǎn)賬）。法務(wù)部門(mén)審核：審查合同主體資格（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、是否具備相關(guān)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)）；核心條款合法性（如違約責(zé)任是否符合《民法典》規(guī)定、爭(zhēng)議解決方式是否有效）；風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)提示（如“不可抗力條款范圍過(guò)寬”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明確”）。審核通過(guò)后，各部門(mén)在《合同審核意見(jiàn)表》簽署意見(jiàn)；若存在修改意見(jiàn)，業(yè)務(wù)部門(mén)需與對(duì)方協(xié)商修訂后重新提交審核。輸出成果：《合同審核意見(jiàn)表》（各部門(mén)審核通過(guò)）。（四）外方審核與修訂操作目的：與對(duì)方就合同條款達(dá)成一致，保證雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等。責(zé)任部門(mén)：業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)接，法務(wù)部門(mén)協(xié)助。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)將內(nèi)部審核通過(guò)的合同草案發(fā)送給合作方，明確修改意見(jiàn)及反饋時(shí)限；收到對(duì)方反饋后，若涉及重大條款變更（如價(jià)款調(diào)整、履行期限延長(zhǎng)），需重新履行內(nèi)部審核流程；雙方協(xié)商一致后，形成最終合同文本（紙質(zhì)版/電子版），雙方需加蓋騎縫章（多頁(yè)合同）或公章。輸出成果：雙方確認(rèn)的最終合同文本。（五）合同簽署與用印操作目的：保證合同合法生效，明確簽約主體責(zé)任。責(zé)任部門(mén)：行政部（用印管理）、法務(wù)部門(mén)（監(jiān)?。?、業(yè)務(wù)部門(mén)（對(duì)接簽署）。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《合同用印申請(qǐng)表》，附最終合同文本、審核意見(jiàn)表等材料；行政部審核用印權(quán)限（如金額萬(wàn)元以下由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，以上由總經(jīng)理審批），確認(rèn)材料齊全后安排用印；簽署儀式：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書(shū)），并加蓋公司公章；紙質(zhì)合同簽署后，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)收回原件，行政部留存復(fù)印件掃描件歸檔。輸出成果：簽署生效的合同原件（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。（六）履行過(guò)程跟蹤操作目的：監(jiān)控合同執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)覺(jué)并處理履約異常。責(zé)任部門(mén)：業(yè)務(wù)部門(mén)主導(dǎo)，法務(wù)、財(cái)務(wù)部門(mén)配合。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人作為合同履行負(fù)責(zé)人，建立《合同履行跟蹤表》，記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如交貨期、驗(yàn)收期、付款期）的完成情況；履行過(guò)程中若出現(xiàn)變更（如數(shù)量調(diào)整、履行延期），需簽訂《合同變更協(xié)議》，履行內(nèi)部審核流程；若對(duì)方違約（如逾期交貨、質(zhì)量不合格），業(yè)務(wù)部門(mén)需及時(shí)收集證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、溝通記錄），發(fā)函催告并啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序；財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定跟蹤付款進(jìn)度，保證按時(shí)足額支付，避免逾期違約。輸出成果：《合同履行跟蹤表》《合同變更協(xié)議》（若有）、履約異常處理記錄。（七）合同歸檔與復(fù)盤(pán)操作目的：實(shí)現(xiàn)合同集中管理，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化后續(xù)管理。責(zé)任部門(mén)：行政部（歸檔管理）、法務(wù)部門(mén)（復(fù)盤(pán)組織）。操作內(nèi)容：行政部對(duì)已履行完畢或終止的合同進(jìn)行分類(lèi)歸檔，編號(hào)規(guī)則建議為“合同類(lèi)型-年份-編號(hào)”（如“采-2024-001”）；歸檔材料包括：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表、審核意見(jiàn)表、最終合同文本、簽署頁(yè)、履行記錄、變更協(xié)議、結(jié)算憑證等；法務(wù)部門(mén)每半年組織一次合同復(fù)盤(pán)會(huì)，分析履約中的高頻風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如“合同逾期率高的原因”“條款歧義引發(fā)的爭(zhēng)議”），提出優(yōu)化建議并更新合同模板。輸出成果：合同檔案（電子+紙質(zhì)）、合同復(fù)盤(pán)報(bào)告。三、合同管理核心工具表單（一）合同立項(xiàng)申請(qǐng)表項(xiàng)目?jī)?nèi)容合同名稱申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人某合作方名稱合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼合作內(nèi)容概述（如“采購(gòu)設(shè)備10臺(tái)，用于生產(chǎn)車(chē)間”）預(yù)計(jì)合同金額（大寫(xiě)）______________________（小寫(xiě)）￥_________履行期限自_年_月_日至_年__月__日立項(xiàng)理由（說(shuō)明業(yè)務(wù)必要性、預(yù)期效益等）部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)（簽字）_____________日期：____年__月__日管理層審批意見(jiàn)（如需）（簽字）_____________日期：____年__月__日（二）合同審核意見(jiàn)表審核環(huán)節(jié)審核部門(mén)審核人審核意見(jiàn)修改建議審核日期業(yè)務(wù)審核采購(gòu)部某合作方供貨周期符合生產(chǎn)需求，價(jià)格低于市場(chǎng)均價(jià)5%無(wú)2024–財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部某付款節(jié)點(diǎn)合理，建議將“質(zhì)保金5%”調(diào)整為“10%以降低風(fēng)險(xiǎn)”質(zhì)保金比例調(diào)整為10%2024–法務(wù)審核法務(wù)部某第5條“不可抗力”范圍過(guò)寬，建議刪除“政策調(diào)整”修改為“地震、洪水等自然災(zāi)害及行為”2024–最終審核意見(jiàn)（綜合各部門(mén)意見(jiàn)）（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人完成情況描述風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警采-2024-001設(shè)備采購(gòu)合同交貨2024-12-312024-12-30某設(shè)備已送達(dá)，待驗(yàn)收無(wú)采-2024-001設(shè)備采購(gòu)合同驗(yàn)收2025-01-15-某待對(duì)方提供檢測(cè)報(bào)告延期風(fēng)險(xiǎn)銷(xiāo)-2024-005產(chǎn)品銷(xiāo)售合同收款（尾款30%）2025-02-28-某客戶反饋資金緊張，需協(xié)商高風(fēng)險(xiǎn)（四）合同歸檔清單檔案編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽署日期履行期限歸檔日期存放位置備注DA-2024-001采-2024-001設(shè)備采購(gòu)合同2024-11-202024.11-2025.112025-12-01檔案室-01-02電子檔備份于服務(wù)器DA-2025-002勞-2024-005勞動(dòng)合同2024-01-012024.1-2027.12027-01-02檔案室-03-05已終止四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：與無(wú)民事行為能力或限制民事行為能力的主體簽約（如未年化的個(gè)體工商戶、被吊銷(xiāo)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的企業(yè)），或合作方履約能力不足（如瀕臨破產(chǎn)）；應(yīng)對(duì)措施：簽約前核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)（如行業(yè)許可證），通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營(yíng)狀態(tài)，必要時(shí)實(shí)地考察其生產(chǎn)能力/服務(wù)能力。（二）條款表述風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：條款模糊（如“盡快交付”“合理價(jià)格”）、矛盾條款（如交貨地點(diǎn)與驗(yàn)收地點(diǎn)不一致）、遺漏關(guān)鍵要素（如違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式）；應(yīng)對(duì)措施：使用標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，法務(wù)部門(mén)對(duì)條款進(jìn)行合規(guī)性審查，避免口語(yǔ)化表述，重要條款需明確量化標(biāo)準(zhǔn)（如“交付時(shí)間：2024年12月31日前24:00前”）。（三）履行過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：未及時(shí)跟蹤履約進(jìn)度，導(dǎo)致逾期付款/交貨；變更未簽訂書(shū)面協(xié)議，引發(fā)爭(zhēng)議；證據(jù)缺失（如未保存驗(yàn)收記錄、溝通函件）；應(yīng)對(duì)措施：指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)履行跟蹤，建立節(jié)點(diǎn)提醒機(jī)制；任何變更需簽訂書(shū)面《合同變更協(xié)議》并履行審核；重要溝通盡量采用書(shū)面形式（郵件、函件），并留存憑證。（四）歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：合同原件丟失、歸檔材料不