銷售業(yè)務(wù)合同審核及管理工具集一、業(yè)務(wù)場景與適用范圍本工具集適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)全流程中的合同管理場景，覆蓋銷售團(tuán)隊(duì)、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理層等多角色協(xié)作需求。具體包括：銷售合同草擬前的需求梳理、合同文本的合規(guī)性審核、跨部門審批流程的推進(jìn)、合同簽署后的歸檔管理，以及履約過程中的動態(tài)跟蹤與風(fēng)險預(yù)警。通過標(biāo)準(zhǔn)化工具與流程，解決合同審核效率低、條款風(fēng)險難識別、履約信息分散等痛點(diǎn)，保證銷售業(yè)務(wù)合規(guī)、高效開展。二、合同管理全流程操作指南（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任人：銷售專員/銷售經(jīng)理操作步驟：需求確認(rèn)：與客戶溝通明確合同核心要素，包括但不限于合同主體信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、交易標(biāo)的（產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號）、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、付款方式、違約責(zé)任等。資料收集：整理客戶資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號碼明）、過往合作記錄（如有）、訂單確認(rèn)單等，保證客戶主體資格合法有效。模板選擇：根據(jù)業(yè)務(wù)類型（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)合同、框架協(xié)議）選擇對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，在模板基礎(chǔ)上根據(jù)具體需求調(diào)整條款，避免直接使用空白合同。輸出物：《合同需求確認(rèn)清單》（含客戶信息、交易核心條款、特殊需求備注）、《客戶資質(zhì)文件清單》。（二）多級審核流程執(zhí)行責(zé)任人：銷售專員→銷售經(jīng)理→法務(wù)專員→財(cái)務(wù)專員→（如需）分管副總操作步驟：部門初審：銷售經(jīng)理審核合同的業(yè)務(wù)合理性，包括價格是否符合銷售政策、交付周期是否可滿足、客戶需求是否明確，確認(rèn)無誤后提交法務(wù)審核。法務(wù)審核：法務(wù)專員重點(diǎn)審核合同條款的合規(guī)性，包括：主體資格：客戶是否具備簽約能力（如超越經(jīng)營范圍、法定代表人無授權(quán)等風(fēng)險）；權(quán)利義務(wù)條款：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確（如逾期付款違約金比例、交付延遲的處理方式）；法律風(fēng)險：是否存在“霸王條款”、爭議解決方式約定是否明確（如仲裁或訴訟管轄地）、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等。法務(wù)審核需在2個工作日內(nèi)反饋意見，銷售專員根據(jù)意見修改后重新提交。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員審核合同中的財(cái)務(wù)相關(guān)條款，包括：價格與付款方式：是否符合公司財(cái)務(wù)政策，預(yù)付款比例、分期付款節(jié)點(diǎn)是否合理；稅費(fèi)約定：發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票時間是否明確；資金安全：大額合同是否需增加擔(dān)保條款，客戶信用額度是否超限。財(cái)務(wù)審核通過后，根據(jù)合同金額提交最終審批（如10萬元以上合同需分管副總審批）。輸出物：《合同審核意見表》（各部門審核人簽字確認(rèn)）、《合同審批流轉(zhuǎn)記錄表》。（三）合同簽署與用印管理責(zé)任人：行政專員/銷售專員操作步驟：文本定稿：所有審核環(huán)節(jié)通過后，銷售專員匯總各方意見形成最終合同文本，保證與客戶確認(rèn)版本一致，避免“陰陽合同”。用印申請：通過OA系統(tǒng)提交《合同用印申請表》，附最終版合同文本、審批通過的《合同審核意見表》，經(jīng)行政部核驗(yàn)用印條件（如審批流程完整、合同份數(shù)合規(guī)）后安排用印。簽署交付：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章/合同章，保證騎縫章完整；電子合同：通過合法電子簽約平臺簽署，帶電子簽名的合同文件，同步存檔?？蛻艋貓?zhí)：合同簽署后，將客戶方留存聯(lián)送達(dá)客戶，并獲取《合同簽收回執(zhí)》（注明簽收日期、簽收人）。輸出物：《合同用印申請表》、《合同簽收回執(zhí)》。（四）歸檔與信息同步責(zé)任人：檔案管理員/銷售專員操作步驟：分類歸檔：合同文本按“客戶名稱-合同類型-簽訂日期”規(guī)則編號（如“公司-產(chǎn)品銷售-2024號”），紙質(zhì)合同裝入檔案袋，電子合同存儲至指定服務(wù)器（加密備份）。信息登記：在《合同臺賬》中登記合同關(guān)鍵信息，包括合同編號、簽約主體、標(biāo)的金額、簽訂日期、履行期限、負(fù)責(zé)人、客戶聯(lián)系人及聯(lián)系方式等，保證信息可追溯?？绮块T同步：將合同關(guān)鍵信息同步至銷售管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)，保證銷售團(tuán)隊(duì)掌握履約進(jìn)度、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行應(yīng)收賬款管理。輸出物：《合同臺賬》（電子+紙質(zhì)）、《合同檔案目錄》。（五）履約跟蹤與風(fēng)險預(yù)警責(zé)任人：銷售專員→銷售經(jīng)理→法務(wù)專員操作步驟：履約計(jì)劃：合同生效后，銷售專員根據(jù)交付/付款節(jié)點(diǎn)制定《履約跟蹤計(jì)劃》，明確各階段負(fù)責(zé)人及時間節(jié)點(diǎn)。進(jìn)度監(jiān)控：按計(jì)劃跟蹤交付進(jìn)度（如生產(chǎn)、物流）、客戶驗(yàn)收情況、付款到賬情況，及時在《履約跟蹤表》中記錄實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃差異。風(fēng)險預(yù)警：當(dāng)出現(xiàn)履約延遲（如客戶未按時驗(yàn)收、付款逾期）、合同變更需求（如增補(bǔ)訂單、修改條款）或爭議情況時，銷售專員需立即啟動風(fēng)險預(yù)警，上報(bào)銷售經(jīng)理并協(xié)同法務(wù)、財(cái)務(wù)部門制定應(yīng)對方案（如發(fā)送催款函、簽訂補(bǔ)充協(xié)議）。履約完成：合同義務(wù)全部履行完畢后，銷售專員收集《客戶驗(yàn)收確認(rèn)單》《收款憑證》等材料，歸入合同檔案，并在《合同臺賬》中標(biāo)記“已終止”。輸出物：《履約跟蹤計(jì)劃》、《履約跟蹤表》、《客戶驗(yàn)收確認(rèn)單》。三、核心模板表格表1：合同需求確認(rèn)清單序號項(xiàng)目內(nèi)容（示例）備注（如特殊需求）1客戶名稱科技有限公司2統(tǒng)一社會信用代碼911101083交易標(biāo)的A型設(shè)備10臺、B型軟件系統(tǒng)1套軟件需包含3次上門培訓(xùn)服務(wù)4合同總金額人民幣50萬元（含稅）分三期付款：預(yù)付30%、到貨付50%、驗(yàn)收后付20%5交付時間2024年X月X日前需提供出廠檢測報(bào)告6客戶聯(lián)系人（）7銷售負(fù)責(zé)人*經(jīng)理表2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人審核日期審核意見（示例）處理結(jié)果（修改/通過）業(yè)務(wù)初審*經(jīng)理2024–價格符合季度促銷政策，交付周期可滿足需求通過法務(wù)審核*專員2024–第5條違約責(zé)任建議明確“逾期付款按日萬分之五計(jì)算”；補(bǔ)充爭議解決約定為“提交合同簽訂地法院訴訟”修改后重新提交財(cái)務(wù)審核*專員2024–預(yù)付款比例30%符合規(guī)定，需明確發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票通過表3：合同履約跟蹤表合同編號履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期負(fù)責(zé)人完成情況（示例）備注2024號預(yù)付款到賬2024–2024–*專員已到賬15萬元2024號設(shè)備生產(chǎn)完成2024–2024–*專員已完成，待質(zhì)檢需同步安排物流2024號客戶現(xiàn)場驗(yàn)收2024–-*經(jīng)理未開始需提前3天通知客戶表4：合同變更記錄表合同編號變更原因（示例）原條款內(nèi)容變更后條款審批人變更日期附件（如補(bǔ)充協(xié)議）2024號客戶需求調(diào)整，增加5臺A型備件設(shè)備數(shù)量10臺設(shè)備數(shù)量10臺+備件5臺*副總2024–《補(bǔ)充協(xié)議（2024號）》四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）法律合規(guī)性要求合同主體需核實(shí)營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明，保證簽約人具備合法授權(quán)（如授權(quán)委托書需加蓋公章及騎縫章）；禁止約定違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的條款（如“爭議解決方式約定為公司所在地仲裁”但公司未注冊仲裁機(jī)構(gòu)）；涉及行政審批的業(yè)務(wù)（如特種設(shè)備銷售），需在合同中明確客戶辦理相關(guān)許可的義務(wù)。（二）信息準(zhǔn)確性保障合同文本中的客戶名稱、金額、日期等關(guān)鍵信息需與《合同需求確認(rèn)清單》完全一致，避免筆誤；審核環(huán)節(jié)中各部門需對專業(yè)條款負(fù)責(zé)（如法務(wù)審核法律條款、財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)條款），銷售專員需保證業(yè)務(wù)信息與客戶溝通一致；合同編號需唯一，避免重復(fù)或遺漏，編號規(guī)則需在公司內(nèi)部統(tǒng)一并長期執(zhí)行。（三）流程時效性管理各審核環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成（如法務(wù)審核2個工作日、財(cái)務(wù)審核1個工作日），緊急合同可啟動“加急審批流程”，但需經(jīng)銷售總監(jiān)簽字說明；履約跟蹤需按節(jié)點(diǎn)實(shí)時記錄，延遲情況需在24小時內(nèi)上報(bào)，避免因信息滯后導(dǎo)致風(fēng)險擴(kuò)大。（四）風(fēng)險防控要點(diǎn)大額合同（如50萬元以上）或新客戶首單合同，需增加客戶背景調(diào)查環(huán)節(jié)（如征信查詢、過往合作案例核實(shí)）；合同履行中發(fā)覺客戶存在經(jīng)營異常（如失聯(lián)、負(fù)面輿情），需立即暫停履行并啟動法律評估