采購申請(qǐng)與供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)化流程工具模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與對(duì)象本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于各類企業(yè)（含制造、服務(wù)、零售、工程等）的采購申請(qǐng)發(fā)起、審批、供應(yīng)商選擇、合作評(píng)估及全生命周期管理場(chǎng)景，覆蓋需求部門、采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、倉儲(chǔ)部等關(guān)鍵協(xié)同部門。具體包括：常規(guī)物料/服務(wù)采購：如生產(chǎn)原料、辦公用品、IT設(shè)備、咨詢服務(wù)、維修服務(wù)等；供應(yīng)商準(zhǔn)入與評(píng)估：新供應(yīng)商資質(zhì)審核、現(xiàn)有供應(yīng)商季度/年度績(jī)效評(píng)估；緊急采購與戰(zhàn)略采購：突發(fā)需求快速響應(yīng)、長期合作供應(yīng)商的框架協(xié)議管理；采購全流程監(jiān)控：從需求提報(bào)、訂單下達(dá)、到貨驗(yàn)收到付款結(jié)算的全鏈條規(guī)范。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購申請(qǐng)流程（從需求提報(bào)到訂單下達(dá)）目標(biāo)：保證采購需求真實(shí)、合規(guī)、預(yù)算可控，流程高效透明。步驟1：需求部門發(fā)起采購申請(qǐng)操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）操作要點(diǎn)：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計(jì)劃（如生產(chǎn)排程、項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)、庫存預(yù)警）填寫《采購申請(qǐng)單》，明確以下信息：物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；需求數(shù)量、到貨時(shí)間、交付地點(diǎn)；預(yù)算金額（需附成本測(cè)算依據(jù)，如歷史采購價(jià)、市場(chǎng)詢價(jià)記錄）；用途說明（如“用于項(xiàng)目生產(chǎn)”“替換報(bào)廢設(shè)備”）。需求部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審核需求合理性（如數(shù)量是否匹配產(chǎn)能、規(guī)格是否符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)），簽字確認(rèn)后提交至采購部。步驟2：采購部初審與預(yù)算核查操作主體：采購專員審核、采購經(jīng)理審批操作要點(diǎn)：采購專員收到《采購申請(qǐng)單》后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審：核查需求描述是否清晰（如規(guī)格參數(shù)是否模糊、是否注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)）；確認(rèn)預(yù)算是否超支（對(duì)比財(cái)務(wù)部提供的部門預(yù)算余額）；判斷是否為緊急采購（如生產(chǎn)停線風(fēng)險(xiǎn)、客戶交付緊急），標(biāo)注優(yōu)先級(jí)（常規(guī)/緊急）。初審?fù)ㄟ^后，提交采購經(jīng)理復(fù)核；若初審不通過，退回需求部門補(bǔ)充說明（如“需補(bǔ)充技術(shù)參數(shù)”“預(yù)算超支需走特批流程”）。步驟3：跨部門會(huì)簽（如需）操作主體：財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、技術(shù)部（根據(jù)采購類型觸發(fā)）觸發(fā)條件：?jiǎn)未尾少徑痤~≥5萬元（或企業(yè)設(shè)定的金額閾值）：需財(cái)務(wù)部審核預(yù)算合規(guī)性；涉及法律風(fēng)險(xiǎn)（如框架協(xié)議、服務(wù)類合同）：需法務(wù)部審核條款；技術(shù)復(fù)雜物料（如精密設(shè)備、定制化服務(wù)）：需技術(shù)部確認(rèn)技術(shù)參數(shù)可行性。操作要點(diǎn)：各相關(guān)部門在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)簽，逾期未反饋視為默認(rèn)通過。步驟4：最終審批與授權(quán)操作主體：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級(jí)授權(quán)）審批權(quán)限示例：金額≤1萬元：采購經(jīng)理審批；1萬元＜金額≤5萬元：分管采購副總審批；金額＞5萬元：總經(jīng)理審批。輸出文檔：審批通過的《采購申請(qǐng)單》（標(biāo)注審批編號(hào)及生效日期），作為后續(xù)采購執(zhí)行的依據(jù)。步驟5：供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)操作主體：采購專員操作要點(diǎn)：根據(jù)采購類型選擇供應(yīng)商：標(biāo)準(zhǔn)物料：從《合格供應(yīng)商名錄》中篩選≥3家供應(yīng)商，進(jìn)行比價(jià)（貨比三家），優(yōu)先選擇綜合評(píng)分最高者（評(píng)分維度：價(jià)格、交期、質(zhì)量歷史、服務(wù)響應(yīng)）；定制化服務(wù)/新物料：?jiǎn)?dòng)供應(yīng)商尋源（通過行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺(tái)、展會(huì)等），收集資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、案例證明），組織技術(shù)/質(zhì)量部門評(píng)審。與選定供應(yīng)商確認(rèn)價(jià)格、交期、付款方式等條款，擬定《采購訂單》（PO），經(jīng)采購經(jīng)理蓋章后發(fā)送至供應(yīng)商，同步抄送需求部門及倉儲(chǔ)部。（二）供應(yīng)商管理流程（從準(zhǔn)入到淘汰）目標(biāo)：建立合格供應(yīng)商池，保證供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)、績(jī)效可控，實(shí)現(xiàn)合作共贏。步驟1：供應(yīng)商準(zhǔn)入審核操作主體：采購專員、采購部、質(zhì)量部、法務(wù)部操作要點(diǎn)：資料提交：潛在供應(yīng)商需提供以下資料（加蓋公章）：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一復(fù)印件）；行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等，根據(jù)行業(yè)要求）；近3年類似合作案例（合同關(guān)鍵頁復(fù)印件、客戶評(píng)價(jià)）；企業(yè)基本情況（生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)能、主要設(shè)備、研發(fā)能力）?，F(xiàn)場(chǎng)評(píng)審（對(duì)關(guān)鍵物料/戰(zhàn)略供應(yīng)商）：由采購部牽頭，聯(lián)合質(zhì)量部、技術(shù)部組成評(píng)審小組，現(xiàn)場(chǎng)核查生產(chǎn)環(huán)境、工藝流程、質(zhì)量控制體系、倉儲(chǔ)管理；填寫《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審表》，評(píng)分≥80分（滿分100）為通過。資質(zhì)復(fù)核：法務(wù)部審核供應(yīng)商資質(zhì)合法性（如無經(jīng)營異常、無重大法律糾紛），復(fù)核通過后錄入《合格供應(yīng)商名錄》，分配唯一供應(yīng)商編碼。步驟2：供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估操作主體：采購部、需求部門、質(zhì)量部、倉儲(chǔ)部評(píng)估周期：月度（交期、服務(wù)）、季度（質(zhì)量）、年度（綜合）評(píng)估維度與指標(biāo)：維度指標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）質(zhì)量表現(xiàn)來料批次合格率≥99.5%得10分，98%-99.4%得8分，＜98%扣分交期表現(xiàn)準(zhǔn)時(shí)交付率100%得10分，延遲1-2天得5分，＞2天扣分價(jià)格水平市場(chǎng)價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力低于市場(chǎng)均價(jià)5%以上得10分，持平得8分服務(wù)響應(yīng)問題解決及時(shí)率24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)得5分，48小時(shí)內(nèi)解決得10分合作穩(wěn)定性合同履約率100%得5分，違約1次扣2分操作要點(diǎn)：月度/季度評(píng)估：各部門在評(píng)估周期結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)提交評(píng)分表，采購部匯總計(jì)算平均分；年度評(píng)估：結(jié)合月度/季度得分，加上供應(yīng)商年度改進(jìn)計(jì)劃完成情況、戰(zhàn)略合作貢獻(xiàn)等，確定等級(jí)（A級(jí)/優(yōu)秀、B級(jí)/良好、C級(jí)/合格、D級(jí)/待改進(jìn)）。步驟3：供應(yīng)商分級(jí)與動(dòng)態(tài)管理分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)：A級(jí)（優(yōu)秀）：年度綜合評(píng)分≥90分，優(yōu)先分配訂單，給予付款周期優(yōu)惠（如縮短至30天）；B級(jí)（良好）：80分≤評(píng)分＜90分，正常合作，納入戰(zhàn)略供應(yīng)商候選池；C級(jí)（合格）：70分≤評(píng)分＜80分，發(fā)出《改進(jìn)通知書》，30日內(nèi)提交整改報(bào)告；D級(jí)（待改進(jìn)）：評(píng)分＜70分，或連續(xù)2次C級(jí)，暫停合作6個(gè)月，整改后復(fù)評(píng)仍不達(dá)標(biāo)則淘汰。操作要點(diǎn)：采購部每季度更新《合格供應(yīng)商名錄》，向全公司公示分級(jí)結(jié)果，A級(jí)供應(yīng)商優(yōu)先參與新項(xiàng)目招標(biāo)。步驟4：供應(yīng)商淘汰與退出觸發(fā)條件：連續(xù)2次績(jī)效評(píng)級(jí)為D級(jí)；發(fā)生重大質(zhì)量（如物料缺陷導(dǎo)致生產(chǎn)停線、客戶投訴）；違反合作誠信（如提供虛假資質(zhì)、轉(zhuǎn)包未經(jīng)許可）；企業(yè)自身業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要該類供應(yīng)商。操作要點(diǎn)：采購部發(fā)出《供應(yīng)商淘汰通知書》，說明淘汰原因及整改期限（如適用）；完成未交付訂單的交接（如替代供應(yīng)商對(duì)接、剩余物料處理）；歸檔供應(yīng)商合作資料（合同、評(píng)估報(bào)告、往來記錄），標(biāo)注“已退出”狀態(tài)，保存期限≥3年。三、關(guān)鍵流程模板工具清單（一）采購申請(qǐng)單采購申請(qǐng)單編號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期預(yù)算編號(hào)物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位需求數(shù)量用途說明到貨時(shí)間交付地點(diǎn)預(yù)算金額技術(shù)參數(shù)/質(zhì)量要求附件（技術(shù)圖紙/規(guī)格書）申請(qǐng)人*專員需求部門負(fù)責(zé)人審核采購部初審財(cái)務(wù)部會(huì)簽（如需）最終審批備注（緊急程度、特殊要求）（二）合格供應(yīng)商名錄供應(yīng)商編碼供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼所屬行業(yè)主營產(chǎn)品/服務(wù)聯(lián)系人職務(wù)聯(lián)系電話電子郵箱供應(yīng)商地址準(zhǔn)入日期資質(zhì)證書（編號(hào)/有效期）現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審得分年度評(píng)級(jí)合作狀態(tài)（在用/暫停/退出）最近評(píng)估日期綜合得分主要優(yōu)勢(shì)改進(jìn)項(xiàng)（三）供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估表（年度）供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼評(píng)估周期評(píng)估部門評(píng)估維度質(zhì)量表現(xiàn)（20分）交期表現(xiàn)（20分）價(jià)格水平（20分）服務(wù)響應(yīng)（20分）合作穩(wěn)定性（20分）總分等級(jí)各部門評(píng)分詳情質(zhì)量部：______采購部：______需求部門：______倉儲(chǔ)部：______改進(jìn)建議采購部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批（四）采購訂單（PO）采購訂單編號(hào)下達(dá)日期供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編碼收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話付款方式物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量單價(jià)總金額稅率價(jià)稅合計(jì)交貨日期交貨批次驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)付款節(jié)點(diǎn)需求部門確認(rèn)采購部確認(rèn)供應(yīng)商蓋章四、實(shí)施過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避（一）需求環(huán)節(jié)：避免“過度采購”與“需求模糊”控制點(diǎn)：需求部門需提供明確的物料規(guī)格、技術(shù)參數(shù)，避免“類似物料”等模糊描述；風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：采購部有權(quán)要求需求部門補(bǔ)充技術(shù)資料，對(duì)超預(yù)算需求需提交《預(yù)算超支說明》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可推進(jìn)。（二）供應(yīng)商選擇環(huán)節(jié)：防范“圍標(biāo)串標(biāo)”與“資質(zhì)造假”控制點(diǎn)：金額≥10萬元的采購項(xiàng)目，必須公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)（至少3家供應(yīng)商參與）；供應(yīng)商資質(zhì)需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道復(fù)核，留存核查截圖。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：建立供應(yīng)商黑名單制度，對(duì)參與圍標(biāo)的供應(yīng)商永久取消合作資格，并追究相關(guān)責(zé)任。（三）合同與付款環(huán)節(jié)：保證條款合規(guī)與資金安全控制點(diǎn)：所有采購合同需經(jīng)法務(wù)部審核，明確“質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”“違約責(zé)任”“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬”等條款；付款前需確認(rèn)：到貨驗(yàn)收合格、發(fā)票無誤、無未決糾紛，財(cái)務(wù)部核對(duì)合同與訂單信息一致后付款。風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：禁止“預(yù)付全款”，原則上“貨到驗(yàn)收合格后付款”，預(yù)付款比例≤30%（需總經(jīng)理特批）。（四）績(jī)效評(píng)估環(huán)節(jié)：避免“主觀評(píng)價(jià)”與“形式主義”控制點(diǎn)：評(píng)估指標(biāo)需量化（如“來料批次合格率”需有質(zhì)量部數(shù)據(jù)支撐），評(píng)估結(jié)果需與供應(yīng)商訂單量、付款周期直接掛鉤；風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：供應(yīng)商對(duì)評(píng)估結(jié)果有異議的，可在5個(gè)工作日內(nèi)提出申訴，采購部需在10個(gè)工作日內(nèi)復(fù)核并反