文學(xué)社電子檔案管理規(guī)定第一章總則文學(xué)社電子檔案是社團(tuán)運(yùn)營(yíng)、管理、服務(wù)及文化傳播的重要載體，為規(guī)范電子檔案管理，確保檔案安全、完整、高效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及社團(tuán)內(nèi)部管理制度，制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于文學(xué)社全體員工、部門(mén)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目組及所有涉及電子檔案創(chuàng)建、收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀的相關(guān)人員?？蛻?hù)在文學(xué)社授權(quán)范圍內(nèi)的檔案管理活動(dòng)亦適用本規(guī)定。核心原則1.統(tǒng)一管理：電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由行政主管牽頭，各部門(mén)協(xié)同執(zhí)行。2.分級(jí)負(fù)責(zé)：各部門(mén)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)的電子檔案真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.安全保密：嚴(yán)格管控涉密檔案，防止泄露、篡改或遺失。4.高效利用：優(yōu)化檔案檢索機(jī)制，確保檔案便捷查詢(xún)與共享。5.合規(guī)處置：檔案銷(xiāo)毀需嚴(yán)格審批，符合法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范。第二章人事檔案管理1.歸檔范圍-員工入職、離職、考核、培訓(xùn)等全周期電子檔案，包括但不限于：身份證件掃描件、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核表、培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)懲記錄等。-外聘作家、編輯、顧問(wèn)的合作協(xié)議、稿酬結(jié)算單、作品授權(quán)書(shū)等。2.管理流程-人事部門(mén)負(fù)責(zé)檔案收集、分類(lèi)、錄入，每月匯總至行政主管審核。-電子檔案需與紙質(zhì)檔案核對(duì)一致，采用加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。3.保密要求-涉及員工隱私的檔案（如薪資、健康信息）需設(shè)置最高權(quán)限，僅授權(quán)人事主管及合規(guī)部門(mén)查閱。-離職員工檔案需脫敏處理，存儲(chǔ)期限符合勞動(dòng)法規(guī)定（如3年），銷(xiāo)毀前報(bào)備存檔備查。第三章事務(wù)檔案管理1.歸檔范圍-社團(tuán)年度工作報(bào)告、活動(dòng)策劃案、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)度表、客戶(hù)反饋記錄等。-作品征集、評(píng)選、出版流程中的電子文檔，包括投稿者報(bào)名表、評(píng)審意見(jiàn)表、版權(quán)協(xié)議等。2.管理流程-事務(wù)類(lèi)檔案實(shí)行“一事一檔”，項(xiàng)目組在任務(wù)結(jié)束后15日內(nèi)完成歸檔。-采用標(biāo)簽化分類(lèi)，如按“活動(dòng)類(lèi)型（征文/講座/展覽）”“時(shí)間（年度）”等維度組織，便于檢索。3.協(xié)作機(jī)制-跨部門(mén)協(xié)作項(xiàng)目檔案需由牽頭部門(mén)統(tǒng)一管理，相關(guān)方定期核對(duì)更新。-重大活動(dòng)（如出版發(fā)布會(huì)）檔案需留存完整視頻、音頻及圖文資料，標(biāo)注時(shí)間戳及責(zé)任人。第四章財(cái)務(wù)檔案管理1.歸檔范圍-財(cái)務(wù)預(yù)算表、報(bào)銷(xiāo)單電子版、銀行流水、稅務(wù)申報(bào)表、版權(quán)收入結(jié)算單等。-客戶(hù)稿酬支付憑證、贊助款項(xiàng)合同掃描件等。2.管理流程-財(cái)務(wù)部門(mén)按月生成電子檔案索引，行政主管定期抽查賬目完整性。-金額超過(guò)1萬(wàn)元的合同需雙人復(fù)核，存檔時(shí)附贈(zèng)簽批記錄截圖。3.審計(jì)配合-年度審計(jì)期間，財(cái)務(wù)檔案需提供可追溯的電子版原始憑證，支持在線調(diào)閱。-關(guān)聯(lián)交易檔案需標(biāo)注審批鏈，避免利益沖突風(fēng)險(xiǎn)。第五章物資檔案管理1.歸檔范圍-辦公設(shè)備（電腦/打印機(jī)）采購(gòu)合同、維保記錄、報(bào)廢申請(qǐng)表等。-活動(dòng)物資（如書(shū)刊、獎(jiǎng)品）入庫(kù)單、出庫(kù)單電子版。2.管理流程-行政主管每季度核查物資檔案與實(shí)物是否一致，異常情況及時(shí)上報(bào)。-電子臺(tái)賬需同步更新物資使用狀態(tài)（如“在用”“維修”“閑置”），支持按部門(mén)統(tǒng)計(jì)。3.節(jié)能降耗-設(shè)備檔案中需記錄節(jié)能改造方案，如“雙屏節(jié)能模式”“紙張雙面打印”等實(shí)施記錄。第六章信息檔案管理1.歸檔范圍-社團(tuán)官網(wǎng)、公眾號(hào)發(fā)布的文章草稿、審核記錄、修改版對(duì)照表。-客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)、媒體合作記錄、行業(yè)動(dòng)態(tài)收集表等。2.管理流程-信息部負(fù)責(zé)系統(tǒng)日志歸檔，每日備份數(shù)據(jù)庫(kù)增量，保留6個(gè)月。-知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案（如作品登記證書(shū)掃描件）需與創(chuàng)作過(guò)程文檔關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。3.數(shù)據(jù)安全-敏感信息（如客戶(hù)聯(lián)系方式）需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)日志實(shí)時(shí)監(jiān)控。-定期開(kāi)展數(shù)據(jù)備份演練，確保系統(tǒng)崩潰時(shí)能恢復(fù)至最近狀態(tài)。第七章安全檔案管理1.歸檔范圍-活動(dòng)場(chǎng)地安全評(píng)估報(bào)告、消防演練記錄、設(shè)備安全檢測(cè)表。-員工安全生產(chǎn)培訓(xùn)視頻截圖、意外事故處理報(bào)告等。2.管理流程-行政主管聯(lián)合技術(shù)部每月檢查電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的防火墻設(shè)置。-涉及人身安全的檔案（如急救箱藥品記錄）需標(biāo)注有效期，過(guò)期自動(dòng)預(yù)警。3.應(yīng)急預(yù)案-重大活動(dòng)檔案需同步留存“黑匣子”式全程錄像，存儲(chǔ)于異地服務(wù)器。第八章文化檔案管理1.歸檔范圍-社團(tuán)章程修訂記錄、創(chuàng)始人手稿掃描件、年度文化總結(jié)報(bào)告。-會(huì)員風(fēng)采集錦（照片/視頻）、經(jīng)典作品集電子版等。2.管理流程-文化部負(fù)責(zé)收集社史資料，每季度發(fā)布檔案開(kāi)放目錄，鼓勵(lì)會(huì)員投稿補(bǔ)充。-優(yōu)秀作品檔案需標(biāo)注創(chuàng)作靈感來(lái)源，如“源于某次讀書(shū)會(huì)討論”。3.傳承推廣-文化檔案需融入線上展覽系統(tǒng)，設(shè)置“社團(tuán)記憶”專(zhuān)題，增強(qiáng)客戶(hù)認(rèn)同感。第九章績(jī)效考核與檔案管理掛鉤1.考核指標(biāo)-各部門(mén)負(fù)責(zé)人年度考核包含檔案管理權(quán)重（20%），具體細(xì)分為：-檔案完整率（不得低于98%）-查詢(xún)響應(yīng)時(shí)效（復(fù)雜查詢(xún)≤24小時(shí)）-安全事故零發(fā)生2.獎(jiǎng)懲機(jī)制-連續(xù)兩年檔案考核優(yōu)秀者，優(yōu)先晉升管理崗；因管理疏忽導(dǎo)致檔案遺失的，扣除年度績(jī)效30%以上。-客戶(hù)主動(dòng)提供檔案補(bǔ)充材料的，給予服務(wù)積分獎(jiǎng)勵(lì)。第十章