社區(qū)檔案存檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強社區(qū)檔案的規(guī)范化管理，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)社區(qū)居民和各項工作，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本社區(qū)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映社區(qū)工作實際情況。2.完整性原則：全面收集社區(qū)工作中形成的各類文件材料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行檔案管理操作。4.保密性原則：對涉及社區(qū)機密和個人隱私的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)分工（一）社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立以社區(qū)黨委書記為組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。2.做好檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高業(yè)務(wù)水平。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔等工作。3.按照規(guī)定查閱和利用檔案。三、檔案的收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.社區(qū)建設(shè)類：如社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生等相關(guān)資料。3.社區(qū)服務(wù)類：居民服務(wù)記錄、志愿者活動資料等。4.綜合治理類：治安防范、矛盾調(diào)解、社區(qū)矯正等文件。5.社會保障類：就業(yè)、低保、醫(yī)保等工作檔案。6.其他各類與社區(qū)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保材料及時、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定格式存儲，并確保其可讀性和完整性。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料應(yīng)隨時收集，定期移交檔案管理人員。2.重大活動、重要項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將文件材料整理收集完畢并移交。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，分為黨群工作、社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、綜合治理、社會保障等類別。2.每一大類下再根據(jù)具體工作內(nèi)容細(xì)分若干二級類目。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件材料進行排序、編號、編目等操作，編制檔案目錄。2.電子檔案：按照分類建立文件夾，對電子文件進行命名、標(biāo)注日期等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)分類清晰、排列有序，便于查找和利用。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，便于檢索。五、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.年度檔案應(yīng)在次年[X]月底前完成歸檔。2.專項檔案應(yīng)在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核后的檔案裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、脊背等信息。3.按照檔案存放順序，將檔案盒上架存放。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。（三）檔案數(shù)字化1.逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描存儲。2.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線檢索和利用。七、檔案的利用（一）利用范圍1.社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.社區(qū)居民因個人事項需要查閱相關(guān)檔案。3.有關(guān)部門因工作需要查閱社區(qū)檔案。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等。2.檔案管理人員對申請表進行審核，報檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）利用要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（二）鑒定程序1.檔案管理人員提出檔案鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。2.組織相關(guān)人員對鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。3.根據(jù)鑒定報告，確定需要銷毀的檔案清單。（三）銷毀程序1.對需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.社區(qū)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作質(zhì)量。3.檔案設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查