醫(yī)院院長辦公會(huì)議管理工作手冊(cè)第一章總則第一條目的為規(guī)范醫(yī)院院長辦公會(huì)議（以下簡稱“辦公會(huì)”）管理，提高決策科學(xué)性、執(zhí)行有效性和工作效率，根據(jù)《醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例》《公立醫(yī)院章程》等法規(guī)及制度要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，制定本手冊(cè)。第二條適用范圍本手冊(cè)適用于醫(yī)院院長辦公會(huì)議的議題提出、組織召開、決策執(zhí)行、檔案管理及監(jiān)督考核等全流程管理。第三條基本原則1.依法依規(guī)：決策內(nèi)容符合法律法規(guī)、醫(yī)療行業(yè)規(guī)范及醫(yī)院章程規(guī)定。2.民主集中：堅(jiān)持集體討論與院長負(fù)責(zé)制相結(jié)合，充分聽取意見，避免個(gè)人獨(dú)斷。3.高效務(wù)實(shí)：議題聚焦醫(yī)院重大事項(xiàng)，避免議而不決、決而不行。4.責(zé)任明確：決策事項(xiàng)落實(shí)到人，確保執(zhí)行有跟蹤、結(jié)果有反饋。第二章會(huì)議組織第四條召集與主持1.辦公會(huì)由院長召集并主持，院長因特殊情況不能出席時(shí)，可委托一名副院長主持。2.辦公會(huì)須有半數(shù)以上應(yīng)到會(huì)人員出席方可召開；涉及重大事項(xiàng)（如重大項(xiàng)目、大額資金使用）須有三分之二以上應(yīng)到會(huì)人員出席。第五條參會(huì)人員1.應(yīng)到人員：院長、副院長、紀(jì)委書記、總會(huì)計(jì)師（若設(shè)）、院長助理（若設(shè)）。2.列席人員：根據(jù)議題需要，由分管領(lǐng)導(dǎo)提出，院長審定，包括相關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人、臨床科室主任、法律顧問、審計(jì)人員或利益相關(guān)方代表（如項(xiàng)目合作方）。3.請(qǐng)假規(guī)定：應(yīng)到人員因特殊情況不能出席，須提前1天向院長提交書面請(qǐng)假申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可缺席；列席人員請(qǐng)假須向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，報(bào)辦公室備案。第六條會(huì)議頻率1.常規(guī)辦公會(huì)每兩周召開1次，固定時(shí)間（如每周一上午），遇節(jié)假日順延。2.臨時(shí)辦公會(huì)：遇重大突發(fā)事件、緊急事項(xiàng)需立即決策時(shí)，由院長或分管領(lǐng)導(dǎo)提議召開，提前1天通知（特殊情況可臨時(shí)通知）。第七條議題管理1.議題提出：職能科室或臨床科室提出議題，須填寫《院長辦公會(huì)議題申請(qǐng)表》，說明議題背景、目的、擬解決問題及初步方案（含數(shù)據(jù)支撐、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、備選方案）。議題經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，提交辦公室匯總。2.議題審定：辦公室提前3天將匯總的議題清單報(bào)院長審定，確定最終議題及順序。未列入議題清單的事項(xiàng)，原則上不納入當(dāng)次會(huì)議討論（緊急事項(xiàng)除外）。3.議題取消：若議題因客觀原因無需討論，由提出部門向分管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)院長同意后取消，并告知相關(guān)人員。第三章會(huì)議流程第八條會(huì)前準(zhǔn)備1.通知發(fā)放：辦公室提前1-2天通過醫(yī)院OA系統(tǒng)、短信或微信向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、需提交的材料及注意事項(xiàng)。2.材料提交：議題提出部門須提前2天向辦公室提交議題材料（紙質(zhì)版+電子版），材料應(yīng)包括：議題說明、政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、備選方案、征求意見情況（若有）。3.會(huì)場布置：辦公室負(fù)責(zé)檢查會(huì)場設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、錄音設(shè)備），擺放會(huì)議材料、簽到表及席卡，確保會(huì)場整潔有序。第九條會(huì)議召開1.簽到：參會(huì)人員須提前10分鐘到達(dá)會(huì)場，在《院長辦公會(huì)簽到表》上簽字；未簽到且未請(qǐng)假者，視為缺席。2.開場：主持人宣布會(huì)議開始，說明會(huì)議議題及議程，強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律（如關(guān)閉手機(jī)、禁止隨意打斷發(fā)言）。3.議題匯報(bào)：議題提出部門負(fù)責(zé)人（或指定匯報(bào)人）進(jìn)行匯報(bào)，匯報(bào)時(shí)間控制在5-10分鐘內(nèi)，重點(diǎn)說明問題現(xiàn)狀、解決方案及需決策的事項(xiàng)。匯報(bào)人須如實(shí)回答參會(huì)人員的提問，不得隱瞞關(guān)鍵信息。4.討論發(fā)言：參會(huì)人員按職位從低到高順序發(fā)言（或由主持人指定），充分發(fā)表意見，聚焦問題本質(zhì)，避免偏離議題。分管領(lǐng)導(dǎo)須對(duì)議題進(jìn)行點(diǎn)評(píng)，提出明確意見。5.決策形成：主持人綜合參會(huì)人員意見，按照民主集中制原則，提出決策建議，由院長作出最終決策。對(duì)爭議較大的議題，院長可決定暫緩決策，要求相關(guān)部門進(jìn)一步調(diào)研后再提交會(huì)議討論。第十條會(huì)后事項(xiàng)1.會(huì)議記錄：辦公室指定專人擔(dān)任會(huì)議記錄員，使用規(guī)范的《院長辦公會(huì)記錄模板》，記錄內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、匯報(bào)內(nèi)容、討論意見、決策結(jié)果及責(zé)任人。記錄員須如實(shí)記錄，不得遺漏關(guān)鍵信息；會(huì)議結(jié)束后，記錄稿須經(jīng)主持人審核簽字。2.紀(jì)要印發(fā)：辦公室須在會(huì)議結(jié)束后1-2天內(nèi)印發(fā)《院長辦公會(huì)紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議概況、決策事項(xiàng)、責(zé)任部門/人、完成時(shí)限及要求。紀(jì)要通過OA系統(tǒng)發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門，同時(shí)歸檔留存。3.信息公開：根據(jù)《政府信息公開條例》及醫(yī)院規(guī)定，對(duì)不涉及國家秘密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的決策事項(xiàng)，通過醫(yī)院官網(wǎng)、公示欄等渠道公開，接受職工及社會(huì)監(jiān)督。第四章決策執(zhí)行第十一條責(zé)任分工1.《院長辦公會(huì)紀(jì)要》中明確的責(zé)任部門/人須在收到紀(jì)要后1天內(nèi)，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃（包括工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、資源需求），報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行計(jì)劃的落實(shí)，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行中的問題；重大事項(xiàng)須定期向院長匯報(bào)進(jìn)展。第十二條執(zhí)行反饋1.責(zé)任部門/人須按照紀(jì)要要求的時(shí)限完成任務(wù)，并向辦公室提交《決策執(zhí)行情況報(bào)告》，內(nèi)容包括：執(zhí)行進(jìn)展、成果、存在問題及下一步計(jì)劃。2.對(duì)未能按時(shí)完成的事項(xiàng)，責(zé)任部門/人須向分管領(lǐng)導(dǎo)提交書面說明，經(jīng)院長同意后可調(diào)整時(shí)限；因主觀原因拖延的，須追究責(zé)任。第十三條調(diào)整與修正1.若執(zhí)行過程中遇到重大政策變化、客觀條件限制或新情況，需調(diào)整決策內(nèi)容的，責(zé)任部門/人須向分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，經(jīng)院長同意后，提交辦公會(huì)重新審議。2.重新審議的議題須說明調(diào)整理由、新的方案及影響評(píng)估，確保決策的科學(xué)性。第五章檔案管理第十四條材料收集辦公室負(fù)責(zé)收集辦公會(huì)相關(guān)材料，包括：《議題申請(qǐng)表》《會(huì)議通知》《議題材料》《簽到表》《會(huì)議記錄》《紀(jì)要》《執(zhí)行情況報(bào)告》等。第十五條整理與歸檔1.辦公室須在每月月底前，將本月辦公會(huì)材料按議題分類整理，裝訂成冊(cè)，標(biāo)注會(huì)議時(shí)間、議題名稱及編號(hào)。2.檔案保存期限：一般事項(xiàng)保存10年，重大事項(xiàng)（如重大項(xiàng)目、大額資金使用）保存30年；涉及法律糾紛的檔案，保存期限延長至糾紛解決后5年。第十六條查閱與借閱1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；借閱檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限期歸還。2.外部單位查閱檔案，須持單位介紹信及本人有效證件，經(jīng)院長批準(zhǔn)后方可查閱；涉密檔案不得查閱。第六章監(jiān)督考核第十七條監(jiān)督機(jī)制1.紀(jì)委監(jiān)督：紀(jì)委對(duì)辦公會(huì)決策過程及執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，重點(diǎn)檢查是否符合法律法規(guī)、是否存在利益輸送等問題。2.職工監(jiān)督：職工可通過醫(yī)院意見箱、OA系統(tǒng)留言等方式，對(duì)辦公會(huì)決策及執(zhí)行情況提出意見和建議，辦公室須及時(shí)反饋處理結(jié)果。3.審計(jì)監(jiān)督：審計(jì)部門定期對(duì)辦公會(huì)決策事項(xiàng)（如大額資金使用、重大項(xiàng)目）進(jìn)行審計(jì)，確保資金使用合規(guī)、項(xiàng)目進(jìn)展順利。第十八條考核評(píng)價(jià)1.議題質(zhì)量考核：對(duì)議題材料的完整性、數(shù)據(jù)真實(shí)性、方案可行性進(jìn)行考核，納入部門績效考核。2.參會(huì)人員考核：對(duì)參會(huì)人員的出勤率、發(fā)言質(zhì)量、決策執(zhí)行情況進(jìn)行考核，納入個(gè)人績效考核。3.執(zhí)行效果考核：對(duì)決策事項(xiàng)的完成率、完成質(zhì)量、群眾滿意度進(jìn)行考核，作為部門及個(gè)人評(píng)優(yōu)評(píng)先的依據(jù)。第十九條責(zé)任追究1.對(duì)未按規(guī)定提出議題、提交材料的部門，給予通報(bào)批評(píng)；情節(jié)嚴(yán)重的，扣減部門績效考核得分。2.對(duì)無故缺席、遲到早退的參會(huì)人員，給予通報(bào)批評(píng)；全年累計(jì)缺席3次以上的，取消評(píng)優(yōu)評(píng)先資格。3.對(duì)拖延執(zhí)行、違規(guī)執(zhí)行的責(zé)任部門/人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、扣減績效、調(diào)整崗位等處理；涉嫌違紀(jì)違法的，移送紀(jì)委或司法機(jī)關(guān)處理