安全檔案管理制度一、總則為了加強(qiáng)公司安全管理，規(guī)范安全檔案的建立、管理和使用，確保安全檔案真實(shí)、完整、有效，為公司的安全生產(chǎn)、應(yīng)急管理等工作提供有力的信息支持，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本安全檔案管理制度。二、安全檔案的定義和范圍安全檔案是指公司在安全生產(chǎn)、安全管理活動中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。具體包括但不限于以下幾類：1.安全管理文件：國家和地方有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；公司內(nèi)部的安全管理制度、安全操作規(guī)程、安全責(zé)任制等文件。2.安全培訓(xùn)檔案：員工安全培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考試成績等。培訓(xùn)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、授課人、參加人員等信息。3.安全檢查與隱患排查檔案：安全檢查計(jì)劃、檢查記錄、隱患排查報(bào)告、隱患整改通知書、整改情況反饋等。檢查記錄應(yīng)包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查部位、發(fā)現(xiàn)的問題等內(nèi)容。4.安全事故檔案：事故報(bào)告、事故調(diào)查處理資料、事故分析報(bào)告、事故教訓(xùn)總結(jié)、防范措施等。事故檔案應(yīng)詳細(xì)記錄事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因、損失情況、處理結(jié)果等信息。5.安全設(shè)備設(shè)施檔案：安全設(shè)備設(shè)施的采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測檢驗(yàn)報(bào)告等。6.職業(yè)健康檔案：員工職業(yè)健康檢查報(bào)告、職業(yè)病診斷證明、職業(yè)危害因素檢測報(bào)告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案等。7.應(yīng)急管理檔案：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練計(jì)劃、演練記錄、演練評估報(bào)告、應(yīng)急物資儲備清單等。三、安全檔案管理職責(zé)1.安全管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善公司安全檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-指導(dǎo)和督促各部門做好安全檔案的收集、整理、歸檔工作。-集中管理公司的安全檔案，建立安全檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放和方便查閱。-定期對安全檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。-按照規(guī)定的期限和程序?qū)Π踩珯n案進(jìn)行銷毀處理。2.各部門-負(fù)責(zé)本部門安全檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。-按照公司安全檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門的安全檔案移交至安全管理部門歸檔。-配合安全管理部門做好安全檔案的查閱、借閱等工作。四、安全檔案的收集與整理1.收集要求-各部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)安全檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、全面收集。-收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。-對于重要的安全檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集原件和復(fù)印件，以備不時(shí)之需。2.整理方法-按照安全檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。-對檔案資料進(jìn)行編號、裝訂，并建立檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。-對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行整理和存儲，確保電子檔案的可讀性和安全性。五、安全檔案的歸檔1.歸檔時(shí)間-各部門應(yīng)在每月月底前將本部門上月形成的安全檔案資料整理完畢，并移交至安全管理部門歸檔。-對于重大安全事件、事故等形成的檔案資料，應(yīng)在事件處理完畢后及時(shí)歸檔。2.歸檔手續(xù)-各部門在移交安全檔案時(shí)，應(yīng)填寫《安全檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。-安全管理部門在接收檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核對和登記，確保檔案資料的準(zhǔn)確無誤。六、安全檔案的保管1.保管環(huán)境-安全檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，保持檔案存放環(huán)境的干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。-對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或移動存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.保管期限-安全檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定，一般分為永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種。-具體保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定執(zhí)行。3.保管責(zé)任-安全管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。-如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。七、安全檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限-公司內(nèi)部員工因工作需要查閱安全檔案時(shí)，應(yīng)填寫《安全檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到安全管理部門查閱。-外部單位或人員因工作需要查閱公司安全檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，并經(jīng)公司安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱要求-查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得在檔案上涂畫、標(biāo)記、拆頁等。-查閱人員不得將檔案帶出檔案室，如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。3.借閱權(quán)限-公司內(nèi)部員工因工作需要借閱安全檔案時(shí)，應(yīng)填寫《安全檔案借閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。-借閱期限一般不得超過一周，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱要求-借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得遺失、損壞。-借閱人員在歸還檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員檢查確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)。八、安全檔案的更新與銷毀1.更新-隨著公司安全生產(chǎn)情況的變化和安全管理工作的需要，安全檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新。-各部門應(yīng)及時(shí)將新產(chǎn)生的安全檔案資料移交至安全管理部門歸檔，安全管理部門應(yīng)及時(shí)對檔案進(jìn)行整理和更新。2.銷毀-對于保管期限已滿且無保存價(jià)值的安全檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。-銷毀安全檔案時(shí)，應(yīng)填寫《安全檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司安全管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由安全管理部門和檔案管理人員共同監(jiān)督銷毀。-銷毀檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀，并做好銷毀記錄。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-安全管理部門應(yīng)定期對各部門的安全檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等方面。-對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核-將安全檔案管理工作納入公司安全管理考核體系，對各部門的安全檔案管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。-對于安全檔案管理工作成績突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于安全檔案管理工作不力的部門和個人，給予批評和處罰。十、附則本制度自發(fā)布之日起施行，由公司安全管理部門負(fù)責(zé)解釋。公司以往發(fā)布的有關(guān)安全檔案管理的規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。在執(zhí)行過程中，如遇國家法律法規(guī)